2021年集團(tuán)公司合同管理辦法

1、集團(tuán)合同管理辦法第一章總則第一條為了加強(qiáng)合同管理，明確職責(zé)，防范風(fēng)險(xiǎn)，正確簽訂和履行合同，保障集團(tuán)投資控股有限公司（以下簡稱控股公司”）、各產(chǎn)業(yè)集團(tuán)及下屬公司（學(xué)院）的合法權(quán)益，依據(jù)中華人民共和國民法典、中華人民共和國公司法及有關(guān)法律法規(guī)，特制定本辦法。第二條本辦法適用于控股公司、各產(chǎn)業(yè)集團(tuán)及其下屬公司（學(xué)院）（以下統(tǒng)稱集團(tuán)系成員企業(yè)”）。各產(chǎn)業(yè)集團(tuán)應(yīng)根據(jù)本辦法的相關(guān)規(guī)定，并結(jié)合自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)，制定本集團(tuán)內(nèi)部的相關(guān)管理規(guī)定，但其內(nèi)容不得違背本辦法的制定宗旨和相關(guān)限制性規(guī)定。本辦法如作修訂，各產(chǎn)業(yè)集團(tuán)應(yīng)根據(jù)本辦法對其相關(guān)管理規(guī)定作出相應(yīng)修訂。在各產(chǎn)業(yè)集團(tuán)對其相關(guān)管理規(guī)定作出修訂前，暫按本辦法相關(guān)規(guī)

2、定執(zhí)行。第三條本辦法所稱含同”是指平等主體的公民、法人或其他組織之間，設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議，包括但不限于集團(tuán)系所有成員企業(yè)之間，或與其他組織或公民之間簽署的合同、協(xié)議、契約及其他文件資料，但勞動合同除外。第二章合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)第四條法務(wù)人員所在部門為集團(tuán)系各成員企業(yè)的合同主管部門，其主要職責(zé)有：制定合同管理制度；管理公司合同事務(wù)；合同文本審查；起草合同范本及重要合同文本；開展合同法律知識培訓(xùn)；監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)下屬公司合同管理工作，協(xié)調(diào)處理合同糾紛。各產(chǎn)業(yè)集團(tuán)合同主管部門每半年至少應(yīng)對下屬公司進(jìn)行一次合同檢查，主要檢查合同內(nèi)容、合同簽訂流程、合同履行情況及合同歸檔情況，形成合

3、同檢查報(bào)告，通報(bào)各相關(guān)單位并上報(bào)控股公司合同主管部門?？毓晒竞贤鞴懿块T有權(quán)對各產(chǎn)業(yè)集團(tuán)的合同檢查情況進(jìn)行抽查，并對各產(chǎn)業(yè)集團(tuán)的合同檢查情況進(jìn)行評估，形成合同評估報(bào)告并通報(bào)各相關(guān)單位。第三章合同的委托代理第五條簽訂合同時(shí)，應(yīng)由雙方簽字蓋章屬于企業(yè)法人的，應(yīng)由法定代表人簽字或加蓋個(gè)人印章。法定代表人不能簽署的，應(yīng)出具授權(quán)委托手續(xù)。委托代理人必須依據(jù)授權(quán)委托書規(guī)定的權(quán)限和范圍簽訂合同。但業(yè)務(wù)類合同根據(jù)行業(yè)慣例一般由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員簽字的，我方可不辦理授權(quán)委托手續(xù)。第六條我方出具的授權(quán)委托書包括授權(quán)內(nèi)容、權(quán)限、期限等，由各公司法定代表人簽發(fā)并加蓋公章，行政部門應(yīng)留存一份備查。第七條委托代理人在辦理具體

4、委托事務(wù)時(shí)，如果確有必要進(jìn)行授權(quán)以外的行為時(shí)，應(yīng)當(dāng)事先請示委托人同意后方可進(jìn)行，其委托手續(xù)應(yīng)當(dāng)后補(bǔ)。第四章合同訂立前的準(zhǔn)備第八條需要通過招標(biāo)或采購方式確定合同當(dāng)事人的，具體程序按照集團(tuán)采購招標(biāo)制度執(zhí)行。第九條訂立合同前，應(yīng)當(dāng)事先了解或?qū)彶閷Ψ疆?dāng)事人的主體資格、資信狀況、履約能力。9.1主體資格：（1）具有真實(shí)合法的營業(yè)執(zhí)照，合同內(nèi)容與其經(jīng)營范圍相符；（2）涉及專營許可證的，應(yīng)當(dāng)具備相應(yīng)許可、等級、資質(zhì)證書。9.2資信狀況：（1）了解企業(yè)的基本背景，注冊登記情況；（2）了解企業(yè)的經(jīng)營業(yè)績、行業(yè)聲譽(yù)；（3）重大合同應(yīng)審查對方信用狀況及不良記錄情況。9.3履約能力：具有支付能力、生產(chǎn)、施工或運(yùn)輸能力

5、、擔(dān)保能力等。發(fā)現(xiàn)對方主體資格、資信狀況、履約能力有瑕疵或無可靠擔(dān)保的，應(yīng)當(dāng)拒絕合作；確需合作的，應(yīng)針對瑕疵采取必要措施后再進(jìn)行談判和簽訂合同。第十條一般情況下，由經(jīng)辦人負(fù)責(zé)起草合同，重大項(xiàng)目由經(jīng)辦人會同法務(wù)人員起草合同。合同一般包括以下主要條款：10.1 合同雙方（或多方）的名稱或者姓名和住所，名稱或者姓名應(yīng)當(dāng)與營業(yè)執(zhí)照或身份證件上的記載完全相符；10.2 標(biāo)的，應(yīng)注明詳細(xì)的規(guī)格型號等；10.3 數(shù)量，應(yīng)注明采用的計(jì)量單位等；10.4 質(zhì)量，應(yīng)注明采用的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或完善對樣品的封存；10.5 價(jià)款或者報(bào)酬，應(yīng)注明貨幣的種類，注意數(shù)字表述是否正確；10.6 履行期限、地點(diǎn)和方式，應(yīng)優(yōu)先選擇約定我

6、方住所地為合同履行地；10.7 違約責(zé)任，應(yīng)約定對方違約時(shí)承擔(dān)的違約金數(shù)額，或約定損失賠償額的計(jì)算方法；10.8 解決爭議的方法，應(yīng)優(yōu)先選擇約定由我方住所地人民法院管轄或選擇由我方所在地的仲裁委員會進(jìn)行仲裁。第五章合同審批程序第十一條合同提報(bào)審批前，合同經(jīng)辦人應(yīng)與合同審查人員溝通后再與合同對方協(xié)商，取得一致意見后將合同草案提報(bào)審批。如果經(jīng)辦人確實(shí)無法落實(shí)合同審查人員的修改意見，應(yīng)當(dāng)由其上級直接領(lǐng)導(dǎo)在審批中給予說明。第十二條合同審批包括合同會審、合同會簽程序。對于已經(jīng)參加合同會審且明確表達(dá)意見的人員，其意見在會審紀(jì)要中體現(xiàn)，在OA合同審批流程中，上述人員原則上不再參與審批，以提高審批效率。第一個(gè)

7、節(jié)點(diǎn)的審批人員負(fù)責(zé)對合同是否已按會審意見修改進(jìn)行核對。公司總裁或總經(jīng)理對合同會簽、會審結(jié)果享有一票否決權(quán)（但按招標(biāo)方式采購簽訂的合同除外）。第十三條合同會簽程序控股公司簽訂合同，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)發(fā)起會簽審批流程，報(bào)業(yè)務(wù)主管審核同意，交法務(wù)人員、財(cái)務(wù)部門總經(jīng)理、公司決策層審批。若有分級授權(quán)審批的，按授權(quán)級別審批。各產(chǎn)業(yè)集團(tuán)及所屬公司可根據(jù)自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)設(shè)置分級授權(quán)審批，合同金額達(dá)到提報(bào)控股公司審批金額的，必須經(jīng)過集團(tuán)決策層審批。第十四條合同會審程序14.1 控股公司合同會審由法務(wù)人員所在部門組織。會審參加人員：法務(wù)人員、相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員、法務(wù)人員所在部門總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部門總經(jīng)理、相關(guān)部門總經(jīng)理、公司決

8、策層。會審意見按參會決策層多數(shù)意見確定，其中參會決策層人員不得少于二人。14.2 合同會審原則上由法務(wù)人員所在部門初審無誤后三個(gè)工作日內(nèi)會審?fù)戤?。會審前，法?wù)人員先將會議時(shí)間、地點(diǎn)及合同電子文檔發(fā)給參會人員，必要時(shí)可通知業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門人員參加會議。14.3 法務(wù)人員對合同會審意見進(jìn)行記錄并在會后編制會議紀(jì)要。合同需要修訂的，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人與合同對方洽談，按會審意見對合同進(jìn)行修訂，合同對方不同意修訂的，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)提報(bào)書面說明材料，法務(wù)人員提報(bào)決策層表決，表決通過后，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人方可發(fā)起會簽審批流程。14.4 合同初次會審，應(yīng)采用參會人員面對面會審方式。第十五條各產(chǎn)業(yè)集團(tuán)可結(jié)合自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)，確定本集團(tuán)

9、各類合同會審參會人員并報(bào)控股公司備案，但需保證有法務(wù)人員、財(cái)務(wù)人員、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人以及集團(tuán)/公司決策層人員參加，集團(tuán)/公司決策層人員原則上不得少于半數(shù)，特殊情況下可由合同事務(wù)主管決策層及分管財(cái)務(wù)的決策層參加，其他應(yīng)參會決策層通過騰迅通、OA、郵件等電子信息方式并留存截圖。各產(chǎn)業(yè)集團(tuán)按權(quán)責(zé)劃分需報(bào)控股公司審批的合同，除本辦法有其它規(guī)定外，必須組織會審。下屬公司合同會審參加人員由集團(tuán)參照上述條款確定。第十六條各產(chǎn)業(yè)集團(tuán)所屬公司的重大合同要上報(bào)到產(chǎn)業(yè)集團(tuán)組織會審，重大合同范圍由各產(chǎn)業(yè)集團(tuán)依據(jù)該集團(tuán)權(quán)責(zé)劃分確定。第十七條各產(chǎn)業(yè)集團(tuán)與非銀行類金融機(jī)構(gòu)、企業(yè)、個(gè)人簽訂的融資協(xié)議，投資合作協(xié)議達(dá)到200萬元（含

10、）以上的，應(yīng)上報(bào)控股公司審批。上報(bào)控股公司審批的合同生效后需變更或提前解除的，產(chǎn)業(yè)集團(tuán)應(yīng)附原生效合同提報(bào)控股公司通過會簽程序?qū)徟?。上述合同中涉及招?biāo)的合同，各集團(tuán)應(yīng)在招標(biāo)文件發(fā)布前上報(bào)控股公司完成合同會審。未報(bào)控股公司進(jìn)行會審，或未按控股公司會審意見對合同進(jìn)行修訂的，不得發(fā)布招標(biāo)文件。招標(biāo)完成后，各集團(tuán)應(yīng)將該合同連同完整的招投標(biāo)材料（招標(biāo)方案、招標(biāo)文件及審批資料、評標(biāo)定標(biāo)資料、監(jiān)標(biāo)報(bào)告等）一并上報(bào)控股公司完成合同審批。第十八條合同標(biāo)的額雖未達(dá)到第十七條規(guī)定，但就同一合同標(biāo)的簽訂了補(bǔ)充合同或?qū)贤M(jìn)行了變更，如補(bǔ)充或變更后合同標(biāo)的額增至應(yīng)提報(bào)控股公司審批額度，簽訂合同前應(yīng)附原合同提報(bào)控股公司通過

11、會簽程序?qū)徟?。第十九條合同會簽或合同會審?fù)ㄟ^后發(fā)起審批流程需附以下資料：19.1 合同文本；19.2 對方的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等復(fù)印件集團(tuán)系成員企業(yè)內(nèi)部簽訂的合同無需提供；合同對方為銀行、供水供電、通訊等具有壟斷地位經(jīng)營者或政府部門且拒絕提供的，應(yīng)在發(fā)起審批流程中予以說明；其他企業(yè)單位如無法提供的，應(yīng)編制說明并報(bào)經(jīng)公司合同經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人簽字。19.3 詢價(jià)單、不招標(biāo)審批、單一來源認(rèn)定材料、競爭性談判紀(jì)要、評標(biāo)報(bào)告、定標(biāo)審批等符合采購制度的資料；19.4 控股公司、集團(tuán)或公司會審紀(jì)要；19.5 其它審批人員認(rèn)為需提交的資料。第二十條控股公司合同標(biāo)的額超過10萬元（含）的按照會審程序?qū)徟?，未明確約

12、定合同標(biāo)的金額但涉及重大事項(xiàng)、足以影響公司正常經(jīng)營的合同也執(zhí)行會審程序。各產(chǎn)業(yè)集團(tuán)及所屬公司根據(jù)自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)可設(shè)定會審最低合同金額，并報(bào)控股公司合同主管部門備案。第二十一條符合以下條件之一的，不必組織會審，可直接進(jìn)入會簽程序?qū)徟?1.1 合同相對方為供水、供電、銀行、通訊、保險(xiǎn)、交通運(yùn)輸、旅游、土地等具有壟斷地位的經(jīng)營者或政府部門，且對方提供的合同條款是只能接受或拒絕而別無選擇的；21.2 合同簽訂前已履行了招標(biāo)文件會審及定標(biāo)審批程序、對招標(biāo)文件包含的主要合同條款無修改、或修改有利于公司的，且合同金額不超過定標(biāo)審批價(jià)格的；21.3 控股公司擬簽訂的金額未超過10萬元合同；21.4 集團(tuán)系成員

13、企業(yè)之間簽訂的合同；21.5 第一次已會審?fù)ㄟ^，進(jìn)行二次簽約或續(xù)約、且未新增對我方不利條款的合同。第六章合同的訂立第二十二條除合同標(biāo)的額不足10000元人民幣且能夠即時(shí)消結(jié)的外，合同應(yīng)以書面形式簽訂。確因客觀原因不能以書面形式簽訂的，應(yīng)編制情況說明，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第二十三條合同金額一律以人民幣計(jì)價(jià)，應(yīng)為：人民幣元，金額同時(shí)采用大、小寫兩種形式，相互對應(yīng)。第二十四條通過審批的合同，由經(jīng)辦人到行政部門蓋章，行政部門工作人員應(yīng)當(dāng)將擬蓋章的合同文本與合同審定稿進(jìn)行核對，對審批程序完備性進(jìn)行審查，不符合規(guī)定程序的不得蓋章。加蓋印章應(yīng)做到印跡清晰、各章互不重疊、印章端正，負(fù)責(zé)印章的行政人員對用章規(guī)范

14、性負(fù)責(zé)。第二十五條簽訂合同應(yīng)使用合同專用章（特殊情形需用公章的除外），同時(shí)加蓋文本騎縫章，并進(jìn)行用章登記。禁止使用財(cái)務(wù)章、部門章。凡屬合同性文本，嚴(yán)禁在空白文本上先蓋我方印章或簽字后轉(zhuǎn)交對方辦理。第七章合同的履行第二十六條合同生效后，合同經(jīng)辦部門應(yīng)隨時(shí)了解合同履行情況，督促對方全面履行合同，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)處理或匯報(bào)。第二十七條對方違約時(shí)，經(jīng)辦單位應(yīng)當(dāng)在合同或法律規(guī)定的時(shí)間內(nèi)以書面形式通知對方，協(xié)商解決方案，或依約要求對方承擔(dān)違約責(zé)任。同時(shí)，要注意收集、保全有關(guān)對方違約的證據(jù)，為通過訴訟或仲裁方式解決糾紛做好準(zhǔn)備。第二十八條合同付款應(yīng)按合同約定進(jìn)行，禁止提前付款。合同約定事項(xiàng)履行完畢，經(jīng)辦部門及

15、有關(guān)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行驗(yàn)收。第八章合同變更與解除第二十九條合同一經(jīng)簽訂即受法律約束，任何人不得擅自補(bǔ)充、變更、中止或解除合同。如需補(bǔ)充、變更、中止或解除的，應(yīng)簽訂書面協(xié)議，明確原因及雙方的權(quán)利義務(wù)。第三十條合同生效后，就質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行地點(diǎn)等內(nèi)容沒有約定或者約定不明確的，可簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議。第九章合同糾紛處理第三十一條合同履行發(fā)生爭議時(shí)，合同經(jīng)辦人應(yīng)首先采用協(xié)商、調(diào)解方式積極妥善處理，以防止出現(xiàn)合同糾紛。第三十二條協(xié)商、調(diào)解不能達(dá)成一致時(shí)，合同經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)上報(bào)部門負(fù)責(zé)人、合同管理部門及法務(wù)人員，并迅速收集相關(guān)證據(jù)，按合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決糾紛。第三十三條合同履行中發(fā)生糾紛，由經(jīng)辦部

16、門負(fù)責(zé)處理。經(jīng)辦部門屬于產(chǎn)業(yè)集團(tuán)下屬公司的，應(yīng)將有關(guān)情況及時(shí)上報(bào)產(chǎn)業(yè)集團(tuán)。對屬于控股公司審批的合同，還應(yīng)將處理情況上報(bào)控股公司。第十章合同資料管理第三十四條各集團(tuán)、各公司應(yīng)指定合同檔案保管部門，建立合同檔案目錄。第三十五條我方留存的合同原件至少兩份，合同檔案保管部門、財(cái)務(wù)部各留存一份，其他部門可留存復(fù)印件。第三十六條非格式合同編號規(guī)則為：年度（公元計(jì)年）+單位代碼+合同序號。年份用四位數(shù)表示；控股公司代碼為“KG合同序號統(tǒng)一為三位數(shù)，不足三位數(shù)前面以“0F卜齊。如（2014）KG001,即為2014年度控股公司第1份合同。格式合同編號時(shí)在合同序號前加“G非格式合同與格式合同序號一并排序編號。各

17、產(chǎn)業(yè)集團(tuán)可參照以上編號規(guī)則制訂集團(tuán)及各子公司的編號規(guī)則。第三十七條各公司合同檔案保管部門應(yīng)按簽約時(shí)間對合同編號存檔并制作合同檔案目錄（附表），以月份或季度為單位裝入檔案盒，每盒附有該部分合同檔案目錄，合同檔案的入卷材料包括：37.1 合同會簽審批記錄；37.2 合同正式文本；37.3 合同對方的營業(yè)執(zhí)照等資質(zhì)證的復(fù)印件（加蓋公章）、個(gè)人身份證復(fù)印件（合同對方為個(gè)人時(shí)提供）；37.4 合同對方經(jīng)辦人員的授權(quán)委托書原件及其身份證復(fù)印件；37.5 涉及房屋或場地租賃的，還應(yīng)提供房屋及場地的權(quán)屬證明資料，但如果續(xù)簽租賃合同，且房屋所有權(quán)人沒有發(fā)生變更的，在附具相關(guān)說明后可不再提供上述資料；37.6 履

18、行采購程序簽訂合同的相關(guān)資料，如詢價(jià)單、評標(biāo)報(bào)告、定標(biāo)審批、不招標(biāo)申請等；37.7 其他資料。第十一章罰則第三十八條經(jīng)各集團(tuán)會審后提報(bào)控股公司審批的合同，如控股公司發(fā)現(xiàn)合同存在明顯文字、程序、法律或事實(shí)性等方面錯誤，控股公司將追究集團(tuán)會審不嚴(yán)格責(zé)任，對集團(tuán)會審組織部門負(fù)責(zé)人及法務(wù)人員處以人民幣100元至1000元的罰款。第三十九條對違反審批程序簽訂合同的，將對經(jīng)辦人及其公司負(fù)責(zé)人處以人民幣100元至3000元的罰款。第四十條對于玩忽職守，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，將對經(jīng)辦人及其公司負(fù)責(zé)人處以人民幣500元以上的罰款，并根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重情況，由經(jīng)辦人及其公司負(fù)責(zé)人賠償經(jīng)濟(jì)損失。第四十一條經(jīng)辦人及其公司負(fù)責(zé)人在簽訂、履行合同過程中，存在以權(quán)謀私，侵占公司財(cái)產(chǎn)、與合同相對方惡意串通等損害公司利益的行為，