會議管理制度細則

1、會議管理制度細則公司會議的規(guī)范化、制度化是公司建立正常工作秩序；強化管理要求的主要途徑。為了提高工作的實效，重視時間效應(yīng)的管理，使經(jīng)營活動過程中各種會議，通過合理的組織能夠高效率、高質(zhì)量地保障每次會議均能產(chǎn)生預(yù)期的、較好的作用，特制定本細則。二、會議類別1、年度經(jīng)營總結(jié)會（1）出席人員：總經(jīng)理、總經(jīng)理助理、副總經(jīng)理、各部門負責人。（2）周期：每年一次，1月上旬召開。（3）會議內(nèi)容：各部門負責人各自總結(jié)本部門年度工作情況，按照公司總體戰(zhàn)略和要求提出下一年度的工作計劃與行動方案。（4）主持人：總經(jīng)理/總經(jīng)理助理。2、半年度人事考核評審會（1）出席人員：總經(jīng)理、總經(jīng)理助理、副總經(jīng)理、各部門負責人。（

2、2）周期：每半年一次，1月10-20日之間召開年度評審會議，7月10日-20日之間召開半年度評審會議。（3）會議內(nèi)容：各部門負責人各自總結(jié)本部門半年度人事考核的情況，完成各部門所有人員人事考核工作，評定半年度/年度獎金。（4）主持人：總經(jīng)理/總經(jīng)理助理。3、月度經(jīng)營總結(jié)會（1）出席人員：總經(jīng)理、總經(jīng)理助理、副總經(jīng)理、各部門負責人。（2）周期：每月一次，8號之前召開。（3）會議內(nèi)容：各部門負責人各自總結(jié)本部門月度工作情況，按照公司總體戰(zhàn)略和要求提出下月的工作計劃與行動方案。（4）主持人：總經(jīng)理/總經(jīng)理助理。4、市場銷售月度例會（1）出席人員：總經(jīng)理/總經(jīng)理助理、銷售部經(jīng)理級以上，資材部、技術(shù)部、

3、制造部、品質(zhì)部經(jīng)理級以上管理人員。（2）周期：每月一次，每月25日至30日之間召開。（3）會議內(nèi)容：銷售部總結(jié)本月銷售接單和交付情況，提出下月的銷售接單計劃和交付計劃，其它各部門做好生產(chǎn)和交付準備。（4）主持人：銷售部負責人。5、生產(chǎn)計劃月度例會（1）出席人員：總經(jīng)理/總經(jīng)理助理、資材部經(jīng)理級以上，技術(shù)部、制造部、品質(zhì)部經(jīng)理級以上管理人員。（2）周期：每月一次，每月1日至5日之間召開。（3）會議內(nèi)容：根據(jù)銷售部提供的本月銷售計劃，制定本月生產(chǎn)計劃，從物料采購、設(shè)備能力、技術(shù)能力、人員配置等方面做好準備以達成生產(chǎn)出貨計劃。（4）主持人：資材部負責人。6、品質(zhì)月度例會（1）出席人員：總經(jīng)理/總經(jīng)理

4、助理、品質(zhì)部經(jīng)理級以上，銷售部、技術(shù)部、制造部、資材部經(jīng)理級以上管理人員。（2）周期：每月一次，每月1日至5日之間召開。（3）會議內(nèi)容：總結(jié)上月品質(zhì)目標達成情況，針對重點問題提出糾正措施和預(yù)防措施，確定本月品質(zhì)目標及工作計劃。（4）主持人：品質(zhì)部負責人。7、成本控制月度例會（1）出席人員：總經(jīng)理/總經(jīng)理助理、財務(wù)部經(jīng)理級以上，技術(shù)部、制造部、資材部、品質(zhì)部經(jīng)理級以上管理人員。（2）周期：每月一次，每月10日至15日之間召開。（3）會議內(nèi)容：總結(jié)上月成本控制情況，布置當月成本控制計劃，確定相應(yīng)保障措施。4）主持人：財務(wù)部負責人。8、部門會議（月會、周會、晨會）（1）出席人員：部門負責人及相關(guān)人員

5、。（2）周期：定期或不定期。（3）會議內(nèi)容：總結(jié)上一期的工作情況，制定下一期的工作計劃和實施方案。（4）主持人：部門負責人。9、工作匯報會（1）出席人員：上下級或有關(guān)責任人。（2）周期：定期或不定期。（3）會議內(nèi)容：下級向上級匯報指定內(nèi)容。（4）主持人：上級主管。10、專題會議（1）出席人員：有關(guān)人員。（2）周期：定期或不定期。（3）會議內(nèi)容：某一問題討論和商定。（4）主持人：上級主管。11、全體員工大會（1）出席人員：全體員工。（2）周期：不定期。（3）會議內(nèi)容：針對公司重大問題，涉及公司價值觀、戰(zhàn)略等事項。（4）主持人：總經(jīng)理/總經(jīng)理助理。三、會議安排原則：1、凡已列入計劃的公司各級會議，

6、如需改期或遇特殊情況，應(yīng)提前通知應(yīng)參加會議的人員。2、堅持小會服從大會，局部服從整體的原則，科學(xué)統(tǒng)籌規(guī)劃好各項會議。四、職責1、會議召集人職責、確定會議主題；(2、確定會議主持人、參加人員；2、會議主持人職責、確定會議通知人、記錄人；(2、確定會議議程；、準時召開會議，控制會議節(jié)奏與時間，把握會議重點不偏離主題；、確保會議不受干擾，主動處理解決干擾會議行為，例如：竊竊私語、故意刁難、惡意攻擊、逃避責任等；(5、平衡發(fā)言，發(fā)揮群體力量，確保與會人員充分發(fā)表意見；、善用群體專長，增加每位與會人員對會議結(jié)論的支持；、會議召開時間及議程變更的事前協(xié)調(diào)；©會議紀律的監(jiān)督、違規(guī)行為的處理；、會議

7、紀要的簽核；3、會議通知人職責、發(fā)出會議通知(注：公司固定召開的例會，除臨時變更外，不另行通知)；©要求采用書面形式通知的，會議通知人必須采用書面形式通知，被通知人或其授權(quán)代理人應(yīng)在通知單上簽字確認；、異常狀況發(fā)生后10分鐘內(nèi)知會會議主持人；、會議因故取消或延遲，須至少提前10分鐘通知相關(guān)人員。4、會議記錄人職責、提前十分鐘做好會場準備，會議結(jié)束后及時整理會場；(2、組織簽到(列席人員不需簽到)，發(fā)放并收回會議簽到表，會議記錄人在會議正式開始前向會議主持人報告會議缺席情況；(3、現(xiàn)場記錄會議內(nèi)容；(4、會議結(jié)束時會議內(nèi)容，并做好違規(guī)處罰記錄。5、參會人員職責、事前準備相關(guān)會議資料和發(fā)

8、言準備；、準時參加會議，臨時突發(fā)事件導(dǎo)致不能準時參加或缺席，提前通知會議籌辦人同意；、緊急會議在會后2個工作日內(nèi)向下屬及時傳達會議精神，非緊急會議通過部門例會或其它形式向下屬傳達會議精神;、按會議決議規(guī)定，落實會議決議。五、會議要求1、 各部門會議時間必須服從公司統(tǒng)一安排，各部門小會不應(yīng)安排在公司例會同期召開（與會人員不發(fā)生時間上的沖突除外），應(yīng)堅持小會服從大會，局部服從整體的原則。2、 每次會議必須明確主題，會議內(nèi)容要嚴格按照會議既定的主題進行。會議發(fā)言應(yīng)簡明扼要，避免發(fā)表與會議無關(guān)的話題，會議主持者有權(quán)提示發(fā)言人，其他人員無權(quán)打斷發(fā)言人講話。3、 對于多個議題的會議，每段時間只集中充分地討

9、論其中一個議題。主持人可在每一議題或每隔一段發(fā)言后做出小結(jié)，及時做出決定。4、 對重大或有分歧的議題，在會議上爭執(zhí)不下時，主持人應(yīng)及時制止且擱置該問題，會后再議。5、參會人員準時參加會議并簽到，準備好與會議有關(guān)的資料，做好會議記錄，對要求傳達的會議內(nèi)容要及時傳達。6、會議形成的決議應(yīng)由牽頭部門及時書面通知有關(guān)執(zhí)行部門，并負責監(jiān)督落實情況。會議中所約定工作事項要在規(guī)定時間內(nèi)給予回復(fù)，不及時回復(fù)者給予相應(yīng)的處罰。六、會議程序一般而言，公司的會議組織過程包括以下幾個步驟：1、確立會議議題。2、安排會議議程：有明確的會議時間，方便參會人員安排工作。3、發(fā)出會議通知：提前4小時用書面（郵件、手機通訊軟件

10、等）、電話或者口頭的形式通知參會人員。4、會務(wù)準備：會議場所布置座次布局、會議需用到設(shè)備的準備與調(diào)試、白板筆等。5、做會議記錄或攝像、錄音。6、整理會議紀要、決議。7、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱改、簽批。8、印發(fā)有關(guān)部門、人員，并歸檔。七、會議記錄1、會議記錄遵照會議主持人指定相關(guān)人員記錄，做好會議的簽到。2、總經(jīng)理主持的例會、臨時會議由專門人員負責會議的記錄工作。3、必須全面記錄會議的內(nèi)容，要詳略得當，重點突出。4、會議記錄應(yīng)于會議當日，最遲不遲于次日以郵件或書面形式發(fā)放到相關(guān)部門。六、會議紀律1、嚴格遵守會議的開始時間，提前3-5分鐘進場，不得缺席、遲到、早退。參會人員如不能按時出席，需提前向會議主持人請假，未請假者視同缺席。若無法參加會議，可指定代理人參加（提前經(jīng)由會議主持人同意），必須本