采購及報銷流程規(guī)定范文

1、采購及報銷流程規(guī)定范文一、目的 為了加強公司采購及報銷業(yè)務工作的管理，做到有章可循， 預防采購及報銷過程中的各種弊端，降低采購成本，提高采購及 報銷業(yè)務的質(zhì)量和效率，特制定本規(guī)定。二、范圍 本規(guī)定適用于公司所有物品（固定資產(chǎn)、勞保用品、辦公用 品、節(jié)日慰問品等）或勞務（技術(shù)、服務等）的采購。三、職責（一）各部門對辦公用品或勞務需求應根據(jù)需求物品或勞務 的性質(zhì)和權(quán)屬，定期由部門提交采購申請單于行政部，行政 部每月定期匯總各部門的申購內(nèi)容，提交一份 年 月采購需求 申請總表由公司決策層進行批復；對于已批準的申購內(nèi)容，財 務部根據(jù)申購需求撥款或提供采購金額預算，行政部進行協(xié)調(diào)及 完成采購。1. 行政

2、部在處理采購內(nèi)容時應以資源最優(yōu)化和成本合理化為 原則，通過合適的渠道完成采購任務，如遇特殊情況或任務，需 其他部門或人員參與采購，可于 年 月采購需求申請總表內(nèi) 標注。2. 各部門負責人應遵從勤儉節(jié)約的原則，妥善處理部門內(nèi)提 交的采購需求，對公司財產(chǎn)的使用和保存做好監(jiān)督工作；各位員 工有義務妥善保管辦公用品及合理使用消耗類辦公品，避免揮霍 與浪費。董事長有權(quán)對生產(chǎn)經(jīng)營采購、固定資產(chǎn)購置、維修等計 劃做最終批復和調(diào)整。（二）采購經(jīng)辦人在采購過程中需負責發(fā)票的收集和辦理結(jié) 算，并對發(fā)票的真實性進行嚴格把關(guān)；所有票據(jù)齊全后于公司規(guī) 定期限內(nèi)向財務部提交審核和報銷。（三）行政部負責按照本制度第二條所涉

3、及的內(nèi)容對所有公 司財產(chǎn)及物品做好登記備案，以及協(xié)調(diào)完成對各類固定資產(chǎn)的日 常維護和定期檢修。四、采購作業(yè)操作流程（一）物資采購的申請與審批1. 各部門根據(jù)工作計劃、 實際需要以及庫存情況于每月 日前 上報次月的采購計劃，填寫采購申請單 ，由部門負責人簽字后 交由行政部匯總。2. 經(jīng)行政部初審后，由行政部填寫 年 月采購需求申請總 表，將月度采購計劃提交公司決策層核準后執(zhí)行。3. 未列入當月采購計劃或超出計劃的臨時采購申請需先向行 政部確認庫存為零，且對實際工作產(chǎn)生即時影響的情況下，可根 據(jù)實際情況填寫特殊情況采購申請單 ，由部門負責人簽字并與 行政部溝通后，提交公司決策層審批，批復后告知行政

4、部執(zhí)行采 買。除不可預計的特殊用途外，原則上不受理普通辦公用品的臨 時申請。（二）采購比價1. 行政部在采購前須對所需采購物品的渠道進行了解和多方 選擇，根據(jù) 年 月采購需求申請總表中注明預算，對預采購 物品提供至少兩家或以上的供應商報價和聯(lián)系方式，如有需要可 聯(lián)系供應商進行實地考察。2. 所有采購及報銷業(yè)務應經(jīng)財務部物價審查后方可報公司決 策層簽批，后方可進行采購和報銷。（三）采購實施及物資驗收1. 公司的采購及報銷業(yè)務統(tǒng)一由行政部負責辦理，其他部門 或人員不得在未經(jīng)批準的情況下自行采購。2. 采購物資運到本公司時，先由行政部對照核對采購計劃， 經(jīng)確認無誤后進行質(zhì)量檢驗， 檢驗合格的物資由行

5、政部登記入庫， 檢驗不合格的物資不得辦理入庫。（四）物資分配1. 采購物資分配以收到當月各部門申請的先后順序，并根據(jù) 實際采購物資數(shù)量進行合理分配。由各部門申請人簽字領(lǐng)取。領(lǐng) 取記錄由行政部門負責留存?zhèn)洳椤?. 對庫存物資應及時更新清點，不出現(xiàn)重復購買或因分配不 均而導致的重復支出。3. 對分配的固定資產(chǎn)需由部門負責人簽字驗收，行政部門應 及時完成公司固定資產(chǎn)的登記備案。五、報銷（一）采購發(fā)票按規(guī)定能夠取得增值稅發(fā)票的，必須索取增 值稅發(fā)票；不能取得的，應向供應商索取普通發(fā)票。行政部應避 免向不能提供發(fā)票的供應商進行采購，如遇特殊情況，應向供應 商索要收據(jù)并附帶有供應商名稱的付款憑證截圖。（二

6、）在報銷時需由行政部提交 年 月采購入庫單，連同 有關(guān)憑證報經(jīng)財務部審核，并經(jīng)公司決策層批準后，出納人員方 可予以報銷。（三）財務部在對采購物品報銷時，應當認真審核采購清單 及相關(guān)票據(jù)，對賬目結(jié)算不清、不符合本制度規(guī)定以及不符合稅 務制度規(guī)定的報銷憑證財務部不得辦理相關(guān)報銷手續(xù)。六、責任（一）不按規(guī)定程序及未經(jīng)審批采購的，由行政部或請購部 門人員自行負責處理；已經(jīng)與供方簽訂購銷合同，導致公司因不 能履約而發(fā)生的損失由相關(guān)人員承擔全部責任及賠償。（二）經(jīng)審批的采購計劃和申請，行政部應在采購期限內(nèi)采 購到位，因非人為原因未能采購到位的部分應及時與需求部門溝 通解決方案。（三）經(jīng)查實為未經(jīng)比價導致采

7、購價格明顯高于正常采購渠 道價格的情況（除有正當理由解釋外），價格高出部分由采購人員 自行承擔。提交供應商報價時，與供應商串通抬高價格，從中謀取私利；經(jīng)查實后由采購人員承擔相應損失并接受公司處分。（四）物品使用部門必須依據(jù)實際需要， 填寫采購申請單 因填寫不規(guī)范，導致無法確認請購物資必要信息的，行政部有權(quán) 拒絕采購。采購計劃及申請必須由請購部門指定專人提交行政部 審批。對貪圖省事、亂報采購計劃，造成本公司流動資金使用浪 費的，依照采購物品實際價值的兩倍標準對有關(guān)責任人處以罰款。（五）財務部必須認真履行審核監(jiān)督責任，對審核把關(guān)工作 不嚴、不及時向公司決策層匯報采購有關(guān)事實，并造成公司經(jīng)濟 損失的，給予相應的經(jīng)濟和行政處分。（六）行政部必須對所有運抵本公司的采購物品，依照采購 合同規(guī)定的質(zhì)量要求進行質(zhì)量檢驗。若發(fā)現(xiàn)品質(zhì)不符時，必須及 時報告公司決策層進行處理。嚴禁品質(zhì)不符的外購物品入庫。因驗收人員玩忽職守造成經(jīng)濟損失的， 給予相應的經(jīng)濟和行政處分。（七）行政部對驗收合格的外購物品辦理入庫手續(xù)，并對入 庫采購物品的數(shù)量負責。若發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符時，應當及時向公司決 策層報告，同時妥善保管該批采購物品等待處理。