二、會議管理制度及流程

1、會議管理制度第一條目的為規(guī)范公司各項會議及各類培訓流程，統(tǒng)一會議管理模式，減少會議數(shù)量、縮短會議時間，提高會議質量，特制定本制度。第二條 職責一、行政部負責會議管理，所有重要會議要在公司領導批準后到行政部登記備案。二、會務工作主要由行政部承辦； 其他部門主辦或召集的會議， 行政部應予協(xié)助。三、除其他部門主辦的會議資料各自存檔外，會議資料由行政部整理、分發(fā)、立卷、存檔。第三條會議分類一、公司部門周會制度（一）主持與記錄：各部門助理記錄，由部門負責人主持（二）召開時間：每周一上午 9:00。特殊原因需要延期召開的由部門負責人提前通知。（三）參加人員：部門負責人、部門員工 由于出差等特殊原因不能參加

2、例會的，應提前向部門主管請假。（四）會議內容：該部門上周工作總結、本周工作計劃等。二、公司員工月會制度（一）主持與記錄：由行政部召集，總經理主持，行政專員進行會議記錄。總經理未列席會議時，由副總經理主持。（二）召開時間：每月 30 日上午 9:00。特殊原因需要延期召開時由行政部提前通知。（三）參加人員：為公司全體員工。由于出差等特殊原因不能參加例會的，應提前向行政部請假。（四）會議內容：1.公司日常運作情況的總結。2.各部門匯報本月工作任務執(zhí)行情況及所取得的業(yè)績或成效等， 著重介紹在任務執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。3.布署下月工作任務。三、其他會議（一）公司年終總結表彰大會總結全年工作情況， 布署

3、下一年度工作任務， 表彰獎勵先進集體及個人。 此項會議由辦公室具體組織實施。（二）各專題會議相關部門根據(jù)實際工作需要不定期地召開。 會議的內容主要是針對運營中出現(xiàn)的問題或項目有關事宜工作進行討論、布署和總結。第四條 會議召開一、會議安排：（一）凡涉及到多個部門人員參加的會議或由于階段工作需要臨時召開的會議，會議召集部門應在召開前 1-2 天將總經理批準后的會議通知單報行政部， 由行政部進行統(tǒng)一安排，方可召開。（二）凡公司已列入會議計劃的會議，如需改期， 或遇特殊情況需臨時安排其它會議，組織部門應提前 2 天報總經理審批并報請行政部調整會議計劃， 未經行政部調整的，任何人（部門）不得隨意調整正常

4、會議計劃。（三）各部門工作例會必須服從公司的統(tǒng)一安排， 各部門小會不得安排在公司例會同期召開，應堅持小會服從大會，局部服從整體的原則。（四）會議一經確定， 與會人員應預先做好各項工作安排， 原則上不可請假缺席或遲到，遇特殊情況須提前向總經理請假，獲得批準后方可指派專人代為參加，會后應主動詢問會議內容及交辦事項， 確保會議布署的各項工作按時保質完成并對工作結果負責。二、會議的準備：（一）公司有專項主題的會議或需有投影設備演示說明的會議， 應由行政部提前做好投影設備連接調試工作；（二）會議之前，行政部應有專人負責會議會標的制作和設置， 并根據(jù)會議級別或性質準備好會議飲用水或其他招待用品；（三）特別

5、重大會議，應由行政部專人負責各項準備工作，具體包括以下內容：1.會議議程安排（應提前報交公司領導或主要參會者）；2.會議資料準備（如需分發(fā)應在入場前登記分發(fā)）；3.會議場所布置；4.會議服務人員的安排；5.會議簽到表；6.會后事項安排。7.會議需要留存資料的應提前通知相關部門做好拍照、攝像工作。三、會議召開及傳達：（一）應明確公司會議的目的， 公司會議的目的是解決問題提高效率， 因此會議應明確主題，不開無邊際的會議。（二）參會人員在會前應明確會議要研究的議題以便準備好相關文件材料。（三）與會者的發(fā)言要言簡意駭， 一般發(fā)言不可過長， 會議組織者或主持人在開會前應該就每個人的發(fā)言時間予以統(tǒng)計和控制

6、， 時間到后，無特殊情況不予延長。每次開會中應該強調發(fā)言的時間要求。（四）重要會議決議或記錄未正式公布前，與會者不得提前透露會議內容。（五）與會人員必須用正式的會議記錄本做詳細的會議記錄， 以便于會后向部門員工準確傳達會議精神， 落實各項工作任務， 行政部將不定期抽查與會人員的會議記錄。（六）公司會議的會議紀要由總經辦專人負責整理并由公司領導審閱簽發(fā)， 會議紀要應分發(fā)給與會人員， 必要時，分發(fā)給相關部門。 其它會議由召集部門責成專人負責記錄整理，由主管領導審閱簽發(fā)并編號存檔。（七）會議結束后辦公室或其它會議組織部門負責將問題進行匯總、 分類，并將會議中對各部門工作的要求進行整理、分類、下發(fā)。公

7、司會議決定事項的督辦、檢查和追蹤由行政部專人負責，根據(jù)規(guī)定的時間節(jié)點逐項跟進，并在下一次例會前將各部門完成情況報公司領導。四、會議紀律（一）要嚴格遵守會議的開始時間， 提前 3 分鐘到達會議現(xiàn)場。 不得缺席、遲到、早退，會議記錄人員登記到會情況。遲到則樂捐 10.00 元，遲到每超過一分鐘增加 10.00 元，依次累加。如需請假需經會議召集人批準。無故缺席者，罰款 100 元。（二）管理級別以上人員共同參加的為中層會議，中層會議應至少提前一天通知。遲到的則樂捐 200.00 元，遲到每超過一分鐘增加20.00 元，依次累加。（三）決策層人員共同參加的為高層會議應至少提前一天通知。 參會人必須到

8、場，遲到的則樂捐 500.00 元贊助費，遲到每超過一分鐘增加 30.00 元，依次累加。（四）所有參會人員在開會期間應將手機等通訊設備設置為無聲或震動狀態(tài)。 會議期間，所有與會人員必須尊重發(fā)言人， 不得隨便發(fā)言擾亂會議次序， 不得看報紙雜志、聽音樂、接聽手機等做與會議無關的動作，如需接聽電話，必須到會議室外接聽。發(fā)現(xiàn)有以上情況者，一次樂捐50.00 元。（五）會議需要表決時，原則上采取少數(shù)服從多數(shù)的方法，特殊情況可集中，一經會議決議之事，應按期完成。管理級別未能兌現(xiàn)承諾的每次樂捐200.00 元。對于需要在會議上討論的問題， 提前與會議發(fā)起人溝通， 以便于及時通知所有參會人，在提出問題的時候應該同時提交對該問題的解決方案。第五條本制度適用于公司全體員工。第六條本制度由行政部負責解釋，如有未盡事宜，將按公司相關規(guī)定執(zhí)行。附件：會議簽到表會議通知單會議紀要會議簽到表編號：會議名稱會議時間年月日時分會議地點序號姓名部門簽到時間備注會議通知單編號：會議主持發(fā)出部門會議日期開始