工程檔案電子文檔格式規(guī)范

1、重慶市三峽庫區(qū)地質(zhì)災(zāi)害治理工程檔案電子文檔格式規(guī)范重慶市國土資源和房屋檔案館二。六年六月三峽庫區(qū)地質(zhì)災(zāi)害治理工程檔案電子文檔格式規(guī)范1. 總則為切實貫徹地質(zhì)資料管理條例 , 實現(xiàn)地質(zhì)資料信息化 , 充分發(fā)揮三峽庫區(qū)地質(zhì)災(zāi)害治理工程檔案在國民經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展中的作用； 依據(jù) 國土資源部數(shù)字國土工程工作標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合實際情況制定本規(guī)范。本規(guī)范只對制作三峽庫區(qū)地質(zhì)災(zāi)害治理工程檔案(以下簡稱工程檔案)電子文檔的文件格式、 文件編制及存儲時的組織方式做出規(guī)定， 除此之外電子文檔包含的其他內(nèi)容按相關(guān)專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。2. 規(guī)范性引用文件成果地質(zhì)資料電子文件匯交格式( SZ1999002 2001)3. 術(shù)語及定義

2、工程檔案電子文檔：即該項工程檔案的電子文件及其附加電子文件的總和。工程檔案附加電子文件：即電子文件的說明性、標(biāo)注性文件，如“”說明文件。多媒體文件( Multimedia files ) ： 能夠在計算機等相關(guān)電子設(shè)備上存貯 (如： 光盤、磁帶、電子儲存器等) 、制作、運行或播放的載有數(shù)字、文字、聲音、圖形、圖像等信息的載體，經(jīng)綜合處理，以數(shù)字形式使多種信息建立邏輯連接，集成為具有交互性的文件。4. 分類工程檔案電子文檔按其文件信息不同分為工程檔案文件分類表一級類目二級類目三級類目序 號類目名稱序 號類目名稱序 號類目名稱A工程文件管理a文件批復(fù)與審查b征地文件c招投標(biāo)文件、合同d參建單位資質(zhì)

3、與負責(zé)人名單B立項C勘查a規(guī)劃階段b可行性研究階段c初步設(shè)計階段d施工圖設(shè)計階段D設(shè)計a可行性方案設(shè)計b初步設(shè)計c施工圖設(shè)計d建設(shè)、監(jiān)理單位設(shè)計文件E施工a施工管理文件b施工技術(shù)文件c施工物資文件d施工實驗記錄e施工地質(zhì)記錄f施工檢測成果及竣工測量文件F監(jiān)理a勘查階段監(jiān)理b施工階段監(jiān)理G監(jiān)測H竣工驗收a工程竣工總文件b竣工驗收記錄c財務(wù)相關(guān)文件d工程竣工圖文件e工程移交義件I多媒體文件a開工前階段文件b施工階段文件c竣工驗收階段文件1國家級驗收文件2市級及縣級驗收文件3業(yè)主自驗文件按電子文件的形成方式分為4.2.1 “原始電子文件”是指通過字處理、制表、制圖、數(shù)據(jù)庫、系統(tǒng)開發(fā)以及多媒體制作等工

4、具軟件進行創(chuàng)建而直接得到的電子文件，如” .doc、.xls、.dwg”等格式的 矢量圖形文件等。4.2.2 ”存檔電子文件”是指通過對原始電子文件進行格式轉(zhuǎn)換或通過掃描方式制 作而間接得到且不能修改的電子文件，如“ .jpg、.eps、.pdf、.tiff ”等格式的文件。 5.電子文件命名格式及規(guī)則命名格式工程檔案電子文件命名用該份文件所載內(nèi)容的中文題名來表示，格式如下：順序號 所載內(nèi)容的中文題名.后綴名命名規(guī)則工程檔案電子文件命名中的題名揭示了該電子文件內(nèi)容的主題， 應(yīng)規(guī)范、 完整、 簡潔、明了，要使用規(guī)范化的語句精確地描述出文件的主題內(nèi)容。在進行電子文件命名時, 對文件的類別、屬性不必

5、進行標(biāo)注, 但應(yīng)遵循以下規(guī)則：A電子文件名(前綴部分)的長度最長為256個字節(jié)；B.文件名中不能包含下歹J任何半角字符：斜杠()、冒號(:)、星號(*)、問號(?)、 引號 (") 、尖括號 (< 、 >)和豎杠 (|) ；C.審批件的電子文件以各審批文件的審批文號、審批形式作為題名；無審批文號和審批形式，則以審批機構(gòu)簡稱作為題名；D 圖件的電子文件命名以圖名 (包括比例尺) 作為題名。 比例尺符號用半角字符“ / ”表示；小于或等于1:100 的比例尺，用中文“百” 、 “千”、 “萬”表示數(shù)字單位；E.多媒體類的各個電子文件名可按照相關(guān)規(guī)范或建庫時自身的命名規(guī)則進行命

6、名。6. 工程檔案電子文檔格式及編制文字部分電子文件格式及編制6.1.1 格式文字部分原始電子文件的格式應(yīng)為“ .doc”、“.wps”或“.txt ”簡體中文格式。附表或文字部份中的插表可采用“ .xls ”簡體中文格式；文字部分中插圖、插照、插表等插入文件以能插入 Word,且在其中能正常使用為原則；采用逐頁掃描方式形成的存檔電子 文件，當(dāng)一份文件少于10頁時應(yīng)插入Word,超過10頁則可保留原樣將其單獨存放，其 文件夾名為該文件的題名，格式應(yīng)為“ .jpg 、 .gif 、 .tiff 、 .pdf ” 。6.1.2 編制文字部分各個電子文件的內(nèi)容、 編排順序和編輯格式( 如字體、 字號

7、等 ) 按照地質(zhì)礦產(chǎn)行業(yè)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定執(zhí)行。電子文件頁面的尺寸以A4為準(zhǔn)，表件、插表、插照、插圖橫向超過 A4 的按實際尺寸定。所有插圖、插照、插表應(yīng)直接插入文字的相應(yīng)位置，不得覆蓋其他信息，不得鏈接其它軟件制作插圖、照片、表格， 且在計算機屏幕中顯示的方向應(yīng)向上。審批件應(yīng)按照審批級次由高到低依次進行編排。 同級、 同類的審批文件按時間先后順序進行編排， 內(nèi)容與編制格式必須與正式批件一致， 每一份審批類電子文件應(yīng)注明發(fā)文機關(guān)（公章） 、發(fā)文時間。表件應(yīng)采用Word表格命令制作或在 Word中插入Excel表格的方式制作，對引用特別 復(fù)雜函數(shù)的表格，可以用 Excel 直接制作。表格的縱向尺寸應(yīng)

8、以版芯的尺寸為界限，如果超出版芯，可用續(xù)表來解決，續(xù)表中仍必須有表名和表頭。電子文件應(yīng)插入頁碼，頁碼位于頁面底端（頁腳） ，對齊方式：單面打印頁碼居中，雙面打印頁碼奇數(shù)頁在右側(cè)，偶數(shù)頁在左側(cè)；電子文件頁碼必須與紙質(zhì)載體頁碼一致。圖件部分電子文件的格式及編制6.2.1 格式存檔電子文件可采用下列 4種格式之一： “.jpg 、 .eps、 .tiff 、 .pdf ”格式；原始電子文件采用目前較流行、通用的格式：mapGlS勺"*.wt、*wl、*.wp”等點、線、面文件及“ *mpj ”工程文件和相應(yīng)的屬性文件；AutoCAD（或基于AutoCAD勺軟件） 的“ .dwg” 或“ .

9、dxf ” 文件； 以及運行上述電子文件繪圖時所必須的相關(guān)文件 （如字體庫、 系統(tǒng)庫文件等） ，以保證上述原始電子文件可以再次轉(zhuǎn)換存檔電子文件。6.2.2 編制圖件的存檔電子文件首選方法是計算機軟件直接制作（或格式轉(zhuǎn)換） ，通過制作或轉(zhuǎn)換而形成的存檔電子文件，分辨率的選取以保證圖形的精度和清晰度為準(zhǔn)，一般可取300dpi;對壓縮的JPEG&式質(zhì)量因子取75以上。采用掃描等數(shù)字化方法形成存檔電子文 件時的質(zhì)量技術(shù)指標(biāo)參照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范執(zhí)行。對計算機軟件直接形成的超A0 幅面圖件的電子文件原則上不進行分割。分幅印制的同一幅圖件， 用數(shù)字化方法形成電子文件后， 如果造成在計算機上瀏覽不便的應(yīng)

10、進行拼接，形成一個電子文件。光柵圖形文件、矢量圖形文件和紙介質(zhì)圖件之間的內(nèi)容必須一致。該部分電子文件的內(nèi)容、幅面大小、用色標(biāo)準(zhǔn)、圖例符號等按照相關(guān)制圖標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。在編制該部分電子文件時， 應(yīng)按照一張圖一個圖序號的原則統(tǒng)一編號， 光柵圖形文件按一張圖一個電子文件編制，各圖形電子文件必須與紙介質(zhì)內(nèi)容相對應(yīng)。多媒體部分電子文件的格式及編制6.3.1 格式常見的單純聲音文件格式應(yīng)采用 MP3 WAV&式；常見的視頻文件格式應(yīng)采用MPEGAVI 格式，其他格式均應(yīng)轉(zhuǎn)換為上述格式。6.3.2 編制多媒體文件的像素以保證圖像清晰， 聲音清楚、 音質(zhì)良好為原則。 采用的像素有特殊需求時在“”文件中進行說

11、明。多媒體電子文件不應(yīng)用壓縮軟件進行處理。附加（電子）文件部份的編制6.4.1 “”說明文件每個單位工程項目電子文檔必須制作說明文件（文件名規(guī)定為“”）, 其內(nèi)容必須說明該份電子文檔制作時的軟硬件環(huán)境、 所有應(yīng)用軟件的平臺和版本、 運行和瀏覽矢量圖形文件所必須的相關(guān)文件（ 如系統(tǒng)庫、字庫和文件等） 并寫明必要的參數(shù)（如坐標(biāo)系、比例尺、投影方式等） ；對光柵圖形文件必須注明圖件的實際尺寸和所采用的分辨率。7. 工程檔案電子文檔在介質(zhì)中的組織形式存放介質(zhì)工程檔案電子文檔移交時的介質(zhì)采用外包裝為薄形的5英寸CD-R、DVD-R光盤、移動硬盤及電子存儲器， 禁止使用劣質(zhì)光盤及軟磁盤介質(zhì)移交。 移交人在

12、制作該類檔案光盤時， 一張光盤原則上只能存放一個單位工程項目的電子文檔， 一張光盤容量不夠的情況下可續(xù)多張光盤分大類組織存放。組織形式每個單位工程檔案電子文檔的 “”說明文件直接置于光盤的根目錄下；每個單位工程檔案的一級類目直接置于光盤的根目錄下，文件夾名以大寫英文字母“A”開頭加下劃線加上述“工程檔案文件分類表”的一級類目名稱依次建立；建立二、 三級類目時， 移交單位可參照 三峽庫區(qū)地質(zhì)災(zāi)害防治工程檔案立卷歸檔管理規(guī)定 附錄 A 自定義小類名， 置于二、 三級子目錄下， 二級子目錄名以小寫英文字母“ a”加下劃線加二級類目名依次建立 , 三級子目錄名不作具體規(guī)定。如果該類涉及圖形文件，建立名

13、為“原始圖形文件”和“存檔圖形文件”的兩個并列三級子目錄 （文件夾名用圖形文件屬性命名） ?！霸紙D形文件” 下存放矢量圖形文件， “存檔圖形文件”下存放該圖形轉(zhuǎn)換后的圖形文件及光柵圖形文件。 （ 見簡圖 1）可根據(jù)實際需要創(chuàng)建多級目錄（或文件夾） 。一張光盤不夠存放時可分多張光盤存放， （其在光盤中的組織形式同上所述）并在首張光盤的“”說明文件中做出說明。多媒體類電子文件應(yīng)單獨存放一張或多張光盤。 根目錄下存放一級類目 （同上所述） ；二級子目錄下存放以各個“階段名”命名的文件夾；在“駿工驗收階段”的子目錄下建立以各個“驗收級別”命名的三個三級子目錄，分別存放該驗收級別的電子文件。 （ 見簡

14、圖2）8. 匯交要求圖件部分必須制作原始和存檔兩類電子文件 , 文字部分盡可能制作原始電子文件, 無原始電子文件則提供存檔電子文件（掃描文件） 。所有工程檔案必須匯交 2 套電子文檔 （ 一套為“工作盤” ，一套為“備份盤” ） 。工程檔案電子文件登記表、電子文件驗收登記表與電子文檔一并匯交。電子文件登記表、電子文件驗收登記表見附件。光盤目錄結(jié)構(gòu)組織示意圖“<>”表示文件夾各類電子文件< AJ程文彳管理> < B_Z 項>< C_B 查>< d_®計> < 原始圖形文件>< Ejfi 工>< F

15、_> 理>< G皿測> <存檔圖形文件>< H_gX驗收 > 組織示例簡圖1<I 多媒體><a_開工前階段><b_施工階段><c_ 竣工驗收階段><1_國家聿驗收 > <2_ 市級小縣級驗收 > <_ 業(yè)主自檢>I屬于各級的【電子文件 v組織示例簡圖2附件1:電子文件登記表工程名稱：共 頁、第 頁電 子 文 件 形 成 特 征形成單位形成日期年月日通訊地址E-mail聯(lián)系人電 話電 子 文 件 特 征應(yīng)用軟件文字處理系統(tǒng)：UWord版；UWps版； Excel版；

16、圖形處理系統(tǒng)：口 mapGIS版；基于 AutoCAD版；格 式多媒體： MP3 WAVDMPEGDAVI載體數(shù)量CD-R 張； DVD-R: 張共套匯 交 特 征移交單位負責(zé)人通訊地址郵編聯(lián)系人E mail移交人（簽名）年月日備 注填表人（簽名）：工程負責(zé)人（簽名）表C2三峽庫區(qū)地質(zhì)災(zāi)害防治工程檔案電子文件登記表第 頁文件 類別文件在舁 廳P電子文件標(biāo)題備注原始電子文件存檔電子文件工程文件 管理立項勘查設(shè)計施工監(jiān)理監(jiān)測竣工驗收多媒體附件2:電子文檔驗收登記表工程名稱檔號移交人電子 檔號通信地址系統(tǒng)環(huán)境操作系統(tǒng) Windows XP Windows 2000文字處理系統(tǒng)口 Word Wps圖形處理系統(tǒng)口 Auto