某集團(tuán)人事檔案管理制度

1、人事檔案管理制度第一章、總則第一條:為規(guī)范人事檔案管理工作,提高檔案管理水平,有效的保護(hù)和利用檔案,使之科學(xué)化、 規(guī)范化、制度化,在企業(yè)經(jīng)營活動中充分發(fā)揮人事檔案的作用,更好地為艾普集團(tuán)各項(xiàng)工作服務(wù), 特制定本管理制度。第二條:人事檔案工作是集團(tuán)組織人事工作的重要組成部分,也是集團(tuán)檔案工作的重要組成部 分。它是為貫徹執(zhí)行集團(tuán)戰(zhàn)略、方針、政策服務(wù)的,是選賢舉能,知人善任,歷史地全面地考察了 解和正確選拔使用員工的重要依據(jù)。第三條:本制度適用于艾普集團(tuán)總部及其各子公司。第二章、管理職責(zé)第四條:集團(tuán)人力資源中心人事檔案的管理職責(zé)就是a、負(fù)責(zé)制訂、修改和完善集團(tuán)人事檔案管理的相關(guān)工作管理制度與實(shí)施細(xì)則

2、等規(guī)范;b、負(fù)責(zé)本制度在各子公司實(shí)施執(zhí)行的具體指導(dǎo)和監(jiān)督檢查;c、負(fù)責(zé)艾普集團(tuán)戰(zhàn)略決策委員會成員的人事檔案管理工作;d、負(fù)責(zé)艾普集團(tuán)各中心、部門的員工人事檔案管理工作;e、負(fù)責(zé)艾普集團(tuán)各子公司部門經(jīng)理及其以上的所有管理人員的人事檔案管理工作;f、負(fù)責(zé)對各子、分公司的員工人事檔案管理工作進(jìn)行檢查與督導(dǎo)。第五條:集團(tuán)人力資源中心人事檔案管理的義務(wù)是指導(dǎo)各子公司按本制度要求建立規(guī)范的檔案 管理程序、規(guī)范檔案管理行為。第六條:各子、分公司人力資源主管部門人事檔案管理的職責(zé)就是負(fù)責(zé)執(zhí)行本制度,按其要求 建立規(guī)范的人事檔案管理;負(fù)責(zé)管理部門經(jīng)理級以下的所有員工人事檔案管理工作。第三章、人事檔案內(nèi)容第七條

3、:人事檔案正本, 是由歷史地、 全面地反映員工情況的有關(guān)材料構(gòu)成, 主要有如下幾類:a、履歷材料(包括個人的簡歷資料 ;b、自傳材料(包括艾普集團(tuán)職位申請表 ;c、鑒定、考核、考察材料;d、學(xué)歷和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料;e、獎勵及處分材料;f、培訓(xùn)記錄及外訓(xùn)協(xié)議等材料;g、勞動合同、錄用、任免、聘用、離職材料;h、目標(biāo)責(zé)任書、保密協(xié)議;i、其他可供企業(yè)用人參考的資料。第八條 :人事檔案副本, 是人事檔案正本中主要材料的復(fù)制件。 由正本中的以下主要材料構(gòu)成:a、近期履歷材料;b、主要鑒定、考核材料;c、學(xué)歷、學(xué)位、評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)的材料;d、獎勵及處分材料;e、任免呈報(bào)(審批表;f、身份證、戶口本

4、等身份證明文件的復(fù)印件。其他類別如有重復(fù)的重要材料,也可歸入副本。第四章、檔案編號管理第九條 :各級人力資源管理部門必須按照 HR 管理系統(tǒng)中的員工編號(即:工號進(jìn)行編號, 并每 10個檔案做一個小標(biāo)記、50個檔案做一個標(biāo)記、每 100個檔案做一個大標(biāo)記,方便查找。 由其他單位轉(zhuǎn)入的員工檔案,仍按照其原來的員工編號進(jìn)行管理的,并分類存檔管理。 第五章、人事檔案的收集與整理第十條 :日常收集員工履歷表、轉(zhuǎn)正定級審批表、各種獎勵、職務(wù)任免、異動表、續(xù)簽合同等 材料。各子公司人事檔案管理人員必須在每次大型招聘會結(jié)束后的三日之內(nèi),必須將新進(jìn)員工的人事 檔案收集、整理并進(jìn)行歸檔。日常新進(jìn)人員的人事檔案必

5、須于辦理入職手續(xù)兩日之內(nèi),將將新進(jìn)員工的人事檔案收集、整理 并進(jìn)行歸檔。每年 1月份收集員工聘任晉升審批材料、年度目標(biāo)責(zé)任書等;每月月初收月度相關(guān)的目標(biāo)責(zé)任 書;其他人事檔案資料要按時進(jìn)行收集、整理并及時歸檔。第十一條 :各分、子公司人力資源部門的人事專員在以下幾個時段特別需要做好人事檔案資料 的歸檔工作。1、新員工報(bào)到時新員工報(bào)到后,收齊新入職員工的所有手續(xù)、證件、資料后,統(tǒng)一裝入新建的檔案袋內(nèi),并在 檔案袋封面左上方書寫上檔案袋編號 (同員工的工號相同 、 員工姓名、性別。辦理完試崗派遣手續(xù) 后的三個工作日之內(nèi),將以下檔案、證件和資料進(jìn)行再次歸檔:、 職位申請書 (必須要有初試、 復(fù)試、錄

6、用的審批人簽字及錄用時的薪資標(biāo)準(zhǔn)等意見簽署、 貼上一張一寸的彩色照片 ;、身份證(雙面都印在同一頁上,A4紙 、學(xué)歷證、學(xué)位證及其他相關(guān)資質(zhì)證件的復(fù)印件; 、 試崗?fù)ㄖ獑?(部門留存 。2、員工辦理正式入職手續(xù)時辦理完入職手續(xù)后的三個工作日之內(nèi),將以下檔案、證件和資料進(jìn)行再次歸檔:、簽署好的擔(dān)保書 ;、 試崗?fù)ㄖ獑?(必須有其直接上級對其在試崗期間表現(xiàn)的評價 ;、 錄用通知單 、 實(shí)習(xí)協(xié)議 。3、員工辦理轉(zhuǎn)正手續(xù)時員工轉(zhuǎn)正手續(xù)完成后,各級人力資源部門人事專員必須將以下資料收集齊后,歸入該員工的檔 案袋:、員工 保管的實(shí)習(xí)協(xié)議和錄用通知單 ;、該員工的轉(zhuǎn)正申請表 、 轉(zhuǎn)正通知單 ;、 勞動合同

7、;、 競業(yè)禁止合同書 。4、員工辦理調(diào)動手續(xù)時各級人力資源部門,在完成員工調(diào)動手續(xù)的三個工作日內(nèi),將員工調(diào)動手續(xù)資料裝入該員工的 檔案案內(nèi),具體的資料有:、 人事異動審批表 ;、 員工調(diào)動工作移交表 ;、 文件檔案資料移交明細(xì)表 、 物品資產(chǎn)移交明細(xì)表 、 客戶資料移交明細(xì)表 、 待辦工作 (事宜移交明細(xì)表 ;、 調(diào)令 。5、員工辦理離職手續(xù)時各級人力資源部門人事專員,在辦完員工離職手續(xù)的三個工作日內(nèi),將離職相關(guān)資料裝入該員 工的檔案內(nèi),必須裝入的資料有:、該員工的書面離職申請書;、該員工交回的自己保存的勞動合同 、 競業(yè)禁止合同書 、 轉(zhuǎn)正通知單 ;、 離職申批表 ;、 員工離職工作移交表

8、;、 文件檔案資料移交明細(xì)表 、 物品資產(chǎn)移交明細(xì)表 、 客戶資料移交明細(xì)表 、 待辦工作 (事宜移交明細(xì)表 。6、員工受到表揚(yáng)等與人事相關(guān)工作時,需要?dú)w檔的資料必須第一時間(三天以內(nèi)歸檔。 第十二條:每年一季度按公司檔案管理辦法對上一年的人事檔案進(jìn)行整理、組卷。人事檔案的 收集范圍:本管理制度第三章中所列的檔案內(nèi)容涉及的相關(guān)材料。第十三條 :在整理過程中,不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料。第六章、人事檔案的借閱與移交第十四條 :凡借用人事檔案,必須填寫人事檔案借閱登記表 ,由人力資源部門的負(fù)責(zé)人核 實(shí)理由,經(jīng)分管人力資源的公司領(lǐng)導(dǎo)簽批后,方可借出,借出的檔案必須在 3天內(nèi)歸還,如確因工 作需

9、要,可辦續(xù)借手續(xù)。成都區(qū)域內(nèi)的所有人事檔案的借閱必須經(jīng)集團(tuán)人力資源中心負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。借閱檔案的人員,對檔案應(yīng)妥善保管,不得遺失、泄密和污損,不準(zhǔn)抽換、折卷和轉(zhuǎn)換,不得 復(fù)印。第十五條 : 人事檔案的移交分為人事檔案移交和人事檔案管理人員工作變動移交兩種。 第七章、其他規(guī)定第十六條 :凡是公司的員工(正式員工、試用員工和臨時員工都必須建立檔案正本,是否建 立副本,根據(jù)工作需要由人力資源部自行確定。第十七條 :檔案管理人員應(yīng)具有良好的思想素養(yǎng),按受過正規(guī)的檔案管理培訓(xùn),在工作中須嚴(yán) 格遵守保密制度。第十八條 :不得擅自處理或銷毀檔案材料,應(yīng)按公司檔案管理制度進(jìn)行檔案保管和檔案銷毀。 第十九

10、條:集團(tuán)人力資源中心定期或不定期地對各子、分公司的人事檔案管理工作進(jìn)行檢查與 督導(dǎo),檢查中凡發(fā)現(xiàn)不按照以上規(guī)定予以辦理執(zhí)行的,視情節(jié)輕重,處罰人事檔案管理員 50200元,其人力資源主管部門負(fù)責(zé)人處罰 100200元,其所屬各子、分公司領(lǐng)導(dǎo)負(fù)連帶責(zé)任,處罰 50200元。第二十條:各子、分公司人事檔案管理人員是定崗管理,凡與原人事檔案管理人員的變動(包 括換崗、離職、增減其他工作量的,必須報(bào)經(jīng)集團(tuán)人力資源中心,批準(zhǔn)后方可執(zhí)行,否則直接處 罰當(dāng)事人 50200元,各子、分公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)連帶責(zé)任,處罰 50200元。第二十一條:獎懲投訴員工對本人或他人的獎懲在以事實(shí)為依據(jù)的前提下可以越級投訴,也

11、可以直接投訴到集團(tuán) 員工服務(wù)熱線。受到投訴的獎懲在抽查時可暫停,待調(diào)查清楚后再予以處置。1、投訴調(diào)查結(jié)果屬實(shí)的,撤消原獎懲決定,可以對員工投訴他人獎懲的進(jìn)行表揚(yáng)獎勵。2、投訴調(diào)查結(jié)果不屬實(shí)的,維持原獎懲決定,并對投訴員工進(jìn)行教育,要規(guī)范其行為和思想，注重事實(shí)；若純屬造謠生事的，可以對投訴員工予以行政記過處罰。 第二十二條：以上激勵條款在集團(tuán)人力資源中心出臺員工獎懲管理制度后，自動并入 和作廢。 第二十三條：本制度最終解釋權(quán)歸集團(tuán)人力資源中心。 第二十四條：本制度從下發(fā)之起實(shí)施。 第 6 頁 共 9 頁 人事檔案借閱申請表 日期：20 申請單位 借用查閱 人事檔案 事由 借用查閱 人事檔案 內(nèi)容 申請部門 年 月 日 申請人 查閱 被查閱 被查閱人 單位部門 編號 檔案 人力資源 部門經(jīng)理 部負(fù)責(zé)人 意見 集團(tuán)人力 公司領(lǐng)導(dǎo) 資源中心 意見 意見 集團(tuán)人力 集團(tuán)總裁 分管副總 意見 裁意見 第 7 頁 共 9 頁 人事檔案借閱登記表 檔案借閱人信息 序 日期 時間 單位/部門 借閱人 單位 被借閱人 檔案編號 檔案歸屬人信息 歸還日期 歸還時間 檔案保管人 第