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文檔簡介
1、行政管理體系手冊準(zhǔn): 核: 制: 目錄2企業(yè)行政管理體系的職能?3. 企業(yè)行政管理體系的任務(wù)?4. 企業(yè)行政管理體系的構(gòu)建?4.1 企業(yè)行政管理體系組織架構(gòu)圖 ?4.2 管理職責(zé) ?4.2.1 行政管理體系組織 ?4.2.2 職責(zé)、權(quán)限和義務(wù) ?4.2.3 管理評審 ?84.3 行政管理體系文件 ?94.3.1 行政管理手冊 ?94.3.2 程序文件管理制度 ?94.3.3 記錄文件表、卡 ?94.4 文件和記錄控制 ?104.4.1文件控制 ?104.4.2 記錄控制 ?104.5 企業(yè)文化控制 ?114.6 辦公事務(wù)控制 ?124.6.1行政公文管理 ?124.6.2 辦公物品管理 ?13
2、134.6.3 會議管理 ?4.7 規(guī)章制度控制 ?144.8 后勤事務(wù)控制 ?164.9 公共關(guān)系控制 ?174.10 管理改良 ?184.11 其他過程改良 ?19、企業(yè)行政管理體系的功能一個好的企業(yè),首先要有一個堅實、高效的團隊。 企業(yè)行政管理體系,可以說是企業(yè)的中樞神經(jīng)系統(tǒng)。它以總經(jīng)理為最高領(lǐng) 導(dǎo),由行政人事經(jīng)理分工負責(zé),由行政各個部門具體組織實施、操作的一個完整 的體系。 企業(yè)管理的具體工作的廣度涉及到企業(yè)的全部運作過程,其深度設(shè)計 到企業(yè)的各個部門和分支機構(gòu)的方方面面以及局外人難以想象的細微末節(jié)。企業(yè)行政管理體系擔(dān)負著企業(yè)的管理工作; 企業(yè)中除行政管理之外的工作, 都是某個方面的“
3、業(yè)務(wù) 。行政管理體系推動和保證著企業(yè)的技術(shù)設(shè)計 、工 程效勞、資金財務(wù)、開展?fàn)I銷幾大塊業(yè)務(wù)的順利、有效進行和相互之 間的協(xié)調(diào)。企業(yè)行政管理體系工作可以說是千頭萬緒、紛繁復(fù)雜。企業(yè)行政人員每天 都面臨著大量的、瑣碎的、不起眼的事務(wù)。但是,這些事務(wù)只不過是行政管理 這顆大樹上的枝枝葉葉而已。概括起來說,行政管理的企業(yè)中主要有管理、協(xié)調(diào)、效勞三大功能:其中 管理是主干,協(xié)調(diào)是核心,效勞是根本。究而言之,行政管理的實質(zhì)是效勞。、企業(yè)行政管理體系的職能行政部門應(yīng)該兢兢業(yè)業(yè)、認(rèn)真細致地做好種種行政事務(wù)工作, 把領(lǐng)導(dǎo)和員工從 繁重、瑣碎的行政事務(wù)和生活瑣事中解脫出來, 可以集中精力、輕裝上陣, 研究市場形勢
4、,考慮公司的開展戰(zhàn)略,探討公司的組織架構(gòu),任用公司的各級 干部,實施公司的經(jīng)營方針,解決公司所面臨的重大問題,以及專心做好每一 筆重要業(yè)務(wù)等等。為了做好紛繁復(fù)雜的行政工作,就必須 建立健全和認(rèn)真執(zhí)行行政部門的各項 管理制度、崗位責(zé)任制度、工作程序以及一系列標(biāo)準(zhǔn)化表格、圖表等,從而建立起 行政部門的“法治秩序。 更重要的是,要培養(yǎng)出一支高素質(zhì)、高效率的行政人 員隊伍: 同時要搞好科學(xué)分工、管理層次和合理授權(quán)。 一旦行政系統(tǒng)的一系列硬 件如辦公設(shè)施、生活設(shè)施 、軟件如規(guī)章制度、工作程序 、人員隊伍、分 工協(xié)作和管理層次等等建立健全起來,整個行政管理體系在很大程 度上就會成為一部自動機器一樣運轉(zhuǎn),
5、只在較少的場合才需要部門領(lǐng)導(dǎo)和上級 領(lǐng)導(dǎo)輔以“人治。行政管理體系工作根本包括:會議管理、辦公物品管理、檔案管理、公關(guān)管 理、各種實物資產(chǎn)管理、車輛管理、內(nèi)部監(jiān)察事務(wù),以及人力資源管理等等,參 與企業(yè)的監(jiān)督、控制、決策工作; 以全面提高組織效能,提供必要管的保障為 目的,而對企業(yè)內(nèi)部辦公事務(wù)、后勤事務(wù)活動的構(gòu)成要素及其理流通過程所作的 規(guī)劃、組織、監(jiān)控、控制、協(xié)調(diào)。三、企業(yè)行政管理體系的任務(wù)企業(yè)內(nèi)部的各種事務(wù)是由多種要素構(gòu)成的,人、財、物、信息、制度方法等等都要參與其中,共同發(fā)揮作用,這就需要保持構(gòu)成要素的齊全、有效,使 要素之間有最正確的配合關(guān)系。企業(yè)行政管理的任務(wù)就是通過對事務(wù)活動的構(gòu)成要素
6、及其流通過程實施科 學(xué)有效的規(guī)劃、組織、監(jiān)督、控制、協(xié)調(diào),為企業(yè)職能活動的高效開展創(chuàng)造條 件、奠定根底、提供保障。要使企業(yè)做到:人盡其才, 即為事務(wù)活動的有效運行提供人力資源保證,要通過科學(xué)分工、優(yōu)化組合、完善行為標(biāo)準(zhǔn)、教育培訓(xùn)與鼓勵、合理配置各類從事事務(wù)處理工作的 人員,明確其職位,提高其素質(zhì),充分調(diào)動他們的積極性,充分發(fā)揮他們的作用物盡其才, 即為企業(yè)職能活動提供必需的物質(zhì)條件,要合理分配,正確使 用各種設(shè)備、工具、材料和能源,充分發(fā)揮其作用,厲行節(jié)約,努力降低消耗, 力爭供求平衡。財盡其用, 即為企業(yè)職能活動提供根本的財力保證,要量入為出,量力 而行,講究本錢效益,講究核算,使有限的資金
7、得到合理利用。時盡其能,即為企業(yè)職能活動的有效性提供必要的時間資源,要維護事務(wù)的時 效,以有力措施充分開掘時間的利用價值,合理配置時間,充分利用時間。 & p!文暢其流, 即為企業(yè)職能活動提供包括文件在內(nèi)的各種信息資源,要創(chuàng)造、充分利用、有效維護信息資源,使信息流通過程有序、順暢、有效四、企業(yè)行政管理體系的構(gòu)建1、企業(yè)行政管理體系組織架構(gòu)圖1、企業(yè)行政管理體系組織架構(gòu)圖家具事業(yè)部財務(wù)事業(yè)部1 . E 投資事業(yè)部連鎖事業(yè)制造中心研發(fā)中心 營銷中心SAP管理部軟體部家具部行政人事中心物控中心采購部運營中心技網(wǎng)術(shù)絡(luò)會融資總審市企管財招運資金劃理人務(wù)商營虎安漢理辦部部部事組部部與店部2、管理職
8、責(zé)2.1 行政管理體系組織根據(jù)本企業(yè)實際情況,建立能夠充分協(xié)調(diào)、高效發(fā)揮職責(zé)的行政管理體系 組織。2.2 職責(zé)、權(quán)限和義務(wù)公司總經(jīng)理對行政管理負責(zé),任命行政人事經(jīng)理和各行政控制系統(tǒng)責(zé)任人 員。行政人事經(jīng)理應(yīng)具有企業(yè)行政管理的相關(guān)知識和經(jīng)驗,具有行政管理體系 建立、實施、保持和改良的管理職責(zé)和權(quán)限。行政人事中心經(jīng)理對公司行政管理工作分工負責(zé),任命行政控制系統(tǒng)如 企業(yè)文化、辦公事務(wù)、人力資源、其他主要過程控制系統(tǒng)等責(zé)任人員,規(guī)定 各行政控制系統(tǒng)責(zé)任人員以及需要獨立行使與保證行政管理效能的相關(guān)人員的 職責(zé)、權(quán)限和義務(wù),明確各行政控制系統(tǒng)之間、行政人事經(jīng)理與各行政控制系 統(tǒng)責(zé)任人員之間、各行政控制系統(tǒng)
9、責(zé)任人員之間的工作接口和協(xié)調(diào)措施。2.3 管理評審每年至少應(yīng)當(dāng)對企業(yè)行政管理體系進行一次管理評審,確保行政管理體系 的適應(yīng)性、充分性和有效性,滿足企業(yè)開展需要的要求,并保存管理評審記錄。3、行政管理體系文件行政管理體系文件包括行政管理手冊、程序文件管理制度和記錄文件 表、卡等。3.1 行政管理手冊 行政管理手冊應(yīng)當(dāng)描述行政管理體系文件的結(jié)構(gòu)層次和相互關(guān)系,并至少 包括以下內(nèi)容:1術(shù)語和縮寫; 2體系的適應(yīng)范圍;3管理方針和目標(biāo);4行政管理體系組織及管理職責(zé);5行政管理體系根本要素、行政控制系統(tǒng)、控制環(huán)節(jié)、控制點的要求。3.2 程序文件管理制度 程序文件管理制度應(yīng)當(dāng)與管理方針一致,滿足行政管理手
10、冊根本要素 的要求,并且具有可操作性。3.3 記錄文件表、卡 管理記錄應(yīng)當(dāng)符合企業(yè)特性,滿足程序控制實施過程的需求。文件格式及其包括的工程、內(nèi)容應(yīng)當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)4、文件和記錄控制4.1 文件控制文件控制的范圍、程序、內(nèi)容如下: 1受控文件的類別確定,包括行政管理體系文件、外來文件、其他需要 控制的文件等; 2文件的編制、會簽、審批、標(biāo)識、發(fā)放、修改、回收,其中外來文件 控制還應(yīng)當(dāng)有收集、購置、接收等規(guī)定;3行政管理體系實施的相關(guān)部門、人員及場所使用的受控文件為有效版 本的規(guī)定;4文件的保管方式、保管設(shè)施、保存期限及其銷毀的規(guī)定。4.2 記錄控制記錄控制范圍、程序、內(nèi)容如下:1行政管理過程所形成的記
11、錄的填寫、確認(rèn)、收集、歸檔、貯存等; 2 記錄的保管和保存期限等;3行政保證體系實施部門、人員及場所使用相關(guān)受控記錄表格為有效版 本的規(guī)定。5、企業(yè)文化控制企業(yè)文化控制的范圍、程序、內(nèi)容如下: 1企業(yè)文化責(zé)任部門的建立、建設(shè)和職能,企業(yè)文化責(zé)任人的職權(quán)、職 責(zé)和義務(wù)。 2企業(yè)文化控制的目的目標(biāo)和任務(wù)。 3企業(yè)文化應(yīng)當(dāng)符合企業(yè)特性,具有客觀性、開展性、指導(dǎo)性、約束性、 整體性、群體性、傳播性和傳承性等特性。 4企業(yè)文化戰(zhàn)略實施的方案、過程和記錄。 5企業(yè)文化理念識別系統(tǒng)情況,包括:價值觀念核心理念、各類經(jīng)營管理理念、宣傳口號以及員工認(rèn)知和認(rèn)同程度。 6企業(yè)文化行為識別系統(tǒng)情況,包括:組織對內(nèi)、外
12、行為,團體對內(nèi)、 外行為,個體對內(nèi)、外行為以及員工認(rèn)知和認(rèn)同程度。 7企業(yè)文化視覺識別系統(tǒng)情況,包括:工作生產(chǎn)、經(jīng)營、生活各類標(biāo)志、色彩,以及表達企業(yè)特性的其他視覺識別;員工對視覺識別系統(tǒng)的認(rèn)知和認(rèn) 同程度。8理念、行為、視覺識別系統(tǒng)的相互符合情況。 9企業(yè)文化貫穿于企業(yè)管理各個層面,并起到導(dǎo)向作用。6、辦公事務(wù)控制辦公事務(wù)責(zé)任部門的建立、建設(shè)和職能,辦公事務(wù)責(zé)任人的職權(quán)、職責(zé)和義務(wù);辦公事務(wù)各環(huán)節(jié)負責(zé)人的認(rèn)定、職責(zé)、職權(quán)和義務(wù)。6.1 行政公文管理行政公文管理的范圍、程序、內(nèi)容如下: 1行政公文的起草、撰寫、審核、批準(zhǔn)、傳閱抄送、存檔、銷毀規(guī)定。2不同公文行文標(biāo)準(zhǔn)和格式的要求。 3發(fā)文內(nèi)容、
13、落款和印章的符合性。 4行政公文的可追溯性。5外來文件的管理 上級部門、下級單位、平級單位、其他外來文件等,包括接收、傳達、確認(rèn)、落實、反應(yīng)等。 6行政公文管理過程與企業(yè)文化相符合。6.2 辦公物品管理辦公物品管理的范圍、程序、內(nèi)容如下: 1辦公物品管理的目的目標(biāo)和任務(wù)。 2辦公物品的范圍和分類。 3辦公用品的采購程序及供方選擇。4辦公用品的入庫、保管、領(lǐng)用、更換、報廢等過程控制。5非一次性耗用辦公用品的標(biāo)準(zhǔn)化使用和耗材能源節(jié)約規(guī)定6辦公用品使用說明書、操作手冊等附帶資料的管理。 7辦公物品管理過程與企業(yè)文化相符合。6.3 檔案管理檔案管理的范圍、程序、內(nèi)容如下:1檔案管理的目的目標(biāo)和任務(wù)。2
14、檔案的范圍和分類。3檔案的入檔、保管、借閱、銷毀等過程控制4貯存環(huán)境和期限符合不同檔案的要求。5檔案管理過程與企業(yè)文化相符合6.4 會議管理會議管理的范圍、程序、內(nèi)容如下:1會議管理的目的目標(biāo)和任務(wù)2外部會議的信息收知、分類、傳達,批準(zhǔn)參會,會議反應(yīng)、批準(zhǔn)落實, 信息收集和過程保存,全程的控制。3內(nèi)部固定會議例會的召開類型、形式,參會人員、時間、地點變 化的記錄,會議記錄,落實及效果分析。4臨時會議的召開原因、類型、形式,告知方式、會議記錄,落實及效 果分析。5會議管理過程與企業(yè)文化相符合。7、規(guī)章制度控制規(guī)章制度控制的范圍、程序、內(nèi)容如下: 1規(guī)章制度控制的目的目標(biāo)和任務(wù)。2明確規(guī)章制度監(jiān)督
15、、檢查的責(zé)任部門和第一責(zé)任人。 3規(guī)章制度的公布, 應(yīng)當(dāng)說明發(fā)文部門、批準(zhǔn)人、公布時間、實施時間、 應(yīng)用范圍和解釋部門等要素,并不得與國家法律、法規(guī)相違背。4規(guī)章制度應(yīng)當(dāng)符合企業(yè)特性和現(xiàn)狀的要求,分類明確,內(nèi)容健全。5規(guī)章制度至少應(yīng)當(dāng)包括以下三類:生產(chǎn)經(jīng)營類、行政類、崗位管理類。其中崗位管理類,應(yīng)當(dāng)明確各崗位人員的職權(quán)、職責(zé)和義務(wù)。6規(guī)章制度規(guī)定了獎懲原那么和措施。7規(guī)章制度的落實記錄,如獎懲通報、記錄表格等應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)、全面、可追溯。8規(guī)章制度的修改條件、批準(zhǔn)和解釋。 9規(guī)章制度控制過程與企業(yè)文化相符合。8 、后勤事務(wù)控制后勤事務(wù)控制的范圍、程序、內(nèi)容如下:1后勤事務(wù)控制的目的目標(biāo)和任務(wù)。2后勤事
16、務(wù)控制實施、監(jiān)督、檢查等各責(zé)任部門和責(zé)任人 3公共環(huán)境的根底建設(shè)管理、配置和管理應(yīng)當(dāng)符合企業(yè)特性和實際需要,平安、適應(yīng)、美觀。4生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)境配置應(yīng)當(dāng)符合生產(chǎn)經(jīng)營需要,執(zhí)行國家法律、法規(guī),符合方便企業(yè)和效勞客戶的原那么、餐飲、娛樂、安保等各環(huán)節(jié)5支持性設(shè)施,如:通訊、運輸車輛 的規(guī)定、落實規(guī)定和責(zé)任人員等情況。6后勤事務(wù)控制過程與企業(yè)文化相符合。9、公共關(guān)系控制公共關(guān)系控制的范圍、程序、內(nèi)容如下:1公共關(guān)系控制的目的目標(biāo)和任務(wù)2公共關(guān)系控制的實施的責(zé)任部門和各環(huán)節(jié)責(zé)任人 3 信息控制 , 包括內(nèi)、外部信息,國家有關(guān)本行業(yè)所涉及到的信息,信 息的收集、匯總、分析、反應(yīng)、處理等。 4對外公關(guān)活動的過程控制,包括與政府機關(guān)、社會團體、客戶顧客 等公關(guān)活動的開展情況和記錄。 5對內(nèi)公關(guān)活動的過程控制,包括部門與部門之間、企業(yè)與員工之間等 公關(guān)協(xié)調(diào)工作的開展情況和記錄。6企業(yè)宣傳公關(guān)籌劃活動的實施過程控制,包括各類媒體廣告、產(chǎn)品展銷會促銷會、對外贊助等過程的記錄和符合企業(yè)文化特性等情況。7公共關(guān)系控制過程與企業(yè)文化相符合10、管理改良企業(yè)應(yīng)
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