檔案管理信息化建設(shè)的保障措施和具體方法

1、檔案管理信息化建設(shè)的保障措施和具體方法摘要:隨著機(jī)技術(shù)的飛速及逐步推廣應(yīng)用,對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理的條件也已日趨成熟。面對(duì)施檔案信息化管理的實(shí)施,檔案管理者迎來挑戰(zhàn),也直面機(jī)遇。只要充分發(fā)揮檔案管理人員的主動(dòng)性、積極性,必將開創(chuàng)信息話檔案管理的新局面。 關(guān)鍵詞:檔案管理;信息化建設(shè);重要性;保障措施;具體方法 檔案信息化是國家信息化建設(shè)的必然要求和重要內(nèi)容,信息化以信息的傳遞和信息資源的共享為主要特征,檔案信息這一社會(huì)原生信息源必將在國家信息化建設(shè)過程中發(fā)揮重要的基礎(chǔ)性作用。因此,檔案信息化建設(shè)具有顯著的時(shí)代特征和重要的現(xiàn)實(shí)意義。 一、檔案管理信息化建設(shè)的重要性 1、可改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)

2、檔案作息化,才能沖破檔案利用的種種局限,使檔案管理部門從封閉走向開放,從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、管理,為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。 2、可用詳實(shí)的檔案信息支持決策和管理。決策及時(shí)正確,管理措施得當(dāng),要靠完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來保證。對(duì)此,檔案信息有著獨(dú)特的優(yōu)勢(shì),可以發(fā)揮重要作用。 3、可為科學(xué)研究和知識(shí)普及提供智能化服務(wù)。檔案信息化,可一次投入,多次產(chǎn)出,遠(yuǎn)程服務(wù),資源共享;可縮短二次信息的編著時(shí)間,提高檔案信息利用的時(shí)效性;可提供豐富的具有地方特色的知識(shí),進(jìn)行愛國主義等。 4、可避免出現(xiàn)“時(shí)空黑洞”。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)

3、展和普及,政務(wù)、電子商務(wù)等將日趨普及。檔案人員要管好檔案,就是提前介入電子文件和管理工作中,以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息,使信息發(fā)揮最大的效益。 二、實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的保障措施 1、經(jīng)費(fèi)到位。檔案信息化建設(shè)投入是較大的,網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè),計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、復(fù)印機(jī)以及光盤、磁盤等設(shè)備的配備都需要經(jīng)費(fèi)投入作保障。如何解決好這一問題,對(duì)檔案信息化建設(shè)至關(guān)重要。筆者認(rèn)為,可由國家撥一部分專項(xiàng)資金,地方政府補(bǔ)助一部分,檔案部門自己籌集一部分,這樣既不增加國家和集體的負(fù)擔(dān),又能有效地解決問題。另外,還應(yīng)鼓勵(lì)有條件的地區(qū)和部門對(duì)口支援貧困地區(qū)和部門的檔案信息化建設(shè),促進(jìn)檔

4、案信息化的均衡發(fā)展。 2、制度健全。檔案部門要加強(qiáng)檔案信息化管理的規(guī)章制度體系建設(shè),制定文檔一體化制度、歸檔制度、保密制度、鑒定制度、備份制度、查閱利用制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度、機(jī)房管理制度、軟件管理制度、操作管理制度、監(jiān)督管理制度及具體工作人員的崗位目標(biāo)責(zé)任制等,使其具有可操作性,并形成約束機(jī)制,確保具體工作的規(guī)范有序。 3、技術(shù)支撐。檔案信息化的基礎(chǔ)是高科技含量的計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用,檔案部門應(yīng)具備相應(yīng)的技術(shù)力量的支持,不僅能夠進(jìn)行正常的保養(yǎng)維護(hù)、安全保護(hù)和故障處理等日常工作,還要能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求隨時(shí)進(jìn)行技術(shù)的更新和升級(jí)。為克服檔案部門信息技術(shù)力量不足的實(shí)際情況,可采取與高校、科研單位合作的

5、方式,取人之長,補(bǔ)己之短。筆者認(rèn)為,檔案部門與相關(guān)部門的合作應(yīng)由國家檔案部門統(tǒng)籌安排,共同開展相同的科技攻關(guān)項(xiàng)目,避免重復(fù)性開發(fā)和技術(shù)的互相封鎖,增強(qiáng)檔案信息化成果的高科技含量和標(biāo)準(zhǔn)化水平。 4、人才保障。檔案信息管理人員不僅應(yīng)具備過硬的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和技能,還應(yīng)了解掌握計(jì)算機(jī)操作、數(shù)據(jù)錄入、網(wǎng)絡(luò)管理、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、圖像處理、網(wǎng)頁制作等方面的知識(shí),這就需要檔案部門要為檔案信息管理人員的培訓(xùn)和進(jìn)修創(chuàng)造條件,不僅要鼓勵(lì)檔案管理人員開展自學(xué),而且要制定規(guī)劃,把這方面的內(nèi)容納入繼續(xù)教育中,列入到上崗資格的中,作為一項(xiàng)常規(guī)的檔案教育培訓(xùn)內(nèi)容來抓。 1 三、推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的一些具體方法 檔案管理化、信息化

6、,其核心是管理手段的現(xiàn)代化和保護(hù)技術(shù)的現(xiàn)代化,管理手段的現(xiàn)代化和保護(hù)技術(shù)的現(xiàn)代化主要是采用機(jī)及其配套設(shè)備,縮微機(jī)及其相關(guān)設(shè)備,保護(hù)技術(shù)的現(xiàn)代化,主要是檔案存儲(chǔ)環(huán)境控制檔案存儲(chǔ)載體更新改造的化。要加快檔案管理現(xiàn)代化、信息化的建設(shè),主要做好幾方面的工作。 1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、提高認(rèn)識(shí)。加快檔案信息化的建設(shè),要更新各級(jí)檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)。檔案事業(yè)改革創(chuàng)新,關(guān)鍵在于管檔案的人,使檔案信息化有一個(gè)明確的引路人。要提高領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)代化管理水平和業(yè)務(wù)工作水平,以適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要。努力把檔案信息化建設(shè)作為政務(wù)建設(shè)的一個(gè)重要內(nèi)容,逐步構(gòu)建起各地檔案信息平臺(tái),提高工作水平和工作效率、提高服務(wù)質(zhì)量。 2、加大投入、增配軟

7、、硬件設(shè)施。 要加快檔案信息化的建設(shè)。首先,要舍得投入財(cái)力,配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟、硬件。當(dāng)前,各級(jí)檔案部門的財(cái)力主要來源于各級(jí)政府,這就需要做大量的工作,引進(jìn)資金加快更新改造的步伐。同時(shí),作為上級(jí)檔案主管部門,也可以與相關(guān)部門溝通協(xié)商、共同提出解決問題的辦法,在政策上給下級(jí)部門創(chuàng)造條件,使檔案信息化建設(shè)加快。 3、引進(jìn)和培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才。 提高人員素質(zhì),培養(yǎng)管理人才。積極更新、改善設(shè)備和管理手段是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的先決條件,但現(xiàn)代化設(shè)備要求管理人員必須有現(xiàn)代化素質(zhì)。為此,一要努力培養(yǎng)服務(wù)需要的系統(tǒng)分析和設(shè)計(jì)人才、數(shù)據(jù)分析與開發(fā)人才、網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)與管理人才。二要積極讓檔案管理人員參加檔

8、案專業(yè)現(xiàn)代化培訓(xùn)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。三要抓好檔案專業(yè)人員的在職培訓(xùn)、進(jìn)修,提高檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和整體水平。四要加強(qiáng)理論研討,增進(jìn)學(xué)術(shù)交流,提高編研水平。 4、提高檔案信息的獲取能力。長期以來,檔案部門主要依靠歸檔制度來保證檔案試實(shí)體的收集,并且始終未能擺脫“重藏輕用”的局面。而信息時(shí)代,社會(huì)將更多地從信息服務(wù)的功能上去要求和評(píng)價(jià)檔案部門。因此,檔案工作者必須具備較強(qiáng)的信息獲取能力,不僅要熟練、快速地獲取本館所藏的檔案信息提供給利用者,而且要充分利用網(wǎng)絡(luò)的便利和優(yōu)勢(shì),熟悉網(wǎng)上的檔案信息資源,引導(dǎo)利用者獲得更多的檔案信息。 5、提高檔案信息的鑒定、評(píng)估能力。把有價(jià)值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者是

9、檔案工作著的一項(xiàng)基本職責(zé),也是利用者評(píng)價(jià)檔案部門信息服務(wù)質(zhì)量的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,信息量十分巨大,內(nèi)容十分龐雜,檔案工作者必須具備比以往更強(qiáng)的鑒定評(píng)估能力,對(duì)檔案信息進(jìn)行判斷、鑒選、綜合分析,從中捕捉到與特定利用者密切相關(guān)的部分,為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。 總之,檔案工作的信息化建設(shè)應(yīng)在檔案信息資源的有序整理的基礎(chǔ)之上加快檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用、做好檔案信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)、促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用的政策法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)的制定,同時(shí)對(duì)欠發(fā)達(dá)地區(qū),要正確處理瓶頸對(duì)檔案信息化建設(shè)的制約,從而使得信息化建設(shè)成為一個(gè)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)。在以知識(shí)和信息為主要特征的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代,檔案信息存儲(chǔ)和處理的數(shù)字化、收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化已勢(shì)在必行,我們必須重視和加強(qiáng)檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程,不斷加快行業(yè)檔案的信息化建設(shè)。 結(jié)語 隨著科技的進(jìn)步,信息化已不可避免地進(jìn)入了檔案管理的領(lǐng)域,因此,新形勢(shì)下檔案信息化建設(shè)成為發(fā)展的必然趨勢(shì)。我國社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立和逐步完善,檔案工作面臨著從傳統(tǒng)向現(xiàn)代信息化的重大轉(zhuǎn)變,而如何加速實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化,提高檔案的利用水平,成為需要檔案工作者不斷探討和研究