行政接待流程

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上行政接待流程 一、目的為樹立公司良好形象，擴大公司對外聯(lián)系和交流，本著“熱情禮貌、服務周到、厲行節(jié)約、對口接待，嚴格標準，統(tǒng)一管理”的原則。 二、范圍本標準適用于公司各種接待工作和相關(guān)部門。三、管理人力資源部為公司接待工作的歸口管理部門，負責接待工作的安排和管理，擬定重要來賓的接待計劃，協(xié)調(diào)相關(guān)部門落實接待任務，提供后勤保障。公司各部門在接到重要來訪預約后，可提前2天郵件報人力資源部，并協(xié)助擬定接待計劃，及時填寫會議預約申請表（表單見附件二），有特殊需要的要在日程表中詳細注明，需公司領導出面、人力資源部部協(xié)調(diào)的重要接待，應提前1天告知相關(guān)接待人員。4、 計劃與準備1、

2、人力資源部在接到公司領導通知或相關(guān)部門來訪預約時，對來賓接待，應了解來賓基本情況：來賓職務、來訪具體時間、人數(shù)、本地逗留日期、目的和要求等。在這基礎上擬定接待計劃，排出日程安排表,酌情安排接待標準。（詳情請見附件一）2、人力資源部根據(jù)來賓實際情況，按計劃通知參加會晤的領導、陪同人員、落實會晤時間及場所。3、人力資源部根據(jù)來賓情況及接待標準預定好宴請來賓的酒店，酌情安排用餐標準；提前按接待標準預約好來賓下榻酒店。4、人力資源部根據(jù)情況計劃安排來賓游覽路線、娛樂項目等。5、人力資源部根據(jù)會議需要，提前準備好會議所需物品，如：設備、會議資料、辦公用品、茶水等。6、人力資源部根據(jù)情況安排接待所需車輛，

3、保證車輛清潔，安全性能良好，司機車輛聽從人力資源部經(jīng)理和主接待人員協(xié)調(diào)安排，統(tǒng)一調(diào)度。7、人力資源部根據(jù)情況提前購買車票及機票。 五、接待禮儀：1、儀表：面容清潔，衣著得體。2、舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方。3、言語：語氣溫和、禮貌文雅。4、態(tài)度：誠懇熱情，不卑不亢。5、迎接來賓時：要注意把握迎候時間，提前等候與公司門口或車站機場，接待人員引見介紹主賓時，要注意順序。6、接受名片時：要以恭敬的態(tài)度雙手接受，默讀一下后鄭重收入口袋中。7、過走廊時：通常走在客人的右前方，不時左側(cè)回身，配合客人腳步，轉(zhuǎn)彎處伸右手示意，并說“這邊請”。8、座談時：客人落座后，要以雙手奉茶，先客人，后主人，先領導，后同事。

4、9、送客時：根據(jù)身份確定規(guī)格，若送至公司門口、汽車旁，招手待客人遠去，方可離開。詳情請見附件三服務禮儀PPT六、注意事項接待中涉及機要事務、秘密文電、重要會議，要特別注意保密，接待中既要熟練介紹公司情況，又要內(nèi)外有別，嚴守本公司商業(yè)機密，對不宜攝影攝像的場合，應向參觀人員說明。七、信息反饋接待人員應及時撰寫重要來訪信息，將與來訪者交流中取得的信息匯總整理，提取其中對公司有價值的信息交有部門領導。附件一：行政接待流程序號事項細則負責人1接待申請申請人需要提前兩天郵箱申請客戶來訪接待，填寫會議預約申請表申請人人力資源部2確定接待類別確定來訪接待類別，公司根據(jù)工作的需要安排接待人員，肩負接待任務的人

5、員必須嚴格按照標準落實整個接待過程。部門負責人人力資源部3確定行程安排根據(jù)與部門負責人溝通內(nèi)容進行安排行程獲取信息：接待類別、是否用車、住宿、餐飲、禮品等提供信息：路線指引、泊車位置等；接待人員人力資源部4接車（接機）人力資源部根據(jù)實際情況安排接待車輛，協(xié)調(diào)安排，統(tǒng)一調(diào)度。接待人員人力資源部5安排住宿、餐飲根據(jù)班次的時間或者來訪人員的需要安排住宿、餐飲接待人員人力資源部6會議用品準備根據(jù)接待需求，提前安排好會議中所需物品：設備（電腦、投影儀、插線板、音響等）資料（企業(yè)簡介、宣傳片、會議材料等）辦公用品（紙、白板筆、簽字筆、黑板擦等）茶歇用品（紅茶、綠茶、咖啡、紙巾、杯子等） 接待人員人力資源部

6、7引領安排主動招呼、來訪登記、迅速聯(lián)絡（詳情見服務禮儀PPT）貴賓接待：前臺迎接來客于招待室，公司領導陪客接待。 業(yè)務接待：業(yè)務部門主辦人員迎接客戶于商務室洽談。普通接待：相關(guān)來訪部門接待并服務。接待人員人力資源部8 茶水安排請來訪者到接待處等候，給客人泡上茶水或礦泉水，如是重要客戶，需及時進入會議室添水。人力資源部9會議結(jié)束禮品：來訪人員離開，由接待人員陪同送車，如有公司贈送的紀念品，一定要提醒或者直接遞交到來訪人員手上。 送行：須等到來訪人員離開自己的視線范圍以后，才能離開。清潔：接待完畢后，及時清理會場；接待人員人力資源部10后續(xù)工作電話回訪，后續(xù)跟進，信息反饋，及時總結(jié)。適時去電進行咨詢接待工作的情況，了解客戶對公司的產(chǎn)品和企業(yè)形象等等方面的意見。及時做好報告上報公司，以便改進。接待人員附件二：會議預約申請表申請信息申請部門申請人申請日期對接安排負責人 董事長 總經(jīng)理 部門經(jīng)理 業(yè)務員 一般職員 對口部門接待協(xié)調(diào)部門來訪信息來訪目的來訪公司名稱到達日期來訪人數(shù)預計離開日期訪客信息姓名性別電話備注接待要求接待接待類別 貴賓接待 業(yè)務接待 普通接待是否用車 接機（機場、火車站） 市內(nèi)用車（觀光旅游） 其它用車時間用車時間 _月_日_時_分 住宿是否住宿 是 否付款方式 公司支付 客人自行支付餐飲用餐安排 公司宴請 協(xié)助預訂費用標準禮品禮品名稱禮品標準單價_ 總數(shù)_送行送到