文件管理培訓(xùn)資料

1、WORD格式文件管理1、術(shù)語和定義成文信息：組織需要控制和保持的信息及其載體。文件：信息及其載體；標(biāo)準(zhǔn)：說明要求的文件；表格：用于記錄數(shù)據(jù)的文件改自 ISO/RT10013 ；記錄：說明所取得的結(jié)果或提供所完成的證據(jù)的文件；受控文件：是指文件管理部門能控制，并且想控制的文件，可以按自已的想法對文件進(jìn)展更改、回收、作廢等；非受控文件，是指文件管理部門不能控制或不想控制、不必控制的文件；比方：經(jīng)受權(quán)人批準(zhǔn)，發(fā)放到企業(yè)外部的如認(rèn)證中心、供方、顧客、當(dāng)?shù)卣奈募?，本企業(yè)管理部門根本不可能再對其進(jìn)展控制，就成為非受控文件?；蛘呤且恍┪募恢匾确揭恍┩ㄖ?、告示、公告等，公布出后，就不必再進(jìn)展控制，也

2、成為非受控文件；對于一些重要文件，如管理文件或圖紙、工藝文件等，必須是要受控的。所謂受控是指可以受到控制，所謂控制，是指可以按管理者的想法執(zhí)行，并及時(shí)接收到反響信息，不斷修正其方法、路線，使其按管理者的思路運(yùn)行，是謂控制。失效文件：文件版本更新后，不再使用的舊版文件；廢止文件：由于產(chǎn)品、效勞、工藝、技術(shù)、過程、法律法規(guī)、設(shè)備變更、組織機(jī)構(gòu)變更、廠房變更、環(huán)境變更等等而廢棄不用的文件；失效往往有新版文件代替了，編號不變，版本變更。廢止就是不用了，也沒有新的類似文件。編號就空了；2、文件的特點(diǎn)：法規(guī)性、唯一性、適用性、見證性3、體系文件的分類：1按類別：管理文件、技術(shù)文件；2按來源：內(nèi)部文件、外部

3、文件；3按儲存介質(zhì)分有：紙質(zhì)的、電子的、光學(xué)的計(jì)算機(jī)盤片、實(shí)物的等等；4習(xí)慣：按照用途分為記錄和文件。說明結(jié)果或作為結(jié)果實(shí)現(xiàn)的證據(jù)的是記錄，一般形成于事中、事后; 溝通意圖統(tǒng)一行動, 起指導(dǎo)作用的稱作文件，一般形成在事前；5按層級分為：一階文件如：質(zhì)量管理手冊、二階文件如：程序文件、三階文件如、作業(yè)指導(dǎo)書、標(biāo)準(zhǔn)、方法等等；6按照密等分為：*文件絕密、秘密、一般非*文件；7按類型可分為：說明要求的文件標(biāo)準(zhǔn)、說明推薦的方法或建議的文件指南、介紹類的文件說明書等等；4、文件的作用文件制作的目的？溝通意圖、統(tǒng)一行動、保存證據(jù)、積累經(jīng)歷、持續(xù)改進(jìn)。5、從生命周期的角度來看，文件有四個(gè)階段：文件的產(chǎn)生、文

4、件的使用、文件的更新和廢止；專業(yè)資料整理WORD格式文件更新：任何一份文件都是在特定的環(huán)境/ 歷史條件下形成的，環(huán)境改變了原有的文件是否還需要、是否滿足當(dāng)下要求，需要進(jìn)展定期和不定期評估。對于廢棄不用的要進(jìn)行廢止，對于需要用，但需要修改的文件要進(jìn)展更新。6、 ISO9001:2021 對文件及其管理的要求；7、文件制作本卷須知1必要性：依據(jù)風(fēng)險(xiǎn)是否可承受來決定是否要制定或不制定，詳細(xì)還是簡單，采用什么表現(xiàn)形式等等，不是越多越好、越詳細(xì)越好；2符合性 - 標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)、方針目標(biāo)、產(chǎn)品和效勞特點(diǎn)；3確定性：做什么、由誰來做、何時(shí)、何地、依據(jù)什么文件、使用什么資源、怎么做、怎么記錄等。排除隨意性，

5、保證過程一致性，確保過程質(zhì)量的穩(wěn)定性；4相容性不互相矛盾；5可操作性不是越嚴(yán)格越好；6文件要有系統(tǒng)性按照系統(tǒng)方法和風(fēng)險(xiǎn)的思維進(jìn)展籌劃文件；7增值性通過文件的編制和實(shí)施，能夠提高效率效益、產(chǎn)品質(zhì)量、客戶滿意、減少損失、降低環(huán)境污染、減少傷害。；8表單設(shè)計(jì)要按照有關(guān)文件要求進(jìn)展，要適用，滿足被支持文件的需要；專業(yè)資料整理WORD格式9簡單、易懂，復(fù)雜的事情, 簡單化;簡單的事情, 流程化;流程的事情, 標(biāo)準(zhǔn)化!專業(yè)資料整理WORD格式“文不如表，表不如圖。意思是說比起長篇的文字和枯燥的數(shù)字，圖表反響出的信息一專業(yè)資料整理WORD格式目了然，讓人更樂于閱讀。有效防呆/ 防錯(cuò)專業(yè)資料整理WORD格式8

6、、為什么要進(jìn)展文件管理文件及其管理帶來的風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇？防止不適用、誤用，保證文件適宜、充分、有效。9、文件管理的主要內(nèi)容？9.1 內(nèi)部文件1) 制作標(biāo)識、格式、排版、字體、說明編制、修改。、文件名稱、內(nèi)容。；2) 發(fā)布簽核；3) 分發(fā)閱讀、下載、發(fā)放。；4) 訪問閱讀；5) 檢索：編碼、名稱、部門、時(shí)間。；6) 使用適宜的版本；7定期評審；8) 更改預(yù)期更改、非預(yù)期更改；9) 保存舊版、作廢、不用的文件。；10) 處置銷毀、保存。9.2 外部文件1收集；2確認(rèn)；3發(fā)放；4使用；專業(yè)資料整理WORD格式5定期評審；6更新；10、文件管理涉及到的人員1文件編修人員、審核人員、批準(zhǔn)人員、使用人員：側(cè)重

7、于文件編修的必要性、文件名稱和內(nèi)容的符合性、適宜性、充分性、有效性、文件的合法性。2 DCC人員： 8、內(nèi)容。11、公司文件管理有關(guān)規(guī)定文件控制程序；11.1 文件分類 3.1 ；11.2 權(quán)責(zé)；1文件的產(chǎn)生、使用3.2 、 6；2文件維護(hù)管理3.3-3.5；11.3 文件制作含新增、修訂、廢止要求：1文件編碼要求7.2 、7.3 、 7.4 ；2內(nèi)容要求 7.1.1.1-7.1.1.5、 7.1.1.7、 7.1.3 ；3文件排版要求7.1.1.6 、 7.1.2 ；4文件字體要求7.1.2 ；5發(fā)布要求7.5 11.4文件的使用要求閱讀、下載打印電子的、紙本的7.6 11.5外部文件管理； 7.3 、 7.