會計信息化下輔助核算應用淺探(一)

1、會計信息化下輔助核算應用淺探（一） 在信息技術日新月異的今天,信息化已成為企業(yè)會計工作的必然選擇。賬務處理系統(tǒng)是整個會計信息系統(tǒng)的核心。如何在賬務系統(tǒng)中科學、合理地設置輔助核算是為提高會計信息系統(tǒng)效率和質(zhì)量必須慎重考慮的問題,它直接影響會計信息系統(tǒng)的功能和性能,因此應對輔助核算設置問題給予足夠的重視。隨著企業(yè)規(guī)模的擴大,生產(chǎn)經(jīng)營活動復雜化,各種業(yè)務核算對象越來越多,傳統(tǒng)的核算方法已不再適應管理的要求。為了加強對各種信息的管理,更好地處理越來越多的核算對象,在會計信息系統(tǒng)中普遍采用了輔助核算的方法。它突破了傳統(tǒng)的總分類賬和明細賬的核算方式,提供了靈活多變的輔助賬及相應的查詢統(tǒng)計等多種功能,為滿足

2、企業(yè)內(nèi)部管理控制提供了更詳盡有用的核算信息。如何科學、合理地設置會計科目的輔助核算以充分發(fā)揮計算機信息管理的優(yōu)勢,是值得廣大財會人員探討的問題。設置會計科目是將企業(yè)會計核算中所使用的會計科目逐一地按系統(tǒng)要求描述給系統(tǒng)。它是賬務處理系統(tǒng)的核心,反映整個企業(yè)會計核算和財務管理的體系結構,是賬務系統(tǒng)初始化設置中最煩瑣、最復雜的設置工作。而輔助核算是針對科目的,實現(xiàn)了更廣泛的賬務處理,以適應企業(yè)管理和決策的需要,一般通過核算項目來實現(xiàn)。核算項目是會計科目的一種延伸,設置某科目有相應的輔助核算后,相當于設置了該科目按核算項目進行更為明細的核算。但核算項目又不同于一般的明細科目,它具有更加靈活方便的特性。

3、一、設置輔助核算的原因第一,實際工作中某些企業(yè)核算業(yè)務對象較多,核算方式較特殊,需要對它們進行特殊管理;而且這類對象增加明細科目也會受到會計科目結構的限制,處理很不方便,更加不會突出特殊核算。第二,傳統(tǒng)方式下科目分類賬需要登記全部憑證,而輔助賬只需登記有關部分憑證,兩次登賬交叉重復、工作量大、準確率低、不易核對。輔助賬用于某些在日記賬和分類賬中未能記載的經(jīng)濟業(yè)務,作為備查賬進行補充登記。第三,在各種會計信息化軟件中,一般都提供了豐富的輔助核算功能。所謂輔助核算功能是指賬務處理時,當一筆經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生后,不但要登記總分類賬、明細賬等正式賬簿,還要登記各種輔助賬簿。記賬憑證一經(jīng)輸入,只需執(zhí)行“記賬”

4、功能,即可同時完成正式賬簿和輔助賬簿的登記工作,準確率高。第四,采用輔助核算可以簡化會計科目體系,使會計科目體系變得相對穩(wěn)定,而且還可進行縱向的和橫向的信息查詢分析,符合會計信息化環(huán)境的特點和對會計信息質(zhì)量的要求。二、常用輔助核算的類型輔助核算是在會計信息化特定環(huán)境和方式下產(chǎn)生的一種新型核算方式,它采用傳統(tǒng)明細賬會計核算原理,同時兼顧會計信息化處理方式的特點,以最簡便的方式最大限度地滿足企業(yè)的核算要求。盡管目前各會計信息化軟件都提供了輔助核算功能,但提供的輔助核算類型不盡相同。典型的輔助核算類型包括單位往來核算、個人往來核算、部門核算和項目核算,分別完成對賬戶的各往來單位信息、個人信息、部門信

5、息及項目信息的獨立核算和反映。(一)單位往來核算單位往來是指企業(yè)和其他企業(yè)間發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務,包括客戶往來和供應商往來。單位往來輔助賬是為了核算企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中與外部企業(yè)發(fā)生的往來經(jīng)濟業(yè)務,如應收賬款、預收賬款和應付賬款等都是處理單位往來業(yè)務的賬戶。根據(jù)目前會計信息化軟件的實際水平,對往來賬核算管理可采取如下方式:1.企業(yè)規(guī)模不大,有少量往來單位時,作為明細科目設置。對往來業(yè)務的處理方法是按往來單位設置明細賬,即將往來單位設置為明細科目。當往來業(yè)務較多時,不僅增設的明細科目較多,而且也不便于開展往來款項的統(tǒng)計、分析與清理工作。2.企業(yè)規(guī)模較大,往來業(yè)務頻繁時,將科目設置為單位往來輔助核算,作

6、為賬務系統(tǒng)中的往來單位進行管理,或選用應收、應付款系統(tǒng)管理。在這種情況下,只是往來業(yè)務的受控系統(tǒng)不同,前者的受控系統(tǒng)是賬務系統(tǒng),只進行總分類核算,后者的受控系統(tǒng)是應收(應付)系統(tǒng)。這樣可以對應收款或應付款從不同角度進行查詢與統(tǒng)計分析,還可減輕財務人員的勞動強度,從而使他們有充分的時間考慮收賬、付款等策略。(二)個人往來核算個人往來是指企業(yè)與企業(yè)內(nèi)部職工之間發(fā)生的經(jīng)濟往來業(yè)務,如出差借款、私人借款等。由于各企業(yè)的經(jīng)營性質(zhì)、經(jīng)營方法不同,有些企業(yè)的個人往來業(yè)務很少,有些企業(yè)個人往來業(yè)務很多且業(yè)務發(fā)生非常頻繁。對于后者,在賬務處理時,可啟用個人往來輔助核算功能。將個人往來業(yè)務的管理、清理工作納入個人

7、往來輔助管理中,可大大減少清理工作量,有利于加強個人往來賬戶的管理。當某一賬戶需要將企業(yè)職工作為核算對象時,可以使用個人核算。當企業(yè)需要按不同職員反映其差旅費等借款情況時,可將其他應收款設置為個人核算;當企業(yè)需要反映不同業(yè)務員的銷售業(yè)績時,可將主營業(yè)務收入設置為個人核算。(三)部門核算當某一賬戶需要核算和反映不同的部門信息時,可以使用部門核算。部門輔助賬適用于對各種收支業(yè)務進行部門核算的企業(yè)。當企業(yè)需要按不同部門反映其制造費用、管理費用等情況時,可將制造費用、管理費用等賬戶的明細科目設置為部門核算;當企業(yè)需要反映不同部門的銷售業(yè)績時,可將主營業(yè)務收入賬戶設置為部門核算。采用部門核算后,不僅可以查詢部門總賬、部門明細賬,還可輸出部門收支明細表和部門計劃執(zhí)行報告。(四)項目核算所謂項目,一般被認為是專門的經(jīng)營對象和核算對象。項目核算就是圍繞一個專門的對象,將所有發(fā)生在該對象上的各種收支以項目輔助賬的形式進行歸集。如企業(yè)的產(chǎn)品成本、在建工程、科研單位的科研課題等均可被設置為項目核算。如果企業(yè)需要反映不同產(chǎn)品的生產(chǎn)成本時,可將生產(chǎn)成本賬戶設置為項目核算,而將各種產(chǎn)品看作不同的項目;如果企業(yè)需要反映不同在建工程項目的建造成本時,可將在建工程賬戶設置為項目核算,而將各項在建工程項目作為不同的項