文秘專業(yè)第二課堂的項目管理模式研究

1、文秘專業(yè)第二課堂的項目管理模式研究    【摘 要】構(gòu)建適合于文秘專業(yè)第二課堂建設(shè)的項目管理模式，以優(yōu)化第二課堂活動效果，促使學(xué)生將所學(xué)理論知識與實際項目緊密地結(jié)合在一起，在項目計劃分工、項目實踐操作中提高學(xué)生的綜合能力?！娟P(guān)鍵詞】文秘專業(yè) 第二課堂 項目管理模式項目管理在我國的應(yīng)用推廣非常迅速，其中包括在高校學(xué)生素質(zhì)教育、學(xué)生活動等管理工作中的運用。在文秘專業(yè)第二課堂的建設(shè)中進行項目管理模式的研究，對于提高該專業(yè)第二課堂活動的質(zhì)量，提升學(xué)生的職業(yè)素養(yǎng)及技能具有重要的現(xiàn)實意義。一、關(guān)于項目和項目管理項目和項目管理是管理學(xué)科的術(shù)語。項目是指在一定的組織內(nèi)，

2、利用有限的資源，在規(guī)定的時間內(nèi)完成的任務(wù)。項目管理是指在項目活動中運用專門的知識、技能、工具和方法，使項目能夠在資源限定的條件下，實現(xiàn)或超過設(shè)定的需求和期望。具體來說，包括從項目的投資決策到項目結(jié)束的全過程進行計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制和評價等工作。項目是獨特的產(chǎn)品，具有一次性、目標(biāo)確定性、活動整體性、組織的臨時性和開放性、成果的不可挽回性等特點。這些特點給項目管理者及團隊帶來了極大的挑戰(zhàn)，一旦某個管理環(huán)節(jié)出現(xiàn)偏差就會影響項目的整體目標(biāo)。二、文秘專業(yè)第二課堂建設(shè)引進項目管理的可行性目前，開設(shè)文秘專業(yè)的院校普遍圍繞秘書崗位的工作職能和所需的專業(yè)素養(yǎng)及技能來開展第二課堂活動。主要有寫作比賽、演講

3、比賽、速記速錄比賽等專項技能的小型活動和會務(wù)策劃大賽、慶祝國際秘書節(jié)、秘書職業(yè)技能大賽等綜合技能的大型活動。盡管這些活動的規(guī)模、規(guī)格、組織難度有差異，但都有明確的開始和結(jié)束日期、具體的既定目標(biāo)、既定的預(yù)算，也都要求有可執(zhí)行性強的策劃文案、工作進度、成本控制、效果評價等要素?；陧椖康男再|(zhì)和項目管理的特點，把文秘專業(yè)第二課堂作為一個系統(tǒng)項目或者把當(dāng)中的若干活動作為系統(tǒng)內(nèi)的子項目，用項目管理的理念和方法來加以建設(shè)，是具有科學(xué)性和可行性的。三、文秘專業(yè)第二課堂項目管理模式的構(gòu)建把項目管理引進文秘專業(yè)第二課堂的建設(shè)中，并非是要照搬或移植，而是根據(jù)學(xué)校的實際情況、專業(yè)的需求、活動的特點，科學(xué)、合理地運用

4、其理念和方法。下面筆者以所在院校舉辦的秘書職業(yè)技能大賽為項目，分析文秘專業(yè)第二課堂的項目管理模式的構(gòu)建。（一）設(shè)計項目參數(shù)項目目標(biāo)包括：展示文秘專業(yè)學(xué)生風(fēng)采，提升文秘專業(yè)學(xué)生技能；宣傳國際秘書節(jié)；提升文秘專業(yè)的社會影響力。項目范圍包括：項目管理者，即具有較強溝通協(xié)調(diào)能力的文秘專業(yè)學(xué)生；項目受益者，即文秘專業(yè)學(xué)生、有志從事秘書工作的其他專業(yè)學(xué)生、校企合作單位。應(yīng)達到的項目質(zhì)量是：確保大賽順利完成，無重大失誤；宣傳到位，有較好的公關(guān)效果。項目時間為2個月。項目成本包括教學(xué)經(jīng)費投入的4000元以及社會贊助的4 000元?？衫玫捻椖抠Y源包括學(xué)校相關(guān)資源（報告廳、廣播站、秘書實訓(xùn)室等）和校企合作資源（

5、校外企業(yè)提供贊助、聘請行業(yè)人士擔(dān)任評委等）。（二）實施項目管理按照項目管理的基本過程，把秘書職業(yè)技能大賽項目分成啟動、計劃、實施、控制和結(jié)尾五個階段，并運用項目管理的策劃理論、實施理論和收尾理論進行管理。1.啟動階段。教研室主任做好項目經(jīng)理的考察工作，這是關(guān)系到項目成敗最重要的因素。首先，教研室主任召開專題會議，向文秘專業(yè)學(xué)生宣布項目、介紹參數(shù)；其次，授權(quán)教研室主任助理（學(xué)生）在經(jīng)過充分調(diào)研、論證后啟動項目；再次，教研室任命項目經(jīng)理；最后，項目經(jīng)理組建項目團隊。2.計劃項目。項目經(jīng)理充分調(diào)動項目團隊的主觀能動性，提交以下文案：項目策劃書（項目目標(biāo)、項目創(chuàng)意、競賽內(nèi)容、舉辦時間、地點等要素）；項

6、目人力資源配置方案（確定指導(dǎo)教師、團隊成員分工及培訓(xùn)等）；項目預(yù)算表（項目經(jīng)費來源及支出明細(xì)預(yù)算）；項目質(zhì)量保證計劃（針對各項任務(wù)作出周密的部署，考慮各種可能發(fā)生的風(fēng)險，并做好工作預(yù)案）。3.實施、跟蹤與控制項目。項目團隊通力合作，項目經(jīng)理有效溝通、協(xié)調(diào)，確保計劃項目執(zhí)行效果。第一，實施項目：項目團隊成員嚴(yán)格執(zhí)行既定的計劃項目；第二，跟蹤項目：項目經(jīng)理跟蹤各計劃項目的工作進度及操作情況；控制項目：項目經(jīng)理在跟蹤過程中發(fā)現(xiàn)問題，在責(zé)任范圍內(nèi)可自行督促解決的直接要求計劃項目負(fù)責(zé)人有效解決；需要與指導(dǎo)教師溝通的要及時匯報。4.收尾項目。一是信息處理。對活動中形成的文字資料進行核對、分類，形成檔案；對

7、活動中形成的影像資料（職業(yè)形象展示、辦公情景模擬、企業(yè)文化宣講等）進行編輯，充實秘書實訓(xùn)教學(xué)的素材。二是項目評審：邀請行業(yè)人士、系領(lǐng)導(dǎo)、教研室教師對項目完成效果進行評議。三是會議評估：召開總結(jié)大會，發(fā)放會議評估表，對項目組織工作進行評估。四是專業(yè)指導(dǎo)：指導(dǎo)教師對項目經(jīng)理、項目團隊的表現(xiàn)給予詳細(xì)的點評和指導(dǎo)。四、秘書專業(yè)第二課堂項目管理過程中應(yīng)注意的問題秘書專業(yè)第二課堂項目管理過程中應(yīng)注意以下問題：第一，教研室主任要充分發(fā)揮指導(dǎo)教師的作用，做好項目經(jīng)理的專業(yè)咨詢師，為項目團隊提供智力支持。第二，任命項目經(jīng)理要慎重、民主，充分考慮該學(xué)生的專業(yè)素養(yǎng)和群眾基礎(chǔ)。第三，對項目團隊要進行必要的項目知識培訓(xùn)

8、和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，為實現(xiàn)項目質(zhì)量提供必需的人力資源保障。第四，各計劃項目務(wù)必周密安排，項目經(jīng)理要及時召開溝通會議，以切實收到鍛煉學(xué)生秘書技能的效果。總之，項目管理是管理人員實際演練的平臺，也是未來向高層管理晉升的階梯。秘書是基層的行政管理人員，是輔助領(lǐng)導(dǎo)高效率開展工作的重要助手。把項目管理運用到文秘專業(yè)第二課堂的建設(shè)中，就是為該專業(yè)學(xué)生搭建了一個錘煉策劃、寫作、會議組織、信息處理、溝通協(xié)調(diào)、團隊合作等能力的實踐平臺，提供了一種學(xué)習(xí)如何有效進行管理的渠道，為今后的秘書職業(yè)生涯發(fā)展積累寶貴的實戰(zhàn)經(jīng)驗?！緟⒖嘉墨I】1趙春雷.項目管理M.北京:科學(xué)出版社，20062張晴.項目管理在大學(xué)生學(xué)業(yè)中的運用J.合作經(jīng)濟與科技，2010（2）4周小橋.項目管理四步法M.北京:團結(jié)出版社，2003【作者簡介】梁永飛（1975- ），女，廣西桂林人，桂林旅游高等專科學(xué)校講師，碩士，研究方向：文秘教育。（責(zé)編 何田田）    相關(guān)論文    · 淺議高職文秘專業(yè)學(xué)生素質(zhì)的培養(yǎng)· 創(chuàng)新思路提升高職文秘專業(yè)學(xué)生核心