《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GBT18894—2022

1、?電子文件歸檔與管理標(biāo)準(zhǔn)?GB/T 188942002指電子文件(31)的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息(33)和元數(shù)據(jù)(34)等無(wú)缺損。39 有效性 utility指電子文件(31)應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等，310 捕獲 capture指對(duì)電子文件(3，1)進(jìn)行實(shí)時(shí)收集和存儲(chǔ)的方法與過(guò)程。311 遷移 migration指將源系統(tǒng)中的電子文件(31)向目的系統(tǒng)進(jìn)行轉(zhuǎn)移存儲(chǔ)的方法與過(guò)程?？偰敲?41 電子文件自形成時(shí)應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，確保其真實(shí)性、完整性和有效性。42 應(yīng)對(duì)電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等實(shí)行全過(guò)程管理

2、與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性。43 應(yīng)明確規(guī)定電子文件歸檔的時(shí)間、范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測(cè)數(shù)據(jù)等要求，保證歸檔電子文件的質(zhì)量。44 歸檔電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí)，應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說(shuō)明及描述上保持一致。45 具有永久保存價(jià)值的文本或圖形形式的電子文件，如沒(méi)有紙質(zhì)等拷貝件；必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。歸檔時(shí)，應(yīng)同時(shí)保存文件的電子版本、紙質(zhì)版本或縮微品。46 應(yīng)保證電子文件的憑證作用，對(duì)只有電子簽章的電子文件，歸檔時(shí)應(yīng)附加有法律效力的非電子簽章。電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性保證 51 應(yīng)建立標(biāo)準(zhǔn)的制度和工作程序并結(jié)合相應(yīng)的技術(shù)措施，從

3、電子文件形成開(kāi)始不間斷地對(duì)有關(guān)處理操作進(jìn)行管理登記，保證電子文件的產(chǎn)生、處理過(guò)程符合標(biāo)準(zhǔn)。511 登記處理過(guò)程中相互銜接的各類責(zé)任者(如起草者、修改者、審核者、簽發(fā)者等)。512 登記處理過(guò)程中的各類操作者(打字者、發(fā)文者、收文者、存儲(chǔ)管理者等)。513 登記處理過(guò)程中產(chǎn)生的責(zé)任憑證信息(批示、簽名、印章、代碼等)。514 登記電子文件傳遞、交接過(guò)程中的其他標(biāo)識(shí)。52 應(yīng)采取可靠的平安防護(hù)技術(shù)措施，保證電子文件的真實(shí)性。521 建立對(duì)電子文件的操作者可靠的身份識(shí)別與權(quán)限控制。522 設(shè)置符合平安要求的操作日志，隨時(shí)自動(dòng)記錄實(shí)施操作的人員、時(shí)間、設(shè)備、工程、內(nèi)容等。523 對(duì)電子文件采用防錯(cuò)漏和

4、防調(diào)換的標(biāo)記。524 對(duì)電子印章、數(shù)字簽署等采取防止非法使用的措施。53 應(yīng)建立電子文件完整性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集背景信息和元數(shù)據(jù)。54 應(yīng)建立電子文件有效性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)保證措施。55 電子文件的處理和保存應(yīng)符合國(guó)家的平安保密規(guī)定，針對(duì)自然災(zāi)害、非法訪問(wèn)、非法操作、病毒侵害等采取與系統(tǒng)平安和保密等級(jí)要求相符的防范對(duì)策，主要有：網(wǎng)絡(luò)設(shè)備平安保證；數(shù)據(jù)平安保證；操作平安保證；身份識(shí)別方法等。電子文件的收集與積累 61 收集積累要求611 記錄了重要文件的主要修改正程和辦理情況，有查考價(jià)值的電子文件及其電子版本的定稿均應(yīng)被保存。正式文件是紙質(zhì)的，如果保管部門(mén)已開(kāi)始進(jìn)行向計(jì)算機(jī)

5、全文的轉(zhuǎn)換工作，那么與正式文件定稿內(nèi)容相同的電子文件應(yīng)當(dāng)保存，否那么可根據(jù)實(shí)際條件或需要，確定是否保存。612 當(dāng)公務(wù)或其他事務(wù)處理過(guò)程只產(chǎn)生電子文件時(shí)，應(yīng)采取嚴(yán)格的平安措施，保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)應(yīng)隨時(shí)對(duì)電子文件進(jìn)行備份，存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上。613 對(duì)在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中處于流轉(zhuǎn)狀態(tài)，暫時(shí)無(wú)法確定其保管責(zé)任的電子文件，應(yīng)采取捕獲措施，集中存儲(chǔ)在符合平安要求的電子文件暫存存儲(chǔ)器中，以防散失。614 對(duì)用文字處理技術(shù)形成的文本電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式、文字處理工具等，必要時(shí)同時(shí)保存文字處理工具軟件。文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式。615 對(duì)用掃描儀等設(shè)備獲得

6、的采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時(shí)應(yīng)將其轉(zhuǎn)換成通用格式，如無(wú)法轉(zhuǎn)換，那么應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式。616 對(duì)用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等設(shè)備獲得的圖形電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。617 對(duì)用視頻或多媒體設(shè)備獲得的文件以及用超媒體鏈結(jié)技術(shù)制作的文件，應(yīng)同時(shí)收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。視頻和多媒體電子文件以MPEG、Avl為通用格式。618 對(duì)用音頻設(shè)備獲得的聲音文件，應(yīng)同時(shí)收集其屬性標(biāo)識(shí)、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。619 對(duì)通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其軟件型號(hào)、名稱、版本號(hào)

7、和相關(guān)參數(shù)手冊(cè)、說(shuō)明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原那么上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時(shí)那么應(yīng)連同專用軟件一并收集。6110 計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過(guò)程中涉及的與電子文件處理有關(guān)的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。6111 對(duì)套用統(tǒng)一模板的電子文件，在保證能恢復(fù)原形態(tài)的情況下，其內(nèi)容信息可脫離套用模板進(jìn)行存儲(chǔ)，被套用模板作為電子文件的元數(shù)據(jù)保存。61. 12 定期制作電子文件的備份。62 電子文件的登記621 每份電子文件均應(yīng)在?電子文件登記表?中登記(見(jiàn)附錄A的表A1和表A2)。622 電子文件登記表應(yīng)與電子文件同時(shí)保存。623 電子文件登記表如果制成電子表格，應(yīng)與電子文

8、件一同保存，永久保存的電子表格應(yīng)附有紙質(zhì)等拷貝件并與相應(yīng)的電子文件拷貝一起保存。624 電子文件稿本代碼：M草稿性電子文件；U非正式電子文件；F正式電子文件。625 電子文件類別代碼：T文本文件；I圖像文件；C圖形文件；V影像文件；A聲音文件；O超媒體鏈結(jié)文件；P程序文件；D數(shù)據(jù)文件。電子文件的歸檔 71 歸檔要求文件形成部門(mén)或信息管理部門(mén)應(yīng)定期把經(jīng)過(guò)鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門(mén)移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲(chǔ)到符合保管期限要求的脫機(jī)載體上。72 鑒定721 電子文件的鑒定工作，應(yīng)包括對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性的鑒定及確定密級(jí)、歸檔范圍和劃定保管期限。722 歸檔前應(yīng)由文件

9、形成單位按照規(guī)定的工程對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性進(jìn)行檢驗(yàn)，并由負(fù)責(zé)人簽署審核意見(jiàn)，檢驗(yàn)和審核結(jié)果填人?歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表?(見(jiàn)附錄A的表A3)。如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性，那么應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。723 電子文件的歸檔范圍參照國(guó)家關(guān)于紙質(zhì)文件材料歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并應(yīng)包括相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)。724 電子文件保管期限和密級(jí)的劃分工作，參照國(guó)家關(guān)于紙質(zhì)文件材料密級(jí)和保管期限的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。電子文件的背景信息和元數(shù)據(jù)的保管期限應(yīng)當(dāng)與內(nèi)容信息的保管期限一致。應(yīng)在電子文件的機(jī)讀目錄上逐件標(biāo)注保管期限的標(biāo)識(shí)。7

10、3 歸檔時(shí)間邏輯歸檔可實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)按照紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成。74 檢測(cè)在進(jìn)行電子文件歸檔工作時(shí)，應(yīng)對(duì)歸檔電子文件的根本技術(shù)條件進(jìn)行檢測(cè)，檢測(cè)內(nèi)容包括：硬件環(huán)境的有效性，軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式、有無(wú)病毒感染等。75 歸檔電子文件的歸檔，按照鑒定標(biāo)識(shí)進(jìn)行。電子文件的歸檔可分兩步進(jìn)行，對(duì)實(shí)時(shí)進(jìn)行的歸檔先做邏輯歸檔，然后定期完成物理歸檔。歸檔時(shí)，應(yīng)充分考慮電子文件的技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測(cè)數(shù)據(jù)等技術(shù)因素。75 邏輯歸檔 將電子文件的管理權(quán)從網(wǎng)絡(luò)上轉(zhuǎn)移至檔案部門(mén)，在歸檔工作中，存儲(chǔ)格式和位置暫時(shí)保持不變。752 物理歸檔7521 凡在網(wǎng)絡(luò)中予以邏輯歸

11、檔的電子文件，均應(yīng)定期完成物理歸檔。7522 把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對(duì)于加密電子文件，那么應(yīng)在解密后再制作拷貝。7523 本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤(pán)、一次寫(xiě)光盤(pán)、磁帶、可擦寫(xiě)光盤(pán)、硬磁盤(pán)等。不允許用軟磁盤(pán)作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體。7524 存儲(chǔ)電子文件的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號(hào)、全宗號(hào)、類別號(hào)、密級(jí)、保管期限、存入日期等，歸檔后的電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫(xiě)操作的狀態(tài)。7525 特殊格式的電子文件，應(yīng)在存儲(chǔ)載體中同時(shí)存有相應(yīng)的查看軟件。7526 將相應(yīng)的電子文件

12、機(jī)瀆目錄、相關(guān)軟件、其他說(shuō)明等一同歸檔，并附?歸檔電子文件登記表?(見(jiàn)附錄A的表A4和表A5)。歸檔電子文件應(yīng)以盤(pán)為單位填寫(xiě)?歸檔電子文件登記表?首頁(yè)(見(jiàn)附錄A的表A4)，以件為單位填寫(xiě)續(xù)頁(yè)(見(jiàn)附錄A的表A5)。7527 對(duì)需要長(zhǎng)期保存的電子文件，應(yīng)在每一個(gè)電子文件的載體中同時(shí)存有相應(yīng)的機(jī)讀目錄。7528 歸檔完畢，電子文件形成部門(mén)應(yīng)將存有歸檔前電子文件的載體保存至少1年。歸檔電子文件的整理 81 歸檔電子文件的整理按DA/T 22規(guī)定的要求進(jìn)行。82 歸檔電子文件以件為單位整理。83 同一全宗內(nèi)的電子文件按照年度保管期限機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)或保管期限年度機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)等分類方案進(jìn)行分類。84 按電子文

13、件類別代碼相對(duì)集中組織存儲(chǔ)載體。85 電子文件的著錄應(yīng)參照DAT 18進(jìn)行著錄，同時(shí)按照保證其真實(shí)性、完整性和有效性的要求補(bǔ)充電子文件特有的著錄工程和其他標(biāo)識(shí)(參見(jiàn)本標(biāo)準(zhǔn)第5章中列舉的責(zé)任者、操作者、背景信息、元數(shù)據(jù)等)。86 將著錄結(jié)果制成機(jī)讀目錄和紙質(zhì)目錄。歸檔電子文件的移交、接收與保管 91 移交、接收與保管要求對(duì)歸檔電子文件，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行認(rèn)真檢驗(yàn)。在檢驗(yàn)合格后將其如期移交至檔案館等檔案保管部門(mén)，進(jìn)行集中保管。在已聯(lián)網(wǎng)的情況下，歸檔電子文件的移交和接收工作可在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，但仍需履行相應(yīng)的手續(xù)。92 移交、接收檢驗(yàn)921 文件形成單位在移交電子文件之前，檔案保管部門(mén)在接收電子文件之前，

14、均應(yīng)對(duì)歸檔的每套載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，合格率到達(dá)100時(shí)方可進(jìn)行交接。922 檢驗(yàn)工程如下：載體有無(wú)劃痕，是否清潔；有無(wú)病毒；核實(shí)歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性檢驗(yàn)及審核手續(xù)；核實(shí)登記表、軟件、說(shuō)明資料等是否齊全；對(duì)特殊格式的電子文件，應(yīng)核實(shí)其相關(guān)的軟件、版本、操作手冊(cè)等是否完整。檢驗(yàn)結(jié)果分別由移交單位、接收單位填人?歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表?(見(jiàn)附錄A的表A3)的相應(yīng)欄目。923 檔案保管部門(mén)應(yīng)按照要求及檢驗(yàn)工程對(duì)歸檔電子文件逐一驗(yàn)收。對(duì)檢驗(yàn)不合格者，應(yīng)退回形成單位重新制作，并再次對(duì)其進(jìn)行檢驗(yàn)。93 移交手續(xù)檔案保管部門(mén)驗(yàn)收合格，完成?歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表?(見(jiàn)

15、附錄A的表A3)的填寫(xiě)、簽字、蓋章環(huán)節(jié)。登記表一式兩份，一份交電子文件形成單位，一份由檔案保管部門(mén)自存。94 保管要求歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合以下條件：a)歸檔載體應(yīng)作防寫(xiě)處理。防止擦、劃、觸摸記錄涂層。B)單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且防止擠壓。C)存放時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離。D)環(huán)境溫度選定范圍：17-20；相對(duì)濕度選定范圍：35%-45%。歸檔電子文件在形成單位的保管，也應(yīng)參照上述條件。95 有效性保證951 歸檔電子文件的形成單位和檔案保管部門(mén)每年均應(yīng)對(duì)電子文件的讀取、處理設(shè)備的更新情況進(jìn)行一次檢查登記。設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫(kù)存載體與新設(shè)備的

16、兼容性；如不兼容，應(yīng)進(jìn)行歸檔電子文件的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體保存時(shí)間不少于3年。保存期滿后對(duì)可擦寫(xiě)載體去除后重復(fù)使用，不可去除內(nèi)容的載體應(yīng)按保密要求進(jìn)行處置。952 對(duì)磁性載體每滿2年、光盤(pán)每滿4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低于10%，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。953 對(duì)磁性載體上的歸檔電子文件，應(yīng)每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時(shí)保存時(shí)間不少于4年。954 檔案保管部門(mén)應(yīng)定期將檢驗(yàn)結(jié)果填人?歸檔電子文件管理登記表?(見(jiàn)附錄A的表A6)。96 遷移隨著系統(tǒng)設(shè)備更新或系統(tǒng)擴(kuò)充，應(yīng)及時(shí)對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行遷移操作，并填寫(xiě)?歸檔電子文件遷移登記表?(見(jiàn)附錄A的表A7)。97 利用971 歸檔電子文件的封存載體不應(yīng)外借。未經(jīng)批準(zhǔn)任何單位或人員不允許擅自復(fù)制電子文件。972 利用時(shí)應(yīng)使用拷貝件。973 利用時(shí)應(yīng)遵守保密規(guī)定。對(duì)具有保密要求的歸檔電子文件采用聯(lián)網(wǎng)的方式利用時(shí)，應(yīng)遵守國(guó)