集中采購管理

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上集中采購管理：在業(yè)務(wù)流程方面，支持集中訂貨、分開收貨、分開付款的采購流程；支持集中訂貨、分開收貨、集中結(jié)算的采購流程；支持集中采購而后分撥的采購流程，從而適應(yīng)多種集中采購的管理操作模式；集中采購模式    面對激烈的市場競爭，集團制造企業(yè)需要實現(xiàn)集中采購，構(gòu)建集團監(jiān)控下低風(fēng)險、低成本和高效的供貨體系。依據(jù)采購決策、商流、物流及憑證流的不同，分為以下四種集中采購模式： 集中決策、分散采購、分散結(jié)算模式    集團總部負責(zé)供應(yīng)商選型、管理和評估工作，并負責(zé)制定價格和批量等采購政策。各分公司分別負責(zé)自己范

2、圍內(nèi)的采購訂貨工作，下達采購訂單給供應(yīng)商。供應(yīng)商接到訂單后按期交貨至各分公司，分公司根據(jù)收貨通知單或采購訂單進行收貨及入庫，并與供應(yīng)商結(jié)算貨款。 集中訂貨、分開收貨、分開開票模式    集團總部負責(zé)管理供應(yīng)商及制定采購政策，并且負責(zé)采購訂貨業(yè)務(wù)處理。分公司提出采購申請，由總部進行匯總、調(diào)整，并根據(jù)調(diào)整結(jié)果下達采購訂單給供應(yīng)商，同時發(fā)出收貨通知單給各分公司。供應(yīng)商接到訂單后向各分公司送貨，分公司根據(jù)收貨通知單或采購訂單進行收貨及入庫，并與供應(yīng)商結(jié)算貨款。 集中訂貨、分開收貨、集中開票模式    集團總部負責(zé)管理供應(yīng)商及制定采購政策，并且

3、負責(zé)采購訂貨業(yè)務(wù)處理。分公司提出采購申請，由總部進行匯總、調(diào)整，并根據(jù)調(diào)整結(jié)果下達采購訂單給供應(yīng)商，同時發(fā)出收貨通知單給分公司。分公司根據(jù)收貨通知單或采購訂單進行收貨及入庫，再由集團總部匯集分公司的入庫單與供應(yīng)商結(jié)算貨款，并根據(jù)各分公司的入庫單與分公司進行內(nèi)部結(jié)算。 集中訂貨、集中收貨、內(nèi)部調(diào)撥、集中開票模式    集團總部負責(zé)管理供應(yīng)商及制定采購政策，并且負責(zé)采購訂貨工作。分公司提出采購申請，集團總部進行匯總、調(diào)整，并下達采購訂單給供應(yīng)商，供應(yīng)商送貨至總部，由集團總部完成后續(xù)的收貨、入庫、外部貨款結(jié)算處理。集團總部根據(jù)各分公司采購申請，制定調(diào)撥訂單并調(diào)撥出庫，后

4、者根據(jù)調(diào)撥訂單作入庫處理，最后由集團和分公司進行內(nèi)部結(jié)算處理。集團供應(yīng)鏈應(yīng)用架構(gòu)圖 集團集中采購管理解決方案1.關(guān)鍵目標(biāo)本解決方案重點解決集團企業(yè)集中采購管理中的如下問題：1）     如何建立集團企業(yè)有效的集中采購管理模式；2）     如何對供應(yīng)商進行統(tǒng)一規(guī)范、準(zhǔn)確評估；3）     如何發(fā)揮集中采購規(guī)模優(yōu)勢，降低采購成本；4）     如何獲得合理采購價格，有效控制采購成本；5）   

5、60; 如何掌控集團全局庫存，合理控制庫存，降低資金占用；6）     如何有效地規(guī)范和控制集中采購業(yè)務(wù)流程；7）     如何及時、準(zhǔn)確地掌控集團采購業(yè)務(wù)執(zhí)行情況。2.解決方案 以企業(yè)全局庫存為基礎(chǔ)，通過對主要供應(yīng)商、關(guān)鍵采購業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的集中統(tǒng)管，構(gòu)建集團企業(yè)集中采購管理應(yīng)用平臺。圖注：1）   集團總部制定采購管理、物資管理、集中采購物資目錄等管理制度；2）   主要供應(yīng)商選擇、評估及重要物資的采購合同等關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)由集團總部統(tǒng)一掌控；3）   下屬企業(yè)

6、根據(jù)業(yè)務(wù)需要提出采購申請，并把集中采購的物資提交到集團總部；4）   集團總部根據(jù)全局庫存情況及采購策略，選擇供應(yīng)商進行采購，下達訂單；5）   供應(yīng)商直接送貨到各工廠，有些企業(yè)是要求供應(yīng)商送貨到總部，然后由總部再調(diào)撥到各工廠；6）   根據(jù)企業(yè)管理要求不同，與供應(yīng)商的采購結(jié)算可以由總部集中結(jié)算，也可以由各工廠分別與供應(yīng)商結(jié)算。2.1.建立集團企業(yè)有效的集中采購管理模式2.1.1.集中采購、集中收貨、集中結(jié)算、內(nèi)部調(diào)撥主要特點：1)      總部負責(zé)收集下級公司采購申請，統(tǒng)一向供應(yīng)商

7、下達訂單；2)      供應(yīng)商統(tǒng)一送貨到總部，總部收貨質(zhì)檢，與供應(yīng)商的物流在總部完成；3)      總部收貨后，根據(jù)各公司物資需求申請以及實際采購到貨情況，向各公司調(diào)撥物資；4)      總部與供應(yīng)商統(tǒng)一結(jié)算；5)      總部和下級公司進行內(nèi)部結(jié)算。2.1.2.集中采購、分散收貨、集中結(jié)算、內(nèi)部收付主要特點：1）   總部負責(zé)統(tǒng)一向供應(yīng)商下達采購訂單；2） 

8、  下級公司分別進行收貨質(zhì)檢與入庫業(yè)務(wù)；3）   集團總部與供應(yīng)商統(tǒng)一結(jié)算；4）   總部與下級公司內(nèi)部結(jié)算。2.1.3.集中采購、分散收貨、分別結(jié)算、各自使用主要特點：1)      總部負責(zé)統(tǒng)一向供應(yīng)商下達訂單任務(wù)；2)      下級公司各自進行收貨質(zhì)檢與入庫業(yè)務(wù)；3)      下級公司分別與供應(yīng)商結(jié)算。2.1.4.統(tǒng)簽合同集采模式總部與供應(yīng)商統(tǒng)簽采購合同，并控制下級公司采購業(yè)務(wù)模式。主要

9、特點：1）   總部統(tǒng)一與供應(yīng)商簽訂采購合同；2）   下級公司錄入采購訂單，并受總部采購合同的控制；3）   下級公司執(zhí)行采購訂單后，進入后續(xù)的采購業(yè)務(wù)流程。2.2.建立工業(yè)企業(yè)采購管理模式，規(guī)范采購業(yè)務(wù)流程2.2.1.大宗原材料類物資的采購業(yè)務(wù)工業(yè)企業(yè)中，大宗原材料類物資占用了企業(yè)的主要采購資金，主要包括：生產(chǎn)使用的直接原材料和主要的輔助原料，還有一些燃料等；例如：鋼鐵企業(yè)的礦石類原料，化工行業(yè)的化工原料，煙草行業(yè)煙葉，機械行業(yè)的鋼材、紡織行業(yè)的原棉、食品行業(yè)的最初農(nóng)產(chǎn)品等；生產(chǎn)輔助性的材料、燃料：如煤、汽油、包裝物、添加劑等。1

10、)  企業(yè)質(zhì)檢部門：定義該類物資每一種原料的檢驗項目和優(yōu)質(zhì)優(yōu)價標(biāo)準(zhǔn)，定義哪些檢驗項目與結(jié)算數(shù)量和價格相關(guān)；2)  大宗原料采購?fù)ǔＥc供應(yīng)商簽訂合同，依據(jù)合同采購，合同中具體定義該類物資與這個供應(yīng)商的優(yōu)質(zhì)優(yōu)價計算標(biāo)準(zhǔn)；3)  采購員依據(jù)采購合同向供應(yīng)商下達采購訂單；4)  大宗物資通常是火車或汽車運輸，通常需要進行過磅計量，毛重減去皮重得到凈重；5)  質(zhì)檢部門根據(jù)質(zhì)檢標(biāo)準(zhǔn)抽樣進行質(zhì)量檢驗，倉房進行驗收入庫；6)  根據(jù)質(zhì)檢結(jié)果進行扣噸計算，主要是除水、除雜計算，得到結(jié)算數(shù)量；7)  采購部門依據(jù)質(zhì)檢結(jié)果進行結(jié)算價格計算，生成

11、價格結(jié)算單與供應(yīng)商確認，供應(yīng)商依據(jù)確認的數(shù)量和價格開具發(fā)票；8)  財務(wù)部門依據(jù)采購發(fā)票、采購入庫單進行采購結(jié)算，確認采購應(yīng)付款、采購成本；9)  財務(wù)部依據(jù)應(yīng)付情況進行付款。2.2.2.備品備件類物資的采購業(yè)務(wù)工業(yè)企業(yè)備品備件類物資主要包括：設(shè)備維修備件、工模具、通用五金配件等。1)             工廠和車間用料部門提出物資需求申請，采購部門進行物資需求匯總，庫存平衡，計算需要采購的數(shù)量進行請購； 2)   

12、60;         根據(jù)用戶管理要求，可以直接從請購或采購訂單開始進行采購業(yè)務(wù)；3)             備品備件類物資通常使用采購詢價、報價、比價的方式選擇供應(yīng)商采購；采購員進行詢價、報價、比價，確定供應(yīng)商，由采購主管在比價結(jié)果中進行供應(yīng)商選擇；4)           

13、0; 采購員依據(jù)審批結(jié)果向指定供應(yīng)商下達訂單；5)             倉儲部門驗收入庫；6)             財務(wù)部門依據(jù)采購發(fā)票、采購入庫單進行采購結(jié)算，確認采購應(yīng)付款、采購成本；7)             財務(wù)部依據(jù)應(yīng)付

14、情況進行付款。2.2.3.依據(jù)生產(chǎn)計劃進行物資需求運算的采購離散制造工業(yè)企業(yè)特別是裝配型的生產(chǎn)企業(yè)，主要原料的采購是依據(jù)物資需求計劃進行采購的；企業(yè)通常制定每月的主生產(chǎn)計劃，根據(jù)生產(chǎn)計劃、BOM進行MRP計算，平衡庫存，計算出凈采購量進行采購。1)             企業(yè)生產(chǎn)部門按月制定主生產(chǎn)計劃；2)             采購計劃員根據(jù)主生產(chǎn)計劃

15、運行MRP計算采購凈需求，產(chǎn)生請購單；3)             采購員依據(jù)請購單向供應(yīng)商下達采購訂單采購，主要原料通常有采購合同的控制；4)             該類物資通常要進行嚴格的質(zhì)檢；5)             質(zhì)檢合格后

16、庫房進行驗收入庫；6)             財務(wù)部門依據(jù)采購發(fā)票、采購入庫單進行采購結(jié)算，確認采購應(yīng)付款、采購成本；7)             財務(wù)部依據(jù)應(yīng)付情況進行付款。2.2.4.消耗類物資采購業(yè)務(wù) 辦公用品等消耗性采購業(yè)務(wù)特點：采購?fù)瓿赏ǔ＜幢幌牡?，記入企業(yè)經(jīng)營或管理費用，一般無庫存管理，也有企業(yè)進行實物管理，不進行存貨成本核算；如辦公用品采購

17、、購買勞務(wù)等。2.2.5.供應(yīng)商寄存采購方式供應(yīng)商寄存方式的采購主要見于一些“核心、優(yōu)勢”企業(yè)，對其上游的供應(yīng)商采取的一種采購策略，從而實現(xiàn)核心企業(yè)的零庫存管理，轉(zhuǎn)移庫存風(fēng)險，減少資金占用。圖注：1）   通常企業(yè)與供應(yīng)商簽署協(xié)議，協(xié)商采購、庫存管理及結(jié)算方式，系統(tǒng)定義為“供應(yīng)商寄存”核算規(guī)則的業(yè)務(wù)類型和“外寄倉”的倉庫進行管理；2）   采購計劃、訂單、到貨、質(zhì)檢、入庫等流程與其他流程基本一致，可依據(jù)用戶要求進行流程配置；3）   采購入庫后不進行采購結(jié)算，不記采購成本，物資所有權(quán)歸供應(yīng)商；4）   企業(yè)根據(jù)生產(chǎn)

18、需要從庫房領(lǐng)料；5）   企業(yè)定期進行物料領(lǐng)用消耗匯總，并與供應(yīng)商確認，供應(yīng)商根據(jù)確認的數(shù)據(jù)開票，價格通常根據(jù)協(xié)議價格執(zhí)行；6）   企業(yè)根據(jù)消耗匯總清單和發(fā)票進行采購結(jié)算，確認成本及應(yīng)付款；7）   財務(wù)部依據(jù)應(yīng)付情況進行付款。2.3.建立商業(yè)企業(yè)采購管理模式，規(guī)范采購業(yè)務(wù)流程2.3.1.普通銷售的商品采購圖注：1)        請購單可以由商品部門手工填寫，也支持由銷售訂單導(dǎo)入；2)      

19、60; 采購訂單參照請購單生成，同時支持對訂單進行細致的業(yè)務(wù)狀態(tài)管理；3)        根據(jù)采購訂單進行到貨簽收，生成到貨單；4)        庫管員根據(jù)到貨單中的合格品數(shù)量生成入庫單；5)         結(jié)算員根據(jù)入庫單生成采購發(fā)票，生成采購發(fā)票后進行結(jié)算，生成成本確認單；結(jié)算員對采購發(fā)票進行確認，確認后生成應(yīng)付單，形成供應(yīng)商應(yīng)付款。2.3.2.受托代銷方式的采購業(yè)務(wù)

20、受托代銷是一種先銷售后結(jié)算的采購模式，通常是根據(jù)銷售數(shù)量進行采購結(jié)算。圖注：1）     請購單、采購、到貨、入庫等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)與普通采購基本一致；2）     采購結(jié)算：查詢銷售發(fā)票，根據(jù)銷售情況與廠家進行采購結(jié)算，系統(tǒng)自動生成采購發(fā)票匹配采購入庫進行采購結(jié)算；3）     根據(jù)采購發(fā)票確認應(yīng)付，向廠家付款。2.3.3.直運銷售方式的采購業(yè)務(wù) 企業(yè)直運銷售無需進行實物的收發(fā)，即完成購銷業(yè)務(wù)，由供應(yīng)商直接將商品發(fā)給企業(yè)的客戶；結(jié)算時，由購銷雙方分別與企業(yè)結(jié)算，開具購銷發(fā)票，進行資

21、金的劃轉(zhuǎn)。 1）     直運采購是由銷售驅(qū)動采購的采購業(yè)務(wù)，銷售部門先在銷售管理中錄入銷售訂單，銷售訂單審核后將推式請購單；2）     請購單、采購訂單的處理與普通采購基本一致；3）     直運采購無須入庫，貨物直接從供應(yīng)商發(fā)給銷售客戶，因此沒有入庫處理；4）     可以在實際結(jié)算的時候參照采購訂單生成采購發(fā)票，直運采購的采購發(fā)票保存后，系統(tǒng)將自動生成一張結(jié)算單，傳存貨核算系統(tǒng)，確認采購成本；直運采購的采購發(fā)票審核后，會將數(shù)據(jù)傳

22、到應(yīng)付系統(tǒng)，生成一張應(yīng)付單，形成應(yīng)付賬款；5）     直運銷售業(yè)務(wù)發(fā)票結(jié)算，銷售成本取自采購發(fā)票成本。2.3.4.多配送中心收貨方式的采購業(yè)務(wù)跨地域經(jīng)營的分銷企業(yè)通常在全國有多個配送中心，支持區(qū)域市場的銷售，但采購業(yè)務(wù)通常由公司一個采購部門進行統(tǒng)一采購；企業(yè)采購部就需要根據(jù)多個配送中心需求進行采購，然后分配到多個配送中心，通常可以通過訂單到貨安排，安排供應(yīng)商在什么時間、送什么品種、多少數(shù)量到那個配送中心。1)         通常銷售部門根據(jù)銷售計劃制定采購計劃；2)

23、60;        采購部門依據(jù)采購計劃進行請購、向供應(yīng)商訂貨；采購訂單通常為按月執(zhí)行的大訂單，便于供應(yīng)商的生產(chǎn)備貨；3)         采購部門或物流部門根據(jù)市場情況和配送中心的庫存情況，制定到貨計劃安排，并通知供應(yīng)商依據(jù)到貨計劃送貨；4)         配送中心可以依據(jù)到貨計劃進行收貨安排工作準(zhǔn)備；5)    

24、0;    供應(yīng)商統(tǒng)一開票，系統(tǒng)中發(fā)票和各配送中心的采購入庫單匹配驗證進行采購結(jié)算，確認應(yīng)付，并依據(jù)應(yīng)付進行付款。2.4.供應(yīng)商統(tǒng)一規(guī)范、準(zhǔn)確評估1）   建立供應(yīng)商和存貨關(guān)系，建立供應(yīng)商評估基礎(chǔ)；2）   設(shè)置供應(yīng)商評估標(biāo)準(zhǔn)，以標(biāo)準(zhǔn)評估供應(yīng)商；3）   查詢已有歷史采購交易中，查詢供應(yīng)商供貨價格、質(zhì)量及交貨履約情況；4）   凍結(jié)不合格供應(yīng)商，控制不再與該供應(yīng)商發(fā)生交易；5）   供應(yīng)商重新評估合格后，將會重新納入企業(yè)候選供應(yīng)商。2.5.獲得合理采購價格，有效控制采購成本1）計劃員提出請購申請；2）采購價格管理員根據(jù)請購申請詢價，同時，也可以自制詢報價單；3）選擇詢價供應(yīng)商，供應(yīng)商報價后，協(xié)商最終采購價格，形成價格審批單；4）價格審批單價格除來自詢報價單外，會獲取采購合同價格，同時，也可自自制詢報價單；5）根據(jù)價格審批單價格形成采購訂單價格；2.6.掌控集團全局庫存，合理控制庫存水平；為企業(yè)各領(lǐng)導(dǎo)層及相關(guān)崗位員工