復旦天翼財務軟件手冊v42

1、目 錄目 錄11.1系統(tǒng)構成61.2帳務處理流程圖71.3系統(tǒng)特色71.4環(huán)境要求9第二章 系統(tǒng)安裝與升級122.1客戶端環(huán)境安裝122.2升級13第三章 快速入門153.1登錄系統(tǒng)153.2瀏覽科目183.3憑證錄入193.4設置打印機25第四章 系統(tǒng)定義與維護294.1 會計期間定義304.2 會計科目管理314.2.1 會計科目增加324.2.2 會計科目的修改344.2.3 會計科目的刪除344.2.4 會計科目的打印344.2.5 科目核算關系設置354.2.6 標準科目管理364.3 科目帳初始化384.4 往來帳初始化384.5 結算方式定義404.6 憑證類型定義414.7 憑

2、證格式定義424.8 摘要字典維護464.9 外幣匯率設置474.10 自動轉帳定義494.11 帳本格式定義514.12 生成下年數(shù)544.13 人員權限管理554.14 系統(tǒng)登錄日志584.15 數(shù)據(jù)備份恢復594.16 系統(tǒng)參數(shù)設置614.17 個性化設置624.18 高級參數(shù)設置624.19 數(shù)據(jù)庫升級64第五章 指標控制與管理665.1 項目切面管理665.2 項目代碼管理67增加/修改核算項目715.2.2 設置項目年初數(shù)725.2.3 查詢項目代碼及名稱735.2.4 增加子項目745.2.5 項目預算設置745.2.5.1 修改控制方式：76修改預算項指標金額765.3 項目高

3、級管理765.4 專用子項目管理785.5 結束項目清理795.6 項目變動日志805.7 資金來源定義805.7 預算模板管理835.8 項目預算導入875.9 校園卡管理875.10 讀卡終端管理895.11 條形碼打印89第六章 憑證制單與復核906.1 憑證錄入修改906.1.1 憑證錄入906.1.2 憑證修改996.1.3 憑證刪除1006.1.4 紅字憑證、副本生成1006.2 憑證瀏覽監(jiān)視1016.3 憑證預覽打印1026.4 自動轉帳憑證1036.5 憑證審核記帳1056.6 憑證批量審核1076.7 取消憑證審核108第七章 現(xiàn)金與銀行出納1107.1期初現(xiàn)金設置1107.

4、2現(xiàn)金出納審核1117.3銀行出納審核1137.4現(xiàn)金銀行日記帳1137.5重算本月日記帳1157.6銀行對帳1167.6.1.系統(tǒng)概述116登錄117系統(tǒng)維護及初始化117每月憑證轉入121銀行對帳單輸入122銀行對帳單轉入123對帳管理125自動對帳125手工對帳126本月對帳查詢127內(nèi)部對帳128內(nèi)部對帳查詢129外部對帳129外部對帳查詢130未達帳查詢130余額調節(jié)表131余額明細表1327.7國庫對帳1327.8支票打印133第八章 憑證管理與維護1348.1 憑證編號移動1348.2 當日憑證重排1358.3 制單工作量統(tǒng)計1358.4 月份結帳處理1368.5 憑證導出/導入

5、1378.6 Excel憑證倒入1408.7預轉帳憑證交換1418.9智能憑證定義1428.10已刪除憑證查詢142第九章 帳表查詢與打印1439.1 項目代碼瀏覽1439.2項目信息查詢1449.3 項目信息匯總1469.4 會計科目瀏覽1469.5科目帳本查詢1479.6科目憑證匯總1519.7憑證信息查詢1529.8憑證信息匯總1549.9預算執(zhí)行查詢1559.10 資金來源查詢1559.11往來帳本查詢1569.12 帳本打印輸出1599.13 月份 / 年度報表編制1609.14 自由報表編制1659.15賬齡分析1779.16 催賬單打印178第十章 帳目檢查與整理17910.1核

6、算平衡檢查18010.2憑證正確性檢查18210.3清除全零帳目18410.4本月記帳清除18410.5重算本月日記帳18410.6重算本月往來帳18510.7重算項目帳18510.8 重算本年來源賬18510.9 重算本月經(jīng)辦人賬18510.10 重算本年項目預算18510.11 重算歷年年項目預算18510.12 重算項目凍結數(shù)185第十一章 項目管理18611.1 崗位設置18611.2 項目立項18611.3項目審核18611.4項目檢查186附錄一 外幣帳使用說明187附錄二 國庫來源核算使用說明196附錄三 打印機自定紙張設置206附錄四 年終帳務結轉211財務管理系統(tǒng)V4.2是上

7、海復旦天翼計算機有限公司在原有復旦天翼財務管理系統(tǒng)基礎上結合國庫集中支付、預算管理以及成本核算等新的財務管理的需要開發(fā)的一套管理型財務系統(tǒng)。本系統(tǒng)不僅提供了全套有關科目的帳、表、憑證、報表處理，而且還為管理需要提供了項目（產(chǎn)品）核算系統(tǒng)，將項目屬性概念引入項目管理，從而為財務領導的管理意圖的具體化提供了良好的基礎。并且將國庫集中支付流程在賬務處理系統(tǒng)中予以集中體現(xiàn)，并提供了自動的國庫對賬以及預算明細化模板化控制的功能，不僅是一套賬務核算系統(tǒng)同時也是一套決策支持系統(tǒng)和管理型系統(tǒng)。1.1系統(tǒng)構成財務管理系統(tǒng)V4.2以帳務處理系統(tǒng)為核心，其構成如圖1.1.1所示：財務管理系統(tǒng)憑證管理科目管理項目管理

8、國庫管理預算管理帳本輸出自由報表銀行對帳國庫對賬高級管理者平臺工資管理系統(tǒng)條形碼打印無現(xiàn)金報銷學生收費管理系統(tǒng)計息管理催帳單打印教師酬金管理系統(tǒng)智能憑證預決算管理票據(jù)打印管理系統(tǒng)固定資產(chǎn)預約報銷相對獨立運行的系統(tǒng)（可選）帳務周邊子系統(tǒng)（擴充版）核心子系統(tǒng)（標準版）財務對公結算平臺圖 財務管理系統(tǒng)V4.0系統(tǒng)構成圖復旦天翼開發(fā)的各類子系統(tǒng)均可與財務系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)交換。1.2帳務處理流程圖帳務初始化填制憑證機制憑證審核未通過或取消復核待修改憑證復核記 帳日記帳明細帳輔助帳報 表結帳開始下月工作備 份圖 財務管理系統(tǒng)V4.2帳務處理流程圖1.3系統(tǒng)特色財務管理系統(tǒng)V4.2是一個高度集成的財務系統(tǒng)，在軟

9、件的集成度、項目管理、權限管理、網(wǎng)絡共享、操作的方便性等均有較大突破，歸納起來有如下特色： 聰明型財務系統(tǒng)財務管理系統(tǒng)V4.2是一個管理型財務系統(tǒng)，將您的管理思想置入財務系統(tǒng)中，財務管理系統(tǒng)V4.2就可學會您的管理思想，并隨時實施您的管理功能。 真正的實時財務在遵循財務規(guī)范的前提下，憑證一經(jīng)審核自動進行往來核銷、限額管理等功能，只要憑證全部復核后，各種報表均可及時匯報。每天均可結帳，領導及管理者每天均可得到反映單位財務狀況的匯報，改變了以往財務系統(tǒng)需月底結帳才有整體分析的狀況。 直觀簡便的操作采用下拉菜單、導航面板、常用功能、工具欄相結合的操作界面，所有可用功能均在屏幕上直接顯示，方便用戶使用

10、。 自動權限管理系統(tǒng)采用了權限管理方法，多層次分工功能。每個登錄用戶可由系統(tǒng)管理員指定操作權限，并可在系統(tǒng)界面顯示時自動將未經(jīng)授權的功能關閉，這樣可滿足各種單位不同的內(nèi)部控制、稽核及嚴密細致的財務分工需要。 自由報表用戶可根據(jù)財務外部和內(nèi)部人員的需要，利用系統(tǒng)提供的自由報表功能，生成各種外部上報會計報表和內(nèi)部管理層需要的內(nèi)部統(tǒng)計、匯總、分析表。其中年報、月報表中的各數(shù)據(jù)均由財務管理系統(tǒng)V4.0提供的報表公式進行定義，可自動生成所需數(shù)據(jù)，并可實現(xiàn)不同帳套的取數(shù)，以達到生成匯總報表或合并報表的目的。 自由帳冊 系統(tǒng)提供了設計帳冊屬性定義方式，用戶可以自由地設置或增減欲輸出的帳冊中的欄目，對各類帳冊

11、中表頭、表尾、字體等均可定義，并提供帳頁輸出的預覽和自由縮放打印。 往來帳管理對各類應收、應付等往來款項，提供了統(tǒng)一的管理模式，特別提供了按往來單位核算的功能。往來款項實現(xiàn)了實時對沖，并對往來帳的沖銷情況提供了多種方式或組合條件的查詢、打印，可按往來單位生成發(fā)生額、余額統(tǒng)計表等。 功能完備的查詢功能系統(tǒng)提供了多種方式的查詢功能，用戶可通過組合條件、模糊查詢法、指定范圍等多種方式，查詢所需的憑證、帳冊、報表等財務數(shù)據(jù)，并可將所查得的數(shù)據(jù)預覽、打印輸出。系統(tǒng)查詢真正做到帳、證、表合為一體，查詢總帳、明細帳、輔助帳、日記帳等時，你可直接聯(lián)查到記帳憑證，而不必退出帳冊查詢后再去查詢所需的憑證；在查詢科

12、目發(fā)生額、余額表時，同樣可聯(lián)查到該科目相應的明細帳和相關的憑證，也不必退出后再一一查詢。在進行憑證、輔助帳、往來帳等的查詢時，可跨年度查詢，而不必退出系統(tǒng)進入以前年度的查詢。 多帳套管理系統(tǒng)提供對多套獨立帳目進行管理的功能。299829471 網(wǎng)絡化管理可按用戶要求自由設置憑證類型，憑證號碼實時搶號。 強大的項目管理功能 可設置核算多達1000類項目類，每類項目均可獨立設置相關核算科目，每個項目類下均設置多達20位長度的項目代碼。 成本、費用、收入管理是每個單位財務管理的重要方面，在本系統(tǒng)中，通過項目帳的合理設置，可將各產(chǎn)品、課題、部門、工作組、科研項目、工程項目、責任單位、個人等全部納入到項

13、目管理中，并可通過系統(tǒng)提供的多種查詢方式，輸出核算對象的資金來源、資金運用、資金結存情況，以達到及時、有效地對各考核對象進行資金控制。 “傻瓜”式科目導向錄入憑單時，在各級科目錄入過程中，通過科目代碼、科目名稱首拼碼的智能匹配等眾多功能，讓操作人員可以記得多少輸入多少，由軟件自動進行糾正并彈出菜單供選擇，大大方便了操作人員的使用。 國庫集中支付全程核算財務管理系統(tǒng)V4.2不但始提供了對國庫集中支付內(nèi)容的核算并且對財政項目與財務項目建立關聯(lián)與限制，有效減少國庫與財務的差錯，并提供了自動國庫對賬的功能。 項目預算模板化管理財務管理系統(tǒng)V4.2不但提供了項目總余額的及時核算與控制，同時還對項目的支出

14、途徑進行明細模板化管理，可根據(jù)項目立項書予以分預算項控制及查詢的功能。1.4環(huán)境要求配置（網(wǎng)絡版）：服務器端：硬件 軟件P4 1G以上 Windows 2000/2003 server1GB內(nèi)存以上Oracle DBMS36GB HD以上 TCP/IP客戶機端：硬件 軟件 PIII 667以上128MB內(nèi)存以上 PWIN98/WIN2000/WIN XP4GB HD以上注：由于WIN98存在一定安全問題，推薦使用WIN2000以上操作系統(tǒng)?？蛻舳俗烂娣直媛释扑]使用1024*768。1.5財務管理系統(tǒng)V4.2管理型財務系統(tǒng)財務數(shù)據(jù)輸出（管理意圖的表達）系統(tǒng)使用（管理意圖的貫徹執(zhí)行）系統(tǒng)初始化（帳

15、目初始部分）嚴格的邏輯約束保證了帳本數(shù)據(jù)的安全性、一致性項目帳科目項目帳（天翼特色）科目帳往來帳記帳憑證管理：憑證錄入、審核、修改管理意圖的實現(xiàn)、反饋與糾正系統(tǒng)初始化（定義部分）帳證表定義其它相關輔助參數(shù)定義：用戶權限等項目體系定義充分的溝通天翼技術人員與客戶財務負責人共同協(xié)商科目體系與項目體系（協(xié)商的基礎是滿足管理、方便管理、管理創(chuàng)新）科目年初數(shù)定義項目年初數(shù)定義往來帳初始化科目體系定義財務管理系統(tǒng)V4.2可以根據(jù)用戶的管理意圖輸出各類常規(guī)報表以及自定義的各種臨時報表和固定報表，為用戶的高層管理決策提供豐富的財務數(shù)據(jù)支持。第二章 系統(tǒng)安裝與升級本系統(tǒng)軟件安裝需分兩部分進行：配置服務器軟件、客

16、戶端環(huán)境安裝。配置服務器軟件（含單機版）過程比較復雜，如果不慎，可能導致系統(tǒng)問題，因此通常由軟件安裝人員完成。本章中僅介紹網(wǎng)絡客戶端環(huán)境的安裝以及系統(tǒng)的升級。2.1客戶端環(huán)境安裝如果是初次安裝客戶端環(huán)境軟件，需按以下步驟進行：1、 安裝好計算機的操作系統(tǒng)（win2000/winXP）；2、 配置TCP/IP協(xié)議，最終要實現(xiàn)客戶機與服務器的連通。本步驟用戶如果自己無法完成，請咨詢計算機專業(yè)人士。3、 運行天翼公司提供的客戶端環(huán)境安裝程序，建議把安裝程序拷貝到本地硬盤進行安裝。STEP1：執(zhí)行安裝程序；STEP2：確認出現(xiàn)的許可證協(xié)議后出現(xiàn)如下圖的界面，請勾選所有可選的安裝組件。圖 天翼軟件運行環(huán)

17、境安裝STEP3：單擊，出現(xiàn)如下圖所示界面。在出現(xiàn)的服務器IP后面的編輯框中輸入服務器的IP地址（例如：202.120.240.100），如果不知道服務器的IP，請向管理員咨詢；圖 設置服務器ip地址 STEP3：單擊按鈕，系統(tǒng)開始安裝運行環(huán)境，并提示安裝成功，要求重新啟動電腦； STEP4：重新啟動后，執(zhí)行財務管理系統(tǒng)V4.2軟件，看能否運行，如不能運行，檢查錯誤重新安裝（注意先到控制面板添加刪除程序中卸載天翼客戶端運行環(huán)境）。4、 如果要測試服務器與客戶端之間是否可通訊，可以在DOS方式下輸入如下命令：PING xxx.xxx.xxx.xxx(服務器ip地址,如202.120.240.10

18、0)若系統(tǒng)顯示：Reply From 202.120.240.100：則表示網(wǎng)絡是通的，若系統(tǒng)顯示：Request timed out則表示網(wǎng)絡不通。請先把網(wǎng)絡連通以后，再運行財務軟件。2.2升級對于已經(jīng)安裝過財務軟件的用戶，如果需要軟件版本升級，可以用管理員（SUPER）的身份，使用新版本的財務軟件登錄，系統(tǒng)將提示用戶原系統(tǒng)已過時需要升級。1、 執(zhí)行軟件商提供的新版本財務程序，登錄到要升級的財務帳套。【注意】升級僅針對財務V4.2系列版本提供自動升級功能，如果安裝的是網(wǎng)絡版，可在客戶端進行升級；如是單機版，則直接在安裝財務系統(tǒng)的主機上執(zhí)行。使用管理員（SUPER）的身份登陸后，進【系統(tǒng)定義與

19、維護】菜單下的【數(shù)據(jù)庫升級】，直接點擊【升級】按鈕升級完成后，系統(tǒng)將提示升級完成。2、 升級最后一步系統(tǒng)會提示是否將新版本程序上傳至服務器，請點擊確定，系統(tǒng)將自動將程序存入服務器數(shù)據(jù)庫中，其他客戶端用原程序登錄時系統(tǒng)將提示從服務器端下載新程序，點擊確定即可。【注意】一般情況下只需按照提示信息，進行升級即可，若升級中出現(xiàn)問題，有必要時請在上海復旦天翼計算有限公司服務人員的電話指導下進行。第三章 快速入門系統(tǒng)安裝好之后，還有一項重要的工作就是系統(tǒng)初始化（參見第四章、第五章），但對于一般的前臺人員來說不需要關心初始化的具體步驟，他們重點需要掌握的是如何使用本系統(tǒng)進行日常的核算工作。本章就從前臺業(yè)務人

20、員的角度出發(fā)，就如何快速掌握本系統(tǒng)的使用進行講解。從實際經(jīng)驗來看，使用帳務處理系統(tǒng)的基本功能對財務人員的計算機能力要求并不是很高，在多次熟悉界面之后用戶就可以真正上手應用了。3.1登錄系統(tǒng)雙擊財務系統(tǒng)啟動圖標，就可進入系統(tǒng)。如果只有一個帳套，系統(tǒng)將跳過帳套選擇界面，直接進入系統(tǒng)登錄界面（如圖3.1.2所示）；如果安裝有多個帳套，則先進入帳套選擇界面（如圖3.1.1所示），然后再進入系統(tǒng)登錄界面：圖 帳套選擇界面圖3.1.2 系統(tǒng)登錄界面登錄本系統(tǒng)必須輸入有效的用戶代號和密碼，如果您是系統(tǒng)管理員并且是安裝該帳套后第一次登錄，可以使用系統(tǒng)管理員用戶登錄。系統(tǒng)管理員用戶代號是：SUPER，初始密碼是

21、SUPER。為安全起見，請用戶在首次登錄后，將SUPER用戶的密碼修改為專用密碼！修改方法見下文密碼設置。用戶應先以SUPER身份進入系統(tǒng)，再定義其他相關運行參數(shù)，設置其他人員的登錄密碼和權限。如果您不是管理員，也不知道自己的用戶代號和密碼，請向系統(tǒng)管理員索取。然后，在用戶代號處輸入相應代號（通常為英文字母或數(shù)字），敲回車后，光標自動到密碼處，輸入密碼再敲回車，如果用戶代號和密碼輸入都正確，兩個按鈕會高亮，否則會以灰度狀態(tài)顯示（如圖），這時用戶應該重新輸入用戶代號和密碼。圖重新輸入用戶代號和密碼 在本系統(tǒng)中，系統(tǒng)對各登錄系統(tǒng)的用戶進行追蹤，每次用戶登錄時，系統(tǒng)就將當前日期作為本次進入的時間，省

22、去了每次修改當前日期的麻煩，并且在系統(tǒng)中采用4位整數(shù)表示年份。本系統(tǒng)會根據(jù)登錄日期自動確定會計期間，通常情況下，普通用戶沒有權限修改登錄日期，如果確實有必要修改登錄日期，請聯(lián)系管理員增加修改登錄日期的權限。密碼設置：兩個按鈕高亮顯示時，用戶可以在登錄時設定或修改自己的密碼，密碼設定窗口如圖所示：圖3.1.4 用戶密碼設置窗口窗口上方顯示了用戶代碼和用戶全稱，要求輸入新密碼（新密碼需要輸入兩遍，第二遍為密碼確認），只有當兩次輸入的新密碼完全一致時，密碼才會被更改。由于系統(tǒng)采用網(wǎng)絡化管理，密碼一旦被修改，用戶在任何一個終端上登錄都要使用新密碼。如果用戶密碼不慎忘記，則必須請管理員通過用戶權限設置中

23、的用戶屬性修改功能重新設定。以SUPER身份登錄天翼財務管理系統(tǒng)V4.2，首次進入的用戶界面如圖3.1.5 總界面所示：圖3.1.5 總界面【注意】總界面的內(nèi)容會隨著用戶權限的不同和個性化設置的不同而有所變化，并且左側導航欄默認不顯示，如需顯示可點擊右側的顯示按鈕。如果用戶不具備某些權限，則相應的模塊會隱藏或以灰色顯示，灰色按鈕或者菜單選項點擊后無效，不能啟用相關功能。上部、左側、右側快捷按鈕欄隨個性化設置不同而是否顯示。此外，管理員默認擁有所有權限，所以全部模塊以高亮顯示。權限設置見4.14人員權限管理，個性化設置見4.15個性化設置。3.2瀏覽科目登錄系統(tǒng)后，用戶關心的首先是怎樣在本系統(tǒng)中

24、錄入憑證進行日常核算，在錄入憑證之前我們需要看一下帳套的科目設置情況。帳套初始化的工作完成后，系統(tǒng)中已經(jīng)存在有本單位相應的會計核算科目。點擊菜單帳表查詢與打印會計科目瀏覽，或者單擊工具欄上的會計科目就可以查看當前帳套的科目設置情況了，詳細說明，請參見9.1會計科目瀏覽。如何設置會計科目，請參見4.2會計科目管理。圖 會計科目瀏覽 在圖會計科目瀏覽所示界面中，默認顯示全部科目，如果只關心某一類的科目，可以單擊窗口上方的文字按鈕，例如選擇負債類，單擊后窗口左方的樹型結構只顯示負債類的科目，這樣方便快速瀏覽。在樹型結構中選中某個科目后，右邊會列出該科目的代碼、名稱以及該科目的相應科目屬性?！白詣诱归_

25、級”用來控制樹型結構的顯示科目級別層次的多少，如果只關心3級的科目設置就可以在空白處輸入3，然后敲回車確認，樹型結構顯示會自動變化。另外本模塊還提供了快速定位某個科目的功能，便于用戶迅速找到所要察看的科目。詳見9.1會計科目瀏覽的介紹。3.3憑證錄入在圖總界面中，選擇菜單憑證制單與復核憑證錄入修改，進入如圖3.3.1憑證錄入所示界面。該界面自上而下主要分為三個區(qū)域，第一個區(qū)域是整張憑證的相關信息，如制單日期、期間、類型、憑證的保存、打印、刪除、修改等等；第二個區(qū)域為憑證分錄的顯示區(qū)域，當前分錄以天藍色顯示；第三個區(qū)域是分錄的錄入及修改區(qū)域。憑證錄入在6.1憑證錄入修改中會有詳細的介紹，本節(jié)僅列

26、出一些關鍵點進行說明。 圖憑證錄入1、新憑證日期不允許修改，若想修改只能在系統(tǒng)登錄時修改；2、本系統(tǒng)憑證編號為自動搶號，錄入新憑證時編號0無須修改；3、修改或刪除分錄時，一定要注意分錄顯示區(qū)域的當前分錄；4、分錄錄入?yún)^(qū)域的內(nèi)容會隨科目屬性的不同而發(fā)生變化；5、快速錄入項目的方法： 如果用戶單位選購了我公司的條碼打印系統(tǒng)，在項目卡片貼上條形碼，借助手持式條碼掃描儀錄入項目代碼是最快最準確的方式之一。 如果用戶單位選購了我公司的一卡通系統(tǒng)，使用讀卡器可以讀入與某人校園一卡通綁定的所有項目供選擇。 如果是手工錄入，我們也提供了幾個方便用戶錄入的技巧如下： (1) 錄入通配符%后敲回車將會彈出一個選擇

27、項目窗口并列出所有的項目（如圖所示），代碼和名稱模式處顯示%，表示下面顯示的是任意項目代碼的項目，這時可以通過瀏覽來選擇所需的項目，當然這只適用于項目比較少的單位；(2) 錄入項目代碼的前幾位后回車，系統(tǒng)會彈出選擇項目窗口并列出所有前幾位代碼與錄入一致的項目供用戶選擇（如圖所示）。對于項目比較多的單位，制單人員沒有必要也不可能記住所有的項目代碼，為了加快業(yè)務速度，建議對制單人員進行分工，每人負責某幾類項目的核算工作，這樣制單人員只需要記憶項目代碼前幾位代碼就可以了。 (3) 點擊項目錄入框后的按鈕設置默認項目號（如圖所示）。圖 選擇項目圖 選擇項目 圖 設置項目設置默認項目后，整張憑證的錄入過

28、程中，都會自動使用本項目號，無需再次輸入，如果憑證分錄對應的科目為非項目核算性質，項目號會自動清空。如果要取消默認項目代碼的設定，請再次點擊鎖定項目代碼按鈕，將代碼清空后確認即可。注意：重新錄入一張新憑證時，默認項目號可以重新設置。 6、快速錄入科目的方法： 用戶錄入項目代碼后，或者項目代碼不錄入直接敲回車后，光標將跳轉到科目錄入框，這時便可以錄入科目了。本系統(tǒng)為快速錄入科目提供了如下幾個技巧： (1) 直接回車，列出所有科目供選擇，需要注意的是，如果輸入了項目代碼，僅列出該項目可以進行核算的相關科目（如圖），這樣的設計避免了出現(xiàn)與該項目無關的科目；如果沒有項目代碼，則列出所有科目（如圖3.3

29、.6）；圖 相關科目圖 所有科目 (2)錄入科目代碼的前幾位后敲回車，會彈出與前幾位代碼錄入一致的所有科目，例如支出類科目比較復雜，難以記憶，我們可以僅輸入前兩級或三級，然后再在彈出的列表中進行選擇（如圖所示）；圖 科目列表(3)錄入科目名稱的首拼后敲回車，會彈出與錄入首拼相一致的所有科目，例如要錄入科目名稱為專項經(jīng)費結余的科目，可以錄入zxjfjy(大小寫均可以)，之后將彈出如圖的界面；另外，不一定要輸入全部首拼，例如，我們可以錄入jfjy來選擇名稱中含經(jīng)費結余四個字的科目，然后再選擇科目，如圖3.3.9所示；圖 選擇科目圖 選擇科目7、習慣使用熱鍵，加快憑證處理速度，本系統(tǒng)在憑證錄入界面提

30、供了很多的功能熱鍵供用戶使用，熱鍵提示如圖單獨頁面顯示，用戶可隨時查看。圖 熱鍵提示有關憑證錄入的其他詳細操作請參見6.1憑證錄入修改。3.4設置打印機初次使用系統(tǒng)的用戶可能遇到有關打印機的安裝及設置問題，如果不能正確安裝，就無法正確進行憑證和帳本的打印，以致前臺報帳工作無法開展。如何安裝打印機？（以WINDOWS 2000為例，WINDOWS XP、WINDOWS 2003類似）其方法及步驟：1、 單擊按鈕，指向“設置”，然后單擊，出現(xiàn)如圖 打印機的安裝窗口；圖 打印機的安裝2、 雙擊，出現(xiàn)如圖打印機安裝向導窗口:圖打印機安裝向導3、 按照屏幕上的提示進行設置；4、 安裝完畢后，打印機的圖標

31、將出現(xiàn)在“打印機”文件夾中，如果您同時安裝了“本地”和“網(wǎng)絡共享”兩種打印機，則它們的圖標是不同的。如何共享打印機？（以WINDOWS 2000為例，WINDOWS XP、WINDOWS 2003類似）如果您安裝的是本地打印機，也就是說打印機連在您所使用的計算機上，那么就可以通過設置共享，使網(wǎng)絡上的其他用戶能夠共享連接在本機上的打印機。其方法及步驟：1、單擊按鈕，指向“設置”，然后單擊；在“打印機”窗口中，單擊欲設置為共享的打印機；在“文件”菜單中，單擊，如圖 打印機共享設置窗口；2、單擊所需選項。圖 打印機共享設置如何查詢、取消正在打印的帳冊、文件？（以WINDOWS 2000為例，WIND

32、OWS XP、WINDOWS 2003類似）可以通過雙擊“打印機”文件夾中的圖標來查看文檔或帳冊的打印狀態(tài)：正在打印或正在等待打印，同時還可以管理打印作業(yè)。例如：您可以通過單擊菜單項來暫停或取消一個或多個正在打印的作業(yè)，如圖打印管理窗口。圖 打印管理【注意】1、 所選打印機不同，在打印機屬性對話框中出現(xiàn)的標簽也將有所不同。2、 若該步驟用戶無法獨立完成，請咨詢相關專業(yè)人士。如何為安裝好的打印機定義紙張大?。坑捎趹{證的格式并不統(tǒng)一，所以大小通常要使用自定義大小。（參見本手冊附錄三）如何為憑證打印和帳簿打印選擇相應的打印機？（參見11.2打印參數(shù)設置）第四章 系統(tǒng)定義與維護系統(tǒng)定義與維護中主要定義

33、本系統(tǒng)的運行時需要的環(huán)境參數(shù)，會計科目的定義以及其他系統(tǒng)運行所需要的基本定義功能，同時為了安全考慮還對登錄系統(tǒng)進行的所有操作進行了日志登記。上述功能的使用，我們將在本章詳細說明。從主界面點擊系統(tǒng)定義與維護可以看到圖4.1 系統(tǒng)維護所示界面。圖4.1 系統(tǒng)維護4.1 會計期間定義圖 會計期間定義在財務管理系統(tǒng)V4.2中，可以根據(jù)具體核算和管理需要，定義不同的會計期間。首次使用本系統(tǒng)，默認期間的日期范圍按照自然年各個月份的起止時間設置，用戶可以自行修改期間范圍。（如圖 會計期間定義）【注意】1、各個期間的開始日期不可修改，自動從上一個期間截止日期的后一日開始。2、第13期間系統(tǒng)默認為結帳期間，在此

34、期間內(nèi)系統(tǒng)對核算的內(nèi)容進行了限制：該期間內(nèi)只能發(fā)生結轉憑證。請用戶根據(jù)實際需要，確定是否設置結帳期。結帳期：該期間內(nèi)發(fā)生的所有憑證均為年終結轉相關憑證。登錄結帳期后的數(shù)據(jù)均包含結轉憑證內(nèi)容；非結帳期數(shù)據(jù)，不包含結轉憑證內(nèi)容。4.2 會計科目管理圖 會計科目管理在財務管理系統(tǒng)V4.2中，實現(xiàn)了全套的基于借貸法的常規(guī)財務管理，其核心為用戶可以自由地按所處行業(yè)的會計制度的不同，設置不同的科目。在本系統(tǒng)中，科目代碼最多可設置為10級，分別為一級科目，二級科目，三級科目，四級科目，五級科目，六級科目，七級科目，八級科目，九級科目，十級科目。與其他財務軟件不同的是，本系統(tǒng)中采用點(.)來分割不同的科目級別

35、，如：101 為現(xiàn)金一級科目102.1 或者 102.2 或者 102.3 為銀行之二級科目以此類推。每一級科目均可有一個以上編碼，編碼0在本系統(tǒng)表示為無編碼，不能采用0或00或000等為任何一級科目編碼。非一級科目可以為一位至四位數(shù)字。每級代碼均應有一名字與其對應，而在輸入或打印時均采用路徑形式表示，如：102.1 科目名稱表示為 銀行/交行321.1 科目名稱表示為 利潤/本年利潤在本系統(tǒng)中,年初數(shù)的設置需在最末級科目上輸入，系統(tǒng)自動保持上下級科目之間的核算關系。科目的設置除了常規(guī)的記帳和核算功能外，本系統(tǒng)還為科目賦予了一組附加屬性，如往來帳，銀行帳，特殊核算等。各類附加屬性，均是通過修改

36、科目的特性而進行的，各類特性可以進行組合(個別組合不允許，系統(tǒng)會自動限制)。此類特性可在末級科目（最小記帳單位，不再有下級科目，即最明細科目）上定義也可在上級科目上定義，在上級科目上定義時系統(tǒng)將默認把該科目所有明細科目設為該屬性?？颇刻匦缘脑O置是系統(tǒng)建立輔助帳的基礎和根據(jù)，用戶可通過單擊“圖 科目定義”窗口上的“修改科目定義”功能來設置科目的輔助屬性。在憑證錄入時，系統(tǒng)會根據(jù)輔助屬性提示用戶錄入相應的輔助核算信息。未定義則不出現(xiàn)相關信息。例如：如沒有定義往來屬性，則錄入分錄時不會顯示錄入核銷代碼信息。附：科目標記介紹：標準科目（由主管部門規(guī)定的標準核算科目）系統(tǒng)對標準科目進行了鎖定，除總帳科目

37、外，不允許增加同級科目。如本單位不使用部分標準科目，可以刪除（詳見標準科目管理）。：編輯后未保存科目：非標準科目：非末級科目：末級科目：待刪除科目（刪除標記）4.2.1 會計科目增加進入系統(tǒng)定義與維護會計科目管理中，即可見到科目管理界面，見圖。方法及步驟：新增一級總帳科目：選中科目列表樹中的根節(jié)點“全部科目”，點擊按鈕。新增非一級總帳科目：選中欲新增科目的上級科目，點擊按鈕。1、 科目代碼：輸入科目代碼。0開頭的代碼無意義，系統(tǒng)將自動截去0。若有類似01或者001或者0001的代碼則輸入1。2、 科目名稱：輸入科目代碼對應的名稱（僅輸入本級科目名稱）。3、 助記碼：輸入科目名稱后，光標離開科目

38、名稱時，系統(tǒng)會根據(jù)科目名稱的首拼自動生成最多8位的默認助記碼。使用者可以根據(jù)需求修改默認助記碼。4、 根據(jù)需要設置科目輔助屬性，一個科目可以具有多個屬性，打就表示具有該屬性，說明如下：現(xiàn)金：表示此科目為現(xiàn)金設置科目，可以打印輸出現(xiàn)金日記帳。銀行：表示此科目為銀行設置科目，在憑證錄入此科目后，會要求輸入支票號等銀行對帳所需相關信息。外幣核算：表示此科目為外幣核算科目，外幣匯率設置（見4.10）中設置相應的外幣名稱。數(shù)量金額核算：表示此科目為數(shù)量金額式帳目，此科目下可能為材料核算等一些需記錄數(shù)量的帳本。項目核算：若該科目指定為項目核算，憑單錄入時在輸入該科目后，會被要求輸入項目代碼，同時系統(tǒng)就為該

39、項目記錄項目余額（包括期初及各種累計），以及該項目在該科目下的各項余額（包括期初，期末及各種累計數(shù)），項目核算需在科目項目管理中指定相應的項目類與之對應。特殊核算：本系統(tǒng)中可支持與各類憑證分錄有關的統(tǒng)計，如個人工作量、部門總成本、?？厣唐返?，制單人員在制單時通過給特殊分錄加上標記，來達到各類特殊核算。應用實例為：專控商品標記，個人總支出核算。另外，如有產(chǎn)業(yè)現(xiàn)金流量表，需在現(xiàn)金、銀行科目的最明細科目上勾上特殊核算標志。往來業(yè)務核算：表示該科目為往來核算科目，一旦設置了該特性，錄憑單時在輸入了該科目后，會被要求輸入往來單位及核銷代碼（即對沖號），若需要根據(jù)往來單位核銷，需在會計科目管理中指定對應的

40、項目類。來源核算：表示該科目為來源核算科目，同時設置對應的經(jīng)濟科目。設置了該屬性以后，憑單錄入時如果該科目同時為現(xiàn)金銀行科目時，系統(tǒng)會要求輸入或選擇對應的經(jīng)濟科目，來源以及支付令等內(nèi)容。如果該科目為項目核算并且項目有來源，則憑證錄入時同樣需要輸入上述內(nèi)容。5、 單擊按鈕，保存本次修改內(nèi)容。6、 單擊所定義的科目，在科目樹顯示窗口中，“”表示該科目為最明細（即末級）科目，“”表示為非末級科目，鼠標選中某一科目（選中后以藍條高亮顯示），則科目屬性欄顯示相應科目的屬性。如圖會計科目管理中，503.3科目擁有項目核算屬性。4.2.2 會計科目的修改方法及步驟：1、單擊會計科目管理，系統(tǒng)進入“圖 會計科

41、目管理”窗口；2、確定所要修改的科目，并將光標條移至該科目上，此時，在窗口上方的“科目代碼”等欄目自動顯示該科目的信息及輔助核算屬性；3、單擊修改科目定義，在彈出窗口中進行修改；4、科目修改窗口的使用同科目增加部分，參見會計科目增加。【注意】科目目錄中，請注意各個圖標的含義，詳見4.2科目標記介紹。4.2.3 會計科目的刪除方法及步驟：1、單擊會計科目管理，系統(tǒng)進入如“圖會計科目管理”窗口；2、確定所要刪除的科目，并將藍色光標條移至該科目上；3、單擊設置刪除標志按鈕。設置刪除標志的科目在保存前可以取消刪除標志，方法是選中設置刪除標志的科目，再次單擊設置刪除標志按鈕，刪除標志被取消。4、系統(tǒng)自動

42、檢測將要被刪除的科目在本年是否有相關的業(yè)務發(fā)生，如有，系統(tǒng)將提示，并拒絕刪除；如無，保存后則對該科目進行刪除。5、 單擊按鈕，系統(tǒng)將保存此次刪除結果?！咀⒁狻繉τ诒灸甓纫延邪l(fā)生額的科目，如刪除，將會導致帳務出錯。所以，系統(tǒng)自動檢測要刪除的科目是否有發(fā)生額，如有，系統(tǒng)將拒絕刪除。已經(jīng)設置了項目、往來等核算標志的科目不允許刪除，如必須刪除，請先清除關聯(lián)關系。4.2.4 會計科目的打印用戶可根據(jù)需要打印出全部或某級科目及其屬性。方法及步驟：1、 單擊會計科目管理，系統(tǒng)進入如“圖會計科目管理”窗口；2、 單擊科目表打印按鈕；3、 輸入起始科目號，終止科目號，打印層次，單擊確定(如圖.1 科目打印)。

43、圖.1 科目打印4.2.5 科目核算關系設置選擇擁有項目核算、往來核算、特殊核算、數(shù)量金額核算等科目屬性的科目，會計科目管理模塊將出現(xiàn)項目關聯(lián)、往來關聯(lián)等設置界面，如圖.1 核算關系關聯(lián)。選擇需要設置的關聯(lián)類型，點擊設定關聯(lián)按鈕，設置相關科目與項目大類的關聯(lián)關系。圖.1 核算關系關聯(lián)如果設置擁有項目核算關系的科目與項目關聯(lián)，點擊 按鈕（如圖.1所示）后，出現(xiàn)圖4.2.5.2 相關項目類設置界面。選擇需要的項目大類，按下。圖.2相關項目類設置從中可以指定一個到多個相關的項目，方法是將“無關項目類”中選中的相應項目類加入“相關項目類”。如上圖中的“110.1.20”科目對應項目大類“01”（這里僅

44、做示例）。若對往來核算科目設置了對應的項目類，即表示按往來單位和核銷代碼進行核銷。這樣，在錄入憑證時，必定要輸入往來單位編碼與核銷代碼才能通過，否則的話，往來單位就以“*”表示，說明不根據(jù)對方單位而只依據(jù)核銷代碼進行核銷。對于往來科目，用戶可設置余額方向，系統(tǒng)以此來區(qū)分該科目是暫存還是暫付。這樣，系統(tǒng)就可以做到：1、余額方向設為借方的往來科目為暫付科目，它的每筆業(yè)務必須先借后還，而且還款金額不能大于借款金額。2、余額方向設為貸方的往來科目為暫存科目，它的每筆業(yè)務必須先有貸方余額，然后提取走，而且提款金額不能大于貸方余額。3、余額方向設為任意的往來科目，系統(tǒng)不對其進行余額檢查。4.2.6 標準科

45、目管理本系統(tǒng)初始安裝完成后即帶有一套標準科目，用戶可以在初次使用本系統(tǒng)時，調用標準科目，并在標準科目的基礎上調整，快速制定出適合自身單位使用的會計科目。點擊圖所示中按鈕，出現(xiàn)圖4.2.6.1標準科目恢復 所示界面。選中欲恢復的科目，點擊狀態(tài)欄未啟用字樣，使之變更為恢復。全部選擇完畢，點擊按鈕，完成標準科目恢復。圖.1標準科目恢復 4.3 科目帳初始化用戶如果第一次使用本系統(tǒng)，可使用此功能錄入科目的期初余額。如果不是第一年，則可通過系統(tǒng)提供的生成下年數(shù)模塊，由系統(tǒng)將當年的數(shù)據(jù)自動結轉至次年。方法及步驟：1、單擊科目帳初始化，系統(tǒng)進入如圖4.3.1 科目初始數(shù)據(jù)設置窗口；2、將光標移至所需錄入初始

46、數(shù)據(jù)的科目上；3、選擇科目借、貸方向，錄入科目年初數(shù)；4、錄入完成后，按保存修改按鈕保存。若該科目為外幣科目，設置方法參見附錄一中的具體說明。圖4.3.1科目初始數(shù)據(jù)設置4.4 往來帳初始化在做往來帳初始化之前，首先要整理出在開帳年月之前還未沖完的往來業(yè)務及具體金額。往來帳期初數(shù)的裝入可有兩種方式，如果數(shù)據(jù)量比較大，可以利用財務數(shù)據(jù)交換子系統(tǒng)進行初始化工作，如果需要初始化的往來數(shù)據(jù)不多，可以通過手工錄入的方式進行初始化，手工初始化的方法是進入系統(tǒng)定義與維護，選擇往來帳初始化，可見界面如下：圖4.4.1 選擇往來科目選定某一個科目，單擊，界面如下：圖4.4.2 全部往來項目單擊其中的按鈕可逐條地

47、加入往來期初數(shù)，界面如下：圖4.4.3 往來項編輯窗口如果不按單位與核銷代碼對沖，可以不輸單位代碼，然后依次輸入日期、憑證號、憑證類型、摘要等其他往來信息。其中，記錄號表示憑證的第幾筆分錄（如為往年數(shù)據(jù)，沒有確切分錄號碼，一般輸入1）。輸完后單擊完成。4.5 結算方式定義 進行銀行科目的分錄錄入時，需要指定實際結算的方式，以方便以后進行對帳處理。用戶可以參照（圖4.5.1結算方式定義）中的內(nèi)容，結合本單位的實際情況進行結算方式的定義，本模塊定義過的結算方式將會在憑證錄入時調用。圖4.5.1 結算方式定義4.6 憑證類型定義開始錄入憑證之前，用戶必須預先對所需要的憑證類型進行定義。例如分成現(xiàn)金、

48、銀行、轉帳三類或記帳憑證等類型，或者按校區(qū)分（適用于多個校區(qū)并行做帳的高校用戶），均可由用戶自由指定。系統(tǒng)安裝完成后，已帶有一個初始憑證類型P記帳憑證。憑證類型的設置是在系統(tǒng)定義與維護憑證類型定義中，主要提供對憑證種類的增、刪、改，以及特別控制功能，如圖憑證類型設置所示：圖4.6.1 憑證類型設置方法及步驟:1、 編號:用于標示各類憑證，必須以大寫字母表示，最多26類憑證類。2、 全稱及簡稱:憑證類型的詳細及簡要稱謂，注意簡稱不能重復。3、 憑證限制條件:按照界面提示設置后，可對該類憑證的科目進行相應檢查。4、 新增憑證類型，在輸入了上述內(nèi)容后單擊；若是對已有的憑證類型進行修改，則在修改完相應

49、的內(nèi)容后單擊。5、現(xiàn)金科目紅字控制勾選表示如果設置了現(xiàn)金銀行屬性的科目當日記賬余額出現(xiàn)貸方時則憑證不允許保存。預算科目自平衡表示單張憑證中6字頭科目（即預算科目）應該借貸平衡。特殊科目平衡類似于6字頭科目。4.7 憑證格式定義財務管理系統(tǒng)V4.2系統(tǒng)支持用戶自印憑證的套打。為便于用戶按照各自的要求打印憑證，本系統(tǒng)提供了憑證格式定義功能。進入系統(tǒng)定義與維護憑證格式定義，有界面如圖4.7.1憑證格式定義所示：圖4.7.1 憑證格式定義憑證格式根據(jù)各單位的需要可以自行定義，所用參數(shù)說明如下：1、 基本字體：采用字體的磅值2、 原點X值：原點取于憑證的左上角，x向右增長，y向下增長。修改這個數(shù)值表示打

50、印的內(nèi)容將對于原來的位置做水平方向的平移?？扇?，負整數(shù)，正整數(shù)。（單位：毫米）3、 原點Y值：修改這個數(shù)值表示打印的內(nèi)容將對于原來的位置做豎直方向的平移?？扇?，負整數(shù)，正整數(shù)。（單位：毫米）4、 是否缺?。河捎谙到y(tǒng)可以維護多個憑證格式，所以必須指定一種格式作為缺省格式，但不可以有多于一個的缺省格式。5、 細節(jié)Y值：表示第一條分錄相對于原點縱向的距離。（單位：毫米）分錄相對于原點橫向的距離在列定義中進行，由列定義中的第二個數(shù)值決定。6、 細節(jié)行數(shù)：表示一張憑證最多可打印的分錄行數(shù)（包括折行）。7、 基本行高：0表示取缺省行高，否則取指定行高。（單位：毫米）8、 合計輸出方式：一張憑證借方、貸

51、方的合計數(shù)通常在憑證分錄最后出現(xiàn)，這里有三種輸出方式可以選擇。（1）選擇“合計在固定位置輸出”，這時合計字樣不出現(xiàn)，只出現(xiàn)合計的數(shù)值，且合計值用來指定合計的數(shù)值在縱向與原點間的距離，這時如果選擇了“輸出大寫合計”，則還需要輸入合計值，用來指定合計的大寫數(shù)值距離原點水平方向的距離；（2）選擇“合計占用細目位置，不可單獨一頁”，是指合計欄作為細目的最后一項出現(xiàn)，如果憑證最后一頁分錄已占滿指定細節(jié)行數(shù)時，合計欄不可單獨一頁；（3）選擇“合計占用細目位置，可單獨一頁”，合計欄可以單獨一頁。9、 合計X值：憑證底部的“合計金額”兩字的X坐標或是大寫的合計金額的X坐標。（單位：毫米）10、 合計Y值：憑證

52、合計行的Y坐標，即距離原點的縱向距離。（單位：毫米）11、 表頭定義：X坐標，Y坐標，字體大小，公式（單位：毫米）例如：年月日的輸出可以使用下面的定義118,26,0,syear135,26,0,smonth150,26,0,sday12、 表尾定義：X坐標，Y坐標，字體大小，公式（單位：毫米）字體大小為0：表示使用缺省字體。字體大小不為0：表示使用指定字體大小，單位為磅。例如：輸出錄入人、審核人可以使用下面的定義 43,109,0,Input_name76,109,0,check_name13、 列定義：就是指構成分錄的每一項數(shù)據(jù)的構成定義格式如下：行，列，寬度，類型，小數(shù)，是否折行，對齊，三位一撇，字體，公式，條件例如：摘要定義，科目定義，科目名稱定義1,32,36,0,0,-1,0,0,0,sabstract1,83,40,0,0,0,0,0,0,subj2,83,41,0,0,0,0,0,0,subjname【說