SOPPD010采購控制程序

1、深 圳 西 卡 姆 同 位 素 有 限 公 司SHENZHEN CICAM MANUFACTURING CO., LTD.SOP-PD-010-14 生效日期： 2012年07月23日 采 購 控 制 程 序 擬 稿: 日 期: 審 核: 日 期: 批 準: 日 期: 1. 目的為確保所采購的物品符合規(guī)定要求, 對采購過程進行有效控制，公司建立并實施采購控制程序;2. 適用范圍2 1主要原材料及輔助材料采購;2 2外發(fā)加工物料的采購;2 3儀器（含治具和夾具）、設(shè)備、工具、自用模具的采購及送外維修;24模具的采購2 5生產(chǎn)、辦公和生活日常用低值易耗品采購;26 專項采購27 IT設(shè)備、軟件和服

2、務(wù)采購3. 權(quán)責采購部是物品采購的執(zhí)行部門。4相關(guān)文件41倉庫管理程序SOP-AD-01142 固定資產(chǎn)管理辦法DI-FN-025 作業(yè)程序 51 生產(chǎn)用主要原材料、包裝物、印刷品、輔助材料采購511采購部參照PMC MRP運算產(chǎn)生的需求或根據(jù)ERP的“采購通知單”或者“物品采購申請”下“訂貨單”。512 訂貨合同或訂貨單中應注明產(chǎn)品名稱和型號、數(shù)量、單價、金額及結(jié)算期。513 訂單發(fā)出后，采購部應負責跟蹤訂單的執(zhí)行情況。514到貨時，儲運部根據(jù)合同或訂單要求驗貨，如有必要，采購部應協(xié)助儲運部辦理驗貨手續(xù)；515財務(wù)部根據(jù)訂單核準入庫單，報總經(jīng)理批準后財務(wù)做付款或應付帳款處理。516采購部根據(jù)

3、供應商提供的經(jīng)采購和財務(wù)雙方確認的“對賬單“辦理報銷手續(xù)，經(jīng)財務(wù)部核準，總經(jīng)理批準后付款。52外發(fā)加工服務(wù)521 采購部依據(jù)計劃與物控部的“委外計劃單”對合格加工商下達“外發(fā)加工通知單”，明確加工的產(chǎn)品類型、加工數(shù)量和交貨時間、單價及金額；522 外發(fā)任務(wù)完成后，儲運部根據(jù)“外發(fā)加工通知單”的要求驗貨入庫，并按倉庫管理程序辦理送檢手續(xù)。523 付款方式同53 儀器、設(shè)備、工具、自用模具的采購及送外維修531使用部門填寫“物品采購申請”經(jīng)部門經(jīng)理同意后報總經(jīng)理審批;檢測及測量儀器設(shè)備的“物品采購申請”需經(jīng)計量負責人確認后報總經(jīng)理審批。532申報時應同時提供有關(guān)規(guī)格、型號、圖紙、技術(shù)資料和估計價格

4、; 533采購部進行性能、質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)對比,擇優(yōu)購置。534采購部負責同供應商聯(lián)系合同簽署事宜，經(jīng)有關(guān)部門（使用、技術(shù)、質(zhì)量或指定的部門）確認后由采購部或其指定的部門（原申請部門或公司相關(guān)專業(yè)部門）實施采購；535進口的儀器、設(shè)備，采購部應及時向公司報關(guān)員提供報關(guān)用文件，報關(guān)人員負責辦理進口業(yè)務(wù)；536到貨時，實施采購的部門負責向儲運部辦理交庫手續(xù)，儲運部根據(jù)“物品采購申請”要求驗貨入庫。如果“物品采購申請”ABCD類有選擇的，采購部門應通知申請人組織驗收并填寫“儀器、設(shè)備驗收單”交相關(guān)部門填寫驗收意見，“儀器、設(shè)備驗收單”在使用部門、采購部和儲運部各存1份。537儲運部憑“儀

5、器、設(shè)備驗收單”開具入庫單并通知使用部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。538 對于自制新設(shè)備或改造設(shè)備，自制/改造部門需通知儀器/設(shè)備管理部門，視同新購設(shè)備同樣需走驗收、入庫和領(lǐng)用手續(xù)。539 經(jīng)使用不合格的儀器設(shè)備采購部或?qū)嵤┎少彽牟块T負責同供應商聯(lián)系更換、退貨; 5310實施采購的部門憑“物品采購申請”、合同或訂單和“儀器、設(shè)備驗收單”及入庫單辦理財務(wù)手續(xù)，財務(wù)部核準后，經(jīng)總經(jīng)理批準由財務(wù)做付款或應付帳款處理。屬于固定資產(chǎn)的,由財務(wù)部辦理固定資產(chǎn)入賬手續(xù)。5311采購部根據(jù)合同或訂單辦理報銷手續(xù)，經(jīng)財務(wù)部核準，總經(jīng)理批準后付款。5312經(jīng)儀器設(shè)備管理部門確認某儀器或設(shè)備需送外維修時，采購部依據(jù)設(shè)備維修人員

6、填寫了送外維修意見的“設(shè)備維修申請單”，填寫“物品采購申請”經(jīng)總經(jīng)理批準后，由采購部或其委托的部門（原申請部門或公司相關(guān)專業(yè)部門）負責聯(lián)系送外維修；儀器設(shè)備需要送外校驗時，由儀器管理部門填寫“物品采購申請”。5313儀器驗收部門負責將所有生產(chǎn)、檢驗儀器、設(shè)備說明書、技術(shù)文件、保修卡等移交給使用部門，使用部門需有專人管理。當設(shè)備發(fā)生轉(zhuǎn)移時，說明書、技術(shù)文件、保修卡等需一并轉(zhuǎn)移。54模具的采購541產(chǎn)品工程部提出“物品采購申請”報總經(jīng)理審批; 542申請時應同時提供開制模具所必須的技術(shù)資料。543采購部選擇至少兩家供應商，組織有關(guān)部門對供應商進行審核, 并進行性能、質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)對比

7、,綜合評價后，采購部提出明確采購意見，公司批準后實施，由采購部負責合同簽署事宜。545對于需要辦理進口的模具，采購部應及時向公司報關(guān)員提供報關(guān)用文件，報關(guān)人員負責辦理進口業(yè)務(wù)；546模具開制完成后，由采購部負責組織驗收，協(xié)同產(chǎn)品工程部驗貨，并通過模具生產(chǎn)出來的產(chǎn)品，由產(chǎn)品工程部對模具是否合格進行確認，并根據(jù)驗收結(jié)果填寫“儀器、設(shè)備驗收單”，“儀器、設(shè)備驗收單”正本交財務(wù)部，副本留采購、使用部門及驗收部門。儲運部根據(jù)“儀器、設(shè)備驗收單”開具入庫單。547 采購部負責模具的管理，建立模具臺帳。由使用單位（加工商）向采購部辦理領(lǐng)用手續(xù)，簽署“模具移交使用協(xié)議”。采購部將該協(xié)議副本交儲運部存檔。548

8、 模具開制過程中的所有技術(shù)性問題由產(chǎn)品工程部全程跟蹤；采購部負責在合同約定期限內(nèi)，督促制造廠商按時制造出合格的模具。 549五金、塑膠模具的付款方式由供需雙方根據(jù)實際情況協(xié)商。模具的付款按照進度分期進行，除首期付款外，其余付款需經(jīng)產(chǎn)品工程部確認，CICAM付款程序應該體現(xiàn)在與供應商的模具合同中；采購部憑“物品采購申請”、合同或訂單、入庫單、驗收報告辦理財務(wù)手續(xù)，財務(wù)部核準后，經(jīng)總經(jīng)理批準由財務(wù)做付款或應付賬款處理。屬于固定資產(chǎn)的,由財務(wù)部辦理固定資產(chǎn)入賬手續(xù);5410模具的維修、維護等按照合同及“模具移交使用協(xié)議”執(zhí)行。 55 生產(chǎn)、辦公和生活日常用品55. 1 每月初由各使用部門向計劃物控部

9、提出采購需求，計劃物控部匯總各部門需求參考安全庫存和現(xiàn)存量后根據(jù)需要填寫“物品采購申請”，“物品采購申請”報總經(jīng)理審批后由采購部或其委托的部門（原申請部門或公司相關(guān)專業(yè)部門）實施采購; 55. 2 以上物品由負責采購的部門辦理入庫手續(xù)，儲運清點數(shù)量開具入庫單，各部門領(lǐng)用需做登記簽名，同時儲運做好出、入庫臺賬；553 執(zhí)行采購的部門憑購物發(fā)票、入庫單和物品采購申請辦理財務(wù)手續(xù)，經(jīng)財務(wù)部核準，總經(jīng)理批準后報銷，由財務(wù)部記入當期費用；56 專項采購561 承擔某項專門工作任務(wù)（技術(shù)改造、設(shè)備更新或工程改造、廠房裝修、計算機系統(tǒng)完善等）的部門或臨時成立的項目組負責提出項目預算，其中包括各種“物品采購申

10、請”的填寫；562 總經(jīng)理負責組織各有關(guān)部門對預算進行審核，并負責批準預算，必要時應報請董事會審批；563 由項目的責任部門或小組負責提出具體采購申請，填寫“物品采購申請”經(jīng)總經(jīng)理批準后，可由采購部或其委托的部門（專項小組、公司相關(guān)職能部門）協(xié)助完成專用原材料、專用儀器設(shè)備的采購工作；“物品采購申請”中應盡量明確物料或設(shè)備的需用時間.564其中設(shè)備更新完畢或工程改造完成后，項目負責人需填寫“項目/工程驗收報告”，由總經(jīng)理指定的驗收小組成員進行驗收并填寫驗收結(jié)論，當需要提供數(shù)據(jù)支持時，項目/工程驗收報告需包含驗收數(shù)據(jù)，只有驗收合格的設(shè)備或項目/工程才能投入使用。565 專項采購的材料，同樣應遵照

11、本程序?qū)Σ煌愇锲忿k理入庫、出庫、報檢、驗收和報帳的規(guī)定，由具體采購的執(zhí)行部門辦理相關(guān)手續(xù)。 57 IT設(shè)備、軟件和服務(wù)采購 5.7.1 IT設(shè)備主要是指計算機（臺式機和筆記本）、打印機、復印機和路由器、交換機、電話程控交換機、電話機等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，承擔安全監(jiān)控的CCTV系統(tǒng)設(shè)備和防入侵系統(tǒng)設(shè)備。 572 IT設(shè)備、軟件和服務(wù)的采購需要預算，預算由安保部根據(jù)“計算機、軟件配置指南“和公司安排統(tǒng)一申請。如按相關(guān)規(guī)定列入固定資產(chǎn)采購范圍的，按固定資產(chǎn)采購相關(guān)規(guī)定進行預算申請和采購，原則上每年申請預算一次；如未列入固定資產(chǎn)采購范圍的，由安保部按月填寫“物品采購申請”一次，批準后實施采購。 573 IT設(shè)備、軟件和服務(wù)的使用需求部門填寫“IT設(shè)備、軟件和服務(wù)采購信息采集表”，交給安保部處理。如需采購，由安保部參考“計算機、軟件配置指南”統(tǒng)一填寫“物品采購申請”，經(jīng)批準后由采購部或按照專項采購方式實施采購。 574 IT設(shè)備、軟件和服務(wù)的驗收由安保部組織，軟件和服務(wù)如與儀器、設(shè)備有關(guān)，填寫“儀器設(shè)備驗收單”，工程項目類驗收時填寫“項目、工程驗收報告”。 575 IT設(shè)備、軟件和服務(wù)驗收完成后，安保部根據(jù)需要制訂合適的IT設(shè)備、軟件維護保養(yǎng)計劃，按計劃進行維護保養(yǎng)。 58 以上各項采購中凡涉及固定資產(chǎn)的，采購前需求部門必須先提出申請，經(jīng)核準后才能填寫“物品采購申請”實施采