采購業(yè)務(wù)管理制度

1、采購業(yè)務(wù)管理制度為明確采購業(yè)務(wù)管理的相關(guān)部門和崗位的職責(zé)權(quán)限，確保辦理采購業(yè)務(wù)的不相容崗位互相分離、制約和監(jiān)督，加強(qiáng)公司采購內(nèi)部業(yè)務(wù)工作管理，結(jié)合公司的管理要求和實際采購業(yè)務(wù)情況，特制定本制度。第一章采購業(yè)務(wù)及其分類第一條采購業(yè)務(wù)的不相容崗位至少應(yīng)包括以下五個方面：1、請購與審批2、供應(yīng)商的選擇與審批3、采購合同的擬定、審核與審批4、采購、驗收與相關(guān)記錄5、付款的申請、審批與執(zhí)行第二條采購業(yè)務(wù)的活動流程主要包含供應(yīng)商的選擇、供應(yīng)商的確定、請購、合同擬定、合同簽訂、采購、驗收入庫及付款。涉及的表單主要有供應(yīng)商信息表、擬采購產(chǎn)品信息明細(xì)表、年度合格供應(yīng)商名錄（含補(bǔ)充）、供應(yīng)商新增審議單、請購單、印

2、鑒使用審批單、采購合同或訂單、產(chǎn)品入庫單、付款申請單等。第三條公司實際采購業(yè)務(wù)按其采購的內(nèi)容可分為生產(chǎn)材料、生產(chǎn)用具、外購燃料及動力、勞務(wù)、研發(fā)材料、低佰易耗品、資本支出、特殊服務(wù)。其中：一、生產(chǎn)材料主要包括原材料、半成品、零部件、標(biāo)準(zhǔn)件、包裝材料等；二、生產(chǎn)用具是指為了生產(chǎn)的需求所持有的使用壽命長（大于一年）但達(dá)不到公司進(jìn)行固定資產(chǎn)管理要求的實物資產(chǎn)，如工作臺、游標(biāo)卡尺、電動工具等；三、低值易耗品是指企業(yè)除對生產(chǎn)材料、生產(chǎn)用具、設(shè)備、外購燃料和動力、研發(fā)材料等由專設(shè)的會計科目進(jìn)行核算以外，對有實物形態(tài)物資的零星采購的開支，其主要特點是商品單價較低，用量單一，多為一次性、零散購買，主要包括辦公

3、文具用品、清掃衛(wèi)生用品、警衛(wèi)消防器材、勞保用品、服裝、綠化環(huán)境的花草樹木以及企業(yè)資產(chǎn)分管目錄沒有明確規(guī)定的物資；四、資本支出主要包括在建工程、固定資產(chǎn)購置及改擴(kuò)建、融資租賃等；五、特殊服務(wù)指由中介服務(wù)機(jī)構(gòu)或企業(yè)所提供的單次支出金額較大但不經(jīng)常發(fā)生的服務(wù)項目，主要包括保安、保險、廣告、法律、評估、證券和審計等。第四條本制度僅適用于生產(chǎn)材料、生產(chǎn)用具、外購燃料及動力、勞務(wù)、研發(fā)材料、低值易耗品的采購業(yè)務(wù)。第二章崗位職責(zé)第五條各崗位在采購業(yè)務(wù)中的職責(zé)一、總經(jīng)理崗位的職責(zé)1、參與審核公司年度采購預(yù)算和采購計劃；2、審議批準(zhǔn)合格供應(yīng)商名單；3、在審批權(quán)限內(nèi)，審批預(yù)算及計劃外采購項目；4、審批采購訂單和采

4、購合同；5、審批付款申請；6、組織進(jìn)行合格供應(yīng)商的選擇和評審工作；7、審批特殊事項；二、部門主管領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)1、審核主管部門年度采購預(yù)算和采購計劃；2、授權(quán)范圍內(nèi)審批采購合同或訂單、請購申請、付款申請、采購報賬；3、審核特殊事項；三、財務(wù)總監(jiān)崗位職責(zé)1、參與審核公司年度采購預(yù)算和采購計劃；2、審核預(yù)算及計劃外采購項目；3、審核采購訂單和采購合同；4、參與合格供應(yīng)商的評審工作；5、授權(quán)范圍內(nèi)審批付款申請（主要從資金使用方面）；四、采購經(jīng)理崗位職責(zé)1、編制生產(chǎn)材料的采購預(yù)算和采購計劃；2、在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂采購合同；3、辦理生產(chǎn)材料的采購及退換貨事宜；4、進(jìn)行市場調(diào)查，尋找供應(yīng)商；5、建立、更新與維護(hù)

5、供應(yīng)商信息表、擬采購產(chǎn)品信息明細(xì)表、度合格供應(yīng)商名錄（含補(bǔ)充）；6、參與對供應(yīng)商質(zhì)量、交貨情況等的評價工作；7、提出生產(chǎn)材料的采購付款申請；8、采購制式合同的擬定；9、提出新增供應(yīng)商的申請；五、財務(wù)部經(jīng)理崗位職責(zé)1、參與審核采購訂單和采購合同；2、授權(quán)范圍內(nèi)審批付款申請；3、審核付款申請、采購報賬；六、會計崗位職責(zé)根據(jù)原始憑據(jù)，出具付款憑證；七、出納崗位職責(zé)根據(jù)付款憑證，支持付款；八、部門經(jīng)理崗位職責(zé)1、編制本部門年度采購預(yù)算和采購計劃；2、向采購經(jīng)理推薦提供部門所需物資的合格供應(yīng)商；3、審核、批準(zhǔn)、執(zhí)行部門采購及退換貨事宜；4、提出采購付款申請；5、指定專人負(fù)責(zé)登記部門采購及領(lǐng)用臺賬；九、技

6、術(shù)部崗位職責(zé)1、提供對所購物資的專業(yè)技術(shù)建議；2、參與對特定物資的技術(shù)檢驗工作；十、倉儲崗位職責(zé)1、負(fù)責(zé)對生產(chǎn)用材料的入庫驗收、標(biāo)識、保管及收發(fā)工作；2、提出對生產(chǎn)用材料的請購申請；第三章采購基本流程第六條采購業(yè)務(wù)基本流程第一步：采購經(jīng)理進(jìn)行市場調(diào)查，尋找并了解供應(yīng)商及其產(chǎn)品信息，編制供應(yīng)商及其產(chǎn)品信息明細(xì)表；第三步：總經(jīng)理審議批準(zhǔn)合格供應(yīng)商名單，并由采購經(jīng)理編制年度合格供應(yīng)商名錄下發(fā)至各部門；第四步：采購經(jīng)理及其他部門經(jīng)理在年度合格供應(yīng)商名錄中選擇供應(yīng)商，并擬定采購合同；第五步：采購經(jīng)理或其他經(jīng)公司授權(quán)訂立合同的人員填制印鑒使用申請單隨同擬定的采購合同，經(jīng)財務(wù)部審核，根據(jù)審批權(quán)限經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審

7、批，簽訂采購合同；第六步：采購經(jīng)理、部門經(jīng)理在其授權(quán)范圍內(nèi)辦理采購及退換貨事宜；第七步：倉庫保管員對所購物資驗收入庫或部門指定的專人在部門采購及領(lǐng)用低值易耗品臺賬進(jìn)行登記；第七步：采購經(jīng)理、部門經(jīng)理根據(jù)采購合同的要求，提出采購付款申請；第八步：根據(jù)審批權(quán)限，相關(guān)崗位對付款申請單完成審核及審批；第九步：出納根據(jù)簽字完整的付款申請單完成采購付款；第四章供應(yīng)商第七條采購經(jīng)理可以通過市場調(diào)查、部門經(jīng)理的推薦及其他途徑來尋找供應(yīng)商。第八條采購經(jīng)理應(yīng)當(dāng)了解供應(yīng)商的經(jīng)營規(guī)模、范圍、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、交易資料、開票資質(zhì)、稅率及開票條件等，記載于供應(yīng)商信息表存檔備用。第九條采購經(jīng)理應(yīng)當(dāng)了解所需產(chǎn)品在不同供

8、應(yīng)商的商品質(zhì)量、性能、報價、交貨期限、運輸條件、售后服務(wù)等信息，并編制擬采購產(chǎn)品信息明細(xì)表，以供選擇時參考。第十條各項商品的合格供應(yīng)商至少應(yīng)有三家（獨家供應(yīng)或總代理等特殊情況下除外）。對未達(dá)公司標(biāo)準(zhǔn)的商品，采購經(jīng)理應(yīng)及時開發(fā)新供應(yīng)商。第十一條辦理采購業(yè)務(wù)時，有關(guān)人員在使用年度合格供應(yīng)商名錄過程中未能找到合適的供應(yīng)商的，應(yīng)提請采購經(jīng)理尋找供應(yīng)商并填制供應(yīng)商新增審議單，經(jīng)總經(jīng)理指定人員審核，并由總經(jīng)理做出批示。第十二條采購經(jīng)理根據(jù)總經(jīng)理對供應(yīng)商新增審議單的批示作為相應(yīng)的處理。當(dāng)公司總經(jīng)理同意新增某供應(yīng)商時，采購經(jīng)理應(yīng)制作年度合格供應(yīng)商名錄（補(bǔ)充），并通知相關(guān)部門，執(zhí)行后續(xù)采購業(yè)務(wù)。審批后供應(yīng)商新增

9、審議單由采購經(jīng)理留存?zhèn)洳?。第十三條針對與不在年度合格供應(yīng)商名錄（含補(bǔ)充）內(nèi)的供應(yīng)商所發(fā)生的與采購業(yè)務(wù)及未能按照名錄中的要求取得相應(yīng)發(fā)票的，公司財務(wù)部有權(quán)拒絕辦理或要求采購實施人員承擔(dān)為公司造成的稅費損失，損失金額統(tǒng)一按票面金額的20刈算，并應(yīng)登記此事項，月末提交公司績效考核小組。第十四條供應(yīng)商的選擇和評審會議一年應(yīng)至少召開一次，參與人員由總經(jīng)理確定。第五章采購合同第十五條采購經(jīng)理負(fù)責(zé)公司采購業(yè)務(wù)中所需制式合同的擬定，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核、總經(jīng)理審批后使用。第十六條采購合同至少應(yīng)包含合同編號、合同標(biāo)的、合同金額、付款期限、付款方式、運輸方式、發(fā)票類型、收款方、開戶行及賬號等內(nèi)容。第十七條采購金額超過1

10、000元的采購業(yè)務(wù)均應(yīng)簽訂采購合同。特殊情況下，應(yīng)當(dāng)說明原因并提出申請，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、公司財務(wù)部審核，報總經(jīng)理審批后，可以不簽訂采購合同。第十八條印鑒使用申請單中的申請人應(yīng)為公司授權(quán)訂立合同的人員。申請人憑審核、審批后的印鑒使用申請單到綜合管理部加蓋合同專用章。第十九條綜合管理部印鑒保管人員憑填制、簽字完整的印鑒使用申請單在采購合同中加蓋合同專用章，使采購合同生效。對于填制、簽字不完整的印鑒使用申請單，印鑒保管人員有權(quán)拒絕辦理，并登記此事項，月末提交公司績效考核小組。第六章采購實施第二十條采購實施的負(fù)責(zé)人、生產(chǎn)材料的采購由采購經(jīng)理負(fù)責(zé);5 / 7二、生產(chǎn)用具的采購由生產(chǎn)部經(jīng)理負(fù)責(zé)；三、研發(fā)材料的

11、采購由技術(shù)部門經(jīng)理負(fù)責(zé)；四、各部門所需的低值易耗品的采購由部門經(jīng)理負(fù)責(zé)；五、其他商品及勞務(wù)的采購由公司指定管理的部門或個人負(fù)責(zé)；第二十一條除采購舊貨外，原則上均應(yīng)取得增值稅專用發(fā)票。如果由于經(jīng)營商的經(jīng)營性質(zhì)或管理安排不能取得或及時取得增值稅專用發(fā)票的，應(yīng)事先征得公司財務(wù)部同意方可辦理采購事宜。第二十二條生產(chǎn)材料的請購申請由倉儲部門結(jié)合生產(chǎn)和庫存情況提出，經(jīng)部門經(jīng)理審核，根據(jù)審批權(quán)限經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后交由采購經(jīng)理實施。第二十三條生產(chǎn)用具、研發(fā)材料、低值易耗品、其他商品及勞務(wù)的請購由相應(yīng)需求部門、管理部門或個人提出，根據(jù)審批權(quán)限經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，自行安排具體采購事宜。第二十四條由于采購內(nèi)容的不同，審

12、批權(quán)限及流程存在差異，具體執(zhí)行采購的人員，如果對本制度中第二條中的采購分類存有異議或不能確定的，應(yīng)當(dāng)咨詢公司財務(wù)部門，公司財務(wù)部門有義務(wù)進(jìn)行解釋和解答，以便于采購業(yè)務(wù)的開展。第七章采購管理第二十五條生產(chǎn)材料由倉儲部門通過ERP系統(tǒng)進(jìn)行收發(fā)存管理；其他有形商品由各部門根據(jù)采購內(nèi)容分別建立手工臺賬，進(jìn)行領(lǐng)用登記管理；第二十六條各部門經(jīng)理應(yīng)當(dāng)遵循不相容職務(wù)分離原則，制定部門內(nèi)部管理流程，確保具體執(zhí)行采購人員與賬簿登記人員在采購業(yè)務(wù)中的職責(zé)相互分離。第二十七條公司財務(wù)部有責(zé)任、有義務(wù)督促各部門按照采購內(nèi)容分別建立、健全領(lǐng)用登記臺賬，并對其做出評價。第二十八條公司財務(wù)部應(yīng)當(dāng)定期將財務(wù)軟件記錄的金額（即賬

13、載金額）與各部門臺賬所記錄的金額進(jìn)行核對，如果存在差異，還應(yīng)查找、分析其產(chǎn)生的原因并記錄。第二十九條公司財務(wù)部認(rèn)為必要時，可以不定期對各部門采購的產(chǎn)品進(jìn)行查驗、盤點，并記錄異常情況。第三十條公司財務(wù)部應(yīng)于月末將評價的結(jié)果、差異產(chǎn)生原因的記錄和查驗、盤點發(fā)現(xiàn)的異常情況記錄提交給公司績效考核小組，作為對相關(guān)部門考核的依據(jù)。第八章采購付款第三十一條除根據(jù)規(guī)定無須訂立合同外，就某一采購業(yè)務(wù)向公司財務(wù)部提出付款申請或借款申請時，付款申請單、借據(jù)中應(yīng)備注合同編號，首次提出時，還應(yīng)附上合同原件，無合同的應(yīng)當(dāng)提供經(jīng)審批的申請。第三十二條就某一采購業(yè)務(wù)向公司財務(wù)部報賬時，應(yīng)當(dāng)提供發(fā)票和于此相對應(yīng)請購單原件，屬于生產(chǎn)材料的，還須提供入庫單。第三十三條公司財務(wù)部應(yīng)當(dāng)審核付款申請單、借據(jù)中的填列內(nèi)容是否與合同約定的內(nèi)容相一致、是否符合公司的有關(guān)規(guī)定、付款申請單、借據(jù)的簽字是否完整并符合公司規(guī)定的審批權(quán)限。不相符、不符合時應(yīng)當(dāng)記錄此事項。第三十四條公司財務(wù)部應(yīng)當(dāng)審核發(fā)票中的載明的開票單位、標(biāo)的、數(shù)量及金額是否與合同的約定、請購單中請購的內(nèi)容相互吻合、請購單、報銷單的填制是否符合公司的有關(guān)規(guī)定、請購單、報銷單的簽字是否完整并符合公司規(guī)定的審批權(quán)限。不相符、不符合時應(yīng)當(dāng)記錄此事項。第三十五條公司財務(wù)部應(yīng)當(dāng)定期分析