采購部工作規(guī)范

1、僅供個人參考采購部工作規(guī)范一、供應商管理1、采購部應根據(jù)公司產(chǎn)品技術(shù)標準，建立公司產(chǎn)品配件材料的合格供應商庫，并收集整理品質(zhì)異常單，做好供應商供應情況統(tǒng)計。2、建立供應商管理辦法，定期對供應商的貨品質(zhì)量、費用、供貨時間等進行比較分析，淘汰不良供應商。對 于供貨多次或嚴重不合格、到貨時間嚴重滯后的，或技術(shù)部、生產(chǎn)部提出合理更換意見建議的供應商，應進行更換For personal use only in study and research; not for commercial use3、考查供應商時，應重點考查供應商的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、資金與人員狀況，同時收集供應商的營業(yè)執(zhí)照、 賬戶、負責人

2、、業(yè)務聯(lián)系人等信息。4、應要求供應商按公司產(chǎn)品技術(shù)標準進行生產(chǎn)打樣，協(xié)同技術(shù)部對樣品進行測試檢驗，以判定其是否具有相 應的生產(chǎn)能力。必要時可邀請技術(shù)部人員同行，至供應商生產(chǎn)現(xiàn)場考察，進行技術(shù)檢驗與指導。5、選擇確定供應商時，應綜合供應商的技術(shù)水平、產(chǎn)品報價、物流成本、結(jié)算方式等，取樣品質(zhì)量較高的 13 家作為供應商，進入供應商庫備選。6、對于新選擇的供應商，其產(chǎn)品樣品應經(jīng)過公司試用，試用合格可用后方可確定進入公司供應商庫。二、采購合同1、應與選定的供應商簽訂長期采購合同，合同中應明確采購供應范圍、結(jié)款方式（一般為月結(jié)）、質(zhì)量/技術(shù)標準（必須為合格品）、貨品材料附件內(nèi)容（如合格證、銘牌等）、延期

3、或不合格品的處理方式，并約定合理的發(fā)貨 期限。2、實際采購時應簽訂單次采購合同，合同中應明確采購內(nèi)容（材料名稱、型號、數(shù)量、單價、總價等）、約定付款方式、發(fā)/到貨時間、物流方式等。如有長期采購合同且約定結(jié)款方式的，單次采購應以長期采購合同約定的 結(jié)款方式為準。3、采購合同可采用傳真或掃描等方式進行簽訂，采購部應做好保存及登記。4、供應商應提供發(fā)票（17%稅率的增值稅專用發(fā)票）和送（發(fā)）貨清單，如無清單則以公司實際收貨數(shù)量為準進行款項結(jié)算。三、米購1、采購部負責公司產(chǎn)品生產(chǎn)過程中、以及售后安裝維修中所需的所有配件材料的采購和生產(chǎn)工具的采購與維 修。2、非常規(guī)材料配件的采購。根據(jù)生產(chǎn)任務單以及技術(shù)

4、部提供的圖紙、配置清單匯總，整理出需購量并選 擇供應商直接采購，應在確保質(zhì)量與公司生產(chǎn)周期的前提下選擇合格供應商。3、常規(guī)材料配件的采購。由倉庫在確保安全庫存的前提下，根據(jù)庫存量和領(lǐng)用情況，填寫采購申請并提交電 子版采購清單，采購部收到申請單后選擇供應商進行采購。4、特殊非常規(guī)材料配件的采購。生產(chǎn)或技術(shù)部因公司產(chǎn)品生產(chǎn)或安裝中因客戶要求而需用的特殊非常規(guī)材料 配件，如有指定品牌或廠商的，按客戶指定購買。如客戶無指定，則根據(jù)要求的技術(shù)標準選擇合格供應商。5、其他急用且低價、小型零配件材料的采購。在公司產(chǎn)品售后安裝調(diào)試維修過程中，現(xiàn)場急需使用的情況， 采購部可在技術(shù)部同意后審核（或確定）購買價格的

5、合理范圍，由申請人就地采購并保留相應的票據(jù)，交倉庫辦理 入庫與領(lǐng)用手續(xù)。6、生產(chǎn)、維修工具的采購與維修。根據(jù)生產(chǎn)部 /售后部的工具采購（更換）、維修申請，進行采購與維修。若 已經(jīng)過多次維修的、維修費用較高的，應反饋給生產(chǎn)部 /售后部，由生產(chǎn)部/售后部申請更換。7、采購工作完成后，采購部應及時通知生產(chǎn)部、倉庫具體的到貨時間與數(shù)量，同時做好發(fā)貨催貨與物流跟蹤 工作。原則上所有材料配件采購后需經(jīng)倉庫入庫后方可領(lǐng)用。四、品質(zhì)異常件處理1、采購部應與技術(shù)部確定采購的材料配件的技術(shù)標準與可接受標準，達不到技術(shù)標準的均視為品質(zhì)異常件， 由質(zhì)檢將填寫完全的品質(zhì)異常處理單交采購部進行處理。2、未達到技術(shù)標準但可

6、接受的，由采購部與供應商聯(lián)系，了解達不到技術(shù)標準的原因，供應商的生產(chǎn)能力是 否發(fā)生變化，是否存在降低生產(chǎn)標準的情況，質(zhì)量能否改進，并協(xié)商不達標件的折扣與處理方式等。3、未達可接受標準的，由采購部與供應商聯(lián)系退貨事宜，了解不達標的原因，供應商是否存在主觀故意現(xiàn)象。4、對于未達可接受標準但技術(shù)部確定為特采使用的，仍需聯(lián)系供應商，并就品質(zhì)異常件的折扣、以及使用后 產(chǎn)生的后續(xù)費用進行協(xié)商。5、品質(zhì)異常件多次出現(xiàn)，則取消與該供應商的合作，重新尋找供應商。若因物流原因造成質(zhì)量缺陷的，應及時聯(lián)系供應商，協(xié)商解決辦法，并提醒對方采取更妥善的物流及包裹方式。五、貨款結(jié)算1、公司材料配件采購過程中所產(chǎn)生的采購費用

7、，均由采購部進行處理（報銷、付款申請）。2、根據(jù)公司財務管理規(guī)定，每月 25日為公司內(nèi)部貨款結(jié)算日，將每月 30日進行付款。3、采購部應保存好采購過程中的各種單據(jù)，收集整理倉庫的出入庫單，并統(tǒng)計當月采購量與預計付款金額。4、采購部應在每月25日前向財務部提供采購合同、增值稅專用發(fā)票、送（發(fā)）貨清單、入庫單。在25日材料票據(jù)不齊全的，貨款延到下月結(jié)算。表格樣式:年采購供應商資料序號產(chǎn)品類型供應商名稱單位地址聯(lián)系人電話傳真開戶行結(jié)算方式營業(yè)執(zhí)照號碼12月應付款明細序號單位名稱總金額發(fā)票號碼開祟日期發(fā)票金額預計付款時間開戶行備注12材料采購到貨跟蹤表序號項目訂單號下單日期名稱規(guī)格數(shù)量單位單價金額交期

8、備注實際到貨時間付款方式12不得用于商業(yè)用途僅供個人參考僅供個人用于學習、研究；不得用于商業(yè)用途For personal use only in study and research; not for commercial use.Nur f u r den pers?nlichen f u r Studien, Forschung, zu kommerziellen Zwecken verwendet werden.Pour l ' etude et la recherche uniquementd des fins personnelles; pasd des fins commerciales.tojibko AJiaj