人事檔案管理制度

1、人力資源相關(guān)制度實(shí)例某企業(yè)人事檔案管理制度一、 總則第一條 將企業(yè)的人事檔案管理規(guī)范化、制度化，使其更有效的服務(wù)于企業(yè)，特制定此制度。 第二條 人事檔案管理的原則為安全、保密、清晰、完整。 第三條 企業(yè)各分公司和分支機(jī)構(gòu)內(nèi)部的人事檔案管理，必須依照本制度進(jìn)行。二、 人事檔案的管理體制 第一條 企業(yè)各分公司和分支機(jī)構(gòu)的人力資源部負(fù)責(zé)其員工的檔案管理工作。沒(méi)有人事部的，由機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人指定專人進(jìn)行保管。分公司經(jīng)理和機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的檔案由企業(yè)人力資源總部保管。 第二條 企業(yè)人員調(diào)動(dòng)時(shí)，調(diào)動(dòng)人員的檔案由調(diào)出部門(mén)人力資源部整理好，轉(zhuǎn)交到調(diào)入部門(mén)人力資源部保存。 第三條 企業(yè)人員借調(diào)時(shí)，員工檔案仍有原部門(mén)進(jìn)行保存

2、。但借調(diào)部門(mén)必須存有借調(diào)人員檔案的復(fù)印件，檔案的復(fù)印件內(nèi)的材料應(yīng)與原件保持一致。三、檔案管理的要求 第一條 企業(yè)須由專門(mén)的檔案室存放檔案，由專門(mén)人員負(fù)責(zé)管理。企業(yè)分公司的分支機(jī)構(gòu)有條件的可以建立檔案室，沒(méi)有條件的須購(gòu)買(mǎi)檔案柜存放檔案。 第二條 正式員工的檔案使用檔案袋存放。企業(yè)統(tǒng)一采用黃褐色牛皮紙檔案袋，檔案袋的規(guī)格為30*24cm，外部有密封線纏繞封口。試用期員工和臨時(shí)工暫用普通文件夾保存，轉(zhuǎn)為正式員工后，按相關(guān)要求存放。 第三條 檔案袋外皮上必須列明人員姓名、所在部門(mén)、檔案內(nèi)容等，以便查找。四、人事檔案的管理規(guī)范第一條 檔案的分類 （1）試用期員工和臨時(shí)工檔案。主要包括的內(nèi)容有：?jiǎn)T工個(gè)人簡(jiǎn)

3、歷，員工等級(jí)表，身份證、畢業(yè)證和相關(guān)證書(shū)復(fù)印件，試用期勞動(dòng)合同，入職培訓(xùn)期間的考核表和評(píng)價(jià)表，申請(qǐng)轉(zhuǎn)正的相關(guān)材料等。 （2）正式員工檔案。主要包括內(nèi)容有：?jiǎn)T工個(gè)人簡(jiǎn)歷，員工等級(jí)表，身份證、畢業(yè)證和相關(guān)證書(shū)復(fù)印件，勞動(dòng)合同及相關(guān)協(xié)議，在崗培訓(xùn)期間的考核表和評(píng)價(jià)表，季度/年度考核材料，崗位升遷調(diào)動(dòng)材料，獎(jiǎng)勵(lì)懲罰記錄，重大科技成果等。 （3）離職員工檔案。主要內(nèi)容包括正式員工檔案的所有內(nèi)容，另外增加離職申請(qǐng)、審核和交接方面的材料，勞動(dòng)關(guān)系解除方面的材料等。 第二條 檔案的歸類 人事檔案材料按其名稱、內(nèi)容、屬性等不同分別歸入相應(yīng)的類別，若材料內(nèi)容涉及多種類別時(shí)，按其主要內(nèi)容歸入相應(yīng)類別。 第三條 檔案

4、的排列 人事檔案歸類后，相關(guān)材料的排列應(yīng)按照時(shí)間順序依次排列，時(shí)間最久的排在最前面，依次類推。這樣排列的好處是便于查閱，同時(shí)可以反映出員工的職業(yè)發(fā)展歷程。 第四條 檔案的編號(hào) 檔案的編號(hào)方法很多，如漢語(yǔ)拼音法、姓氏筆畫(huà)法、單位編號(hào)法等，目前企業(yè)采用的是漢語(yǔ)拼音法。具體方法如下： （1）檔案排列順序按拼音字母的次序排列，由姓開(kāi)始，姓第一個(gè)字母為a的排在最前列，依次類推；第一個(gè)字母相同的，按第二個(gè)字母的順序排列。同姓的按名字的每一個(gè)字的拼音順序進(jìn)行排列。 （2）重名的人員按入職時(shí)間的先后順序排列，入職時(shí)間早的排在前面，入職時(shí)間晚的排在后面。五、人事檔案所提供的利用方式（1）查閱。相關(guān)利用人到檔案室

5、查閱檔案資料時(shí)，必須在檔案管理人員的要求下進(jìn)行查閱登記，寫(xiě)明查閱的時(shí)間、查閱人、查閱的事由，查閱的內(nèi)容。 （2）調(diào)閱。相關(guān)利用者對(duì)人事檔案的調(diào)閱必須進(jìn)行調(diào)閱登記，并取得檔案管理部門(mén)主管的核準(zhǔn)，調(diào)閱期限為7天， 逾期未還者須辦理續(xù)借手續(xù)，檔案管理部門(mén)也須及時(shí)催還。檔案調(diào)閱期間不得轉(zhuǎn)借、調(diào)換。需復(fù)印的，要到檔案管理部門(mén)登記。 （3）出具證明材料。對(duì)于需要復(fù)制檔案中的相關(guān)資料作為證明材料時(shí)，必須經(jīng)過(guò)檔案管理部門(mén)主管審批，并加蓋部門(mén)公章后才能發(fā)出。 （4）其他六、檔案的保存期限與銷毀 （1）人事檔案須永久性的進(jìn)行保存。對(duì)于離職、辭退、開(kāi)除的人員，自離開(kāi)之日起，滿一年，經(jīng)過(guò)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的審核后，方可銷毀檔案。 （2）檔案銷毀必須填寫(xiě)申請(qǐng)單，報(bào)人力資源部審核、批準(zhǔn)、備檔，人力資源部指定專門(mén)人員進(jìn)行銷毀，負(fù)責(zé)銷毀的人員須為兩