辦公室主任角色定位和素質(zhì)修養(yǎng)

1、精選文檔辦公室主任角色定位和素養(yǎng)修養(yǎng) 辦公室是單位中的綜合部門，起著承上啟下、溝通協(xié)調(diào)的中樞作用，是聯(lián)系基層、聯(lián)系群眾的橋梁和紐帶，也是呈現(xiàn)單位形象的窗口。辦公室工作任務(wù)龐雜、責任重大，不僅要參與政務(wù)、處理事務(wù)，還要協(xié)調(diào)關(guān)系、做好服務(wù)。如何搞好辦公室工作與辦公室主任力量和素養(yǎng)密不行分。 一、辦公室主任的角色定位 辦公室主任的工作性質(zhì)從根本上說，具有幫助性和服務(wù)性以及協(xié)調(diào)性等多重性的特點。幫助性是側(cè)重于辦公室主任本人的工作責任和地位而言；服務(wù)性則側(cè)重于辦公室主任的思想意識、職業(yè)道德、工作方式、方法來說的；協(xié)調(diào)性則是辦公室主任對內(nèi)對外、對上對下的工作關(guān)系，前兩者相對于

2、領(lǐng)導(dǎo)而言，后者相對于工作職責，這些工作性質(zhì)打算了辦公室主任的工作特點，這些特點貫穿于辦公室主任工作的始終。就工作而言，它最突出的特點具有以下多重性，即：角色的多重性、工作要求的多重性、工作力量的多重性。 （一）角色的多重性 所謂角色多重性，是指人們對某種社會地位、身份和職責的一種看法，也是人們對具有特定身份的人的行為期望。這里所說的角色多重性，主要是指辦公室主任在組織協(xié)調(diào)或群體活動中通過各種工作關(guān)系所體現(xiàn)出的權(quán)利、義務(wù)規(guī)范和行為模式。辦公室主任相對于單位的領(lǐng)導(dǎo)他既是下級又是參謀助手或者說有時又可充當半個秘書角色部門領(lǐng)導(dǎo)、是核心、是部門分散力的主要源泉；相對于本單位的其它部門

3、，他既是督促落實領(lǐng)導(dǎo)的各項工作要求的執(zhí)行者，又是協(xié)調(diào)各部門之間的中介和橋梁；相對于其它單位，他又是一位迎賓待客的接待者，并要求做到舉止得體、熱忱周到、不卑不亢的仆人風(fēng)范形象。全部這些也就打算了辦公室主任角色的多重性。當然，在不同的場合、時間、事由，其代表的角色也就可能有所不同。  （二）要求的多重性   辦公室本身是由其屬性所打算的，而作為辦公室主任所代表的角色也就多重性。因此，對主任在工作上的要求與其它部門負責人的要求也就不盡相同，這是因其部門的工作性質(zhì)和主任本人的工作職責所打算的。辦公室主任的工作要求大體上體現(xiàn)在以下六個方面，即：被動性與主

4、動性相結(jié)合；經(jīng)常性與突擊性相結(jié)合；事物性與政務(wù)性相結(jié)合；領(lǐng)導(dǎo)性與群眾性相結(jié)合；綜合性與專業(yè)性相結(jié)合；管理性與服務(wù)性相結(jié)合。這六個方面既是沖突的統(tǒng)一體，又是職責與力量的具體要求。對這些沖突和職責都需要辦公室主任去兼顧并處理好，不能顧此失彼。 （三）力量的多重性  力量的多重性是相對于辦公室主任本人的工作力量而言，它是由其工作職責所打算的。要使辦公室的功能得到較好的發(fā)揮，辦公室主任就必需具備綜合力量的多重性。例如：對上精確把握領(lǐng)導(dǎo)意圖的力量；對下擅長運籌落實的力量；對內(nèi)除要有管理力量外，還要具備對本單位業(yè)務(wù)學(xué)問的了解和把握；對外還要具備肯定的協(xié)調(diào)溝通力量等等。這些力量

5、的多重性要求，；相對于辦公室內(nèi)部來說他又是作為辦公室主任應(yīng)當盡可能地集之于一身。只有這樣工作才能運籌自如，得心應(yīng)手。 二、辦公室主任的素養(yǎng)修養(yǎng) 作為單位"大管家"和單位領(lǐng)導(dǎo)"左右手"的辦公室主任，他的素養(yǎng)凹凸直接影響著辦公室工作乃至整個單位工作的好壞。另一方面，受其工作性質(zhì)和特點以及工作職責等多方面的客觀因素制約，辦公室主任更應(yīng)當提高自身素養(yǎng)，加強個人修養(yǎng)，提升業(yè)務(wù)水平，特殊是著力提高五個方面的素養(yǎng)修養(yǎng)。 （一）政治素養(yǎng)   政治素養(yǎng)在辦公室主任日常工作中起著極其重要的作用。辦公室主任只有具備了

6、良好的政治素養(yǎng)，才能更好地吸引人才、領(lǐng)導(dǎo)下屬，才能提高工作的原則性、預(yù)見性、系統(tǒng)性和制造性，保證各項工作沿著正確的路線健康進展，不斷取得成功。辦公室主任的政治素養(yǎng)是諸多素養(yǎng)中的核心，起著打算和主導(dǎo)的作用，它有力地打算和影響著其他素養(yǎng)的形成和進展，反映綜合素養(yǎng)的凹凸。   （二）道德品質(zhì)修養(yǎng) 辦公室主任的道德品質(zhì)素養(yǎng)除了要遵循一般的道德標準以外，因受其角色定位和思想意識性質(zhì)的打算，作為部門領(lǐng)導(dǎo)特殊是辦公室主任要時刻清楚自己的角色，擺正自己的位置，把握好言行分寸，處理好各方面的關(guān)系。在主觀上要排解個人榮辱，要先人后己，處處比別人多付出，無私才能有德。無論是對

7、上或者對下，都要做到心懷坦蕩，一視同仁，以身作則，不斷錘煉人格。三）心理素養(yǎng)  辦公室主任一點要學(xué)會把握自己的心情，帶頭保持樂觀向上的精神狀態(tài)。在生活中，要豁達開朗樂觀向上，妥當處理人際關(guān)系，豐富生活情趣，適時調(diào)整心態(tài)，矯正行為坐標。在工作中，不僅要寵愛自己的工作，更要努力施展才智，正確對待工作中的沖突沖突，把工作著力點放在如何干好、干出特色上來，力爭做到讓各方面基本滿足，自己的心態(tài)才踏實。 （四）工作力量素養(yǎng) 在政治素養(yǎng)、道德素養(yǎng)、心理素養(yǎng)等條件等同的狀況下，辦公室主任力量素養(yǎng)的凹凸，直接影響到其他工作效率的凹凸和工作業(yè)績的好壞。作為辦公室主任首先要具

8、有當好參謀助手的力量，做到思維靈敏，足智多謀。其次，在工作中應(yīng)當具備對領(lǐng)導(dǎo)工作意圖的理解力量和妥當處理問題的力量。在職權(quán)范圍內(nèi)能嫻熟把握和運用各種規(guī)章制度去抓好工作，事事想在前，處處做在前。第三，還應(yīng)具有綜合協(xié)調(diào)力量，發(fā)揮樞紐和橋梁作用，努力成為既是智囊型又是管理型的綜合性人才。第四，辦公室主任還有要具有在各種場合下的應(yīng)酬力量。對內(nèi)具有親和力，對外要有協(xié)調(diào)技巧。工作中既有溫存的一面，又要有處理問題堅決的一面。 （五）理論學(xué)問素養(yǎng) 辦公室主任工作涉及范圍極廣，具有很強的整體性和綜合性。這種工作特點打算了辦公室主任必需具備豐富的學(xué)問和較高的文化素養(yǎng)。理論學(xué)問包括政治理論和業(yè)務(wù)學(xué)

9、問以及現(xiàn)代科學(xué)文化技能等。一是政治理論修養(yǎng)。作為一個辦公室主任應(yīng)當對黨和國家的方針、政策等政治理論有所把握；對社會現(xiàn)象的理解和生疏要比較敏銳和深刻，特殊是自己的獨到見解要上升到肯定的理論高度。二是業(yè)務(wù)素養(yǎng)的修養(yǎng)。辦公室主任應(yīng)盡可能地多把握本工作范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)方面的學(xué)問，擅長積累有關(guān)業(yè)務(wù)方面的工作閱歷和基礎(chǔ)資料，不斷充實自己提升業(yè)務(wù)素養(yǎng)。三是現(xiàn)代科學(xué)技能素養(yǎng)的修養(yǎng)。作為辦公室主任應(yīng)帶頭學(xué)習(xí)和把握現(xiàn)代科學(xué)學(xué)問和技能，用所把握的現(xiàn)代科學(xué)理論學(xué)問指導(dǎo)工作，運用現(xiàn)代科學(xué)技能提高工作質(zhì)量和工作效率。 三、辦公室主任如何加強自身修養(yǎng) （一）擅長定位  “定位”是指辦公室

10、主任肯定要有糊涂的角色意識，把握好各種角色的轉(zhuǎn)換。對本單位的領(lǐng)導(dǎo)，辦公室主任要時刻留意維護領(lǐng)導(dǎo)的威信和權(quán)威性，準時精確地落實領(lǐng)導(dǎo)決策，恰到好處地處理好上下級和部門之間的工作關(guān)系。但要堅持原則，不能怕得罪人，要善意地提出自己的見解，這是為了有利于工作的開展。另外，必需有下級聽從上級的組織觀念，要想方設(shè)法支持領(lǐng)導(dǎo)的工作，幫忙領(lǐng)導(dǎo)做好群眾的思想工作，準時給領(lǐng)導(dǎo)反饋信息。對于本單位的各股室來說，辦公室主任應(yīng)當是個承上啟下、有威信、值得信任的參謀和協(xié)調(diào)者。假如沒有糊涂的角色意識，就不能取得領(lǐng)導(dǎo)的信任、群眾的理解與支持和各部門之間的相互協(xié)作，工作上就沒有號召力。同時，辦公室作為對外溝通的窗口，辦公室主任還

11、應(yīng)妥當處理好對外交往的關(guān)系，維護好本單位的形象。  （二）擅長思考面對千頭萬緒的事務(wù)和各種紛繁簡單的人際關(guān)系，辦公室主任遇事時須反應(yīng)靈敏，同時要冷靜鎮(zhèn)靜，擅長思考。辦事要三思而后行，做到慎思、慎言、慎行。對于來自四周八方、上下左右、方方面面的信息，辦公室主任應(yīng)當是個過濾器，要學(xué)會思考分析，把有用的信息準時反饋給領(lǐng)導(dǎo)參考，供應(yīng)應(yīng)各部門應(yīng)用。遇到麻煩的事，要養(yǎng)成深化調(diào)查爭辯的習(xí)慣，做到有理有據(jù)地處理問題，不能盲目、簡潔地上推下卸，不加思考、簡潔行事或感情用事。其次，在日常工作上，除了要完成規(guī)定的工作以外，要擅長動腦筋、敢于創(chuàng)新思路，提高工作效率，為領(lǐng)導(dǎo)分憂解勞。只有養(yǎng)成思考的習(xí)

12、慣，才能在處理問題、化解沖突時做到游刃有余，切實為領(lǐng)導(dǎo)分擔壓力，為群眾排憂解難。 （三）擅長學(xué)習(xí) 辦公室主任工作范圍既包括政務(wù)，又包括事務(wù)；既有政治上的，又有文化上的。工作上的綜合性特點打算了辦公室主任要學(xué)習(xí)的東西很多，因此就必需養(yǎng)成擅長學(xué)習(xí)的好習(xí)慣。學(xué)習(xí)的關(guān)鍵在于"善"字上，由于人的精力和時間是有限的，加上辦公室的工作紛繁簡單，因此要學(xué)會利用好"善"字。一方面要學(xué)會合理利用時間，另一方面要學(xué)會適應(yīng)形勢，要結(jié)合實際需要學(xué)。同時，還要充分利用工作上的有利條件，例如：在擬辦文件時，要準時對上級政策性和指導(dǎo)性的文件先"飽眼福&qu

13、ot;認真學(xué)習(xí)領(lǐng)悟，不要任憑一覽了之。只要不斷學(xué)習(xí)和補充新知，調(diào)整自己的學(xué)問結(jié)構(gòu)，提高自己的工作力量，才能遇事不驚，鎮(zhèn)靜冷靜，適應(yīng)工作需要，跟上時代進展的步伐，為領(lǐng)導(dǎo)當好參謀。（四）擅長“超脫” 辦公室主任的工作，往往與忙勞碌碌結(jié)下不解之緣，有考慮不完的工作，寫不盡的文字材料，干不完的雜事，在精神上、體力上很難有輕松的時候。因此辦公室主任更應(yīng)當努力學(xué)會"超脫"，給自己營造一個良好的工作環(huán)境。一要依據(jù)重點工作和日常工作、中心工作和一般工作以及輕、重、緩、急等層次合理支配時間，做到重點工作重點抓、中心工作集中抓、日常工作靠制度抓、雜亂事物性工作用方法抓。二要充分發(fā)揮副

14、職的作用，調(diào)動本部門其他人員的樂觀性，用其所長。三要在部門內(nèi)建立起規(guī)范、高效的工作秩序，使其部門內(nèi)下屬各盡其責，相互協(xié)作，提高工作效率，也是辦公室主任獲得"超脫"的有效方法之一。公司辦公室主任管理建議 公司辦公室擔當著參與領(lǐng)導(dǎo)班子對重大問題的爭辯和決策、招投標、檔案文件合同管理、會議、接待等工作，是信息傳遞、政策落實、上下內(nèi)外溝通的窗口，是為公司運營起幫助作用的綜合部門。假如我作為公司辦公室主任，我開展工作的方案如下： 一、充分深化地了解公司狀況，找準自己的工作定位 了解公司的信息主要包括：公司的進展遠景、進展戰(zhàn)略、管理理念、企業(yè)文化等；公司的

15、主營業(yè)務(wù)各部門各項工作和流程、以及工作技能技巧，組織結(jié)構(gòu)，公司的整體運作，以及公司目前狀況等。 在了解了公司的遠景和進展戰(zhàn)略等基本狀況、深化領(lǐng)悟了自己的工作職責的基礎(chǔ)上，對自己的工作進行定位，依據(jù)職位對公司的重要程度來明確工作重點，并就這些工作重點制定工作方案方案和備選方案。 二、具體工作業(yè)務(wù)開展     （一）、公文、檔案、信息管理； 加強政務(wù)工作效率，推動電子政務(wù)平臺建設(shè)。推舉使用OA辦公系統(tǒng)或相關(guān)ERP操作軟件，簡化流程。 公文處理要求準時高效、嚴格保密、歸口統(tǒng)一； 凡公司在各項工作和活動

16、中形成的、辦理完畢具有保存價值的各種載體的文件均應(yīng)收集齊全，由各部門內(nèi)勤人員進行系統(tǒng)整理后向辦公室移交，兼職檔案員負責歸納整理；同時要建立健全公司檔案的收進、移出、保管、利用等狀況的統(tǒng)計。 應(yīng)主動樂觀地組織和參與各種調(diào)查爭辯，做好信息的收集、篩選，傳輸工作，把調(diào)查中獲得的大量第一手材料，進行綜合分析，去粗取精，去偽存真，由此及彼，由表及里，從中理出完成各項工作任務(wù)和進行決策的有利因素與不利因素，準時向領(lǐng)導(dǎo)反饋。 （二）、招投標、合同管理；  公司屬于生產(chǎn)型企業(yè)，大批訂單紛至沓來，不管是選購還是銷售，都需要加以規(guī)范，以保證公司的利益，因此合同簽訂和后續(xù)管理

17、極為重要。 “三務(wù)”（即：法務(wù)、財務(wù)、業(yè)務(wù)）介入公司經(jīng)濟活動，成立五人談判小組，無論是商務(wù)談判還是招投標等重大經(jīng)濟活動及凡涉及到價格的談判，談判小組必需介入，爭取在合同的談判過程中爭取主動，爭取到有利的地位，更好的為公司經(jīng)濟活動保駕護航。 建立的合同臺賬，負責監(jiān)督檢查合同執(zhí)行狀況；    （三）、督辦管理； 為保證企業(yè)各項管理工作落實到位、政令暢通，提高工作效率，保證上級指示、公司決策的貫徹落實，按時完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作，建議啟用督辦機制。 綜合管理部設(shè)督辦員，負責對公司督辦范圍內(nèi)的工作進行檢查、協(xié)調(diào)、督促。負責在各

18、項工作任務(wù)的完成節(jié)點，向承辦部門下督辦單，跟蹤任務(wù)的完成狀況與進度。人力資源部負責將督辦工作納入績效考核內(nèi)容。 （四）、會議、接待管理；預(yù)備好議題；做好會議記錄；已形成打算的，整理好書面材料，需有關(guān)部門執(zhí)行的，會后形成文件下發(fā)執(zhí)行；會議爭辯中遇到的疑難問題，組織人員進行調(diào)查爭辯，提出解決方案。 接待工作應(yīng)遵循“節(jié)省、對等、周到”的原則。 節(jié)?。嚎畲齺碣e一律從簡，不鋪張鋪張，不重復(fù)宴請，把握陪餐人數(shù)。 對等：各職能部門對口接待，遇有綜合性接待時，辦公室負責予以協(xié)調(diào)，保證接待行為規(guī)范有效，實行“誰組織接待誰簽單”的原則。  涉外來賓的接待

19、、重大活動款待、上級機關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)視察、由董事長總經(jīng)理邀請的客人，由辦公室負責牽頭，相關(guān)部門協(xié)作，共同做好接待工作。 周到：各接待部門應(yīng)全程接待，時間支配連接周密，接待方式恰當。 （五）、車輛管理； 公務(wù)車實行司機負責制，單車費用核算把握。指定司機負責車輛的管理、保養(yǎng)、修理、審驗等事宜。建立公務(wù)車單車管理檔案，實施單車費用獨立管理。 （六）、食堂管理； 餐廳管理實行“主管負責制”，即由餐廳負責人對本餐廳飯菜質(zhì)量、衛(wèi)生狀況、就餐環(huán)境、員工紀律等全面負責，并對發(fā)生的問題擔當相應(yīng)責任。 嚴把選購關(guān)，原材料選購需填報請購單，由廚師長、食堂負責人

20、、辦公室主任確認后方可進行，并備案；選購?fù)旰笥蓮N師長及食堂負責人進行驗收；每月對食堂出入庫進行盤點。廚房人員實行衛(wèi)生分片包干制，做到分擔區(qū)掛牌，衛(wèi)生每天達到標準，明確衛(wèi)生責任，真正落實衛(wèi)生制度。 餐廳工作人員實行投訴意見考核評分管理，分為二部分：服務(wù)性投訴及菜品質(zhì)量、衛(wèi)生投訴，與月度工資掛鉤。 （七）、宿舍管理； 宿舍嚴格實行半軍事化管理。確保員工宿舍平安、有序、潔凈、舒適、衛(wèi)生。設(shè)立兼職宿舍管理員，負責員工宿舍的平安、秩序、物業(yè)、衛(wèi)生管理，定期抽查。 建立宿舍內(nèi)部衛(wèi)生值日制度，由室長支配，同寢室人員輪番值日； （八）、保潔、綠化管理；

21、0;辦公室派專人負責廠區(qū)保潔、綠化工作，每日要填寫環(huán)境衛(wèi)生日檢查記錄表認真做好保潔工作的監(jiān)管，發(fā)覺問題準時上報，監(jiān)督每日保潔工作的全過程。 搞好廠區(qū)花木的維護保養(yǎng)，做到春栽、夏剪、秋管、冬保，設(shè)專人對花草進行施肥、施水，防治病蟲害，適時修剪。每日填寫綠化養(yǎng)管記錄表 設(shè)定保潔、綠化工作處理單，嚴格執(zhí)行監(jiān)管職能。 三、綜合管理及協(xié)調(diào)機制 辦公室主任要精彩地履行自己的各項職責，必需留意和不斷改進工作方法，從而充分發(fā)揮作用。     （一）要總攬全局，抓好大事，突出重點，兼顧一般。 辦公室主任不論工作多忙，都要始終站在全局的高度上，留意處理全局與局部的關(guān)系，重點與一般的關(guān)系，分清主次緩急，鎮(zhèn)靜自若地處理好每一項工作。因此，統(tǒng)籌規(guī)劃是關(guān)鍵。 （二）管理制度化 辦公室是聯(lián)系上下、協(xié)調(diào)左右、連接內(nèi)外的橋梁和紐帶，部門的工作任務(wù)重，頭緒多、內(nèi)容雜。為了確保辦公室各項工作有序可循，規(guī)范有序，就需要為辦公室的管理工作建立一套切實可行的規(guī)章制度，將辦公室的各項辦事規(guī)程、行