水利工程會計聲像檔案管理的思考

1、水利工程會計聲像檔案管理的思考    摘要：本文對水利工程會計檔案與聲像檔案的管理進行了簡單的探索，提出了做好這類檔案管理工作的措施，希望能夠起到一定的參考作用。 關鍵詞：水利工程；會計檔案；聲像檔案；思考 中圖分類號：TV 文獻標識碼：A 文章編號： 1.水利工程會計檔案與聲像檔案的特點 1.1水利工程會計檔案的問題 按會計檔案管理辦法規(guī)定，會計檔案只能在會計部門保留一年，上一期的會計檔案，一年后原則上上交檔案管理部門進行管理，會計部門不得存放歷年的會計檔案。在實際工作中，會計部門存放的檔案沒能按照法定的程序去執(zhí)行，多年檔案滯留在會計部門，甚至是十年以

2、上的都有。當然。這里有一些客觀原因，例如檔案管理部門存放條件和人員有限的間題等，但主要是沒能按照管理規(guī)定及規(guī)章制度去堅決執(zhí)行，造成會計檔案大量積壓在會計部門。由于會計人員是非專業(yè)檔案管理者，對檔案管理缺乏專業(yè)知識，管理不規(guī)范，不系統(tǒng)，不科學，造成檔案較為混亂，新舊混雜，查詢不方便。盡管會計部門也設有檔案管理人員，實際工作只是一般的、簡單的存放，談不上什么具體的管理。 1.2水利工程聲像檔案的分類與特點 水利工程聲像資料按其記錄的形式不同分為錄音資料、攝影資料、錄像資料和計算機可讀資料。 錄音資料是將記錄聲音的信號通過機械的、光學的和磁性的方法轉(zhuǎn)變?yōu)殡娦盘栍涗浽阡浺糨d體上，如錄音帶、唱片等。在國

3、際、國內(nèi)情報交流中，錄音資料既方便又靈活，所錄制的原始聲音是信息整理的可靠依據(jù)。錄音資料可供多人使用，反復復制，且價格低廉，有利于信息的傳播與交流。 攝影資料是圖像資料的一種形式，由單張的或一組照片組成。攝影資料除照片外，還包括幻燈片、攝影片。 錄像資料是通過錄像技術將運動著的視像和聲音組成的視聽資料，如錄像片、電影片等。錄像資料一般記錄了管理單位工程建設和重大的社會活動、各類會議、文體活動和有代表性的事件，以生動形象的視覺和聽覺效果向人們傳遞信息。它也是單位宣傳自己、傳遞工程管理信息、擴大知名度的有效方法。 計算機可讀資料計算機可讀資料是將所需信息存儲在磁盤、光盤上，通過計算機作為媒介，再現(xiàn)

4、原始的聲音、文字、圖像的資料。在我國計算機技術、多媒體技術、通訊技術水平日益提高的情況下，制作、使用計算機可讀資料的數(shù)量、頻率越來越普及，具體到水利工程管理單位，使之在防汛和抗旱等工作中發(fā)揮了重要的作用。 2.水利工程企業(yè)做好會計管理的措施 2.1健全會計檔案管理制度。在遵循會計檔案管理辦法的前提下，制定與企業(yè)自身相符合的企業(yè)會計檔案管理制度。建立并逐步健全立卷、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等制度，規(guī)范企業(yè)會計檔案工作。會計部門按規(guī)定編制會計檔案移交保管清冊，將會計檔案移交檔案部門管理。未設檔案部門的企業(yè)，可以設專人保管。 2.2強化宣傳，增強企業(yè)主檔案意識。 國家檔案部門財政部門等相關機構(gòu)應

5、加強水利企業(yè)的檔案宣傳工作，采取典型示范宣傳，可以通過各種途徑從實踐上理論上加大宣傳的力度，增強企業(yè)主的會計檔案意識，使其認識到檔案特別是會計檔案對企業(yè)長遠發(fā)展的重要性。從思想上行動上調(diào)動企業(yè)主的建檔或者完善檔案管理的積極性。 2.3將會計檔案管理納入會計人員繼續(xù)教育內(nèi)容。會計知識的繼續(xù)教育是會計人員提高專業(yè)素質(zhì)的一個重要途徑，將會計檔案管理納入會計繼續(xù)教育內(nèi)容，使得會計人員認識到檔案知識的重要性，要求其從規(guī)范會計基礎工作起做好會計檔案工作。 2.4提高會計檔案人員的專業(yè)素質(zhì)。企業(yè)領導應重視會計檔案管理工作，關心會計人員，檔案管理人員。多提供會計檔案人員外出培訓或?qū)W習交流的機會；采取各種措施鼓

6、勵會計檔案人員提高自身專業(yè)素質(zhì)；在企業(yè)內(nèi)宣傳檔案工作的重要性，提高會計檔案人員在企業(yè)管理中的地位。 2.5完善水利企業(yè)內(nèi)部管理制度，明確相關權責。要解決企業(yè)會計檔案管理問題，主要還是解決內(nèi)部管理制度的完善問題。有了健全的內(nèi)部管理制度，能為會計檔案管理制度的建立和完善創(chuàng)造條件。 3.聲像檔案的保護 聲像資料由于其載體由膠片、磁帶、光盤等特殊的材料制成的，保管亦比紙質(zhì)文獻更為講究。因而在諸如溫度、濕度、包裝、存放等方面均有一定要求。否則，將造成聲像資料的過早退化和損壞，影響清晰度，給使用帶來困難。 影響聲像檔案的耐久性的因素主要有聲像材料和生產(chǎn)工藝過程和環(huán)境因素。檔案管理技術人員保護好聲像材料主要

7、從改善聲像檔案的存放環(huán)境人手，采取包括防治空氣污染、調(diào)控空氣濕度、保持信息讀取又面清潔、防止標記面機械損傷和減少使用等綜合保護措施。膠片要有獨立包裝、手指不能接觸表面，環(huán)境溫度在152O。相對濕度為6070，要防霉、防干燥、防曬和防塵；照片在入庫前應消毒、殺蟲、除菌，保管過程中應放置防蟲藥品，不要將指紋、汗?jié)n留在照片上，保管溫度應在20以下，相對濕度在4060，彩色照片還應注意黑暗條件及低溫對其產(chǎn)生的影響；保管錄音帶的所在處的外部磁場強度應低于50奧斯特，錄音磁帶應保存在抗磁盤內(nèi)，避免激烈的碰撞和高溫，取拿磁帶應拿其邊沿部分，要使磁帶上的信息長期保存，必須定期地進行轉(zhuǎn)錄，環(huán)境溫度應低于20 ，

8、相對濕度為45一50； 錄像磁帶可參考錄音磁帶的保管方法，宜豎立直放，要防磁、防壓、防熱、防潮、防塵。所有聲像檔案的保護大體歸納起來有以下幾個方面： 3.1 防治污染物氨氣對聲像檔案的壽命有較大影響，常溫下，氨氣是易揮發(fā)氣體，使用氨氣的工具區(qū)、曬室場所中空氣中常會有氨，因此保存光盤檔案的環(huán)境同樣也注意遠離這些場所。用氨氣進行紙質(zhì)檔案、文獻和圖書資料的氣相去酸時，以及用磷化鋁治劑進行熏蒸殺蟲時，如果庫房內(nèi)同時保存有聲像檔案時，則應采取隔離防護措施。有機溶劑也會使聲像檔案表面發(fā)生破裂，因此，聲像檔案的保管環(huán)境也要遠離使用有機溶劑的場所。 3.2 調(diào)節(jié)空氣濕度恒溫、恒濕的環(huán)境，最適宜聲像檔案的長期保

9、存。由于聲像檔案的構(gòu)成物質(zhì)較為復雜，各種組成物質(zhì)因其性能不同，其適宜的溫、濕度環(huán)境也不盡不同。綜合考慮各組成物質(zhì)后的特點。聲像檔案保存比較適合的溫度范圍是1424'E，每天溫度的變化不應超過±2，較適宜的相對溫度范圍是4560，濕度每天的變化范圍不超過±5。 為達到上述保管要求，保存聲像檔案的環(huán)境最好設置自動恒溫恒濕的空氣調(diào)節(jié)裝置；庫房的外部結(jié)構(gòu)應采取必要的隔熱防潮措施；條件受限時，可采用通風降溫，除濕機降溫，吸潮劑除溫等與密閉組合的辦法，以調(diào)控庫房溫濕度。 3.3 保護信息讀取面的清潔這就要求必須保證聲像檔案讀取面的清潔，不能有過大的臟污和劃痕。特別是在每次拿取光盤檔案時，只能接觸光盤檔案的內(nèi)外沿，不能觸摸光盤的數(shù)據(jù)面，以免油污、汗?jié)n落在讀取面的數(shù)據(jù)讀取區(qū)。 使用完畢后，應立即放回盤盒中，避免灰塵、污物的污染。 3.4 防止標記面的機械損傷由于聲像資料標記面的保護涂層非常薄，因此，即使輕微的劃傷都有可能大面積破壞信息記錄的坑點，導致原始記錄信息的不可糾正性損壞。 總結(jié) 最后，還要嚴格按照檔案庫房的“八防”標準執(zhí)行庫房管理。目前未發(fā)現(xiàn)檔案霉變、蟲蛀現(xiàn)象，庫房內(nèi)定期更換過期的消防器械，保證了檔案庫房的安全。立足本職、開拓創(chuàng)新