費用報銷及付款制度(2015)上海悅茂財字1號

1、 上海悅茂餐飲管理有限公司 Shanghai Yue Mao Catering Management Co., Ltd.（2015）上海悅茂財字1號 費用報銷及付款制度為加強(qiáng)公司資金管理，規(guī)范公司會計工作，保證員工能及時報銷和支付各類費用，特制定以下報銷及付款制度。一、費用報銷基本要求1、所有報銷及付款的費用必須取得合法正式發(fā)票或行政事業(yè)單位正式收據(jù)（以有財政稅務(wù)部門的監(jiān)制章為準(zhǔn)）。不能取得的情況需要總經(jīng)理批準(zhǔn)才能準(zhǔn)予報銷。費用報銷發(fā)票的內(nèi)容應(yīng)至少包括日期、商品名稱、單價、數(shù)量、金額并蓋有開具發(fā)票單位的發(fā)票或財務(wù)專用章。2、報銷人應(yīng)整理并核對好相應(yīng)的票據(jù)，并填寫費用報銷單。報銷人應(yīng)將發(fā)票（小型

2、）及車票分類逐張整齊地粘貼在報銷單粘帖聯(lián)上面（具體粘貼方式請查閱粘帖聯(lián)上的注解），完整規(guī)范地填寫相應(yīng)的報銷單據(jù)，字跡工整，嚴(yán)禁涂改。3、日常費用報銷單應(yīng)按事件類別逐項逐件填寫內(nèi)容摘要，簡述費用內(nèi)容或事由，同時注明所附單據(jù)附件張數(shù)，填寫報銷單據(jù)需要注意金額需大小寫一致。4、報銷人須在報銷或付款申請單上簽名，同時也應(yīng)在發(fā)票原件上簽名。5、按照本制度在下文中闡明的具體要求，有些發(fā)票必需經(jīng)當(dāng)事人備注說明才能被財務(wù)部接受。如交通費發(fā)票、汽油費發(fā)票、餐費發(fā)票、禮品發(fā)票等。6、各類費用應(yīng)在費用發(fā)生當(dāng)月及時報銷，以配合財務(wù)部及時合理地歸集費用。出差期間的費用應(yīng)按要求在歸來一周內(nèi)報銷外，其他的費用即便有特殊原因

3、最長也不得超出1個月，否則財務(wù)部不再受理逾期的費用報銷。7、公司每周設(shè)定一次報銷日（每周四）。員工的報銷申請應(yīng)先交給部門負(fù)責(zé)人初審原始單據(jù)是否按照以上規(guī)定分類和粘貼，填寫是否符合相關(guān)要求，費用金額是否正確，再由各部負(fù)責(zé)人在上述報銷日內(nèi)提交財務(wù)部，由財務(wù)部負(fù)責(zé)人復(fù)核金額以及發(fā)票填寫和粘帖情況后，確認(rèn)無誤并簽字，不符合要求的應(yīng)直接退回。由財務(wù)部按照行政審批程序交行政人事部工作人員，將符合要求的費用報銷單統(tǒng)一報請總經(jīng)理審批核準(zhǔn)。經(jīng)總經(jīng)理批復(fù)的報銷單，由行政人事部返回財務(wù)部，由財務(wù)部統(tǒng)一在下周四或適宜時間完成報銷支付程序。如相關(guān)費用金額超出1000元，未經(jīng)總經(jīng)理特別核準(zhǔn)，原則上不再采用現(xiàn)金支付。通過銀

4、行轉(zhuǎn)賬形式向報銷員工支付報銷款項。二、差旅費報銷1、適用范圍：員工因公司業(yè)務(wù)需要去異地出差所發(fā)生的各類費用，如交通費、住宿費等。2、報銷流程：報銷人填寫費用報銷單，附總經(jīng)理批準(zhǔn)的出差申請表原件，以及費用發(fā)票原件，按照上述章節(jié)要求及程序完成報銷。3、其他說明：公司各級員工出差前完整填制出差申請表，經(jīng)總經(jīng)理審批核準(zhǔn)后，根據(jù)出差申請單所列出差計劃，完成出差工作任務(wù)。差旅費用報銷應(yīng)在出差歸來后一周內(nèi)完成報銷程序的提交工作。并將購買的車票、機(jī)票、住宿費發(fā)票等備注清楚后根據(jù)第一章節(jié)要求及程序進(jìn)行報銷。無適當(dāng)理由逾期的財務(wù)部將不予受理。報銷差旅費時，如果沒有附送經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)簽字確認(rèn)的出差申請表，財務(wù)部門不予

5、受理報銷請求。出差申請表由出差人本人申請，每張表一個人。兩個或兩個以上員工外出，原則上由職務(wù)最高的員工支付在當(dāng)?shù)氐拈_銷，并完成報銷工作（公司另有安排的除外）。 三、其他付款申請1、適用范圍：日常類采購及業(yè)務(wù)費用支出，如各部門日常開支，購置辦公用品、固定資產(chǎn)、營業(yè)費用、管理費用等、合同支付費用等。2、付款流程：（1）未支付的款項：由申請人填寫費用支付（借款）單，如購置各類物品，需附經(jīng)總經(jīng)理審批的請購單，如支付各類合同款項以及管理費用，應(yīng)付相關(guān)支付依據(jù)文件或合同復(fù)印件。注明付款方式、付款內(nèi)容及付款時間報、經(jīng)辦人等信息，報送行政人事部，由行政人事部報請總經(jīng)理核準(zhǔn)，轉(zhuǎn)呈財務(wù)部完成支付程序。未經(jīng)核準(zhǔn)的，

6、由行政人事部負(fù)責(zé)及時退回，并說明緣由。（其中合同款項以及管理費用支付的應(yīng)預(yù)先由財務(wù)部對金額進(jìn)行審核后，再由行政人事報送總經(jīng)理審批）。（2）已墊付的款項：按照報銷程序執(zhí)行，但未經(jīng)審批核準(zhǔn)的墊付行為不予報銷。四、特殊類別支付說明1、工資財務(wù)部依照人行政人事部當(dāng)月核算的書面薪資核算表，進(jìn)行數(shù)據(jù)復(fù)核。由行政人事部報請總經(jīng)理審批后，呈請董事長簽字核準(zhǔn)，于當(dāng)月發(fā)薪日計發(fā)至員工銀行賬戶。凡在呈批過程中發(fā)生的任何修改或調(diào)整，均應(yīng)重新打印書面文件，重新逐級審批。2、社會保險費應(yīng)由公司承擔(dān)的社會保險部分，包括養(yǎng)老、失業(yè)、醫(yī)療、工傷、生育等。由行政人事部填寫費用支付（借款）單附當(dāng)月社保繳納明細(xì)以及繳費通知書，報請總

7、經(jīng)理審批核準(zhǔn)，由財務(wù)部完成支付程序。3、住房公積金由行政人事部填寫費用支付（借款）單附當(dāng)月公積金匯繳明細(xì)，并填妥相關(guān)匯繳憑單，報請總經(jīng)理審批核準(zhǔn)，由財務(wù)部出具公積金匯繳發(fā)票，由行政人事部完成支付程序。4、水電燃?xì)怆娫捹M公司實際消耗的水電、燃?xì)庖约半娫捹M用，由行政人事部根據(jù)每月行政事業(yè)單位出具的繳費憑證，填制費用支付（借款）單，報請總經(jīng)理核準(zhǔn)后，由財務(wù)部完成支付。5、租賃費公司因業(yè)務(wù)需要發(fā)生的房屋、場地或物品租借費用，由行政人事部根據(jù)租賃合同所列情況，填制費用支付（借款）單附相關(guān)依據(jù)文件復(fù)印件，報請總經(jīng)理核準(zhǔn)后，由財務(wù)部完成支付。6、修理費為辦公設(shè)備包括汽車等發(fā)生的修理費用，如有人為損壞的情況，

8、行政人事部要會同當(dāng)事人拿出賠償方案，報告總經(jīng)理核準(zhǔn)。原則上要照價賠償。如非人為損壞的，由使用部門或行政人事部（公共辦公設(shè)備），聯(lián)系相關(guān)維修單位（原則上應(yīng)選擇2至3家），填制外送維修申請單或車輛維修保養(yǎng)申請單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人以及總經(jīng)理逐級審批后，完成修理工作。此修理費用，可由經(jīng)辦人自行墊費，完成后按照報銷程序報銷，也可由財務(wù)部根據(jù)相關(guān)借款手續(xù)先行借款，完成修理后，由經(jīng)辦人進(jìn)行報銷還款。7、汽油費員工因公開車外出發(fā)生的加油費，在申請報銷時填制車輛牌號以及加油時的實際公里數(shù)。汽油費發(fā)票上應(yīng)含有升數(shù)和單價的標(biāo)識。8、市內(nèi)交通費員工因公外出辦事發(fā)生的本市公共交通費用，包括公交地鐵車費、出租車費、高速路通行

9、費、場地停車費等。需在所有車票上注明費用發(fā)生原因及起始終點。如發(fā)票過多可以另附清單詳細(xì)說明。其中試用期員工，市內(nèi)交通費用自行承擔(dān)；非因特殊情形的，未經(jīng)分管副總經(jīng)理或以上管理人員允許，嚴(yán)禁因公乘坐出租車外出辦事。經(jīng)電話或當(dāng)面請示公司分管領(lǐng)導(dǎo)并經(jīng)允許的，相關(guān)費用報銷時，應(yīng)經(jīng)得分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字，在按照上述報銷程序完成報銷。9、招待費招待客戶所發(fā)生的餐費、娛樂費、禮品費等。招待費用在人民幣800元以下的，應(yīng)報請分管副總經(jīng)理核準(zhǔn)，費用在800元以上的應(yīng)報請總經(jīng)理核準(zhǔn)（費用報銷時應(yīng)注明餐費和娛樂費應(yīng)注明客戶名稱及客人的姓名，購買禮品的應(yīng)說明禮物名稱，客戶名稱，受禮人的姓名及贈送禮物的原因）。經(jīng)辦人員可以通

10、過電話或書面形式向上述權(quán)限人申請，報銷時應(yīng)經(jīng)的上述核準(zhǔn)人簽字確認(rèn)。沒有事先核準(zhǔn)的招待費用財務(wù)部門不予受理。10、辦公費日常辦公所需文具用品及為辦公發(fā)生的其他費用。同時需提交總經(jīng)理批準(zhǔn)的請購單。11、快遞費與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的郵遞費、快遞費?？爝f費用需注明快遞接收人或單位以及事由。12、電腦配件及服務(wù)公司總部為電腦、服務(wù)器、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等辦公設(shè)備的正常運轉(zhuǎn)發(fā)生且價值不高的耗材費用，按照辦公費用，由行政人事部負(fù)責(zé)請購并完成報銷。13、職工培訓(xùn)費為加強(qiáng)崗位技能而發(fā)生的培訓(xùn)費用。包括政府部門每年對相關(guān)崗位的培訓(xùn)費或公司愿意為員工承擔(dān)的各類技能培訓(xùn)所產(chǎn)生的費用由質(zhì)培部負(fù)責(zé)填制費用申請。14、人力資源管理費

11、用人員招聘、錄用、退用及檔案管理發(fā)生的費用，由行政人事部經(jīng)辦人員填寫付款申請。費用支付（借款）單在支付款項前，要求經(jīng)辦人事先和收款人溝通清楚細(xì)節(jié)，在最終付款日期前辦好付款審批流程，以方便財務(wù)部有依據(jù)地付款。五、員工借款1、公司原則上不允許員工因私借款。2、長期備用金（1）適用范圍：適用于部門或分公司及需經(jīng)常出差或經(jīng)常墊付零星雜費的員工。（2）申請額度：借款額度原則上不能超過借款人的月度基本工資所得。（3）支款流程：借款人填寫費用支付（借款）單，經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)，方可至財務(wù)部支取。借款人應(yīng)在每年年末全額歸還借款，如有需要請在次年年初重新申請和確認(rèn)借款額。離開公司或崗位調(diào)動前必須歸還，歸還時由出納開具

12、收款收據(jù)。年末未歸還借款的，財務(wù)部有權(quán)從借款人已被批準(zhǔn)的其他報銷中直接扣抵，或在年末工資中扣除借款部分，并在工資單中說明。3、暫借款（短期備用金）（1）適用范圍：適用于無長期備用金的員工臨時發(fā)生金額較大的支出（包括較大資金的現(xiàn)場業(yè)務(wù)辦理）。借款額度原則上不能超過借款人的工資所得。（2）支款流程：借款人填寫費用支付（借款）單，經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)，方可至財務(wù)部支取。（3）歸還：借款人應(yīng)于一個月內(nèi)以發(fā)票沖銷借款或歸還暫借款（差旅費借款按規(guī)定于出差歸來后一周內(nèi)沖銷或歸還），由出納出具收款收據(jù)。逾期未歸還借款的，財務(wù)部有權(quán)從借款人已被批準(zhǔn)的其他報銷中直接扣抵，或在最近月份的工資中扣除借款部分，并在工資單中說明。（4）其他說明：公司對臨時員工和未轉(zhuǎn)正員工原則上不提供備用金。 六、其他要求1、填寫報銷單或費用支付（借款）單時應(yīng)使用水筆或鋼筆填寫，嚴(yán)禁使用圓珠筆或鉛筆。2、填寫報銷單或費用支付（借款）單時應(yīng)字跡工整，嚴(yán)禁任何形式的涂改。3、原始憑證粘貼方法（1）票據(jù)分類 按照內(nèi)容進(jìn)行分類，如辦公用品、資料費、市內(nèi)交通費、差旅費、電話費等均應(yīng)分別粘貼，票據(jù)按照票面大小相同金額歸類粘貼。（2）將單據(jù)背面前沿適當(dāng)涂上膠水，粘貼于費用報銷粘帖聯(lián)虛線裝訂線內(nèi)依次向由延伸。粘帖時應(yīng)分布均勻，使票據(jù)裝訂平整美觀牢固