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1、公司的采購(gòu)管理體系1公司采購(gòu)管理的基本原則11物資采購(gòu):實(shí)行質(zhì)量?jī)?yōu)先、價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)、相對(duì)集中、服務(wù)及時(shí)的原則;12供應(yīng)商的選擇:實(shí)行從企業(yè)的產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、生產(chǎn)能力、工藝制造、質(zhì)量管理水平、供貨服務(wù)和財(cái)務(wù)狀況等方面進(jìn)行擇優(yōu)選擇的原則;13供應(yīng)商關(guān)系:為戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系,實(shí)行利益共享、風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)的原則;14供應(yīng)商管理:實(shí)行年度評(píng)價(jià)、動(dòng)態(tài)管理、優(yōu)勝劣汰(5%-10%)的原則;15供貨質(zhì)量:實(shí)行質(zhì)量賠償和激勵(lì)的原則;16采購(gòu)過(guò)程:實(shí)行規(guī)范、公平、公正、公開(kāi)的原則;2采購(gòu)管理體系21供應(yīng)商管理組織機(jī)購(gòu)211 采 購(gòu) 部-供貨部門212 質(zhì) 量 管 理 部-質(zhì)量檢驗(yàn)部門213 技 術(shù) 中 心-技術(shù)部門214 財(cái) 務(wù)
2、 部-價(jià)格審定及貨款支付部門215 人 力 資 源 部-監(jiān)督部門22采購(gòu)管理職責(zé)221采購(gòu)部門(1)負(fù)責(zé)潛在供應(yīng)商的推薦、資格認(rèn)可以及合格供應(yīng)商確定的組織工作,提供潛在供應(yīng)商所有的相關(guān)資料;(2)編制物資采購(gòu)計(jì)劃,按確定的合格供應(yīng)商及采購(gòu)流程實(shí)施相應(yīng)的采購(gòu)業(yè)務(wù);(3)組織物資采購(gòu)招投標(biāo)、議標(biāo)工作;(4)組織對(duì)供應(yīng)商的業(yè)績(jī)?cè)u(píng)定和資源分配;(5)負(fù)責(zé)供應(yīng)商的管理;(6)負(fù)責(zé)付款計(jì)劃的制定;222質(zhì)量管理部門(1)參與供應(yīng)商資格的評(píng)定,參與確定合格的供應(yīng)商;(2)負(fù)責(zé)合格供應(yīng)商所供商品質(zhì)量的檢驗(yàn)、質(zhì)量跟蹤管理;(3)參與采購(gòu)物資招投標(biāo)、議標(biāo)工作;(4)負(fù)責(zé)合格供應(yīng)商質(zhì)量業(yè)績(jī)的評(píng)價(jià)和考核,參與供應(yīng)商的
3、年度評(píng)價(jià)和整合工作;(5)負(fù)責(zé)合格供應(yīng)商的質(zhì)量改進(jìn)和培訓(xùn);(6)負(fù)責(zé)供應(yīng)商供貨質(zhì)量的索賠;(7)負(fù)責(zé)與合格供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議;223技術(shù)部門(1)參與供應(yīng)商資格的評(píng)審;(2)負(fù)責(zé)提供外購(gòu)主材及輔材的采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn);(3)參與采購(gòu)物資招投標(biāo)、議標(biāo)工作;(4)參與供應(yīng)商的年度評(píng)價(jià)和整合工作;(5)負(fù)責(zé)與合格供應(yīng)商簽訂技術(shù)協(xié)議、保密協(xié)議,并向合格供應(yīng)商提供產(chǎn)品圖紙、產(chǎn)品接收標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)文件;(6)對(duì)供應(yīng)商供貨樣品的鑒定;(7)負(fù)責(zé)合格供應(yīng)商的技術(shù)培訓(xùn);224財(cái)務(wù)部(1)參與供應(yīng)商資格的評(píng)審;(2)負(fù)責(zé)采購(gòu)結(jié)算價(jià)格的審定及貨款結(jié)算;(3)參與采購(gòu)物資招投標(biāo)、議標(biāo)工作;(4)參與商供貨質(zhì)量的索賠工作;225
4、監(jiān)督部門負(fù)責(zé)對(duì)公司采購(gòu)管理全過(guò)程實(shí)施監(jiān)督;3采購(gòu)業(yè)務(wù)管理31采購(gòu)業(yè)務(wù)管理的依據(jù):依據(jù)采購(gòu)控制程序?qū)嵤?,確定合格供應(yīng)商名錄和供應(yīng)商A、B、C管理方案32采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同、采購(gòu)訂單的管理:采購(gòu)部根據(jù)銷售部門制訂的年、季、月度銷售計(jì)劃及追加計(jì)劃和物控部門提供的緊急采購(gòu)計(jì)劃,編制年度、季度、月度采購(gòu)計(jì)劃和緊急采購(gòu)計(jì)劃,同時(shí)與合格供應(yīng)商簽訂相應(yīng)的采購(gòu)合同,合同的簽訂要遵守國(guó)家相關(guān)法規(guī)和本公司的相關(guān)規(guī)定,并在每月15日前向供應(yīng)商提供下月采購(gòu)計(jì)劃,要求供應(yīng)商按具體的時(shí)間、數(shù)量和質(zhì)量要求供貨,并要求供應(yīng)商提供相關(guān)的材質(zhì)報(bào)告、檢驗(yàn)報(bào)告和供貨產(chǎn)品清單;33采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)技術(shù)要求管理:技術(shù)部門根據(jù)生產(chǎn)部、采購(gòu)部、
5、物控部、銷售部的信息,制訂并下達(dá)采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn),與合格供應(yīng)商簽訂技術(shù)協(xié)議、發(fā)放產(chǎn)品接收準(zhǔn)則、檢驗(yàn)規(guī)范、技術(shù)文件,并與其簽訂保密協(xié)議。34采購(gòu)價(jià)格管理:3.4.1財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)制定物資采購(gòu)詢價(jià)、比價(jià)、審價(jià)的程序;3.4.2總經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)本公司所有物資采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行審批;3.4.3財(cái)務(wù)部對(duì)本公司所有物資采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行審核;3.4.4采購(gòu)部負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的詢價(jià)、比價(jià)、談價(jià)及簽訂購(gòu)貨合同或協(xié)議;(1)詢價(jià):物資采購(gòu)均應(yīng)采取3家以上的競(jìng)爭(zhēng)性詢價(jià),采購(gòu)員應(yīng)通知供應(yīng)商提供經(jīng)簽字或蓋章確認(rèn)的書面報(bào)價(jià);采購(gòu)員負(fù)責(zé)詢價(jià)資料的準(zhǔn)備工作,并保證詢價(jià)資料的完整性和準(zhǔn)確性,采購(gòu)員要隨時(shí)做好詢價(jià)記錄,按一定的方法歸入供應(yīng)商檔案,便于跟蹤;采
6、購(gòu)員接到供應(yīng)商報(bào)價(jià)后,要評(píng)審報(bào)價(jià)的完整性和準(zhǔn)確性。(2)比價(jià):采購(gòu)部采購(gòu)物資必須采用比質(zhì)、比價(jià)、競(jìng)爭(zhēng)采購(gòu)的方式,要求參加競(jìng)價(jià)的供應(yīng)商不少于3家,并在競(jìng)價(jià)的基礎(chǔ)上與供應(yīng)商進(jìn)行多輪談判,每輪談判后目標(biāo)價(jià)格重新確定,采購(gòu)員要做好書面記錄,并存檔。(3)審價(jià):采購(gòu)部將貨比三家的供應(yīng)商報(bào)價(jià)資料報(bào)財(cái)務(wù)部,,財(cái)務(wù)部在3日內(nèi)根據(jù)自己的信息渠道收集的市場(chǎng)價(jià)格信息對(duì)采購(gòu)物資的價(jià)格進(jìn)行審核,并上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn);采購(gòu)部根據(jù)總經(jīng)理批準(zhǔn)的價(jià)格與供應(yīng)商簽訂合同;合同簽訂后采購(gòu)部將合同復(fù)印件交財(cái)務(wù)部,作為財(cái)務(wù)支付貨款依據(jù)。經(jīng)過(guò)審核未被批準(zhǔn)的價(jià)格,采購(gòu)部重新按原程序進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、審價(jià);當(dāng)供應(yīng)商提出調(diào)價(jià)時(shí)采購(gòu)部要求供應(yīng)商重新提供
7、報(bào)價(jià)單,采購(gòu)部按原程序進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、審價(jià);財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)所有購(gòu)進(jìn)物資和外協(xié)加工價(jià)格的審核,一是總經(jīng)理審定價(jià)格之前對(duì)所采購(gòu)物資的價(jià)格進(jìn)行審核;審核依據(jù):供應(yīng)商報(bào)價(jià)資料;采購(gòu)部提供的比價(jià)資料;收集的市場(chǎng)信息;二是采購(gòu)員報(bào)價(jià)之前對(duì)發(fā)票價(jià)格進(jìn)行審核;審核發(fā)票價(jià)格的依據(jù)是公司已審定的物資采購(gòu)價(jià)格目錄及所簽訂的合同。采購(gòu)部必須按采購(gòu)計(jì)劃數(shù)量進(jìn)行購(gòu)買,并對(duì)所購(gòu)物資的質(zhì)量和價(jià)格負(fù)責(zé)。所購(gòu)物資價(jià)格明顯高于現(xiàn)行市場(chǎng)價(jià)格并沒(méi)有理由的,財(cái)務(wù)部發(fā)現(xiàn)后不予上帳。詢價(jià)、比價(jià)、審價(jià)資料由采購(gòu)部及時(shí)歸入供應(yīng)商檔案,為便于對(duì)采購(gòu)價(jià)格的事后監(jiān)督,每一筆采購(gòu)業(yè)務(wù)都要登記備案,登記的內(nèi)容包括單位名稱、商品名稱、規(guī)格型號(hào)、價(jià)格、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、
8、售后服務(wù)以及付款方式等。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)建立物價(jià)信息收集網(wǎng)絡(luò),及時(shí)獲得國(guó)內(nèi)外產(chǎn)品價(jià)格信息資料,為全公司提供信息服務(wù),公司內(nèi)部建立部門之間信息交換、溝通和反饋制度,保證物資采購(gòu)價(jià)格管理過(guò)程中得到及時(shí)的信息支持。在市場(chǎng)價(jià)格不穩(wěn)定時(shí)期,每月或者不定期提出市場(chǎng)價(jià)格預(yù)計(jì)情況和分析資料;監(jiān)督和指導(dǎo)采購(gòu)部調(diào)整采購(gòu)價(jià)格。3.5.5采購(gòu)物資質(zhì)量管理:質(zhì)量管理部門根據(jù)采購(gòu)部門的信息與合格供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議;供應(yīng)商所供貨物數(shù)量的驗(yàn)收由物控部倉(cāng)庫(kù)管理員核對(duì);所供貨物的質(zhì)量驗(yàn)收由質(zhì)量管理部門按簽訂合同中約定的技術(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn);對(duì)由于供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題造成的損失,由質(zhì)量管理部門按雙方簽訂的質(zhì)量保證協(xié)方議進(jìn)行質(zhì)量索賠
9、。3.5.6供應(yīng)商發(fā)票管理:供應(yīng)商開(kāi)具稅務(wù)發(fā)票必須符合國(guó)家稅務(wù)部門和本公司的相關(guān)規(guī)定。供應(yīng)商對(duì)已使用的物資必須及時(shí)開(kāi)具發(fā)票,采購(gòu)人員、 財(cái)務(wù)人員收到票后須及時(shí)核對(duì)發(fā)票,辦理財(cái)務(wù)掛帳或退票手續(xù),收到的發(fā)票須在當(dāng)月處理完畢,特殊情況不得超出稅務(wù)部門規(guī)定的期限。 4.供應(yīng)商的管理4.1.1供應(yīng)商資源信息獲取的途徑(1)現(xiàn)有供應(yīng)商;(2)供應(yīng)商自薦;(3)通過(guò)媒體可網(wǎng)上收集相關(guān)供應(yīng)商信息;(4)公司相關(guān)部門或員工推薦;(5)顧客指定或其他途徑獲得;4.1.2供應(yīng)商應(yīng)具備的條件(1)產(chǎn)品工藝技術(shù)先進(jìn),具備國(guó)家相關(guān)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)資質(zhì),生產(chǎn)檢驗(yàn)設(shè)備齊全,生產(chǎn)能力可滿足批量生產(chǎn)的需求;(2)具有較強(qiáng)的質(zhì)量保證能力;
10、(3)具有較強(qiáng)的產(chǎn)品開(kāi)發(fā)能力;(4)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)及財(cái)務(wù)狀況良好,具有良性發(fā)展的潛力;(5)產(chǎn)品價(jià)格合理;(6)售后服務(wù)優(yōu)秀;413供應(yīng)商選擇的步驟(1)采購(gòu)部通過(guò)各種渠道收集符合本公司需求的相關(guān)供應(yīng)商信息;(2)采購(gòu)部對(duì)收集的供應(yīng)商信息進(jìn)行篩選、比較、確認(rèn),對(duì)基本滿足公司需求的供應(yīng)商發(fā)給供應(yīng)商基本情況調(diào)查表,供應(yīng)商返回調(diào)查表后,要進(jìn)行進(jìn)一步的分析、確認(rèn),并邀請(qǐng)質(zhì)量、技術(shù)部門等單位對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查。根據(jù)所掌握的供應(yīng)商信息,對(duì)達(dá)到滿足公司要求的供應(yīng)商由采購(gòu)部填寫合格供應(yīng)商評(píng)審表,提交公司質(zhì)量管理部門、技術(shù)部門、財(cái)務(wù)部門等單位進(jìn)行評(píng)價(jià),必要時(shí)要求供應(yīng)商提交產(chǎn)品樣品進(jìn)行檢驗(yàn)。經(jīng)評(píng)審合格的供應(yīng)商報(bào)公
11、司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后納入合格供應(yīng)商名錄。42合格供應(yīng)商的管理421合格供應(yīng)商的業(yè)績(jī)考評(píng)合格供應(yīng)商的日常業(yè)績(jī)由采購(gòu)部、質(zhì)量部門從物品質(zhì)量、交貨期、整改、服務(wù)及額外運(yùn)費(fèi)等幾方面考核,每月或每季進(jìn)行一次評(píng)價(jià),根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果對(duì)合格供應(yīng)商按優(yōu)秀(A級(jí))、合格(B級(jí))、基本合格(C級(jí))、不合格(D級(jí))進(jìn)行分級(jí)排序,實(shí)行等級(jí)管理。(1)對(duì)A級(jí)供應(yīng)商給予表彰并從供貨比例、財(cái)務(wù)結(jié)算等方面給予優(yōu)先;(2)對(duì)B級(jí)供應(yīng)商應(yīng)限量采購(gòu);(3)對(duì)C級(jí)供應(yīng)商,暫停采購(gòu);向其提出整改建議,整改后若不能通過(guò)新供應(yīng)商評(píng)審程序,取消其供應(yīng)商資格,通過(guò)評(píng)審的保留其合格供應(yīng)商資格;(4)對(duì)D級(jí)供應(yīng)商取消其供貨資格;5供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量賠償和激勵(lì)機(jī)制為
12、提高產(chǎn)品質(zhì)量,落實(shí)產(chǎn)品質(zhì)量責(zé)任,保證供需雙方和公司用戶的合法權(quán)益,根據(jù)中華人民共和國(guó)產(chǎn)品質(zhì)量法和中華人民共和國(guó)消費(fèi)者權(quán)益保護(hù)法的有關(guān)規(guī)定,本公司將制訂產(chǎn)品質(zhì)量賠償和激勵(lì)的管理辦法,對(duì)供應(yīng)商所供的產(chǎn)品質(zhì)量責(zé)任、質(zhì)量賠償原則、質(zhì)量賠償程序、質(zhì)量賠償項(xiàng)目進(jìn)行分類、質(zhì)量損失的計(jì)算方法、質(zhì)量賠償?shù)纳暝V、質(zhì)量懲戒和激勵(lì)方面作出明確規(guī)定。供應(yīng)商在與本公司簽訂供貨協(xié)議或合同的同進(jìn)必須簽訂質(zhì)量保證協(xié)議和技術(shù)協(xié)議。協(xié)議中應(yīng)明確規(guī)定產(chǎn)品質(zhì)量要求、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、抽樣方法和標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)設(shè)備和手段、接收準(zhǔn)則和拒收內(nèi)容。對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定、信譽(yù)高、售后服務(wù)周到、顧客調(diào)查滿意度高的優(yōu)秀供應(yīng)商,本公司將從供貨份額、貨款結(jié)算等方面予以優(yōu)先
13、辦理。6供應(yīng)商健儲(chǔ)管理本公司逐步實(shí)行物資零庫(kù)存管理,并與供應(yīng)商協(xié)商和簽訂有關(guān)協(xié)議,推行物資零庫(kù)存財(cái)務(wù)結(jié)算方式。所為物資零庫(kù)存結(jié)算,就是供應(yīng)商結(jié)算以我公司已用商品為結(jié)算依據(jù),沒(méi)用產(chǎn)品作代儲(chǔ)商品管理,代儲(chǔ)商品不作為結(jié)算的依據(jù),貨款結(jié)算為當(dāng)月貨款除一定比例的質(zhì)量保證金外,下月予以滾動(dòng)結(jié)算。7采購(gòu)控制程序71采購(gòu)輸入:產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)策劃活動(dòng)時(shí),財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)提供材料消耗定額,技術(shù)部門負(fù)責(zé)提供產(chǎn)品技術(shù)規(guī)范和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn),生產(chǎn)部負(fù)責(zé)提供生產(chǎn)計(jì)劃。72供方調(diào)查:采購(gòu)部根據(jù)產(chǎn)品技術(shù)規(guī)范及質(zhì)量要求,在國(guó)內(nèi)外同行業(yè)廠家或主要原材料生產(chǎn)廠家中,選擇至少三個(gè)以上具有良好信譽(yù)及質(zhì)量保證的廠家進(jìn)行調(diào)查,調(diào)查內(nèi)容包括:供方基本情況、生產(chǎn)
14、能力、檢驗(yàn)和質(zhì)量保證能力、交付能力等。公司大宗物資采購(gòu)必須采取招標(biāo)、競(jìng)標(biāo)方式,由相關(guān)部門組成招標(biāo)小組實(shí)施。73采購(gòu)計(jì)劃:采購(gòu)部根據(jù)實(shí)際庫(kù)存量和銷售部編制的年度銷售計(jì)劃及生產(chǎn)部編制的生產(chǎn)計(jì)劃,編制采購(gòu)計(jì)劃,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。銷售部應(yīng)于每年的月日前制訂出下一年度的銷售總計(jì)劃,應(yīng)于每月的日前制訂出配套和市場(chǎng)的月度銷售計(jì)劃,74采購(gòu)信息控制:采購(gòu)合同、采購(gòu)訂單中應(yīng)列明所購(gòu)物品的名稱、型號(hào)、規(guī)格、類別、數(shù)量、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨期 。75交期跟蹤:為保證交貨期,采購(gòu)部必須要求合格供應(yīng)商具有100%的交貨能力,列明交貨期要求,訂單數(shù)量,產(chǎn)品資料,以使合格供應(yīng)方能滿足此期望。采購(gòu)員應(yīng)跟蹤
15、交貨期進(jìn)度,確保存按期采購(gòu)入庫(kù),要求采購(gòu)員提前以電話、傳真、信函或親自到廠商處跟催,以確保采購(gòu)產(chǎn)品按時(shí)供應(yīng)。采購(gòu)物品入庫(kù)按規(guī)定辦理入庫(kù)報(bào)檢手續(xù)。76采購(gòu)產(chǎn)品檢驗(yàn):采購(gòu)物品進(jìn)廠入庫(kù)由倉(cāng)庫(kù)管理員驗(yàn)證物品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等項(xiàng)目,并報(bào)檢;質(zhì)量管理部門根據(jù)有關(guān)進(jìn)貨檢驗(yàn)規(guī)范的要求,對(duì)物品進(jìn)行必要的進(jìn)貨檢驗(yàn);必要時(shí),質(zhì)量管理部門派檢驗(yàn)員前往供貨方現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行采購(gòu)物資驗(yàn)證或要求供方檢驗(yàn)部門提供質(zhì)量證明資料。質(zhì)量管理部門按照相關(guān)檢驗(yàn)規(guī)范進(jìn)行采購(gòu)物品檢驗(yàn)并開(kāi)具相關(guān)檢驗(yàn)單。對(duì)日常進(jìn)貨進(jìn)貨檢驗(yàn)中發(fā)現(xiàn)的批量不合格或嚴(yán)重不合格項(xiàng)目時(shí),由采購(gòu)部書面通知合格供方,提出糾正和預(yù)防措施要求并限期改正。采購(gòu)合同管理辦法合同作為明確
16、合同雙方權(quán)利的義務(wù)的依據(jù),具有法律約束力,故凡在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中以公司名義與外界發(fā)生經(jīng)濟(jì)往來(lái)的,應(yīng)當(dāng)簽訂經(jīng)濟(jì)合同,合同均采用書面形式。一、 采購(gòu)合同的內(nèi)容:采購(gòu)合同的條款構(gòu)成了采購(gòu)合同的內(nèi)容,應(yīng)當(dāng)在力求具體明確,便于執(zhí)行,避免發(fā)生糾紛的前下,具備以下主要條款:商品的品種、規(guī)格和數(shù)量:商品采購(gòu)分材料采購(gòu)和成品采購(gòu),商品的品種應(yīng)具體,避免使用綜合品名;商品的數(shù)量多少應(yīng)按國(guó)家統(tǒng)一的計(jì)量單位標(biāo)出。必要時(shí),可附上商品品種、規(guī)格、數(shù)量明細(xì)表。如:鍛件采購(gòu)應(yīng)列明所用軸承鋼型號(hào)、毛坯流量、是退火件還是淬火件等。商品的質(zhì)量和包裝:合同中應(yīng)規(guī)定商品所應(yīng)符合的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),注明是國(guó)家或部頒標(biāo)準(zhǔn);無(wú)國(guó)家和部頒標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)由雙方
17、協(xié)商憑樣訂(交)貨;對(duì)實(shí)行保換、保修、保退辦法的商品,應(yīng)寫明具體條款;對(duì)商品包裝材料、包裝式樣、規(guī)格、體積、重量、標(biāo)志、及包裝物的處理等,均應(yīng)有詳細(xì)規(guī)定。商品的價(jià)格和結(jié)算方式:合同中對(duì)商品和價(jià)格的規(guī)定要具體,規(guī)定作價(jià)的辦法和變價(jià)處理等,規(guī)定結(jié)算方式和結(jié)算程序。交貨期限、地點(diǎn)和發(fā)送方式:交(提)貨期限(日期)要按照有關(guān)規(guī)定,并考慮雙方的實(shí)際情況、商品特點(diǎn)和交通運(yùn)輸條件等確定。同時(shí),應(yīng)明確商品的發(fā)送方式(送貨、代運(yùn)、自提)。商品驗(yàn)收辦法:合同中要具體規(guī)定在數(shù)量上驗(yàn)收和在質(zhì)量上驗(yàn)收商品的辦法、期限和地點(diǎn)。違約責(zé)任:簽約一方不履行合同,違約方應(yīng)負(fù)物質(zhì)責(zé)任,賠償對(duì)方遭受的損失。在簽訂合同時(shí),應(yīng)明確規(guī)定,
18、供應(yīng)者有以下三種情況時(shí)應(yīng)付違約金或賠償金:()未近合同規(guī)定的商品數(shù)量、品種、規(guī)格供應(yīng)商品;()未按合同規(guī)定的商品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)交貨;()逾期發(fā)送商品。合同的變更和解除條件:在什么情況下可變更或解除合同,什么情況下不可變更或解除合同,通過(guò)什么手續(xù)來(lái)變更或解除合同等情況,都應(yīng)在合同中予以規(guī)定。除此之外,采購(gòu)合同應(yīng)視實(shí)際情況,增加若干具體的補(bǔ)充規(guī)定,使簽訂的合同更切實(shí)際,更有效力。二、采購(gòu)合同的簽訂簽訂采購(gòu)合同的原則:()合同的當(dāng)事人必須具備法人資格。這里的法人,是指有一定的組織機(jī)構(gòu)和獨(dú)立支配財(cái)產(chǎn),能夠獨(dú)立從事商品流通活動(dòng)或其他經(jīng)濟(jì)活動(dòng),享有權(quán)利和承擔(dān)義務(wù),依照法定程序成立的企業(yè)。()合同必須合法。也就是
19、必須遵照國(guó)家的法律、法令、方針和政策簽訂合同,其內(nèi)容和手續(xù)應(yīng)符合有關(guān)合同管理的具體條例和實(shí)施細(xì)則的規(guī)定。()必須堅(jiān)持平等互利,充分協(xié)商的原則簽訂合同。()當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)以自己的名義簽訂經(jīng)濟(jì)合同。委托別人代簽,必須要有委托證明。()采購(gòu)合同應(yīng)當(dāng)采用書面形式。簽訂采購(gòu)合同的程序:簽訂合同的程序是指合同當(dāng)事人對(duì)合同的內(nèi)容進(jìn)行協(xié)商,取得一致意見(jiàn),并簽署書面協(xié)議的過(guò)程。一般有以下五個(gè)步驟:(1) 訂約提議。訂約提議是指當(dāng)事人一方向?qū)Ψ教岢龅挠喠⒑贤囊蠡蚪ㄗh,也稱要約。公司采購(gòu)部根據(jù)所需采購(gòu)的物品制定初始采購(gòu)合同,合同中列明采購(gòu)物品的規(guī)格、型號(hào)、單價(jià)、付款期限、交貨日期、結(jié)算方式等,采購(gòu)部將合同傳真至供應(yīng)
20、商手中。 (2) 接受提議。接受提議是指被對(duì)方接受,雙方對(duì)合同的主要內(nèi)容表示同意,經(jīng)過(guò)雙方簽署書面契約,合同即可成立,也稱承諾。承諾不能附帶任何條件,如果附帶其他條件,應(yīng)認(rèn)為是拒絕要約,而提出新的要約。新的要約提出后,原要約人變成接受新的要約的人,而原承諾人成了新的要約人。實(shí)踐中簽訂合同的雙方當(dāng)事人,就合同的內(nèi)容反復(fù)協(xié)商的過(guò)程,就是要約新的要約再要約直到承諾的過(guò)程。供應(yīng)商確認(rèn)些合同所列內(nèi)容后,字后將此合同傳回公司采購(gòu)部。采購(gòu)部將此件作為合同附件存檔。(3) 填寫合同文本。采購(gòu)部根據(jù)初始合同填寫正式合同一式二份,將加蓋本公司合同章的正式合同以郵寄或傳真的方式傳入合格供應(yīng)方手中,合格供應(yīng)方將加蓋合同章的完整合同寄回或傳回本公司,合同簽訂完畢。(4) 履行簽約手續(xù)。按合同規(guī)定的內(nèi)容跟蹤交期、質(zhì)量和結(jié)算貨款。保證采購(gòu)任務(wù)的順利完成。有的經(jīng)濟(jì)合同,法律規(guī)定還應(yīng)獲得主管部門的批準(zhǔn)或工商行政管理部門的簽證。對(duì)沒(méi)有法律規(guī)定必須簽證的合同,雙方可以協(xié)商決定是否簽證或公證。三、采購(gòu)合同的管
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