信息化建議講課講稿

1、企業(yè)信息化建議書陜西文化投集團(tuán)化建設(shè)規(guī)劃前言：但是，現(xiàn)在企業(yè)信息化管理存在一些盲點。正是這些盲點，影響 了信息化管理在企業(yè)中的效果，而一些子公司并沒有專業(yè)從事計算機(jī) 信息建設(shè)顧問與規(guī)劃的專業(yè)人員， 使越來越多的企業(yè)感到盲目，不知 道如何是好，請一個專職的網(wǎng)管，只能解決工作中遇到的問題并不能 真正實現(xiàn)企業(yè)信息化的飛騰，讓很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)都感到頭痛，通過近期 對企業(yè)集團(tuán)信息化調(diào)研的總結(jié)，就集團(tuán)信息化建設(shè)中的問題和相關(guān)內(nèi) 容作具體講解希望能夠幫助企業(yè)認(rèn)識信息化建設(shè)的重要意義：一、企業(yè)信息化建設(shè)概念：企業(yè)信息化是利用計算機(jī)信息技術(shù)加強(qiáng)企業(yè)管理的一種手段，在 一定程度上利用計算機(jī)技術(shù)、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機(jī)

2、軟件技術(shù)、和 數(shù)據(jù)庫技術(shù)集成化，綜合利用幫助企業(yè)管理生產(chǎn)經(jīng)營活動中的所有信 息，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)外部的有效利用，用以提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和市場競爭 力、提高管理水平、開發(fā)能力、經(jīng)營水平的過程 -我們稱之為企業(yè) 信息化，企業(yè)信息化是一個過程，信息化水平是一個標(biāo)準(zhǔn)。二、企業(yè)信息化對企業(yè)的發(fā)展的影響企業(yè)信息化的重要性已經(jīng)不是一個認(rèn)識問題，當(dāng)企業(yè)發(fā)展到一定 的階段，常規(guī)的管理顯然已不能滿足現(xiàn)實發(fā)展的需要， 所以如何實現(xiàn) 規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理來提高企業(yè)經(jīng)營效益，就成為一個新的議題。 企業(yè)一直要面臨來自各方的挑戰(zhàn)，包括市場需求、銷售渠道、人才流 動，資金周轉(zhuǎn)等等方面。今天IT技術(shù)的發(fā)展能夠幫助企業(yè)積極應(yīng)對這些挑戰(zhàn)，

3、提高企業(yè)競爭力，并為企業(yè)帶來更多更穩(wěn)定的新業(yè)務(wù)。隨 著業(yè)務(wù)的快速成長，信息化建設(shè)也越來越受到企業(yè)的重視。 企業(yè)如果 不建立與之相適應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)平臺、業(yè)務(wù)平臺、管理信息系統(tǒng)，就很難在 這個競爭日趨激烈的時代獲勝。 宏觀上來看企業(yè)信息化是一個趨勢， 計算機(jī)早已取代算盤并取代一部分傳統(tǒng)的信息記錄方式，由于工作的環(huán)境，所以我們經(jīng)常用到掃描設(shè)施和文字識別軟件，這樣大大提高了我們工作的效率，讓最新的資料在第一時間展現(xiàn)在讀者面前。我們 進(jìn)入了新數(shù)字辦公的時代。而電腦技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的創(chuàng)新，以及增 強(qiáng)性技術(shù)的進(jìn)一步應(yīng)用，有助于增強(qiáng)我們公司數(shù)字化辦公應(yīng)用的協(xié)作 性、移動性、安全性和可管理性.快速高效富有現(xiàn)代化；短期

4、看 企 業(yè)的信息化需要一定的投入。但是長遠(yuǎn)看來 ，一個成熟的企業(yè)信息 化體系對企業(yè)的成長和管理有著非常的好處和利益。企業(yè)的信息化就是用計算機(jī)手段去實現(xiàn)企業(yè)的管理運作，其業(yè)務(wù)流程、實現(xiàn)方法和 原來都有變化，所以信息化的企業(yè)管理和非信息化的企業(yè)管理是不一 樣的。企業(yè)信息化不是模擬現(xiàn)有管理方式， 而是對現(xiàn)有管理模式進(jìn)行 結(jié)合和變革。企業(yè)在實施信息化時應(yīng)做好業(yè)務(wù)流程、管理模式等變革 的準(zhǔn)備，以及做好將來人員崗位設(shè)置和調(diào)整的準(zhǔn)備，使企業(yè)在管理模 式、業(yè)務(wù)流程、組織結(jié)構(gòu)和績效考核等方面有明顯改進(jìn)、提高和創(chuàng)新。. 貼合企業(yè)實際需求，實行通用化的產(chǎn)品設(shè)計，充分體現(xiàn)企業(yè)規(guī)范管理、 提高辦公效率的核心思想，為用戶

5、提供一整套標(biāo)準(zhǔn)的辦公自動化解決 方案，以幫助企業(yè)迅速建立便捷、規(guī)范的辦公環(huán)境，迅速提升企業(yè)的 管理和信息化應(yīng)用水平，并降低投資成本。信息化的目標(biāo)非常明確，不是為了形象不是為了趕潮流，確確實實是為了提高運營水平而提出 建設(shè)信息系統(tǒng)；而且運營績效的目標(biāo)非常明確，提高訂單響應(yīng)和周轉(zhuǎn) 時間，提高客戶服務(wù)的滿意度。企業(yè)信息化是一個系統(tǒng)的過程。不象買機(jī)器設(shè)備只要買過來按照說明書一裝就可以了，企業(yè)信息化系統(tǒng)的導(dǎo)入更多的是作業(yè)方式和理念的導(dǎo)入，我們講的也是理念問題，仙 騰網(wǎng)絡(luò)立足之初，就考慮到現(xiàn)在社會水平和企業(yè)競爭力的引入，專業(yè) 而細(xì)致的研究了一系列計算機(jī)信息管理技術(shù)提高企業(yè)信息化建設(shè)服 務(wù)，充分了解及分析了

6、企業(yè)需求與市場結(jié)合， 憑著這一個理念仙騰網(wǎng) 絡(luò)走進(jìn)了各個中小企業(yè)，我們講的是理念和技術(shù)的實踐性。三、目前中小企業(yè)信息化出現(xiàn)的狀況（1）未實現(xiàn)現(xiàn)有辦公系統(tǒng)的整合集團(tuán)的0A系統(tǒng)目前只能做到傳遞公文，內(nèi)部的溝通全靠 QQ等外 部工具，容易造成集團(tuán)內(nèi)部信息保密的隱患。 且很多員工電腦配置較 低，同時登陸即時通訊軟件、企業(yè)郵箱和 0A會造成電腦死機(jī)等一些 列問題。同時辦公系統(tǒng)不能做到 PC與手機(jī)同時擁有客戶端，導(dǎo)致員 工的很多工作流程不能及時辦理，嚴(yán)重影響效率。（2）資源重復(fù)投入集團(tuán)各部門與子公司都投入大量精力和資金，去建立各種業(yè)務(wù)資 源，目的是促進(jìn)項目的管理和收益的提高。 很多資源是完全可以做到 集團(tuán)

7、內(nèi)部共享，但是信息的不暢通，導(dǎo)致各子公司和部門大量重復(fù)投 入，資源沒有得到應(yīng)有的利用。（3）認(rèn)識不夠我們所講的認(rèn)識不夠，一方面是對企業(yè)內(nèi)部信息化的認(rèn)識不夠， 另一方面是對企業(yè)員工認(rèn)識不夠，企業(yè)信息化要發(fā)展就需對企業(yè)作一 個長期和短期的規(guī)劃，這要求我們對企業(yè)內(nèi)部及外部關(guān)系有個充分的 認(rèn)識，針對具體情況領(lǐng)導(dǎo)者需作分析及重要部署， 各部門職責(zé)規(guī)劃與 管理模式。對于企業(yè)員工，應(yīng)對信息化有個充分的了解，了解其在工 作上的幫助，現(xiàn)在很多流程完全靠人工解決，使員工耽誤了很多正常 工作的時間，要讓員工在工作中突出自己的生力為企業(yè)創(chuàng)造出應(yīng)有的 價值。領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)了解信息化對工作效率的提高與正規(guī)化的規(guī)范作用， 這樣才

8、更有利于為企業(yè)培養(yǎng)一批優(yōu)秀人才。（4）集團(tuán)工作效率延誤較多流程對企業(yè)的運作和管理將會產(chǎn)生根本性的影響，并不是所有企 業(yè)的管理者都能夠深刻認(rèn)識到這一點。雖然，每一個企業(yè)都在經(jīng)營過程中，迫于某種需要，自覺和不自 覺地建立了一些流程（一般反映在規(guī)章制度中），或者自然形成了一 定的運作習(xí)慣。但是，由于目前集團(tuán)各種流程的審批工作信息化不足， 至集團(tuán)在項目推進(jìn)、合同簽定等方面造成大量延誤，嚴(yán)重影響了企業(yè) 的運作效率和效果。（5）內(nèi)部日常工作未能有效管理對日常用車、會議室使用和庫存用品沒有一個整體管理，員工普 遍反映沒有信息化的統(tǒng)計方式方式，大大的降低了企業(yè)管理及生產(chǎn)效 率，未有一個整體思路幾者相互之間的關(guān)

9、系， 于是就出現(xiàn)了申請環(huán)節(jié) 亂、使用管理亂的現(xiàn)象。(6) 企業(yè)員工流動大，增加了企業(yè)資料風(fēng)險員工流失也是很多企業(yè)容易忽視的盲點，員工的流動勢必會給企 業(yè)帶來影響，企業(yè)長期過高的流動定會給企業(yè)的發(fā)展形成很大的阻力。 就短期而言也是會造成人事管理的成本的大幅度上升，給企業(yè)帶來不 良的影響。特別是當(dāng)員工流失率過高時，肯定對企業(yè)會造成不利影響， 例如離職員工工作文件的交接、客戶資源的流失等等。員工流失造成 的不良影響大致分為3個方面：一是工作效率下降，查詢離職員工經(jīng) 手的功能工作文件，因交接程序的不完善，造成查詢工作的耗時過長； 二是潛在威脅，如商業(yè)秘密的流失和客戶資源的流失， 特別是一些銷 售人員的

10、流失；三是增加管理難度，因為沒有管理信息化的支撐，導(dǎo) 致內(nèi)部申請流程和檔案資料的正常工作時間加倍。 信息化管理的不完 善對企業(yè)其他在職人員的負(fù)面影響，使企業(yè)增加了額外的管理成本。(7) 沒有電子化的報銷系統(tǒng)員工報銷還是依靠人工貼發(fā)票，等待領(lǐng)導(dǎo)審批。審批領(lǐng)導(dǎo)出差或 請假時，報銷審批需等待；異地審批需傳真、郵寄。財務(wù)需對照原始單據(jù)逐筆手工錄入憑證信息，工作量大，易出錯。時有發(fā)生丟單現(xiàn) 象。報銷單據(jù)填寫不規(guī)范，報銷流程易受人為影響，員工滿意度低。以上幾點，是調(diào)研過程中的切身體會，如果一個文投集團(tuán)能夠解 決上述幾點，就可為企業(yè)管理打下良好的基礎(chǔ)， 就建立了進(jìn)一步提升 和良性的發(fā)展平臺。四、如何加強(qiáng)企業(yè)

11、信息化管理信息化管理是現(xiàn)代企業(yè)管理的一項重要的工具，是企業(yè)的經(jīng)營管 理理念和方法的載體。信息化管理的主要內(nèi)容是企業(yè)資源計劃， 其主 要作用有兩個方面：一是對外有效利用和整合資源；二是對內(nèi)實行科 學(xué)管理，提高工作效率。因此，要做好信息化管理工作，必須做到以 下內(nèi)容：1信息技術(shù)在企業(yè)中的應(yīng)用提高了企業(yè)的業(yè)務(wù)流程的自動化程度，業(yè)務(wù)流程中的一些環(huán)節(jié)被省略或合并。而且隨著電子商務(wù)的發(fā)展， 企業(yè)間交易的自動化程度也將得到提高。內(nèi)部控制的具體實施是根據(jù) 業(yè)務(wù)流程的各個環(huán)節(jié)以及交易方式來進(jìn)行的，因此，業(yè)務(wù)流程的自動化不可避免地對內(nèi)部控制的各個要素以及控制理念等產(chǎn)生不同程度 的影響。2. 企業(yè)信息化改變了數(shù)據(jù)和

12、信息的獲取方式。傳統(tǒng)方式下，原始 數(shù)據(jù)的獲取靠的是企業(yè)員工個人統(tǒng)計和收集。 在信息化條件下，可以 利用公共云盤獲取所需的數(shù)據(jù)或信息。例如：報表的統(tǒng)一模板、員工培訓(xùn)知識、內(nèi)部資料等，為企業(yè)實施更有效的內(nèi)部管理提供了基礎(chǔ)。3. 企業(yè)信息化提高了信息處理的效率。在信息化環(huán)境下，能夠使 得日常工作處理的速度大為加快，效率大為提高。信息處理效率的提 高有利于企業(yè)實施更復(fù)雜更有效的控制措施和控制方法， 提高內(nèi)部控 制的效果和效率。4. 企業(yè)信息化改變了信息的傳遞方式。信息化環(huán)境下的信息傳遞，改變了之前工作中的處理環(huán)節(jié)信息不通暢，利用郵件、短信、0A提醒等傳遞信息，而且傳遞的信息量遠(yuǎn)非傳統(tǒng)方式可比， 為企業(yè)

13、加強(qiáng)內(nèi) 部控制提供了基礎(chǔ)。但如果信息傳遞過程中受到了阻礙或破壞， 也將 給企業(yè)帶來更大的損失。5. 企業(yè)信息化提高了信息的集成性。在完善的企業(yè)信息系統(tǒng)的支 持下，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)足不出戶，就能夠利用電腦和手機(jī)對各公司的情況了 如指掌。在線就能成交生意、調(diào)動資金、指揮員工。企業(yè)信息系統(tǒng)為 企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部控制提供了基礎(chǔ)，同時也對企業(yè)的內(nèi)部控制提出了更高 的要求。6. 企業(yè)信息化提高了信息的價值。在信息時代，人們對信息資源的利用能力得到提高。人們已經(jīng)認(rèn)識到企業(yè)的數(shù)據(jù)和信息資源， 是企 業(yè)最寶貴的資產(chǎn)之一。而信息是無形的，與有形的資產(chǎn)相比，對信息 的竊取更隱蔽，更不易被發(fā)現(xiàn)。這要求內(nèi)部控制不但要保護(hù)有形資產(chǎn)，

14、更要對企業(yè)的數(shù)據(jù)和信息資產(chǎn)加以保護(hù)。同時應(yīng)當(dāng)針對信息的特點， 米用有效的保護(hù)措施。五、信息化實現(xiàn)的目標(biāo)企業(yè)通過信息化建設(shè)，應(yīng)創(chuàng)造出一個 集成的辦公環(huán)境，在真正意 義上實現(xiàn)，提高辦公效率，使所有的辦公人員都處于同一個辦公桌面 的環(huán)境下一起工作，擺脫時間和地域的限制，實現(xiàn)協(xié)同工作與知識管 理。管理更加規(guī)范化、現(xiàn)代化，實現(xiàn)輕松管理，并能充分利用現(xiàn)有資 源來有效提升企業(yè)的無形資產(chǎn)，從而帶動整個企業(yè)迅速發(fā)展。具體來 說主要實現(xiàn)目標(biāo)有以下幾點：1）建設(shè)一個可保障性的網(wǎng)絡(luò)平臺網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)應(yīng)規(guī)范化、現(xiàn)代化、可擴(kuò)展化，網(wǎng)絡(luò)平臺是辦公平臺的基礎(chǔ)，應(yīng)具備，穩(wěn)定性、及時性、鍵壯性、安全性。2）真正提高工作效率、促進(jìn)

15、工作效果加速信息流轉(zhuǎn)，節(jié)約辦公時間無論您身處總公司還是分公司，無論您們是否在同一間辦公室工作。都能讓您感覺和同事們在一個辦 公室工作為企業(yè)提供一個良好的溝通工具， 使大家方便快捷進(jìn)行工作 中的交流與討論，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的日常協(xié)同辦公， 使企業(yè)的個人與個 人之間，部門與部門之間，及總部與分部之間形成緊密有機(jī)的統(tǒng)一結(jié) 合。隨時隨地都可辦公 實現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公和移動辦公，無論您身處何地，都可借助網(wǎng)絡(luò)的力量隨時投入到工作中來， 有效地把握辦公的工作進(jìn) 度與狀況，及時針對工作中出現(xiàn)的問題，提出有效改進(jìn)建議，以免事 出后再彌補(bǔ)，即便出差在外也不會耽誤工作。合理統(tǒng)籌高效開展工作員工不用為某件事而幾次跑到相關(guān)人員 辦

16、公室辦理，從而節(jié)約出更多的時間和精力讓其集中在更重要的事情 上來。領(lǐng)導(dǎo)也可利用空閑時間安排自己一天需完成的工作，據(jù)需辦事宜的重要程度來安排自己的工作，以免在工作中不斷的被一些非緊急 事宜打擾?？焖贉?zhǔn)確查詢文件資料實行電子文檔管理，方便快速查找閱讀 相關(guān)文件。而不用為找一份文件花上很長時間， 可隨時隨地調(diào)閱并打 印出來，及時為您的決策提供參考。方便領(lǐng)導(dǎo)同各級員工的交流與溝通 多種途徑、多種方式，使企 業(yè)的管理者同企業(yè)員工保持有效、 快捷的工作交流與信息溝通，排除 了信息溝通不暢給企業(yè)發(fā)展帶來的羈絆。3）管理規(guī)范化監(jiān)控工作進(jìn)度 掌握工作狀態(tài) 及時有效監(jiān)控各部門工作進(jìn)度情 況；實時全面掌控各部門的工

17、作辦理效率狀態(tài)， 及時發(fā)現(xiàn)問題及時解 決，從而減少差錯。系統(tǒng)將記錄每個工作完成流轉(zhuǎn)監(jiān)控狀態(tài)。明確各人職責(zé) 增加責(zé)任感 幫助企業(yè)明確賦予各崗位的權(quán)限，任 何人都不可越權(quán)處理工作，使得各自責(zé)任明確，落實到人，查有所依； 杜絕工作中出現(xiàn)職權(quán)不明相互推脫扯皮現(xiàn)象。 解決多崗位、多部門的 協(xié)同工作問題，實現(xiàn)高效協(xié)作辦公。按權(quán)限職能分類管理不同等級資料根據(jù)文件性質(zhì)及保密需要， 不同的人員享有不同的訪問與操作權(quán)限，有效地確保數(shù)據(jù)的安全與完 整，使得各項資料得以不斷積累和有效共享利用，發(fā)揮效益。4）減少辦公開支，降低管理成本節(jié)約紙張節(jié)省時間減少差錯相關(guān)資料的發(fā)送，任意指定收信 人，直接傳送給所需人，而無需任何

18、中間環(huán)節(jié)，無需打印出發(fā)給相關(guān)人員，縮短辦理時間，節(jié)省辦公開支，減少差錯率，提高整體工作效 率。5）最大化地利用現(xiàn)有資源硬件資源 充分利用企業(yè)現(xiàn)計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)資源，真正意義上實現(xiàn) 無紙化辦公，減少辦公費用，提高辦公效率，不僅僅是停留在最初簡 單的打字文字處理、文件共享、上網(wǎng)階段。而充分發(fā)揮了使用計算機(jī) 的實質(zhì)意義。經(jīng)驗資源充分利用老員工的工作經(jīng)驗幫助新進(jìn)員工快速進(jìn)入工 作狀態(tài)，起到很好的工作銜接作用。知識資源 將優(yōu)秀員工、優(yōu)秀思想、優(yōu)秀方式、優(yōu)秀資料提供給員工共享學(xué)習(xí)，實現(xiàn)知識與工作經(jīng)驗的積累共享與再利用， 使新員工 最快進(jìn)入工作狀態(tài)，使全體員工的業(yè)務(wù)不斷的熟練。使每位操作者都 可以在辦公自動化系統(tǒng)中快速的獲得各種知識， 提高業(yè)務(wù)水平快速積 累工作經(jīng)驗，因培訓(xùn)期是有限的，因此賦予他們一定的權(quán)限查看工作 的相關(guān)文檔，從而達(dá)很好的了解公司，快速投入工作。人力資源可動態(tài)記錄公司全體員工的個人情況，以及員工在公 司的表現(xiàn)狀況和發(fā)