設(shè)備采購控制程序

1、北京金州工程有限公司BeiJing Golden State Engineering Co.,Ltd.北京金州工程有限公司Beijing Golden State Engineering Co.,Ltd.設(shè) 備 采 購 控 制 程 序Process Control of Equipment Procurement（materials）編制部門：水務(wù)部編制日期：二零零四年六月目 錄一、 管理原則二、 設(shè)備采購程序三、設(shè)備付款程序四、設(shè)備采購質(zhì)量管理程序五、相關(guān)文件六、質(zhì)量記錄（相關(guān)表格）一、管理原則規(guī)范采購程序，提高設(shè)備質(zhì)量，降低工程成本，完善的售后服務(wù)和質(zhì)量保證。二、設(shè)備采購程序規(guī)范采購程序，

2、提高設(shè)備質(zhì)量，降低工程成本，設(shè)備采購應(yīng)嚴(yán)守以下程序：項目采購程序采購清單項目經(jīng)理批準(zhǔn)計劃公司廠商名錄（1）確定采購范圍和編制采購計劃主合同采購經(jīng)理編制計劃非公司名錄的廠商采購計劃（2）編制供貨廠商列表、詢價及評審，獲得業(yè)主認(rèn)可采購工程師設(shè)計、采購、項目管理人員項目供貨廠商列表采購經(jīng)理編制設(shè)計提供設(shè)計文件、技術(shù)規(guī)范詢價文件設(shè)備廠商報價文件設(shè)計部門技術(shù)評審、評比水務(wù)部、采購、項目經(jīng)理商務(wù)評審綜合評審報告初擬定設(shè)備供貨商項目經(jīng)理提交業(yè)主認(rèn)可采購經(jīng)理或項目經(jīng)理簽訂合同主管的部門經(jīng)理主管領(lǐng)導(dǎo)合同評審設(shè)計訂貨版文件訂貨版文件設(shè)備廠商澄清會采購及項目的商務(wù)澄清設(shè)計的技術(shù)澄清（3）供貨商澄清會、合同評審及簽訂

3、采購及項目訂貨版商務(wù)文件財務(wù)及公司相關(guān)部門法律部門供貨廠商供貨廠商設(shè)計部門安裝分包方供貨廠商接收、現(xiàn)場開箱檢驗與交接供貨廠商出廠、發(fā)貨運輸采購部門工程師業(yè)主工程師車間檢驗，測試生產(chǎn)計劃進度供貨廠商采購負(fù)責(zé)人檢驗通知單供貨廠商采購負(fù)責(zé)人廠商設(shè)計協(xié)調(diào)會采購部門項目經(jīng)理（4）與廠商協(xié)調(diào)、車間檢驗、試驗、現(xiàn)場檢驗和驗收供貨廠商檢試驗人員設(shè)計部門專業(yè)負(fù)責(zé)人業(yè)主采購負(fù)責(zé)人項目經(jīng)理部項目經(jīng)理部設(shè)備供應(yīng)商業(yè)主設(shè)備驗收報告項目經(jīng)理部設(shè)備安裝分包商業(yè)主供貨廠商工程師單機試車設(shè)備安裝分包商項目經(jīng)理部設(shè)備安裝供貨廠商工程師（5）設(shè)備安裝、現(xiàn)場測試及單機驗收報告付款主管領(lǐng)導(dǎo)審批設(shè)備采購部門審批財務(wù)部門審批項目經(jīng)理部提交

4、用款計劃三、設(shè)備付款程序四、設(shè)備采購質(zhì)量管理設(shè)備采購質(zhì)量管理的五個環(huán)節(jié)包括：設(shè)備采購的前期準(zhǔn)備（設(shè)備選型、設(shè)計評審等）、設(shè)備分承包商的選擇與訂貨、設(shè)備制造過程中的監(jiān)制與檢驗、庫場保管、安裝調(diào)試和試運行檢驗的現(xiàn)場服務(wù)等。 為保證設(shè)備質(zhì)量自始至終得以控制，不斷提高，設(shè)備采購部必須將質(zhì)量管理的五個環(huán)節(jié)活動貫穿于設(shè)備供應(yīng)管理的全過程，不僅加強對設(shè)備訂貨、制造過程、到貨等環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制，而且要做好定貨前期和設(shè)備的現(xiàn)場服務(wù)工作。1. 設(shè)備采購的前期準(zhǔn)備1.1 編制設(shè)備采購單A.設(shè)備采購單由設(shè)計部門負(fù)責(zé)編制。設(shè)計部門提出設(shè)備采購單，設(shè)備采購部應(yīng)與設(shè)計部密切聯(lián)系，參與設(shè)計審核，對設(shè)備選型及設(shè)備清單及時提出意見

5、，為確保設(shè)備質(zhì)量及采購利潤創(chuàng)造先決條件。B.設(shè)備采購單應(yīng)標(biāo)明設(shè)備詳細(xì)技術(shù)參數(shù)，名稱、數(shù)量和材質(zhì)，不允許在圖紙上或以書面形式指定唯一設(shè)備廠家。對于需預(yù)先確定設(shè)備尺寸才能進行設(shè)計的設(shè)備，也不允許在圖紙上注明廠家，只能與設(shè)備采購部進行溝通，并做好保密工作。C. 對于復(fù)雜設(shè)備的技術(shù)要求，應(yīng)以設(shè)備采購單附件的形式提出。D. 對于非標(biāo)設(shè)備，應(yīng)繪制詳細(xì)加工圖紙。E. 對于業(yè)主要求（如指定廠家、材質(zhì)、國產(chǎn)或進口、備品備件等）應(yīng)在設(shè)備采購單中標(biāo)明。F. 所有采購單均應(yīng)經(jīng)編制、校對、審核簽字后方能發(fā)出。G. 項目經(jīng)理應(yīng)對設(shè)計部項目負(fù)責(zé)人提供的設(shè)備采購單進行復(fù)核，并提供設(shè)備采購預(yù)算給設(shè)備采購部。1.2 設(shè)備采購部接

6、受采購單A. 設(shè)備采購部接收設(shè)備采購單后，應(yīng)根據(jù)設(shè)計圖紙對采購單進行核對，確認(rèn)無誤后方可進入下一道程序。B. 如設(shè)備采購單未滿足采購要求，應(yīng)就相關(guān)問題請設(shè)計人員明確，對于相關(guān)變更應(yīng)形成文字記錄作為設(shè)備采購單附件留存。C. 項目經(jīng)理提交的設(shè)備采購預(yù)算應(yīng)當(dāng)作為設(shè)備采購部實施設(shè)備采購的依據(jù)。1.3 采購前期準(zhǔn)備A、設(shè)備采購部應(yīng)及時進行采購前期的實際調(diào)查工作，分析、研究各種影響設(shè)備供應(yīng)的有關(guān)因素，特別是大型主體設(shè)備以及技術(shù)復(fù)雜、制造周期長的設(shè)備，在保證設(shè)備質(zhì)量的前提下，確保設(shè)備供應(yīng)計劃與項目進度計劃相銜接。保證項目按進度計劃實施。B、避免三邊工程（邊設(shè)計、邊施工、邊訂貨）的產(chǎn)生，以減少失誤、降低風(fēng)險，

7、確保設(shè)備質(zhì)量。2. 設(shè)備分承包商的選擇和訂貨訂貨步驟：發(fā)出設(shè)備材料詢價書；組織報價、議標(biāo)或談判；簽定訂貨合同及技術(shù)協(xié)議。2.1設(shè)備招標(biāo)招標(biāo)形式：公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)及談判招標(biāo)等。招標(biāo)原則：程序公開、公平競爭、符合慣例、機會均等（1）設(shè)備招標(biāo)由設(shè)備采購部完成。（2）采購人員根據(jù)采購單，編制設(shè)備招標(biāo)書或設(shè)備材料詢價書。（3）設(shè)備采購部在合格分承包商名錄中對各類設(shè)備至少選擇3家廠商，將設(shè)備材料詢價書傳遞廠家，進行招標(biāo)。（4）可以傳真和當(dāng)面提交方式發(fā)出設(shè)備招標(biāo)書或設(shè)備材料詢價書，廠家必須以文字形式回復(fù)，對于廠家回復(fù)文件應(yīng)存檔。（5）對于專業(yè)要求較強的設(shè)備（如電氣、自控設(shè)備），應(yīng)由設(shè)計人員共同對廠商進行技

8、術(shù)交底，并形成記錄存檔。（6）對于復(fù)雜設(shè)備或首次選用的主要設(shè)備，設(shè)備采購部應(yīng)會同項目經(jīng)理、設(shè)計部和最終用戶共同對設(shè)備供貨商進行考察，并形成考察報告。（7）首次詢價結(jié)束后，設(shè)備采購部應(yīng)匯總形成設(shè)備詢價情況表在此階段，設(shè)備采購單及附件、設(shè)備招標(biāo)書或設(shè)備材料詢價書、廠商報價單、設(shè)備詢價情況表為此階段留存的設(shè)備采購基礎(chǔ)資料。2.2、合同談判（1）首輪談判A、 首輪談判由設(shè)備采購部進行。B、 對于談判結(jié)果應(yīng)形成記錄，填寫合同談判記錄，內(nèi)容應(yīng)包括價格、付款方式、到貨周期及相關(guān)技術(shù)材質(zhì)情況等設(shè)備招標(biāo)書或設(shè)備材料詢價書中所涉及的問題，并提出綜合評價意見；提交項目經(jīng)理。（2）項目經(jīng)理談判審批 由項目經(jīng)理根據(jù)設(shè)備

9、采購部提交文件，與設(shè)備分承包商談判，并在采購審批單記錄談判結(jié)果并簽署意見。（3）總經(jīng)理核準(zhǔn) 由總經(jīng)理根據(jù)項目成本和項目資金情況對項目經(jīng)理提交的談判結(jié)果進行審核：符合，在采購審批單上簽字交項目經(jīng)理簽定合同；不符合，總經(jīng)理責(zé)成項目經(jīng)理與供貨商進行談判至滿足要求后，在采購審批單簽字交項目經(jīng)理簽定合同。（4）如單項合同價款超出項目經(jīng)理批準(zhǔn)權(quán)限，則根據(jù)設(shè)備采購程序規(guī)定，繼續(xù)實施總經(jīng)理審批程序，并依據(jù)最終批準(zhǔn)結(jié)果簽定設(shè)備采購合同。2.3、合同簽定1）合同起草合同起草由設(shè)備采購部根據(jù)最終審批結(jié)果進行，設(shè)備采購部在合同聯(lián)系人一欄簽字。合同內(nèi)容應(yīng)一經(jīng)書就，生效即具有法律效力，受法律保護。合同執(zhí)行過程中如發(fā)生技術(shù)

10、或商務(wù)方面的問題，應(yīng)正式行文通知對方，共同商定處理意見。2）合同簽署由項目經(jīng)理對合同文本進行審核，并在委托代理人處簽字。3）蓋合同章項目經(jīng)理簽字后，由人事行政部負(fù)責(zé)合同蓋章。2.4、合同管理（1）設(shè)備采購合同正本及采購審批單原件由人事行政部負(fù)責(zé)存檔。（2）項目經(jīng)理、設(shè)備采購部、財務(wù)部留存合同復(fù)印件（3）設(shè)備采購單、設(shè)備招標(biāo)書或設(shè)備材料詢價書、廠商報價單、合同談判記錄、采購審批單等原始資料由設(shè)備采購部和項目經(jīng)理各保存一份。（4）設(shè)備采購部應(yīng)按照工程項目分別建立設(shè)備臺帳2.5 設(shè)備款支付1. 項目經(jīng)理根據(jù)設(shè)備采購合同和工程進度計劃，編制付款計劃。2. 根據(jù)付款計劃，設(shè)備采購部審核設(shè)備撥款單，提交財

11、務(wù)總監(jiān)。3. 財務(wù)總監(jiān)根據(jù)資金狀況，統(tǒng)籌安排。4. 設(shè)備采購部需留存設(shè)備撥款的相關(guān)憑證復(fù)印件。2.6 設(shè)備催交由設(shè)備采購部負(fù)責(zé)設(shè)備日常的催交工作，并根據(jù)需要向項目經(jīng)理和工程管理部提交設(shè)備計劃到場日期，以便工程總體進度的協(xié)調(diào)。3. 設(shè)備監(jiān)制和驗收3.1 設(shè)備監(jiān)制程序當(dāng)根據(jù)合同及相關(guān)的技術(shù)規(guī)定（如技術(shù)協(xié)議、標(biāo)準(zhǔn)或制造圖紙等的規(guī)定）需要對設(shè)備進行監(jiān)制時，由設(shè)備采購部指派監(jiān)制人員，監(jiān)制人員應(yīng)向公司有關(guān)部門定期或不定期提交書面報告和監(jiān)制記錄。3.2 設(shè)備驗收程序1） 合同簽定后，由設(shè)備采購部向工程現(xiàn)場代表提交采購設(shè)備技術(shù)清單，主要內(nèi)容包括型號、數(shù)量、配件及合同到貨日期。2） 設(shè)備到場后，由項目經(jīng)理授權(quán)人

12、員根據(jù)采購設(shè)備技術(shù)清單和廠商裝箱單對到場設(shè)備進行開箱檢驗，并填寫開箱檢查單。3） 設(shè)備隨箱文件由現(xiàn)場代表登記保存。3.3 驗收內(nèi)容包括驗收、核對憑證和檢驗實物三個方面的工作。3.3.1 驗收準(zhǔn)備1） 編制驗收計劃組織驗收人員。對重點設(shè)備、成套設(shè)備或大批量設(shè)備的開箱驗收，必須編制驗收計劃。如需設(shè)計、施工、使用部門以及供方代表參加開箱驗收者，應(yīng)預(yù)先按計劃通知，有組織進行。2） 準(zhǔn)備相應(yīng)的檢驗工具和開箱工具。所有檢驗工具、量具，必須事先檢查校正，保證準(zhǔn)確。3） 收集整理、熟悉檢驗憑證和有關(guān)資料。4） 對設(shè)備驗收后的維護保管預(yù)先做出合理安排，尤其是重要設(shè)備，成套設(shè)備和大批量的設(shè)備。如確定存放地點、保管

13、方法，計算和準(zhǔn)備搬運裝卸設(shè)備，工具及人力等，對特殊設(shè)備需準(zhǔn)備防護設(shè)施。3.3.2 核對資料、憑證凡到貨及入庫設(shè)備必須核對下列憑證和資料：1） 訂貨合同、有關(guān)的監(jiān)制報告、出廠會檢記錄等。2） 供方單位提供的質(zhì)量證明書、合格證、裝箱單、圖紙、發(fā)貨明細(xì)單等。3） 運輸部門提供的運單，如在到貨入庫前或運輸途中發(fā)生設(shè)備殘損等情況時，應(yīng)有商務(wù)記錄或承運單位的貨運記錄。4） 國內(nèi)供貨部分，其質(zhì)量要求有國家或行業(yè)統(tǒng)一規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)者，應(yīng)該對國家或部門、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。3.3.3 檢驗實物核對資料、證件都相符后，再進行實物檢驗。檢驗人員一般負(fù)責(zé)外觀質(zhì)量和數(shù)量的檢驗；對于設(shè)備的內(nèi)在質(zhì)量和性能的檢驗，驗收人員應(yīng)配合專業(yè)檢驗人

14、員和有關(guān)各方共同進行，必要情況下，如需進行通電試驗、耐壓試驗、絕緣檢測、探傷、材質(zhì)化驗、金相檢驗等現(xiàn)場不能進行的測試項目時，須聯(lián)系專業(yè)檢驗單位進行。對于不合格的設(shè)備，要與質(zhì)量合格的分開，并做好識別標(biāo)記，以待進一步處理。3.4 拒付、退貨、索賠在驗收中，當(dāng)發(fā)現(xiàn)到貨設(shè)備型號規(guī)格不符，數(shù)量不足，配套件短缺，技術(shù)資料不齊和質(zhì)量不合格等問題時，驗收人員應(yīng)及時做好驗收記錄并上報。設(shè)備供應(yīng)部門拒此與供方單位或承運部門進行交涉，提出拒付、補交、賠償、退貨、換貨等要求。特別對進口設(shè)備，更要按合同規(guī)定嚴(yán)格檢驗，不可掉以輕心。對外索賠經(jīng)開箱檢驗確認(rèn)的設(shè)備質(zhì)量問題或其它問題，需據(jù)實完成書面檢驗記錄，由需方檢驗代表與外

15、商代表談判，明確產(chǎn)生問題的責(zé)任方，商定處理方案，對外索賠須在一定期限內(nèi)向責(zé)任方提出，這個期限應(yīng)在訂貨合同、運輸合同或保險合同內(nèi)規(guī)定，逾期責(zé)任方可以不受理。因此，進口設(shè)備的檢驗工作一定要在規(guī)定日期內(nèi)完成，避免超過索賠期限而遭受不應(yīng)有的損失。4、庫場保管經(jīng)過開箱檢驗合格的設(shè)備，由驗收人員填寫入庫單，并附上檢驗記錄、產(chǎn)品合格證、裝箱單、圖紙等有關(guān)資料憑證，一并交保管人員，以證實該設(shè)備已檢驗合格，可入庫保管。倉庫是設(shè)備集中保管的重地，對設(shè)備安全和質(zhì)量保護關(guān)系重大。設(shè)備倉庫必須達到四個基本要求，即，帳物相符；合理存放、科學(xué)保管；精心維護、設(shè)備完好；制度健全執(zhí)行嚴(yán)格。5、設(shè)備安裝和試運行檢驗的現(xiàn)場服務(wù)設(shè)備

16、安裝過程中，應(yīng)由設(shè)備采購部根據(jù)進度情況，及時通知供貨商到現(xiàn)場指導(dǎo)安裝。主要任務(wù)是：1） 參加現(xiàn)場的例會，具體了解進度，密切配合設(shè)計、施工、使用方對施工過程中出現(xiàn)的設(shè)備質(zhì)量和其他問題研究處理方案并負(fù)責(zé)實施。2） 參加安裝合同的談判3） 對各承制廠派駐現(xiàn)場的服務(wù)人員進行組織協(xié)調(diào)，協(xié)同進行技術(shù)服務(wù)，并督促完成質(zhì)量處理任務(wù)。4） 對安裝中發(fā)現(xiàn)的缺損件和其他急需的補定件進行核實、申報和催辦。5） 參加設(shè)備調(diào)試、單機試車、聯(lián)動試車和竣工驗收，深入掌握有關(guān)情況和問題。6） 及時向設(shè)備供應(yīng)部門、項目經(jīng)理報告重大設(shè)備質(zhì)量問題，為向承制廠反饋信息，進行總結(jié)評估提供材料，查看現(xiàn)場實際情況并征求各方意見；確定處理意見

17、；由責(zé)任方處理問題；檢查處理情況；組織有關(guān)各方做好驗收工作并做好質(zhì)量記錄。7） 對存放在現(xiàn)場待安裝設(shè)備的保管情況進行監(jiān)督。五、 相關(guān)文件項目管理制度六、質(zhì)量記錄E-1設(shè)備到貨驗收單E-2設(shè)備（材料）分承包方評價表E-3 合格供方名錄E-4 不合格供方名錄E-5采購計劃表E-6設(shè)備采購合同評審表設(shè) 備 到 貨 驗 收 單E-1_/_項目名稱編號：日期：合同編號：項設(shè)備名稱規(guī)格型號隨機附件備品備件單位數(shù)量12345678檢驗情況：（請依據(jù)設(shè)備采購合同核對設(shè)備型號、數(shù)量、外觀、材質(zhì)，檢查設(shè)備裝箱單、材質(zhì)單、合格證、使用說明書等隨機文件是否齊全。并檢查設(shè)備外包裝是否完整） 設(shè)備供方代表：設(shè)備需方代表：現(xiàn)場監(jiān)理代表：業(yè)主代表：設(shè)備（材料）分承包方評價表 E-2_/_廠商名稱建 廠 時 間地 址產(chǎn)品運輸方式設(shè)備種類產(chǎn)品特點最近三年產(chǎn)值利潤狀況年份產(chǎn)值銷售額利潤財政狀況質(zhì)量體系/質(zhì)