會(huì)計(jì)信息化下輔助核算應(yīng)用淺探(一)

1、會(huì)計(jì)信息化下輔助核算應(yīng)用淺探（一） 在信息技術(shù)日新月異的今天,信息化已成為企業(yè)會(huì)計(jì)工作的必然選擇。賬務(wù)處理系統(tǒng)是整個(gè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的核心。如何在賬務(wù)系統(tǒng)中科學(xué)、合理地設(shè)置輔助核算是為提高會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)效率和質(zhì)量必須慎重考慮的問題,它直接影響會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的功能和性能,因此應(yīng)對輔助核算設(shè)置問題給予足夠的重視。隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大,生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)復(fù)雜化,各種業(yè)務(wù)核算對象越來越多,傳統(tǒng)的核算方法已不再適應(yīng)管理的要求。為了加強(qiáng)對各種信息的管理,更好地處理越來越多的核算對象,在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中普遍采用了輔助核算的方法。它突破了傳統(tǒng)的總分類賬和明細(xì)賬的核算方式,提供了靈活多變的輔助賬及相應(yīng)的查詢統(tǒng)計(jì)等多種功能,為滿足

2、企業(yè)內(nèi)部管理控制提供了更詳盡有用的核算信息。如何科學(xué)、合理地設(shè)置會(huì)計(jì)科目的輔助核算以充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)信息管理的優(yōu)勢,是值得廣大財(cái)會(huì)人員探討的問題。設(shè)置會(huì)計(jì)科目是將企業(yè)會(huì)計(jì)核算中所使用的會(huì)計(jì)科目逐一地按系統(tǒng)要求描述給系統(tǒng)。它是賬務(wù)處理系統(tǒng)的核心,反映整個(gè)企業(yè)會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理的體系結(jié)構(gòu),是賬務(wù)系統(tǒng)初始化設(shè)置中最煩瑣、最復(fù)雜的設(shè)置工作。而輔助核算是針對科目的,實(shí)現(xiàn)了更廣泛的賬務(wù)處理,以適應(yīng)企業(yè)管理和決策的需要,一般通過核算項(xiàng)目來實(shí)現(xiàn)。核算項(xiàng)目是會(huì)計(jì)科目的一種延伸,設(shè)置某科目有相應(yīng)的輔助核算后,相當(dāng)于設(shè)置了該科目按核算項(xiàng)目進(jìn)行更為明細(xì)的核算。但核算項(xiàng)目又不同于一般的明細(xì)科目,它具有更加靈活方便的特性。

3、一、設(shè)置輔助核算的原因第一,實(shí)際工作中某些企業(yè)核算業(yè)務(wù)對象較多,核算方式較特殊,需要對它們進(jìn)行特殊管理;而且這類對象增加明細(xì)科目也會(huì)受到會(huì)計(jì)科目結(jié)構(gòu)的限制,處理很不方便,更加不會(huì)突出特殊核算。第二,傳統(tǒng)方式下科目分類賬需要登記全部憑證,而輔助賬只需登記有關(guān)部分憑證,兩次登賬交叉重復(fù)、工作量大、準(zhǔn)確率低、不易核對。輔助賬用于某些在日記賬和分類賬中未能記載的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),作為備查賬進(jìn)行補(bǔ)充登記。第三,在各種會(huì)計(jì)信息化軟件中,一般都提供了豐富的輔助核算功能。所謂輔助核算功能是指賬務(wù)處理時(shí),當(dāng)一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后,不但要登記總分類賬、明細(xì)賬等正式賬簿,還要登記各種輔助賬簿。記賬憑證一經(jīng)輸入,只需執(zhí)行“記賬”

4、功能,即可同時(shí)完成正式賬簿和輔助賬簿的登記工作,準(zhǔn)確率高。第四,采用輔助核算可以簡化會(huì)計(jì)科目體系,使會(huì)計(jì)科目體系變得相對穩(wěn)定,而且還可進(jìn)行縱向的和橫向的信息查詢分析,符合會(huì)計(jì)信息化環(huán)境的特點(diǎn)和對會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的要求。二、常用輔助核算的類型輔助核算是在會(huì)計(jì)信息化特定環(huán)境和方式下產(chǎn)生的一種新型核算方式,它采用傳統(tǒng)明細(xì)賬會(huì)計(jì)核算原理,同時(shí)兼顧會(huì)計(jì)信息化處理方式的特點(diǎn),以最簡便的方式最大限度地滿足企業(yè)的核算要求。盡管目前各會(huì)計(jì)信息化軟件都提供了輔助核算功能,但提供的輔助核算類型不盡相同。典型的輔助核算類型包括單位往來核算、個(gè)人往來核算、部門核算和項(xiàng)目核算,分別完成對賬戶的各往來單位信息、個(gè)人信息、部門信

5、息及項(xiàng)目信息的獨(dú)立核算和反映。(一)單位往來核算單位往來是指企業(yè)和其他企業(yè)間發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),包括客戶往來和供應(yīng)商往來。單位往來輔助賬是為了核算企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中與外部企業(yè)發(fā)生的往來經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),如應(yīng)收賬款、預(yù)收賬款和應(yīng)付賬款等都是處理單位往來業(yè)務(wù)的賬戶。根據(jù)目前會(huì)計(jì)信息化軟件的實(shí)際水平,對往來賬核算管理可采取如下方式:1.企業(yè)規(guī)模不大,有少量往來單位時(shí),作為明細(xì)科目設(shè)置。對往來業(yè)務(wù)的處理方法是按往來單位設(shè)置明細(xì)賬,即將往來單位設(shè)置為明細(xì)科目。當(dāng)往來業(yè)務(wù)較多時(shí),不僅增設(shè)的明細(xì)科目較多,而且也不便于開展往來款項(xiàng)的統(tǒng)計(jì)、分析與清理工作。2.企業(yè)規(guī)模較大,往來業(yè)務(wù)頻繁時(shí),將科目設(shè)置為單位往來輔助核算,作

6、為賬務(wù)系統(tǒng)中的往來單位進(jìn)行管理,或選用應(yīng)收、應(yīng)付款系統(tǒng)管理。在這種情況下,只是往來業(yè)務(wù)的受控系統(tǒng)不同,前者的受控系統(tǒng)是賬務(wù)系統(tǒng),只進(jìn)行總分類核算,后者的受控系統(tǒng)是應(yīng)收(應(yīng)付)系統(tǒng)。這樣可以對應(yīng)收款或應(yīng)付款從不同角度進(jìn)行查詢與統(tǒng)計(jì)分析,還可減輕財(cái)務(wù)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度,從而使他們有充分的時(shí)間考慮收賬、付款等策略。(二)個(gè)人往來核算個(gè)人往來是指企業(yè)與企業(yè)內(nèi)部職工之間發(fā)生的經(jīng)濟(jì)往來業(yè)務(wù),如出差借款、私人借款等。由于各企業(yè)的經(jīng)營性質(zhì)、經(jīng)營方法不同,有些企業(yè)的個(gè)人往來業(yè)務(wù)很少,有些企業(yè)個(gè)人往來業(yè)務(wù)很多且業(yè)務(wù)發(fā)生非常頻繁。對于后者,在賬務(wù)處理時(shí),可啟用個(gè)人往來輔助核算功能。將個(gè)人往來業(yè)務(wù)的管理、清理工作納入個(gè)人

7、往來輔助管理中,可大大減少清理工作量,有利于加強(qiáng)個(gè)人往來賬戶的管理。當(dāng)某一賬戶需要將企業(yè)職工作為核算對象時(shí),可以使用個(gè)人核算。當(dāng)企業(yè)需要按不同職員反映其差旅費(fèi)等借款情況時(shí),可將其他應(yīng)收款設(shè)置為個(gè)人核算;當(dāng)企業(yè)需要反映不同業(yè)務(wù)員的銷售業(yè)績時(shí),可將主營業(yè)務(wù)收入設(shè)置為個(gè)人核算。(三)部門核算當(dāng)某一賬戶需要核算和反映不同的部門信息時(shí),可以使用部門核算。部門輔助賬適用于對各種收支業(yè)務(wù)進(jìn)行部門核算的企業(yè)。當(dāng)企業(yè)需要按不同部門反映其制造費(fèi)用、管理費(fèi)用等情況時(shí),可將制造費(fèi)用、管理費(fèi)用等賬戶的明細(xì)科目設(shè)置為部門核算;當(dāng)企業(yè)需要反映不同部門的銷售業(yè)績時(shí),可將主營業(yè)務(wù)收入賬戶設(shè)置為部門核算。采用部門核算后,不僅可以查詢部門總賬、部門明細(xì)賬,還可輸出部門收支明細(xì)表和部門計(jì)劃執(zhí)行報(bào)告。(四)項(xiàng)目核算所謂項(xiàng)目,一般被認(rèn)為是專門的經(jīng)營對象和核算對象。項(xiàng)目核算就是圍繞一個(gè)專門的對象,將所有發(fā)生在該對象上的各種收支以項(xiàng)目輔助賬的形式進(jìn)行歸集。如企業(yè)的產(chǎn)品成本、在建工程、科研單位的科研課題等均可被設(shè)置為項(xiàng)目核算。如果企業(yè)需要反映不同產(chǎn)品的生產(chǎn)成本時(shí),可將生產(chǎn)成本賬戶設(shè)置為項(xiàng)目核算,而將各種產(chǎn)品看作不同的項(xiàng)目;如果企業(yè)需要反映不同在建工程項(xiàng)目的建造成本時(shí),可將在建工程賬戶設(shè)置為項(xiàng)目核算,而將各項(xiàng)在建工程項(xiàng)目作為不同的項(xiàng)