項(xiàng)目經(jīng)理如何有效地進(jìn)行項(xiàng)目溝通

1、【精品文檔】如有侵權(quán)，請(qǐng)聯(lián)系網(wǎng)站刪除，僅供學(xué)習(xí)與交流項(xiàng)目經(jīng)理如何有效地進(jìn)行項(xiàng)目溝通.精品文檔.項(xiàng)目經(jīng)理如何有效地進(jìn)行項(xiàng)目溝通項(xiàng)目溝通的重要性項(xiàng)目溝通很重要，不僅因?yàn)橐恢弊岉?xiàng)目干系人適當(dāng)?shù)亓私忭?xiàng)目的狀態(tài)、進(jìn)度和影響這個(gè)原因大家都知道，還因?yàn)轫?xiàng)目溝通是整個(gè)項(xiàng)目成功與否的關(guān)鍵決定因素。為什么是這樣?主要原因有以下幾點(diǎn)。· 管理期望我們會(huì)在下一章更詳細(xì)地討論管理期望，不過(guò)現(xiàn)在我們要說(shuō)，溝通的質(zhì)量和效率會(huì)大大地影響項(xiàng)目干系人對(duì)項(xiàng)目和你的領(lǐng)導(dǎo)角色的認(rèn)知。· 管理項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)你的溝通能力是影響你管理和領(lǐng)導(dǎo)核心項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的主要因素。· 減少?zèng)_突在執(zhí)行項(xiàng)目的過(guò)程中因受到慣例時(shí)間、財(cái)政因

2、素以及資源限制的影響，要想減少一些不必要的沖突還是比較困難的。這些沖突通常由錯(cuò)誤的認(rèn)知、缺乏信息或不存在的問(wèn)題等因素引起，歸根結(jié)底還是溝通無(wú)效導(dǎo)致的。· 可取之處每一位可靠的項(xiàng)目經(jīng)理都知道，在幾乎所有的項(xiàng)目中，他們都會(huì)用到兩項(xiàng)技能，即組織和溝通。在這兩方面，尤其是項(xiàng)目溝通方面，如果做得很好，就能彌補(bǔ)其他所有方面的欠缺。為什么溝通不易在學(xué)習(xí)關(guān)鍵原則和最佳技巧之前，我們一定要先理解為什么不能把溝通看作理所當(dāng)然的事情。一方面，我們本來(lái)就知道，影響溝通過(guò)程的因素有很多，主要因?yàn)槲覀儫o(wú)時(shí)無(wú)刻不在溝通。另一方面，我們當(dāng)中有很多人似乎不會(huì)根據(jù)實(shí)際情況采用不同的方式去溝通。溝通的目的在于信息接收者完

3、全理解了信息發(fā)送者的意思，也就是說(shuō)引發(fā)的認(rèn)知等同于想要傳遞的信息。聽起來(lái)很簡(jiǎn)單，對(duì)吧?不過(guò)，要實(shí)現(xiàn)這個(gè)簡(jiǎn)單的目標(biāo)卻要面對(duì)很多的困難。不管要傳遞什么信息，為了達(dá)到有效溝通的結(jié)果，都要清除兩個(gè)主要 障礙。首先，必須和接收者建立聯(lián)系，也就是說(shuō)必須要讓他們接收到信息。能否做到這一點(diǎn)，取決于接收者的當(dāng)前狀態(tài)(身體狀態(tài)、心理狀態(tài))、溝通環(huán)境中出現(xiàn)的 其他狀況(噪聲)以及接收者專心聆聽信息的能力。其次，等接收者確實(shí)接收到信息之后，他們就根據(jù)自己以往的經(jīng)驗(yàn)、假設(shè)、期望、文化影響、價(jià)值觀和信仰等在 腦海里對(duì)信息進(jìn)行層層過(guò)濾。接下來(lái)，即使信息在清除了這兩個(gè)主要障礙之后還基本保持原樣，接收者解讀信息的能力也會(huì)受到他

4、們自然的學(xué)習(xí)方式(比如聽覺(jué)的、 視覺(jué)的、動(dòng)覺(jué)的)的影響。要是這么想，真懷疑我們究竟有沒(méi)有清楚地傳達(dá)過(guò)什么信息。那為什么要談到這些呢?原因有3個(gè)。(1) 作為發(fā)送信息的人，要意識(shí)到成功地傳達(dá)信息是很重要的，不能想當(dāng)然。(2) 作為接收信息的人，要意識(shí)到什么因素影響你準(zhǔn)確地“理解”(或者聽到)信息發(fā)送者要傳達(dá)的信息。(3) 最重要的是，這有助于你排除主觀因素的干擾。很多很多的人在溝通過(guò)程中摻入了主觀的想法。如果第一次沒(méi)理解，也不要覺(jué)得就是自己的原因。正如我們?cè)谇懊嫣岬降模泻芏嗵魬?zhàn)要戰(zhàn)勝。你越能做到不先入為主、集中精力去理解，你的溝通能力就會(huì)越強(qiáng)。7項(xiàng)有效原則我們來(lái)看看大多數(shù)高效的項(xiàng)目溝通者都會(huì)用

5、到的7項(xiàng)關(guān)鍵原則。(1) 計(jì)劃好溝通像對(duì)待項(xiàng)目管理的其他方面一樣，你要計(jì)劃好項(xiàng)目溝通過(guò)程。計(jì)劃溝通的目的在于確保參與進(jìn)來(lái)的所有項(xiàng)目干系人能在需要的時(shí)候獲取所需信息來(lái)履行他們的責(zé)任。影響溝通計(jì)劃和項(xiàng)目溝通要求的主要因素有以下這些。· 項(xiàng)目發(fā)起方的組織結(jié)構(gòu)。· 項(xiàng)目干系人分析的結(jié)果。· 報(bào)告關(guān)系。· 項(xiàng)目涉及的職能領(lǐng)域。· 參與項(xiàng)目的人數(shù)。· 項(xiàng)目干系人所在的地方。· 每位項(xiàng)目干系人的信息需求。· 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的經(jīng)驗(yàn)級(jí)別。· 技術(shù)可得性。· 信息需求的緊急性和需要的頻率。· 想要的項(xiàng)目溝通

6、形式。· 項(xiàng)目的預(yù)期時(shí)長(zhǎng)。· 項(xiàng)目在組織層面的風(fēng)險(xiǎn)級(jí)別。· 對(duì)終端消費(fèi)者的預(yù)期變更影響。· 組織文化。· 所需的外部溝通級(jí)別。· 采購(gòu)合同。· 法律顧問(wèn)提出的限制。· 給項(xiàng)目確定了具體的溝通要求后，一定要完成以下兩件事情。· 在項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃中記錄這些信息。· 確保將所有正式的項(xiàng)目溝通(以及實(shí)現(xiàn)溝通要完成的工作)都包含在WBS和項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃中。(2) 記住基本方法最有效的3種溝通方法也是最簡(jiǎn)單的。為什么這些方法會(huì)有效呢?因?yàn)樗鼈兡芷鹱饔?，但是很多人卻沒(méi)有這么做，因此對(duì)比是非常明顯的。·

7、; 優(yōu)先處理：項(xiàng)目溝通不要走捷徑;尊重項(xiàng)目干系人。· 展現(xiàn)風(fēng)度：講禮貌，將欣賞和感激表現(xiàn)出來(lái)。· 言出必行：如果你說(shuō)了要做什么事情，就要去做。(3) 溝通的5個(gè)C在計(jì)劃或執(zhí)行項(xiàng)目溝通的時(shí)候，要牢記5個(gè)C。· 清楚(Clear)：說(shuō)明主題;圍繞主題;幫助接收者理解信息;恰當(dāng)?shù)厥褂眯g(shù)語(yǔ)。· 簡(jiǎn)潔(Concise)：抓住重點(diǎn);不讓信息漫無(wú)邊際。· 禮貌(Courteous)：講禮貌，注意語(yǔ)調(diào)。· 一貫(Consistent)：使用恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)調(diào)和媒介傳遞想要傳遞的信息;所有信息要素都應(yīng)傳達(dá)一樣的信息。· 令人信服(Compelling

8、)：讓他們有理由去注意。(4) 保證理解如果想進(jìn)行有效的溝通，就要擁有這樣的理念。主要包括以下幾個(gè)方面。· 投入精力、耐心和決心，確保別人清楚地理解了你的意思。· 采用有效的聆聽技巧，確保自己清楚地理解了別人要傳達(dá)的意思。· 采用最適合聽眾的溝通媒介。要懂得變通。· 調(diào)整溝通的內(nèi)容來(lái)最大限度地滿足每個(gè)目標(biāo)聽眾(項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、客戶、高級(jí)管理層以及/或人事管理層)的信息需求。· 要重視。注意反饋信息。如果所做的事情沒(méi)有效果，要樂(lè)意去調(diào)整。· 不要假設(shè)別人明白了，要不斷地講清楚、提問(wèn)題、確認(rèn)。在所有溝通中要注重從他人的角度來(lái)看問(wèn)題。(5) 建立

9、各方關(guān)系高效的溝通者都知道，人與人之間的橋梁是建立在信任、親善和人際關(guān)系的基礎(chǔ)之上的。要樂(lè)于花時(shí)間去同關(guān)鍵的項(xiàng)目干系人建立一對(duì)一的關(guān)系，特別是在項(xiàng)目早期的時(shí)候。此外，注重關(guān)系有助于建立開放、誠(chéng)信的環(huán)境，更有利于處理項(xiàng)目難題。(6) 富有前瞻性這是另一個(gè)關(guān)鍵理念和方法原理。妨礙項(xiàng)目溝通的因素有出人意料、令人懷疑和不確定性。通過(guò)溝通計(jì)劃讓目標(biāo)聽眾了解，保持前后一致。預(yù)見額外的信息需求。永遠(yuǎn)不要讓項(xiàng)目干系人心生疑惑或者先找你。(7) 有人就有“政治” 另一種說(shuō)法就是“別太天真”。高效的溝通者都理解和領(lǐng)悟了項(xiàng)目環(huán)境的“政治性”。他們會(huì)提前理解溝通的“政治意味”，會(huì)在傳遞信息之前先從別的角度來(lái)看一看。高

10、效項(xiàng)目溝通者的最佳方法為了更好地理解這些溝通原則，提升你的溝通能力，我們來(lái)學(xué)習(xí)一下高效項(xiàng)目溝通者常用的最佳方法。我們會(huì)了解綜合溝通管理、狀態(tài)報(bào)告、主持會(huì)議、人際關(guān)系技巧以及常見溝通媒介的最佳用途。首先，我們來(lái)學(xué)習(xí)綜合項(xiàng)目溝通管理的最佳方法。· 指定主力隊(duì)員為了保證項(xiàng)目溝通的質(zhì)量和一貫性，一定 要指定具體的團(tuán)隊(duì)成員來(lái)負(fù)責(zé)正式的項(xiàng)目溝通。在大多數(shù)項(xiàng)目中，你(項(xiàng)目經(jīng)理)會(huì)扮演溝通的主要角色。不過(guò)，在大型項(xiàng)目中，你可能要將某些溝通事項(xiàng)或者與目 標(biāo)項(xiàng)目干系人溝通的任務(wù)委派給其他人來(lái)做。這可能包括同公司的相關(guān)部門密切合作，比如人力資源部、市場(chǎng)部和/或公司通信部等。· 利用強(qiáng)項(xiàng)盡管你總是

11、要用到很多種溝通方式和媒介，還是要利用好你具備的溝通強(qiáng)項(xiàng)，這些其他的方法只是用來(lái)支撐這些強(qiáng)項(xiàng)。· 進(jìn)行項(xiàng)目干系人分析溝通計(jì)劃中包含了項(xiàng)目干系人分析。這項(xiàng)分析應(yīng)弄清楚每個(gè)項(xiàng)目干系人的需求和動(dòng)機(jī)。此外，根據(jù)這些評(píng)估來(lái)確認(rèn)，要采用哪種類型的項(xiàng)目溝通才能恰當(dāng)?shù)刂С置總€(gè)項(xiàng)目干系人以及管理他們的期望。· 使用推拉策略高效的項(xiàng)目溝通者會(huì)使用推(傳送)和拉 (提供)這兩種溝通方法。隨著中央項(xiàng)目?jī)?chǔ)存庫(kù)的出現(xiàn)，拉的方法越來(lái)越受歡迎。盡管這種方法在處理項(xiàng)目干系人隨時(shí)需要的信息時(shí)非常好使，但是重要的、緊急的 項(xiàng)目溝通最好不要依靠它。遇到重要的、緊急的項(xiàng)目溝通時(shí)，一定要直接發(fā)送(推)給目標(biāo)項(xiàng)目干系人

12、。此外，如果你在使用團(tuán)隊(duì)協(xié)作技術(shù)(比如 Sharepoint)，就可以同時(shí)使用推和拉的方法。可以讓項(xiàng)目干系人訂閱相關(guān)提醒，以便在某項(xiàng)產(chǎn)品更新的時(shí)候自動(dòng)通知他們(推)。提醒的消息包含了一 個(gè)鏈接，項(xiàng)目干系人可以通過(guò)鏈接來(lái)訪問(wèn)目標(biāo)產(chǎn)品(拉)。· 讓事情簡(jiǎn)單一些要想在項(xiàng)目干系人那里拿高分，就要讓 他們很容易就理解你發(fā)給他們的東西(提供概要)或者讓他們做的事情(提供背景和目標(biāo))。不要讓他們?nèi)フ胰魏螙|西(包括溝通的參考事項(xiàng))。你的項(xiàng)目干系人整 天為很多任務(wù)和重要事項(xiàng)忙得團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)，困惑和不確定會(huì)令他們不痛快。如果你能努力去讓他們迅速理解你發(fā)過(guò)去的東西或者你讓他們?nèi)プ龅氖虑椋麄円欢〞?huì)心存感 激，這

13、樣也會(huì)提升你在整個(gè)項(xiàng)目中的價(jià)值。· 保持信息流通許多高效的項(xiàng)目溝通者都推薦一種簡(jiǎn)單卻有效的方法，就是一定要讓對(duì)的人獲得對(duì)的信息，這樣便于他們扮演好自己的角色。在很多組織里，各個(gè)團(tuán)體之間的信息流通不是很好。高效的項(xiàng)目經(jīng)理就會(huì)找出信息流通不順暢的地方，扮演促進(jìn)信息流通的角色。· 認(rèn)真對(duì)待溝通決策在做溝通決策時(shí)，要考慮各方關(guān)系、信息內(nèi)容以及可用媒介。總的來(lái)說(shuō)，不同的溝通方法適合不同的情況，高效的溝通者都會(huì)做出明智的選擇。· 確保技術(shù)可用、加強(qiáng)用戶培訓(xùn)一定要保證用于具體溝通的技術(shù)能正常起作用，還要保證相關(guān)的項(xiàng)目干系人知道如何正確使用這些技術(shù)。溝通方法現(xiàn)在比以前有更多的溝通

14、媒介可供項(xiàng)目使用。為了管理好項(xiàng)目溝通， 你要了解每種方法的長(zhǎng)處和局限性，這樣你就能針對(duì)不同關(guān)系的目標(biāo)受眾和不同的信息內(nèi)容來(lái)選擇最合適的媒介。選對(duì)了就有助于提高項(xiàng)目生產(chǎn)能力，促進(jìn)開放的溝 通交流，同項(xiàng)目干系人建立更穩(wěn)固的關(guān)系;選錯(cuò)了就會(huì)引發(fā)錯(cuò)誤的認(rèn)知，造成迷惑，還會(huì)影響與項(xiàng)目干系人之間的關(guān)系。為了幫助你做好溝通決策，我們來(lái)學(xué)習(xí)一些常見的溝通方法，了解它們的最佳用途和重要說(shuō)明。表17-1將這些內(nèi)容匯總到了一起。狀態(tài)報(bào)告高效項(xiàng)目溝通者狀態(tài)報(bào)告的最佳方法包括以下幾個(gè)方面。· 前后一致按照項(xiàng)目溝通計(jì)劃定期提供前后一致的進(jìn)度狀態(tài)報(bào)告。· 目標(biāo)報(bào)告適當(dāng)?shù)亟o目標(biāo)項(xiàng)目干系人提供詳細(xì)信息。&#

15、183; 使用項(xiàng)目符號(hào)使用項(xiàng)目符號(hào)的方式來(lái)總結(jié)主要事實(shí);盡量簡(jiǎn)短;讓閱讀的人能迅速了解項(xiàng)目的狀態(tài)。· 采用視覺(jué)的方式因?yàn)榇蠖鄶?shù)人對(duì)看到的東西都了解得快而且大部分高級(jí)管理層要迅速了解項(xiàng)目狀態(tài)和/或項(xiàng)目問(wèn)題，所以要盡量采用視覺(jué)的形式來(lái)提供信息。· 使用色標(biāo)如果組織沒(méi)有確定，那就給關(guān)鍵項(xiàng)目測(cè)量和關(guān)鍵成功因素設(shè)立3個(gè)級(jí)別。每個(gè)級(jí)別對(duì)應(yīng)一種信號(hào)燈顏色，即綠色、黃色或者紅色。在狀態(tài)報(bào)告中用這些顏色表示每項(xiàng)關(guān)鍵項(xiàng)目測(cè)量的狀況，這樣高級(jí)管理層就可以快速閱讀了解項(xiàng)目狀況的好壞。· 例外情況法利用狀態(tài)報(bào)告的主要部分(第一部分)來(lái)強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目計(jì)劃中出現(xiàn)的例外或偏差。然后在附錄附上詳細(xì)信息。

16、以這種格式提供的狀態(tài)報(bào)告會(huì)滿足大部分甚至所有關(guān)鍵項(xiàng)目干系人的需求。會(huì)議高效項(xiàng)目溝通者主持會(huì)議的最佳技巧包括以下幾個(gè)方面。· 了解你的計(jì)劃確定會(huì)議的整體目標(biāo)和具體目標(biāo);請(qǐng)對(duì)人;合理組織會(huì)議;明確參與會(huì)議的人需要做什么準(zhǔn)備，以使會(huì)議開得有價(jià)值。· 公布議程如果可以的話，提前公布會(huì)議的議程。不管怎么樣，一定要在會(huì)議開始時(shí)說(shuō)明議程，看是否需要做出調(diào)整。· 推進(jìn)會(huì)議主持會(huì)議。說(shuō)明并設(shè)定會(huì)議背景;提前說(shuō)明會(huì)議的基本原則;讓每個(gè)人都參與進(jìn)來(lái);保持會(huì)議順暢;請(qǐng)求反饋;總結(jié)要點(diǎn);尋求一致。· 不跑題讓會(huì)議圍繞主題進(jìn)行;設(shè)定有時(shí)間限制(限時(shí))的議程事項(xiàng);不要試圖在會(huì)議中解決

17、問(wèn)題，而是安排下一次會(huì)議。· 做筆記指定人員來(lái)記錄會(huì)議決策和操作事項(xiàng)。· 結(jié)束會(huì)議在結(jié)束會(huì)議之前，回顧所有操作事項(xiàng)(包括負(fù)責(zé)人和目標(biāo)完工時(shí)間)，總結(jié)會(huì)議結(jié)果，安排必要的后續(xù)會(huì)議并感謝與會(huì)人員花時(shí)間積極參與。· 公布會(huì)議記錄盡量在會(huì)議之后24小時(shí)內(nèi)向與會(huì)人員及相關(guān)團(tuán)體發(fā)布(公布)會(huì)議記錄。如果有些事情要讓沒(méi)來(lái)參與會(huì)議的人員完成，在發(fā)布會(huì)議記錄前要征得他們同意，或者注明沒(méi)有征求過(guò)他們意見的事項(xiàng)。人際關(guān)系技巧這一組最佳技巧可能是最重要的，因?yàn)樗鼈儠?huì)影響你所有項(xiàng)目溝通的質(zhì)量，不管是正式的溝通還是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和項(xiàng)目干系人之間的日常人際溝通。下面列出高效的溝通者常用的主要人際關(guān)系

18、技巧。· 帶著目的去聽。· 態(tài)度謙虛。· 想好再回應(yīng)。· 從別人的角度看。· 不主觀臆斷。· 對(duì)別人感興趣。· 想辦法弄明白他們做什么，為什么這么做以及他們正經(jīng)歷什么困難。· 在回應(yīng)之前先確認(rèn)自己了解了。· 對(duì)他們付出的時(shí)間和做出的貢獻(xiàn)表示感謝。· 通過(guò)提問(wèn)來(lái)確認(rèn)并加深你的理解。· 總結(jié)對(duì)方說(shuō)過(guò)的話。· 讓人們覺(jué)得你在聽。· 注重建立各方關(guān)系。· 控制好你的情緒。 · 不要覺(jué)得別人的消極回應(yīng)就是在針對(duì)你，大多數(shù)情況下都不是。· 如果可以，盡量避免打斷別人的話。