設(shè)備技術(shù)檔案管理制度.doc

1、XX制造有限公司設(shè)備技術(shù)枯案管理辦法1 .總則：1.1 為建立、健全公司設(shè)備技術(shù)檔案工作,完整保存和科學(xué)管理公司的設(shè)備技術(shù)檔案,充分發(fā)揮設(shè)備 技術(shù)檔案在公司建設(shè)和發(fā)展中的作用,更好地為公司各生產(chǎn)技術(shù)部門服務(wù),特制訂本管理制度。1.2 本公司設(shè)備技術(shù)檔案是指各技術(shù)部門、分廠在生產(chǎn)技術(shù)、科研成果、痍量、設(shè)備、基建等技術(shù)活 動中形成的具有歸檔保存價值的圖紙、圖表、文字材料、照片等技術(shù)資料以及外來、外購的圖紙、資料、 圖書等。設(shè)備檔案資料應(yīng)當(dāng)包括下列內(nèi)容：(1)設(shè)備制造廠的技術(shù)檢驗文件、合格證、技術(shù)說明書、裝箱單、圖紙等(2)設(shè)計院的設(shè)計圖紙、技術(shù)說明、設(shè)計計算書、設(shè)備清單等(3)設(shè)備附錄及工具清單(

2、4)設(shè)備大、年修理施工總結(jié)、記錄，竣工驗收單，修理檢測記錄(5)精度校3僉及檢給記錄(6)設(shè)備改造、更新技術(shù)(7)設(shè)備缺陷記錄及事故報告單(原因分析處理結(jié)果)(8)設(shè)備技術(shù)狀況鑒定表(9)設(shè)備基礎(chǔ)圖及土建圖(10)設(shè)備結(jié)溝及易損件、主要配件圖紙(11)設(shè)備維護檢修規(guī)程(12)其他資料1.3 按介質(zhì)劃分設(shè)備檔案資料可分為下述類型：(1)紙拷貝(藍圖、透明圖、照片、白圖和其它印刷文件)(2)電子文檔(用CAD或其它軟件形成的設(shè)計圖、文字資料和音像制品等)2 .管理職責(zé)1. 1設(shè)備部是設(shè)備技術(shù)檔案的歸口管理部門。2. 2按照集中統(tǒng)一管理設(shè)備技術(shù)檔案的基本原則,公司設(shè)備部設(shè)立設(shè)備技術(shù)檔案室(以下簡稱檔

3、案室), 并配備專職人員管理。檔案室在設(shè)備部的直接領(lǐng)導(dǎo)下.集中統(tǒng)一管理全公司的設(shè)備、基建等設(shè)備技術(shù)檔案。 建立、健全設(shè)備技術(shù)檔案工作，達到全公司設(shè)備技術(shù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。3. 3公司各職能部門、分廠要把設(shè)備技術(shù)檔案工作納入本單位的技術(shù)業(yè)務(wù)管理工作中，保證其技術(shù)資 料及時、完整歸檔，按制度借閱并及時返還.并在使用中對技術(shù)檔案中的錯誤及時通知檔案室或設(shè)備部， 以保證全公司設(shè)備技術(shù)檔案工作的順利開展。3 .設(shè)備檔案的歸檔1. 1技改和基建項目結(jié)束后一個月內(nèi)應(yīng)速將下述技術(shù)資料歸檔：(D工程施工執(zhí)照,開工報告(2)各專業(yè)施工圖會由記錄(土建、水暖、電氣、通風(fēng)等)(3)設(shè)計變更通知單

4、(4)施工單位與建設(shè)單位往來的聯(lián)系單（5）工程定位測量及放線記錄（6）地基承載力豆查記錄或打樁記錄（7）建筑物、構(gòu)建物的沉降變形觀測記錄（8）水泥出廠質(zhì)量證明及檢驗報告（9）鋼材出廠質(zhì)量證明及試驗報告（10）金屬焊接試驗報告及采用焊條證明（11）紅磚出場證明及試繚報告（抗壓試驗及抗凍試繚）（12）砂、漿強度試驗報告（13）混凝土試繚配合比及強度試繚報告（14）防水、保溫材料出廠證明、試繚報告（15）采用構(gòu)件配件出廠證明（16）隱蔽（吊裝）工程繚收記錄（17）水暖、設(shè)備管道試調(diào)、試壓記錄（18）電氣接地電阻、絕緣電阻測繚記錄（19）工程質(zhì)量事故處理資料（20）分步分項工程質(zhì)量評定表（21）單位工

5、程質(zhì)量評定表（22）工程竣工繚收證明（23）工程交工繚收證明（24）工程竣工圖（25）設(shè)備隨機技術(shù)文件（26）設(shè)備調(diào)試報告或試繚報告原施工圖變更不大,不影響工程質(zhì)量。有變更說明、變更圖紙、施工單位在圖紙封面上加蓋竣工圖專 章，并有技術(shù)負(fù)責(zé)人簽字的，亦可作為竣工圖。3. 2大、年修項目結(jié)束后二周內(nèi)應(yīng)速將下述技術(shù)資料歸檔：（1）大、年修計劃表（2）備件清單（3）開、竣工報告（4）竣工圖及設(shè)計變更通知單（5）油品化給報告（6）設(shè)備調(diào)試報告（7）竣工驗收報告（8）大、年修總結(jié)4. 3定修項目結(jié)束二日內(nèi)應(yīng)應(yīng)速將下述技術(shù)資料歸檔：（1）定修計劃表（2）定修檢查記錄3. 4凡外來、外購設(shè)備的圖紙資料，隨儀器

6、、設(shè)備入廠的圖紙、使用說明書、電氣線路圖等技術(shù)文件 在開箱前，有關(guān)單位必須通知設(shè)備管理人員或資料管理人員參加資料清點，如數(shù)歸檔。在未辦理借閱使用 手續(xù)前任何人不得據(jù)為私有。3. 5對于測繪的備件圖紙應(yīng)在一周內(nèi)歸檔，對未歸檔的圖紙，設(shè)備部將不予安排備件訂貨。3. 6歸檔的資料由工程負(fù)責(zé)人、專業(yè)技術(shù)人員按類別整理后交檔案員歸檔。凡歸檔的技術(shù)資料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、衛(wèi)生、圖面清晰,幅面符合標(biāo)準(zhǔn)，字跡工整。電子文檔歸檔時應(yīng)以 光盤形式移交，光盤應(yīng)裝袋保管。凡不符合歸檔要求或技術(shù)文件資料不全的，檔案員有權(quán)拒絕接收。3. 7資料歸檔時，檔案員應(yīng)出具歸檔資料移交單（見附錄1）,移交人和接收人簽字后雙方各留存一份。

7、4 .設(shè)備技術(shù)檔案的保管4. 1對已經(jīng)歸檔的設(shè)備技術(shù)資料應(yīng)根據(jù)資料內(nèi)容分類，在三日內(nèi)完成上帳、編號、裝卷等工作，以便 于借閱。5. 2設(shè)備技術(shù)資料歸檔、裝卷要遵循下述原則：（1）根據(jù)設(shè)備文件材料的形成規(guī)律以及設(shè)備文件材料的內(nèi)容、價值、數(shù)量和載體形成等實際情況，在 兼顧文件之間有機聯(lián)系和便于利用查找的組卷原則下,將每項設(shè)備的技術(shù)資料進行系統(tǒng)整理,組成一個或 若干個案卷。（2）將最能反映設(shè)備購置概況的文件材料，排放在各卷之首,其余設(shè)備技術(shù)文件材料、設(shè)備的工作程 序及重要程序,依次系統(tǒng)排列。（3）卷內(nèi)文件材料按文字材料在前、圖表在后的要求排列。（4）拆除卷內(nèi)文件中的金屬物，用線裝訂，對破損的文件材料

8、進行修補，對引進設(shè)備中專用文件夾， 可以保持原狀。（5）設(shè)備文件材料采用卷盒的保管形式,圖紙按卷盒規(guī)格疊成手風(fēng)琴式，引進設(shè)備文件卷盒保管有困 難的,可按其自然狀態(tài)保管。（6）全部設(shè)備文件無論單面或雙面只要有書寫符號，每面均為一頁,每卷頁號均從1開始.頁號位置 在非裝訂線一側(cè)的下角。（7）歸檔的案卷必須填寫卷內(nèi)目錄（見附錄2）,卷內(nèi)目錄可打印,也可用藍黑或碳素筆正楷填寫.字跡 要工整、清蜥.文面要整潔，不得涂改。（8）每個案卷內(nèi)要附卷內(nèi)卡片（見附錄3）,寫明本案卷的卷號、圖紙和文件材料的總頁數(shù)，借閱者的姓 名、借期和還期。（9）擬定案卷標(biāo)題和卷號，案卷標(biāo)題要簡明、準(zhǔn)確.對進口設(shè)備的外文案卷標(biāo)題、

9、控制在100個字符 以內(nèi)。外文說明書必須有中文譯名。卷號擬定原則見附錄4.（10）確定設(shè)備檔案卷內(nèi)文件的保管期限。對最能反映設(shè)備購置概況和設(shè)備技術(shù)性能的文件材料，定為 長期保管。設(shè)備隨機的技術(shù)文件和使用維修、改造等文件，由于其價值是作為設(shè)備的組成部分而存在的， 原則上隨設(shè)備而存在,保管期限與設(shè)備共存。6. 3同樣內(nèi)容的檔案一般應(yīng)一式二份，一份借閱，一份存檔。對于只有一份且常用的技術(shù)資料,應(yīng)盡 量復(fù)制副本.原件存檔，副本借閱。7. 4藍圖、底圖和電子文檔要分別建賬（附錄5、附錄6）。8. 5編制檔案檢索目錄（附錄7）,做到定位存放，妥善保管.方便使用。9. 6備件圖紙要加蓋“受控”章10. 7檔

10、案員的職責(zé)檔案員要履行下述職責(zé)：（1）認(rèn)真貫徹公司設(shè)備技術(shù)檔案工作的方針政策，鉆研業(yè)務(wù),提高管理水平，保證設(shè)備技術(shù)檔案工作 任務(wù)的完成。積極主動地為生產(chǎn)、開發(fā)提供技術(shù)資料。（2）科學(xué)地管理全公司設(shè)備技術(shù)檔案，辦理設(shè)備技術(shù)檔案的接收、分類、裝卷、登記、保管、復(fù)制、 借閱、發(fā)放、統(tǒng)計等工作。（3）遵守公司保密制度，不泄漏檔案內(nèi)容（4）做好檔案安全工作,防盜、防火、防水、防霉、防鼠、防蛀（5）嚴(yán)格執(zhí)行設(shè)備技術(shù)檔案的保管、借閱、發(fā)放制度。（6）對破損或變質(zhì)的檔案要及時修補和提出復(fù)制。（7）保持檔案室內(nèi)整潔、衛(wèi)生。下班前要關(guān)閉室內(nèi)電源，鎖好門窗。5 .設(shè)備技術(shù)檔案的借閱5.1 凡本公司技術(shù)人員、工作人員

11、，因工作需要且履行規(guī)定的手續(xù)均可借閱設(shè)備技術(shù)檔案。借閱后請 妥善保管這，按期交回。借閱檔案要履行下述手續(xù)： 填寫借閱卡（見附錄8） 填寫卷內(nèi)卡片，由檔案員從卷內(nèi)抽出保管。 填寫借閱賬（見附錄9）5. 2檔案一般應(yīng)成卷借閱，盡量不要只借閱卷內(nèi)某一部分。檔案借閱前雙方應(yīng)仔細(xì)核對卷內(nèi)文件張數(shù), 否則，一旦缺頁應(yīng)由借閱人負(fù)責(zé)。5. 3檔案借期一般不能超過二周，法定假日前檔案應(yīng)全部交回檔案保管。5. 4無副本的技術(shù)檔案一般只能在檔案室內(nèi)查閱，不得帶出。5. 5檔案返回時檔案員要仔細(xì)核對卷內(nèi)文件張數(shù)，否則，一旦缺頁應(yīng)由檔案員負(fù)責(zé)。在確定歸還的檔 案無誤后，檔案員要在借閱賬和卷內(nèi)卡片上注明歸還日期并將卷內(nèi)卡

12、片裝入卷內(nèi)。5. 6除改圖外電子文檔和底圖一般不借閱。5. 7外單位借閱設(shè)備檔案需經(jīng)設(shè)備部長批準(zhǔn)，只可在檔案室查閱有關(guān)的檔案資料，但不得將檔案資料 帶出檔案室。外單位人員因工作需要，需將檔案資料帶出檔案室，應(yīng)當(dāng)經(jīng)設(shè)備副總批準(zhǔn)。5.8本單位人員調(diào)出我公司或者辦理離、退休手續(xù)前,有借閱設(shè)備檔案資料未歸還者，須到檔案室辦 理歸還手續(xù)。否則，人事部不得辦理調(diào)動或者退休手續(xù)。5. 9借閱者有義務(wù)保持檔案的完整、安全、整潔，不得轉(zhuǎn)借、拆散、涂改、抽換和丟失。如發(fā)現(xiàn)丟失 或有損壞者.由檔案員及時向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報.并根據(jù)其損壞的程度及檔案的重要性提出迸行經(jīng)濟處罰的建 議.報主管領(lǐng)導(dǎo)審查，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，送公司財務(wù)

13、部.對檔案借閱人進行經(jīng)濟處罰°6.設(shè)備檔案的復(fù)制和發(fā)放6.1 有下述之一者可以申請設(shè)備檔案復(fù)制： 設(shè)備的檢修、改造和基建 設(shè)備和備件的定貨 設(shè)備維護 教育和培訓(xùn) 其它需求6. 2因破損或霉變的檔案，復(fù)制后，原檔案保管期限為半年。因修改內(nèi)容而更換的檔案，原檔案報廢, 保管期限為一年。7. 3設(shè)備檔案復(fù)制要履行下述手續(xù)： 填寫圖紙托曬單（見附錄10）,注明復(fù)制的檔案名稱、圖號及用途 經(jīng)辦人和本單位領(lǐng)導(dǎo)簽字 設(shè)備部部長（副部長簽字） 數(shù)量特別大時由設(shè)備副總簽字6. 4為了降低設(shè)備檔案復(fù)制成本，一般應(yīng)優(yōu)先采用曬圖方式，盡量不用或少采用復(fù)印方式。6. 5檔案復(fù)制后檔案員應(yīng)登記上賬（見附錄11）

14、并在二個工作日內(nèi)通知經(jīng)辦人領(lǐng)取。7.設(shè)備檔案的修改、鑒定與銷毀7.1圖紙出現(xiàn)錯誤或與設(shè)備現(xiàn)狀不同要及時修改圖紙。修改圖紙要履行下列手續(xù)： 分廠主管工程師提出 填寫圖紙修改申請單（見附錄12） 設(shè)備部主管工程師審核 設(shè)備部部長批準(zhǔn)因修改內(nèi)容而更換的檔案，原檔案報廢.保管期限為一年。7.2 修改圖紙要連同底圖一起修改并按規(guī)定在圖紙上簽字。7.3 設(shè)備部將根據(jù)設(shè)備及檔案狀況定期組織專業(yè)技術(shù)人員對設(shè)備檔案進行鑒定.鑒定結(jié)束后將鑒定結(jié) 論填寫在設(shè)備檔案鑒定書上（見附錄13）。7.4 .設(shè)備調(diào)出時,設(shè)備檔案隨之調(diào)出；設(shè)備報廢時設(shè)備檔案隨之銷毀。7.5 凡要銷毀的設(shè)備技術(shù)檔案，必須造具清冊（見附錄14）.經(jīng)

15、主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，在指定監(jiān)銷人監(jiān)督 下進行銷毀，以防失密。銷毀清冊必須及時歸檔。8.設(shè)備檔案的保密制度1. 1公司職工必須嚴(yán)守機空，維護設(shè)備技術(shù)檔案的安全。借閱者必須履行借閱手續(xù)，對已借閱的設(shè)備 檔案要妥善保管，不得遺失和損壞。8. 2設(shè)備技術(shù)檔案如有丟失、被盜、泄密等情況，應(yīng)立即上報并采取措施作妥善處理。9. 3非工作人員未經(jīng)允許.不得隨意翻閱設(shè)備技術(shù)檔案。10. 4技術(shù)檔案一般不允許帶出公司。11. 5外單位借閱本公司技術(shù)資料必須經(jīng)設(shè)備副總批準(zhǔn)，且要辦理借閱手續(xù)。附錄1遼陽西姆萊斯石油專用管制造有限公司歸檔密料移交清單序號圖號圖名幅面數(shù)量介質(zhì)資料來源移交人（簽字）：接收人（簽字）：附錄2遼陽

16、西姆萊斯石油專用管制造有限公司卷內(nèi)目錄卷號：卷名:序號圖號圖名幅面數(shù)量備注第9頁共17頁附錄3卷內(nèi)卡片卷名:附錄4卷號編制規(guī)則第9頁共17頁姓名單位借期還期卷號:口回回回回回國回國卷號由7段代碼組成第1段：L表示公司代號第2段：分廣代碼第3段：機組代碼第4段：相同設(shè)備的序號0-9第5段：專業(yè)代碼R軋鋼M機械E電氣P-動力H液壓L潤滑 B土建F一爐子I儀表C計算機T閉路電視 O一工具第6段：相同卷的流水號00-99第7段：A/B卷第8段：柜（架）號00-99第9段：層號,自上而下計，a-e附錄5藍（底）圖賬序號卷號圖號圖名幅面有底 圖否資料來源第9頁共17頁附錄7檔案檢索目錄序號光盤號文件名稱及內(nèi)容數(shù)量資料來源序號卷號卷名資料來源第9頁共17頁單位：姓名：日期:序號卷號卷名123456見附錄10圖紙托腦單單位：姓名：托曬日期：用圖日期