工程檔案管理論文-水電工程建設(shè)檔案管理的常見問題及對策

1、工程檔案管理論文-水電工程建設(shè)檔案管理的常見問題及對策摘要:目前我國水電建設(shè)進入快速發(fā)展時期,各水電開發(fā)企業(yè)在加快水電工程建設(shè)時,常常出現(xiàn)水電工程建設(shè)檔案管理脫節(jié)現(xiàn)象,文章針對這一現(xiàn)象提出了改進和提高的辦法和措施。 關(guān)鍵詞:水電工程;檔案管理;信息資源共享 目前,我國水電建設(shè)進入快速發(fā)展時期,不同規(guī)模及型式的水電工程項目如雨后春筍,星羅棋布在各條江河上。每時每刻都有成千上萬的建設(shè)者酣戰(zhàn)在這些工程項目上。作為水電工程建設(shè)管理重要內(nèi)容的水電工程建設(shè)檔案管理,是水電工程達標(biāo)投產(chǎn)六項考核項目指標(biāo)之一。為此,在做好水電工程建設(shè)的同時,必須做好水電工程檔案的形成、積累、收集、整理與歸檔等工作。本文針對各水

2、電開發(fā)企業(yè)在加快推進水電工程項目時,發(fā)生水電工程建設(shè)檔案管理脫節(jié)等常見問題提出解決或改進的辦法和措施,以供參考。 1水電工程建設(shè)檔案管理的特點 一般水電工程建設(shè)項目投資大、周期長、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外部協(xié)作復(fù)雜,所形成的檔案有如下特點: 1.1數(shù)量大、種類多 水電工程建設(shè)是一個龐大的系統(tǒng)工程,由一個個單項或?qū)ｍ椆こ添椖拷M成。從項目立項、核準(zhǔn)到開工、建設(shè),再到項目竣工,長達58年,甚至多達十多年。長時間所產(chǎn)生的文件包括勘測設(shè)計、招標(biāo)投標(biāo)、配套供電交通、土木工程,設(shè)備安裝,管道線路鋪設(shè)、裝飾裝修等資料,并經(jīng)文字、圖紙、圖表、聲像、照片、實物標(biāo)本等形式記載,形成數(shù)量巨大、種類繁多的工程建設(shè)檔案。 1.2價值

3、高 水電工程建設(shè)檔案產(chǎn)生于水電工程項目建設(shè)的參建各方,在工程建設(shè)過程中,涉及質(zhì)量評定、事故原因分析、索賠與反索賠、階段驗收和竣工驗收,以及日常管理中不可替代的重要依據(jù),也是在工程建成后進行運行、維護管理中不可缺少的參考資料。 1.3綜合性強 水電工程建設(shè)涉及面廣,牽涉到電力、交通、水利、通訊、消防、市政、生態(tài)環(huán)境、土木工程等各個方面,使形成的水電工程建設(shè)檔案專業(yè)性、綜合性強。 2水電工程建設(shè)檔案管理的常見問題 從上世紀(jì)80年代中期開始,在我國水電建設(shè)行業(yè)中,陸續(xù)推行項目法人制、招標(biāo)投標(biāo)制、合同管理制及建設(shè)監(jiān)理制,開始了流域梯級水電開發(fā)建管結(jié)合等方面的探索,水電工程建設(shè)檔案管理也取得了重大進步,

4、但水電工程建設(shè)檔案管理目前還存在以下問題: 2.1重工程建設(shè),輕檔案管理 為使工程項目盡快發(fā)揮效益,業(yè)主和參建單位在工程建設(shè)過程中往往只注重工程的有形建設(shè),忽視檔案資料的作用,檔案管理意識淡薄,未把工程檔案管理納入日常工程建設(shè)管理中,特別是在施工階段面臨工期緊、施工任務(wù)重等情況下,只重視建設(shè)項目的進度、質(zhì)量和資金的控制,而忽視了工程檔案資料的收集、整編等工作,使工程檔案管理與工程建設(shè)不能同步進行。 2.2檔案管理規(guī)章制度不健全且執(zhí)行不到位 水電工程建設(shè)檔案管理點多、面廣、量大,牽涉單位多,且各單位各自相互獨立。由于工程建設(shè)檔案管理規(guī)章制度不健全,其實施細則未及時跟上,缺乏完善的約束機制;加上檔

5、案管理不重視,造成執(zhí)行不到位,出現(xiàn)檔案管理工作相互推諉、搪塞、忽視,以及不愿配合、不予支持等不良現(xiàn)象。 2.3檔案歸檔不及時且質(zhì)量不高 水電工程建設(shè)長達數(shù)年,而檔案文件的收集整理工作又具有持續(xù)性,受水電工程建設(shè)參建單位多,工期長、人員變動大等因素影響,各單位對建設(shè)過程中形成的資料未及時收集和妥善保管,檔案資料不能按規(guī)定及時移交和定期整理歸檔。等到工程項目完工需辦理竣工驗收手續(xù)時,再來組織大量的人力、物力,突擊補充檔案資料,導(dǎo)致工程竣工檔案“事后算總賬”的被動局面,檔案資料的真實性、完整性、準(zhǔn)確性難以控制。 2.4檔案管理人員配備不足且素質(zhì)不高 因?qū)こ探ㄔO(shè)檔案管理不重視,企業(yè)或參建單位配備的檔

6、案人員少,多為兼職人員,檔案管理人員工作穩(wěn)定性差,而且對水利工程檔案收集、整編、管理等要求不夠熟悉,使得水電工程檔案管理質(zhì)量較差,無法達到國家規(guī)定的檔案管理驗收標(biāo)準(zhǔn)。 2.5檔案現(xiàn)代化管理水平不高且信息資源未共享 在實際工作中,各參建單位不同程度地存在著重視紙質(zhì)文件的歸檔,輕視電子文件的收集歸檔,紙質(zhì)檔案與電子文件檔案未同步管理,工程檔案信息未實現(xiàn)共享。 3應(yīng)對水電工程建設(shè)檔案管理問題的措施 3.1加大宣傳力度,增強檔案意識 為加強對水電工程建設(shè)檔案的有序管理,在工程項目開始時,就應(yīng)對來自四面八方的參建單位及人員進行檔案法律法規(guī)的宣傳教育,增強工程檔案意識,爭取各方面的配合與支持,提高他們做好

7、水電工程建設(shè)檔案管理的自覺性和責(zé)任感。尤其要向各參建單位的現(xiàn)場領(lǐng)導(dǎo)宣傳,以增強他們的檔案意識,樹立“依法治檔”的觀念,爭取他們的重視和支持,擺脫檔案管理的處于被動的局面。 3.2完善制度,規(guī)范檔案管理 一要根據(jù)國家及行業(yè)的有關(guān)法律、法規(guī),結(jié)合水電工程建設(shè)情況完善制度,建立科學(xué)、合理、適用、可操作性強的工程建設(shè)檔案管理制度,對組織體系、職責(zé)、考核,以及文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、移交等流程,都應(yīng)明確規(guī)定,實現(xiàn)檔案管理規(guī)范統(tǒng)一、有章可循;二要制定水電工程建設(shè)檔案管理工作約束機制,將工程檔案管理工作納入工程建設(shè)目標(biāo)管理,并將其納入有關(guān)部門的職責(zé)范圍,明確責(zé)任指標(biāo),嚴(yán)格考核;三要提高執(zhí)

8、行力,嚴(yán)格落實檔案管理規(guī)定,實行檔案工作與工程建設(shè)“三同步”,執(zhí)行檔案人員“三參加”,落實檔案工作“四納入”,從源頭上為竣工資料的建檔打好基礎(chǔ)。 3.3加強隊伍建設(shè),提高業(yè)務(wù)素質(zhì) 一方面配足檔案人員,保證檔案人員的相對穩(wěn)定。條件允許的,應(yīng)配備專業(yè)人員專門管理;條件不允許的,也要設(shè)法提高檔案工作者積極性和工作熱情,使其安心工作。另一方面,加強業(yè)務(wù)培訓(xùn),主要包括三方面的培訓(xùn):首先是檔案業(yè)務(wù)、工程專業(yè)基礎(chǔ)知識的培訓(xùn),使檔案人員對工程文件的形成、收集、整理、歸檔有明確的認(rèn)識,又懂得工程施工流程,從而更有利于歸檔工作的開展;其次對工程技術(shù)和行政管理人員進行檔案知識培訓(xùn),使他們掌握檔案方面的有關(guān)規(guī)定和要求

9、,督促相關(guān)人員嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行;最后,對項目建設(shè)單位的檔案專業(yè)人員進行工程文件編制的現(xiàn)場指導(dǎo),通過“傳、幫、帶”的形式,提高參建各方專兼職檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能。 3.4深化過程控制,實行全程跟蹤 為實現(xiàn)工程檔案及時歸檔和案卷的真實性、完整性、準(zhǔn)確性,需做好工程檔案事前介入、事中控制、事后把關(guān),使其滲透于工程建設(shè)各階段、各環(huán)節(jié)中。為此,在啟動工程時就應(yīng)預(yù)先謀劃,自工程立項開工前就將檔案工作列入議事日程,建立健全檔案管理體系,制定明確的目標(biāo)和計劃;在工程開工準(zhǔn)備階段統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),要求各參建單位指定分管檔案工作負(fù)責(zé)人,并建立覆蓋全項目檔案工作管理網(wǎng)絡(luò),配備專職檔案員,明確業(yè)主、施工及監(jiān)理單位等各方

10、的職責(zé),并將有關(guān)檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)和要求傳達到到各參建方,以提高各方對檔案工作的認(rèn)識,統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn);在工程施工階段實時監(jiān)控,在檢查工程項目質(zhì)量、進度時,同步檢查檔案資料的形成、管理情況,重點檢查和指導(dǎo)各參建單位項目檔案人員如何立卷,檢查案卷質(zhì)量是否符合要求,對于容易疏忽的問題和容易出錯的案卷材料重點檢查;在工程竣工驗收階段,重點加強案卷整理做好缺陷工程和未完工程及暫時未歸檔的文件材料的跟蹤、檢查,同時指導(dǎo)和檢查竣工圖制作、文件材料的質(zhì)量情況,以及案卷和卷內(nèi)目錄的填寫、圖紙折疊、裝訂等是否規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一,發(fā)現(xiàn)問題及時整改。 3.5加強電子文件管理,開發(fā)檔案信息資源 首先要有一套既能迅速地完成目錄輸入、修改、打印,又能準(zhǔn)確、快速地進行數(shù)據(jù)審核、轉(zhuǎn)儲、查詢、統(tǒng)計等操作的檔案管理軟件;其次加快紙質(zhì)檔案信息的錄入速度,推進檔案信息資源共享,建立檔案目錄系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫;最后要加強電子檔案的管理,實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步管理,開發(fā)重要檔案全息數(shù)據(jù)庫,實現(xiàn)重要檔案的全息機檢,真正實現(xiàn)檔案資源共享,為水電工程建設(shè)管理服務(wù)。