IDC企業(yè)總臺接待管理制度

1、文件修改狀態(tài)序號修訂單號修訂位置修訂內(nèi)容簡述修訂后版本號經(jīng)辦人/日期批準(zhǔn)人/日期總臺接待管理制度目的為規(guī)范總臺接待工作，樹立公司良好形象，特制定本管理辦法；范圍本管理辦法適用于行政（前臺）崗位員工；內(nèi)容第一條總臺文員上班須著裝規(guī)范、化淡妝；第二條總臺文員每日須提前10分鐘到公司，迎候公司員工上班；第三條總臺文員上班時間不得做與工作無關(guān)的事，如看雜志、書報及上網(wǎng)聊天等；第四條總臺文員對待訪客要禮貌大方，對公司高層領(lǐng)導(dǎo)的訪客，首先要了解是否預(yù)約，同時電話通知待訪領(lǐng)導(dǎo)；對領(lǐng)導(dǎo)待見訪客要及時泡茶相待；對領(lǐng)導(dǎo)不愿會見的客人，要禮貌周到的婉拒，并留其聯(lián)系電話或轉(zhuǎn)至其他相關(guān)部門接待；第五條對公司員工的訪客在

2、例行詢問后引至臨時休息處，同時內(nèi)線聯(lián)絡(luò)被訪者進行接待；對無關(guān)人員或?qū)づ萧[事者應(yīng)及時應(yīng)對處理或通知行政肋理進行協(xié)調(diào)；第六條總臺文員在工作時間內(nèi)負(fù)責(zé)總機電話的接聽及正確、迅速轉(zhuǎn)接，在分機無人接聽的情況下作好電話記錄并及時轉(zhuǎn)告相關(guān)人員；第七條接聽電話首先問候：“您好，XX!”在轉(zhuǎn)接中適時運用“請稍等”或“電話占線，請稍后再打”等禮貌用語，用語掌握規(guī)范、簡潔的原則；第八條總臺平時應(yīng)備有各類應(yīng)急常用電話、公司內(nèi)部員工的聯(lián)系電話以應(yīng)備查詢；第九條總臺文員應(yīng)經(jīng)常檢查總機完好狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)故障應(yīng)及時向部門經(jīng)理報告并及時落實檢修；第十條每日信件及郵件到公司后，由總臺文員負(fù)責(zé)登記并及時轉(zhuǎn)交相應(yīng)部門及個人，各部門需要郵

3、寄的票據(jù)、文件及資料，由總臺文員進行統(tǒng)一登記并交指定快遞公司寄發(fā)，并負(fù)責(zé)于每月月底與快遞公司進行費用結(jié)算；第條進入IDC機房的訪客證由行政總臺管理發(fā)放，由公司人員在總臺簽字領(lǐng)用。總臺人員必須對訪客證號碼和數(shù)量進行登記并經(jīng)公司人員簽字后方能交付；第十二條總臺須在周一至周五早上9:00與IDC機房值班保安核對前一天發(fā)放的訪客證號碼和數(shù)量并在交接表上簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)錯漏，須立即向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報；第十三條xxxIDC身份校驗卡的制卡及上傳工作由總臺負(fù)責(zé)，IDC身份校驗卡是為主機托管客戶準(zhǔn)備，憑此證客戶無須陪同可直接時入機房?？蛻粢笾瓶〞r須持所在單位介紹信，由公司銷售部相關(guān)業(yè)務(wù)員填制xxxIDC身份校驗卡申請表后，由總臺完成