建設(shè)集團公司合同管理制度

1、北京首鋼建設(shè)集團有限公司合同管理制度（試行）第一章總 則第一條為規(guī)范北京首鋼建設(shè)集團有限公司（以下簡稱首建公司）合同管理，明確管理職責(zé)，界定管理層面，防范經(jīng)營風(fēng)險，提高管理效能，結(jié)合首建公司實際情況，特制定本制度。第二條本制度適用于首建公司本部、分支機構(gòu)、其他直屬單位及首建公司所屬全資子公司。第三條本制度所指的合同包括建設(shè)工程施工合同、建設(shè)工程專業(yè)分包合同、加工承攬及定作合同、勞務(wù)合同、買賣合同、租賃合同、借貸款合同、投資及合作協(xié)議以及其它各類合同書或協(xié)議書、保證函等文件（以下統(tǒng)稱“合同”）。第四條 首建公司合同管理遵循“事前防范，事后補救”的原則。第五條 首建公司合同實行專業(yè)集中管理原則和法

2、律機構(gòu)歸口管理原則，并執(zhí)行合同評審程序。第六條 合同管理專業(yè)部門應(yīng)對本專業(yè)合同統(tǒng)一編號并實行在線管理。第七條 合同管理是指對合同立項、意向接觸、資信調(diào)查、商務(wù)談判、合同條款擬定、審查會簽、簽字、備案審核、履行、變更、中止、解除、糾紛處理、立卷歸檔等全過程的管理。第二章合同管理機構(gòu)及職責(zé)第八條首建公司法律事務(wù)部為合同歸口管理機構(gòu)；首建公司專業(yè)部門配備專業(yè)合同管理員負(fù)責(zé)本業(yè)務(wù)分工范圍內(nèi)的合同管理工作。分公司設(shè)置法律事務(wù)員崗位（其職責(zé)范圍與集團公司法律事務(wù)部相同），統(tǒng)一管理本單位的合同管理工作和訴訟管理工作。第九條合同管理機構(gòu)的主要職責(zé)：一、法律事務(wù)部職責(zé)：（一）貫徹執(zhí)行合同管理的法律、法規(guī)和規(guī)章制

3、度，為首建公司提供法律服務(wù)；（二）建立健全本單位合同管理制度，監(jiān)督、檢查考核各部門及所屬各單位合同管理情況；（三）參與各類重大合同的論證、談判、起草、評審、簽訂及合同糾紛的處理；（四）統(tǒng)一管理法定代表人授權(quán)委托書和公證事宜；（五）組織相關(guān)人員進行法律、法規(guī)及合同管理知識培訓(xùn)和講座；二、市場開發(fā)部主要職責(zé)：（一）歸口管理首建公司建設(shè)工程總包，加工承攬、土石運輸?shù)裙こ坛邪贤?；（二）?fù)責(zé)其業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的合同起草、組織評審及簽訂；（三）負(fù)責(zé)對建設(shè)工程合同進行監(jiān)督履行、跟蹤檢查、變更直至合同終止；（四）負(fù)責(zé)建設(shè)工程合同檔案管理，執(zhí)行合同登記、錄入、統(tǒng)計及報告。三、預(yù)算管理部主要職責(zé)：（一）歸口管理首建公

4、司建設(shè)工程專業(yè)分包，加工承攬、加工定作合同、土石方運輸?shù)葘I(yè)分包合同；（二）負(fù)責(zé)其業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的合同起草、組織評審及簽訂；（三）負(fù)責(zé)其業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的分包合同的招投標(biāo)工作；（四） 負(fù)責(zé)對其業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的分包合同進行監(jiān)督履行、跟蹤檢查、 變更直至合同終止；（五）負(fù)責(zé)分包合同檔案管理，執(zhí)行合同登記、錄入、統(tǒng)計及報告。四、工程管理部主要職責(zé)：（一）歸口管理首建公司設(shè)備買賣及租賃合同、生產(chǎn)機具買賣及租賃合同及對物資分公司買賣合同的監(jiān)督管理；（二）負(fù)責(zé)其業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的合同起草、組織評審及簽訂；（三）負(fù)責(zé)組織首建公司大批量設(shè)備買賣及租賃的招投標(biāo)工作；（四）負(fù)責(zé)本專業(yè)合同檔案管理，執(zhí)行合同登記、錄入、統(tǒng)計及報告。五、

5、物資分公司主要職責(zé)：（一）歸口管理首建公司物資買賣合同；（二）負(fù)責(zé)首建公司內(nèi)簽訂的物資買賣合同的起草、組織評審及簽訂；（三）負(fù)責(zé)組織首建公司大批量材料買賣的招投標(biāo)工作；（四）負(fù)責(zé)本專業(yè)合同檔案管理，執(zhí)行合同登記、錄入、統(tǒng)計及報告。六、人力資源部主要職責(zé)：（一）歸口管理首建公司勞動合同、相關(guān)協(xié)議及對恒信公司勞務(wù)合同監(jiān)督管理；（二）負(fù)責(zé)首建公司勞動合同及相關(guān)協(xié)議的起草、組織評審及簽訂；（三）負(fù)責(zé)本專業(yè)合同檔案管理，執(zhí)行合同登記、錄入、統(tǒng)計及報告。七、恒信公司（勞務(wù)公司）的主要職責(zé)：（一）歸口管理首建公司勞務(wù)合同；（二）負(fù)責(zé)首建公司勞務(wù)合同的起草、組織評審及簽訂；（三）負(fù)責(zé)首建公司勞務(wù)分包合同的招投

6、標(biāo)工作；（四）負(fù)責(zé)勞務(wù)合同履行、跟蹤檢查、變更直至合同終止；（五）負(fù)責(zé)勞務(wù)合同檔案管理，執(zhí)行合同登記、錄入、統(tǒng)計及報告。八、財務(wù)管理部主要職責(zé)：（一）歸口管理首建公司借貸款合同；（二）負(fù)責(zé)首建公司借貸款合同的起草、組織評審及簽訂；（三）負(fù)責(zé)本專業(yè)合同檔案管理，執(zhí)行合同登記、錄入、統(tǒng)計及報告。九、投資管理部職責(zé)：（一）歸口管理首建公司對外投資、合作合同，首建公司參股單位 20 萬元以上固定資產(chǎn)買賣合同（對外投資額度審批程序執(zhí)行首建公司相關(guān)文件規(guī)定）（二）負(fù)責(zé)其業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的合同起草、組織評審及簽訂；（三）負(fù)責(zé)本專業(yè)合同檔案管理，執(zhí)行合同登記、錄入、統(tǒng)計及報告。十、辦公室主要職責(zé)：（一）歸口管理首建

7、公司辦公用品（包括計算機及其耗材等）買賣合同；（二）負(fù)責(zé)其業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的合同起草、組織評審及簽訂；（三）負(fù)責(zé)本專業(yè)合同檔案管理，執(zhí)行合同登記、錄入、統(tǒng)計及報告。十一、其他業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門所涉及的合同管理工作職責(zé)。十二、首建公司審計部負(fù)責(zé)對合同履行過程中資金使用、合同價款或酬金和結(jié)算等事宜進行審計監(jiān)督。十三、合同管理專業(yè)部門負(fù)責(zé)組織本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的合同評審工作。十四、首建公司所屬全資子公司所簽訂的各類合同由子公司內(nèi)部自行評審，經(jīng)首建公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字后由首建公司辦公室加蓋合同專用章，并報首建公司財務(wù)管理部備案。第十條合同管理人員的主要職責(zé)：（一） 協(xié)助法定代表人或法定代表人授權(quán)的委托代理人參加重

8、大合同的談判及依法簽訂；（二）提請有關(guān)部門、領(lǐng)導(dǎo)按規(guī)定對其經(jīng)辦的合同進行評審；（三）對所簽合同有認(rèn)真執(zhí)行或監(jiān)督執(zhí)行的責(zé)任，并掌握合同的履行情況；（四）檢查合同簽訂、履行情況，協(xié)助主管領(lǐng)導(dǎo)處理合同履行中出現(xiàn)的問題和糾紛；（五）對本部門簽訂的各類合同統(tǒng)一登記并分類保管，對已履行的合同裝訂成冊，整理歸檔；第三章授權(quán)制度第十一條首建公司對所屬單位授權(quán)管理的職能部門為首建公司法律事務(wù)部。第十二條委托代理制度：（一）授權(quán)委托采取書面形式 ,由公司法定代表人或總經(jīng)理簽發(fā)。授權(quán)委托書應(yīng)載明代理人的姓名、 委托事項、權(quán)限和期限、代理人身份證號碼， 由法定代表人簽名并加蓋公章后代理人方可在授權(quán)范圍內(nèi)履行職責(zé)。（二

9、）授權(quán)委托采用長期授權(quán)和單項授權(quán)制度。（三）授權(quán)委托書由法律事務(wù)部負(fù)責(zé)管理實施，并建立登記臺帳。第十三條長期授權(quán)委托制度：（一）首建公司采取兩級授權(quán)管理制度；（二）首建公司法定代表人（董事長）對總經(jīng)理進行授權(quán)(取得一級授權(quán)人)，授權(quán)范圍為：首建公司經(jīng)營范圍內(nèi)的所有合同的洽談及簽訂等事宜，總經(jīng)理有轉(zhuǎn)委托權(quán)；（三）首建公司總經(jīng)理對副總經(jīng)理進行授權(quán)(取得二級授權(quán)人)，授權(quán)范圍為：建設(shè)工程項目洽談及投標(biāo)；3000 萬元以下的工程施工合同的簽訂，500 萬元以下的專業(yè)工程分包合同、加工承攬合同、 勞務(wù)合同及買賣合同的簽訂，200 萬元以下的租賃合同及加工定作合同的簽訂；副總經(jīng)理無權(quán)轉(zhuǎn)委托他人簽訂合同。首

10、建公司市場開發(fā)部開發(fā)的3000萬元以下的工程承包合同由首建公司開發(fā)副總經(jīng)理簽訂。（四）首建公司副總經(jīng)理經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)后，按照首建公司領(lǐng)導(dǎo)分工方案的規(guī)定，對其分管單位對外洽談、簽訂的合同履行審慎義務(wù)和行使簽訂權(quán)利。（五）在副總經(jīng)理權(quán)限范圍以外的所有合同，由首建公司董事長或總經(jīng)理簽訂。第十四條委托代理人應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)行使代理權(quán),嚴(yán)禁無代理權(quán)、超越代理權(quán)或者代理權(quán)終止后繼續(xù)以首建公司名義對外簽訂合同。第十五條如委托代理人不再代表首建公司與有關(guān)單位簽約,承辦部門應(yīng)及時通知相關(guān)單位，并告知其原代理人不再有代理權(quán)。第四章合同的訂立第一節(jié)合同的談判與起草第十六條 合同談判分階段進行 ,前期以具體承辦人員為主

11、, 后期以項目負(fù)責(zé)人為主。 前期主要是收集有關(guān)情報、 資料及相關(guān)政策法規(guī) ,進行項目可行性分析 ,設(shè)計合作方案 ,商定合同的基本條款。后期主要是對合同文本進行反復(fù)協(xié)商 ,形成正式合同文本。第十七條 合同談判涉及重大財務(wù)、 法律內(nèi)容 ,應(yīng)組成有公司財務(wù)、法律等專業(yè)人員參加的談判小組進行談判。 重要合同談判 , 應(yīng)有談判記錄或會議紀(jì)要。第十八條 合同談判小組應(yīng)對對方的主體、 資信等情況盡審慎義務(wù) ,進行詳細了解、調(diào)查 ,防止惡意磋商、合同詐騙、自始履行不能等情況發(fā)生。第二節(jié)合同的審查、簽訂、分工及權(quán)限第十九條合同審查分工的原則是依據(jù)各職能部門的專業(yè)性質(zhì)來劃分，凡報送首建公司專業(yè)部門審查的合同應(yīng)至少

12、給予一個工作日的審查時間；因不及時或延期報送審查，導(dǎo)致合同不能簽訂，由承辦單位承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。第二十條合同的審查及簽訂：（一）對外合同在簽訂前要了解對方法人資格和履約能力等情況，且要求對方提供營業(yè)執(zhí)照副本、資質(zhì)證明、法定資格及代理人證明等文件資料原件。（二）簽訂合同時，要統(tǒng)一使用政府有關(guān)部門制定的示范文本，沒有示范文本的可參照使用首建公司制訂合同范本或雙方協(xié)商文本；（三）合同簽訂前，須經(jīng)有關(guān)專業(yè)部門進行評審；（四）合同內(nèi)容要合法、條款要齊全、用詞要準(zhǔn)確、手續(xù)要完備；（五）合同必須具備以下主要條款：1 、當(dāng)事人的名稱或姓名和住所；2、標(biāo)的；3 、數(shù)量；4、質(zhì)量；5 、價款或酬金；6、履行期限、地

13、點和方式；7 、違約責(zé)任；8、解決爭議的方法。（六）簽訂合同時，應(yīng)要求對方出示法定代表人的證明書，如由代理人簽訂的，應(yīng)出示授權(quán)委托書，并將法定代表人的證明書或授權(quán)委托書列為合同附件保存；（七）合同一經(jīng)簽訂，承辦單位應(yīng)將合同或有關(guān)條款內(nèi)容準(zhǔn)確、及時地傳遞到相關(guān)部門備案（包括預(yù)算管理部、經(jīng)營發(fā)展部、財務(wù)管理部、工程管理部、安全管理部、質(zhì)量管理部及項目經(jīng)理部）并進行合同交底，各相關(guān)部門應(yīng)認(rèn)真組織學(xué)習(xí)、熟知合同條款并依據(jù)合同約定內(nèi)容安排生產(chǎn)、經(jīng)營活動。第二十一條1000 萬元以下 （含 1000 萬元） 的建設(shè)工程施工合同，100 萬元以下（含 100 萬元）的建設(shè)工程分包合同、加工承攬及定作合同、買

14、賣合同、勞務(wù)合同、租賃合同，由首建公司所屬分公司合同分管部門組織評審，并由首建公司合同管理專業(yè)部門審查后報首建公司分管副總經(jīng)理簽訂；1000萬元以上建設(shè)工程施工合同，100 萬元以上的建設(shè)工程分包合同、加工承攬及定作合同、買賣合同、勞務(wù)合同、租賃合同，必須由首建公司合同管理專業(yè)部門組織評審，并由合同管理專業(yè)部門根據(jù)合同金額范圍報首建公司分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理或董事長簽訂。第二十二條各種合同，除即時結(jié)清者外，必須采用書面形式；禁止合同履行在先，簽約在后的行為。第二十三條合同簽訂時 ,應(yīng)由對方先行或雙方同時簽字蓋章。第二十四條單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章。第二十五條合同管理員應(yīng)將協(xié)議書、合同

15、書、各類票據(jù)、書面字據(jù)、對方的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、代理人授權(quán)委托書等與合同相關(guān)的資料及時歸檔,并認(rèn)真保管；合同涉及資金往來的還應(yīng)向公司財務(wù)部門備案。第五章合同的履行、變更、解除第二十六條 各單位合同管理人員應(yīng)根據(jù)合同履行的具體情況，定期檢查監(jiān)督；若發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時向本單位主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，情況嚴(yán)重的應(yīng)及時向上級部門反饋。 首建公司兩級財務(wù)管理部門應(yīng)通過資金結(jié)算途徑監(jiān)督合同的履行。第二十七條 因我方或?qū)Ψ皆蛐枰兏⒔獬贤瑫r，合同管理員應(yīng)及時向合同專業(yè)管理部門、 法律事務(wù)部、 公司領(lǐng)導(dǎo)匯報；如因?qū)Ψ皆蚪獬贤率刮曳皆斐山?jīng)濟損失的， 應(yīng)要求其賠償損失。第二十八條 我方向?qū)Ψ桨l(fā)出的中止合同、解除合同、

16、質(zhì)量異議及聲明對方有其他違約的通知， 應(yīng)書面送達對方， 由對方簽收后我方應(yīng)將簽收資料歸案保存； 對方拒不簽收的， 須采用公證形式送達。第二十九條 當(dāng)對方發(fā)生違約行為時， 我方應(yīng)及時采取適當(dāng)措施防止損失的擴大， 核算對方違約給我方造成的損失， 并保存好相應(yīng)的物證、書證、證人證言等證據(jù)資料。第三十條 各單位合同管理人員應(yīng)建立健全合同管理臺帳，并將合同履行、變更、解除、中止及終止情況的一切資料歸檔。第三十一條 在合同的履行完畢后，形成債權(quán)的，分公司負(fù)責(zé)人、財務(wù)管理人員、合同管理員應(yīng)積極主動追索債權(quán)，以免出現(xiàn)壞帳、死帳等情形；形成債務(wù)的，分公司負(fù)責(zé)人、財務(wù)管理人員、合同管理員應(yīng)按合同約定的期限付款或結(jié)

17、算，減少可能出現(xiàn)的訴訟。第三十二條第六章合同專用章首建公司及所屬單位采用合同專用章制度。6下：（一） 01 號合同章由市場開發(fā)部保管，用于首建公司簽訂建設(shè)工程總包合同、加工承攬、土石方運輸?shù)裙こ坛邪贤约笆捉ü窘栀J款合同；（二） 02 號合同章由預(yù)算管理部保管，用于首建公司簽訂建設(shè)工程專業(yè)分包合同、加工承攬及定作合同、土石方運輸合同等專業(yè)分包合同；（三） 03 號合同章由工程管理部保管，用于簽訂首建公司所有設(shè)備買賣合同及租賃合同、機具買賣及租賃合同、辦公用品買賣合同、計算機及其耗材買賣合同；（四） 04 號合同章由工程管理部監(jiān)督管理，物資分公司保管使用，用于簽訂首建公司所有物資買賣合同；（

18、五）勞動合同專用章由人力資源部保管，用于簽訂首建公司勞動合同及相關(guān)協(xié)議。（六） 05 號合同專用章由人力資源部監(jiān)督管理，由恒信公司（勞務(wù)公司）保管使用，用于簽訂首建公司所有勞務(wù)合同；（七）首建公司所屬全資子公司合同專用章由首建公司辦公室保管使用。第三十四條合同專用章管理與使用：（一）首建公司所有合同必須統(tǒng)一加蓋合同專用章。使用其它印章簽訂的合同， 一律視為無效合同， 法律后果由行為人承擔(dān)；（二）持有合同專用章的部門和單位應(yīng)負(fù)責(zé)妥善保管和使用，建立合同專用章使用制度和用印登記臺帳， 非合同管理人員不得使用；（三）合同專用章由首建公司辦公室刻制，其印章必須在檔案室登記備案后方可使用；（四）合同業(yè)務(wù)

19、人員需要攜帶合同專用章外出簽訂合同時，必須經(jīng)法定代表人授權(quán)，并在授權(quán)范圍內(nèi)使用印章；所攜帶的印章應(yīng)妥善保管，不得遺失；（五）任何人不得持事先蓋好合同專用章的空白文本外出簽訂合同，不得將蓋有印章的空白合同交與對方填寫，更不得將合同章借給對方使用；（六）合同專用章僅限于簽訂合同使用，對于使用行政章或其他公章簽訂的合同，財務(wù)管理部可不予結(jié)算付款。第七章合同糾紛的處理第三十五條當(dāng)合同發(fā)生糾紛時，承辦人應(yīng)及時報告合同分管部門處理，必要時應(yīng)向法律事務(wù)部或公司主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，并首先采用協(xié)商、調(diào)解方式解決； 協(xié)商或調(diào)解能夠達成一致時， 應(yīng)依合同簽訂程序簽訂書面協(xié)議。協(xié)商或調(diào)解不能達成協(xié)議時，可依合同約定選擇仲裁

20、或訴訟方式解決糾紛。第三十六條首建公司法律事務(wù)部是公司訴訟案件的處理部門，對于重大疑難案件經(jīng)首建公司決定后，由法律事務(wù)部委托律師代理訴訟，各單位無權(quán)委托律師代理公司案件。第三十七條 合同發(fā)生糾紛時，合同管理員應(yīng)報法律機構(gòu)備案，同時應(yīng)迅速收集下列有關(guān)證據(jù)：、合同文本，包括附件、變更或解除的協(xié)議、有關(guān)電報、信函、圖表、視聽材料等；、有關(guān)的票據(jù)、票證；、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的法定或約定文本、封樣、樣品、鑒定報告、檢測結(jié)果等；、證人證言；、其他有關(guān)材料。第三十八條 仲裁或訴訟解決糾紛時， 由首建公司法律事務(wù)部確定代理人、 訴訟方案等，并向首建公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報。第八章培訓(xùn)、檢查與獎懲第三十九條首建公司法律事務(wù)部對所屬單位的合同管理工作實施監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)并定期組織對經(jīng)營者和專業(yè)人員進行法律知識培訓(xùn)。各單位應(yīng)自覺檢查合同的訂立、履行、 管理工作，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。第四十條各單位應(yīng)對在合同管理工作中做出成績者及避免或挽回經(jīng)濟損失者予以表彰和獎勵。第四十一條有下列情況之一，造成損失的，按其情節(jié)輕重，給予有關(guān)單位及相關(guān)人員進行批評、 教育或行政處分； 違反國家法律法規(guī)的， 給首建公司