工程項(xiàng)目檔案管理制度.doc

1、工程項(xiàng)目檔案管理制度1工程項(xiàng)目檔案管理制度一、目的為規(guī)范公司的工程項(xiàng)目檔案管理， 防范與控制合同風(fēng)險(xiǎn)，有 效地保護(hù)和利用檔案，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本規(guī)定。二、工程項(xiàng)目檔案歸檔范圍本規(guī)定所指工程項(xiàng)目檔案是指過去和現(xiàn)在， 公司在工程項(xiàng)目 的設(shè)計(jì)、實(shí)施、竣工等過程中形成的具有保存價(jià)值的文件、圖紙、方案、圖錄像等。其主要包括：中標(biāo)通知書，工程承包合同，合 同附件，勞務(wù)分包合同，專業(yè)分包合同，采購合同，工程預(yù)（結(jié)） 算書，工程設(shè)計(jì)圖紙，工程施工圖紙，往來公函，傳真，會(huì)議記 錄，委托書，開工報(bào)告，請(qǐng)款報(bào)告，技術(shù)資料，主要設(shè)備材料估 檢報(bào)告，施工記錄驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，竣工報(bào)告等。三、資料員及其職責(zé)部門經(jīng)理指定

2、專人負(fù)責(zé)檔案管理工作（即資料員），資料員負(fù)責(zé)檔案接收、收集、整理、立卷、保管、調(diào)閱、交接等工作。 其主要職責(zé)包括：1、收集、整理、立卷和歸檔工程項(xiàng)目的檔案材料；2、檔案材料的保管；3、檔案材料的查借閱、催還;4、項(xiàng)目結(jié)束后與綜合部相關(guān)負(fù)責(zé)人完成檔案資料的交接。四、檔案的立卷、收集、整理1、以工程項(xiàng)目為單位，分別立卷，一項(xiàng)目一卷。2、在工程項(xiàng)目的招投標(biāo)階段開始立卷，收集該項(xiàng)目有關(guān)資 料歸檔管理。3、各項(xiàng)目的職能人員應(yīng)將在工作過程中形成的文件資料進(jìn) 行積累，整理和及時(shí)移交歸檔，移交檔案文件時(shí)，資料員必須在 檔案移交清單上進(jìn)行登記。4、在檔案的首頁設(shè)卷內(nèi)文件目錄，弁填寫文件序號(hào)、編制 單位、名稱、歸

3、檔日期等信息（見附表二）。5、在檔案的次頁設(shè)“合同概要”、“主要事件備要”，主要內(nèi) 容包括：合同標(biāo)的價(jià)金，對(duì)方單位，聯(lián)系人，重要日期備忘，應(yīng) 收工程款記錄等，該項(xiàng)工作由資料員負(fù)責(zé)，項(xiàng)目職能人員配合。五、檔案的管理1、對(duì)工程項(xiàng)目檔案系統(tǒng)排列編號(hào)，確定保管期限，編制檔 案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。2、每月對(duì)檔案進(jìn)行一次清理。3、清除不必要保存的材料。4、對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。六、檔案要求1、文件必須為原件、正文，符合文件格式。2、必須齊全完整，裝訂整齊，弁適當(dāng)管理。3、傳真件應(yīng)復(fù)印一份歸檔。七、檔案的保管1、檔案管理人員應(yīng)妥善保管，防蟲蛀，防丟失，保證檔案 的安全。2、所有檔

4、案應(yīng)專柜存放，加鎖。3、所有檔案不得隨意查閱、變訂，不得置于公共場所。八、檔案的查借閱1、因工作需要查閱檔案的應(yīng)填寫好查閱登記表方可查閱。2、確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理 簽字同意，方可帶出，用畢即歸還。3、借閱人對(duì)所借之檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào) 換、涂改、污損、劃線等等，不能隨意亂放，以免遺失。4、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，弁報(bào) 告項(xiàng)目經(jīng)理及時(shí)處理。九、有下列行為者，視情節(jié)輕重，給予違紀(jì)處分，若構(gòu)成犯 罪依法追究刑事責(zé)任：1、毀損、丟失或擅自銷毀檔案。2、擅自向外界提供、抄摘檔案。3、涂改、偽造檔案。4、對(duì)檔案沒有及時(shí)上報(bào)、歸檔或管理不善，而造

5、成公司損 失。5、未按手續(xù)借閱、外帶及越級(jí)借閱。附件一工程技術(shù)資料參考目錄1、開工報(bào)告、施工現(xiàn)場質(zhì)量管理檢查記錄2、圖紙會(huì)審紀(jì)要、設(shè)計(jì)變更、洽商記錄3、施工組織設(shè)計(jì)（施工措施）4、技術(shù)交底、技術(shù)復(fù)核5、工程定位測(cè)量、放線記錄、復(fù)核記錄6、原材料出廠合格證及進(jìn)場檢（試）驗(yàn)報(bào)告（鋼筋、水泥、傳、 防水材料等）7、施工試驗(yàn)報(bào)告及見證檢測(cè)報(bào)告8、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、基槽驗(yàn)收記錄9、施工記錄10、預(yù)制構(gòu)件、預(yù)拌混凝土合格證11、地基基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)驗(yàn)收記錄及抽樣檢測(cè)資料12、檢驗(yàn)批、分項(xiàng)、分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄13、單位（子單位）工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄14、施工日志、地質(zhì)勘察報(bào)告15、土壤（素土、灰土）干密度試

6、驗(yàn)報(bào)告（回填土試驗(yàn)報(bào)告）16、砂漿配合比通知單17、砂漿（試塊）抗壓強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告及評(píng)定18、混凝土配合比通知單19、混凝土（試塊）抗壓強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告及評(píng)定（同條件養(yǎng)護(hù)混凝土試塊強(qiáng)度報(bào)告匯總及測(cè)溫記錄）20、商品混凝土出廠合格證、復(fù)試報(bào)告21、鋼筋接頭（焊接）試驗(yàn)報(bào)告，焊條（劑）合格證22、水池滿水試驗(yàn)記錄23、建筑物沉降觀測(cè)記錄24、結(jié)構(gòu)吊裝記錄25、現(xiàn)場施工預(yù)應(yīng)力記錄26、工程質(zhì)量事故處理記錄27、管道、配件出廠合格證及進(jìn)場檢（試）驗(yàn)報(bào)告28、管道、設(shè)備強(qiáng)度試驗(yàn)、嚴(yán)密性試驗(yàn)記錄29、系統(tǒng)清洗、灌水、通水、通球試驗(yàn)記錄30、進(jìn)場電器材料、設(shè)備出廠合格證及試驗(yàn)報(bào)告）31、設(shè)備調(diào)試記錄、接地、絕緣、

7、電阻測(cè)試記錄32、暖氣管道、散熱器壓力試驗(yàn)記錄33、單位（子單位）工程質(zhì)量控制資料核查記錄34、單位（子單位）工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄35、單位（子單位）工程安全和功能檢驗(yàn)資料核查及功能抽查 記錄36、單位（子單位）工程觀感抽查記錄37、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告38、竣工驗(yàn)收證書上述資料目錄供各施工單位（項(xiàng)目部）參考使用附件二案卷封面式樣施工技術(shù)資料檔案號(hào)：共卷第卷工程名稱:編制單位:編制日期:工程項(xiàng)目檔案管理制度流程1工程項(xiàng)目檔案管理制度一、目的為規(guī)范公司的工程項(xiàng)目檔案管理， 防范與控制合同風(fēng)險(xiǎn)，有 效地保護(hù)和利用檔案，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本規(guī)定。二、工程項(xiàng)目檔案歸檔范圍1234、項(xiàng)目結(jié)束后與綜合部相

8、關(guān)負(fù)責(zé)人完成檔案資料的交接。四、檔案的立卷、收集、整理1、以工程項(xiàng)目為單位，分別立卷，一項(xiàng)目一卷。2、在工程項(xiàng)目的招投標(biāo)階段開始立卷，收集該項(xiàng)目有關(guān)資 料歸檔管理。3、各項(xiàng)目的職能人員應(yīng)將在工作過程中形成的文件資料進(jìn) 行積累，整理和及時(shí)移交歸檔，移交檔案文件時(shí)，資料員必須在 檔案移交清單上進(jìn)行登記。4、在檔案的首頁設(shè)卷內(nèi)文件目錄，弁填寫文件序號(hào)、編制 單位、名稱、歸檔日期等信息（見附表二）。5、在檔案的次頁設(shè)“合同概要”、“主要事件備要”，主要內(nèi) 容包括：合同標(biāo)的價(jià)金，對(duì)方單位，聯(lián)系人，重要日期備忘，應(yīng) 收工程款記錄等，該項(xiàng)工作由資料員負(fù)責(zé)，項(xiàng)目職能人員配合。五、檔案的管理1234135123

9、、所有檔案不得隨意查閱、變訂，不得置于公共場所。八、檔案的查借閱1、因工作需要查閱檔案的應(yīng)填寫好查閱登記表方可查閱。2、確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理 簽字同意，方可帶出，用畢即歸還。3、借閱人對(duì)所借之檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào) 換、涂改、污損、劃線等等，不能隨意亂放，以免遺失。4、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，弁報(bào) 告項(xiàng)目經(jīng)理及時(shí)處理。九、有下列行為者，視情節(jié)輕重，給予違紀(jì)處分，若構(gòu)成犯 罪依法追究刑事責(zé)任：1、毀損、丟失或擅自銷毀檔案。2、擅自向外界提供、抄摘檔案。346附件一123456789、施工記錄10、預(yù)制構(gòu)件、預(yù)拌混凝土合格證11、地基基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)驗(yàn)收記錄及抽樣檢測(cè)資料12、檢驗(yàn)批、分項(xiàng)、分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄13、單位（子單位）工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄14、施工日志、地質(zhì)勘察報(bào)告15、土壤（素土、灰土）干密度試驗(yàn)報(bào)告（回填土試驗(yàn)報(bào)告）16、砂漿配合比通知單17、砂漿（試塊）抗壓強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告及評(píng)定18、混凝土配合比通知單19、混凝土（試塊）抗壓強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告及評(píng)定（同條件養(yǎng)護(hù)混凝土試塊強(qiáng)度報(bào)告匯總及測(cè)溫記錄）20、商品混凝土出廠合格證、復(fù)試報(bào)告21、鋼筋接頭（焊接）試驗(yàn)報(bào)告，焊條（劑）合格