普通高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理策議

1、普通高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理策議    關(guān)鍵詞：學(xué)生；學(xué)籍檔案；檔案管理普通高校學(xué)籍檔案主要包括：（1）學(xué)生學(xué)籍記錄表；（2）新生入學(xué)登記表及各年級(jí)學(xué)生花名冊(cè)；（3）學(xué)生在籍注冊(cè)表；（4）學(xué)生學(xué)習(xí)成績(jī)表；（5）學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級(jí)、退學(xué)、出國(guó)等學(xué)籍變動(dòng)情況登記表；（6）對(duì)學(xué)生的獎(jiǎng)懲文件及登記表；（7）修訂學(xué)籍管理?xiàng)l例的各種文件；（8）實(shí)習(xí)總結(jié)、畢業(yè)生論文；（9）學(xué)位申報(bào)審批表、畢業(yè)證書(shū)、學(xué)位證書(shū)及結(jié)業(yè)證書(shū)；（10）畢業(yè)生學(xué)員鑒定登記表、畢業(yè)生調(diào)配表、檔案轉(zhuǎn)遞單、畢業(yè)生報(bào)到證存根及領(lǐng)取證書(shū)的印刷編號(hào)及畢業(yè)、結(jié)業(yè)情況等。 學(xué)籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成

2、到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個(gè)階段。但由于學(xué)籍檔案種類(lèi)繁多，形式多樣，在實(shí)際歸集、管理、利用工作中往往容易出現(xiàn)問(wèn)題，因此，重視高校學(xué)籍檔案質(zhì)量，切實(shí)抓好和不斷提高高校學(xué)籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。 一、學(xué)籍檔案管理中存在的問(wèn)題 1收集整理是建立檔案起始，真實(shí)全面是這一階段管理的核心內(nèi)容 在具體工作中，首先應(yīng)做到內(nèi)容詳實(shí)可信，不能夸大、不能遺漏。實(shí)際工作上，諸多學(xué)校未能及時(shí)記錄學(xué)生的助學(xué)、貸學(xué)情況，不利于社會(huì)征集體系建設(shè)以及學(xué)生誠(chéng)信意識(shí)的培養(yǎng)；其次應(yīng)保證字體工整、清晰，便于永久保存，盡可能創(chuàng)造條件進(jìn)行計(jì)算機(jī)規(guī)范格式處理；最后要注意一些細(xì)節(jié)問(wèn)題，如，姓名使用同音字

3、代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆，與戶口產(chǎn)生沖突等。 2立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類(lèi)匯總，工作重點(diǎn)是確保檔案材料的完整性 存在的問(wèn)題主要有檔案管理人員檔案意識(shí)淡薄，未按要求及時(shí)歸檔，或者材料未及時(shí)補(bǔ)充完善，甚至歸錯(cuò)檔；此外，檔案管理方法陳舊，設(shè)備和設(shè)施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。 3檔案轉(zhuǎn)遞的特點(diǎn)環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯(cuò)投、誤投及“死檔”等情況 學(xué)籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過(guò)程中，經(jīng)過(guò)的中間環(huán)節(jié)較多，從學(xué)生本人學(xué)校立卷各院系就業(yè)指導(dǎo)辦（教務(wù)處）機(jī)要郵寄部門(mén)地市級(jí)教育局（人事局）縣級(jí)教育局（人事局）就業(yè)單位人事部門(mén)等，無(wú)論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯(cuò)，都會(huì)影響學(xué)籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影

4、響畢業(yè)生的正常工作和學(xué)習(xí)。 4檔案的保管利用 檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護(hù)尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。完整的學(xué)籍檔案不能散存于個(gè)人手中，應(yīng)由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)來(lái)保管，并要求檔案管理部門(mén)要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無(wú)還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實(shí)等。此外，在學(xué)生學(xué)籍檔案的整理利用上，諸多學(xué)校重視不夠，精細(xì)管理的理念還不到位。 二、完善學(xué)籍檔案工作的管理建議 1增強(qiáng)檔案意識(shí) 加強(qiáng)檔案法宣傳，增強(qiáng)各職能部門(mén)及學(xué)生本人對(duì)學(xué)籍檔案工作的檔案意識(shí)，克服人們對(duì)檔案管理工作的偏見(jiàn)和錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，激發(fā)人們自覺(jué)收集檔案、保管檔案、

5、利用檔案，真正使大家認(rèn)識(shí)到檔案工作是普通高校教育工作的一個(gè)重要組成部分。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)體制，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作進(jìn)行決策、監(jiān)督、執(zhí)法、調(diào)控的力度，如成立校級(jí)檔案工作委員會(huì)等，形成由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)分管、校辦主任主管，專(zhuān)職檔案人員負(fù)責(zé)，兼職檔案人員配合的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系，為學(xué)校檔案工作的正常開(kāi)展提供可靠的組織保障。此外，要給檔案管理人員培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，并在經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、庫(kù)房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。 2實(shí)施檔案目標(biāo)管理 將高校檔案工作實(shí)行“目標(biāo)管理”，使檔（下轉(zhuǎn)208頁(yè)）（上接206頁(yè)）案工作納入學(xué)校的中期規(guī)劃和年度工作計(jì)劃之中，使高校學(xué)生檔案

6、工作在管理體制、規(guī)范流程、業(yè)務(wù)建設(shè)、開(kāi)發(fā)利用等方面納入全校整體目標(biāo)考核，一方面有利于統(tǒng)籌部署和加強(qiáng)學(xué)生檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，另一方面也有利于調(diào)動(dòng)檔案人員做好學(xué)生檔案工作的積極性，增加檔案人員的責(zé)任感。 3、健全學(xué)生學(xué)籍檔案管理制度 為適應(yīng)檔案工作快速發(fā)展變化的特點(diǎn)，需要適時(shí)修訂、完善學(xué)生特色檔案管理的相關(guān)制度，規(guī)范學(xué)生檔案管理方法和程序，使檔案材料的全面性、系統(tǒng)性得到制度保證，努力做到檔案材料歸案率、準(zhǔn)確率符合標(biāo)準(zhǔn)，案卷擺放系統(tǒng)有序。要建立健全收集整理、檢查核對(duì)、保管保密、轉(zhuǎn)交與管理職責(zé)等各項(xiàng)規(guī)章制度，使學(xué)籍管理工作逐步走向規(guī)范化。 4加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高專(zhuān)、兼職檔案員的素質(zhì) 學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作

7、也是一門(mén)管理科學(xué)，隨著科技的發(fā)展，這就要求專(zhuān)、兼職檔案員不僅要學(xué)習(xí)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)、學(xué)習(xí)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，還要懂得計(jì)算機(jī)管理檔案的技術(shù)和外語(yǔ)知識(shí)，不僅要有一定的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和熱情服務(wù)的工作態(tài)度，還要具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，否則，會(huì)給學(xué)校造成不可挽回的損失。        5大力開(kāi)發(fā)利用學(xué)籍檔案信息資源，主動(dòng)提供服務(wù) 學(xué)籍檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用是學(xué)籍檔案管理工作的最終目的，也是學(xué)籍檔案管理部門(mén)的職責(zé)。有條件的高?？山W(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，如新生錄取登記卡、學(xué)生注冊(cè)表、學(xué)生成績(jī)、畢業(yè)證書(shū)編號(hào)、學(xué)位證書(shū)編號(hào)及檔案轉(zhuǎn)遞情況等，以方便

8、師生們通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索，獲得自己需要的學(xué)籍檔案材料。如學(xué)歷、學(xué)位認(rèn)證、出國(guó)留學(xué)等提供有效信息。另外，高校檔案部門(mén)要圍繞學(xué)校的中心工作和重點(diǎn)任務(wù)，分析檔案需求信息，突出服務(wù)特色，主動(dòng)開(kāi)發(fā)檔案信息資源，編制出適合當(dāng)前高校改革和發(fā)展的多層次檔案編研資料，從而更多、更好地滿足利用者的需求。 總之，學(xué)籍檔案與個(gè)人的利益息息相關(guān)，以后就業(yè)、提拔干部、晉級(jí)、考評(píng)、轉(zhuǎn)正和晉升工資等都離不開(kāi)學(xué)籍檔案。建立健全一整套高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理體系，管理好學(xué)籍檔案至關(guān)重要。 參考文獻(xiàn)： 1底紅艷.對(duì)高校教學(xué)檔案管理的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)J.晉圖學(xué)刊，2002，（3）. 2王少君.高校教學(xué)檔案的科學(xué)管理與利用J.大連民族學(xué)院學(xué)報(bào)，200