OHSMS文件和資料控制

1、OHSMS文件和資料控制姓名：XXX部門(mén)：XXX日期：XXXOHSMSC件和資料控制一、要求與解析（一）審核規(guī)范要求4.4.5文件和資料控制用人單位應(yīng)建立并保持程序，控制本規(guī)范所要求的所有文件和資料，以滿足下列要求：（ 1）文件和資料易于查詢；（ 2）對(duì)它們進(jìn)行定期評(píng)審，必要時(shí)予以修訂并由授權(quán)人員確認(rèn)其適宜性；（ 3）所有對(duì)職業(yè)安全健康管理體系有效運(yùn)行具有重要作用的崗位，都能得到有關(guān)文件和資料的現(xiàn)行版本；（ 4）及時(shí)將失效文件和資料從所有發(fā)放和使用場(chǎng)所撤回，或采取其他措施防止誤用；（ 5）根據(jù)法律、法規(guī)的要求和（或）保存信息的需要，留存的檔案性文件和資料應(yīng)予以適當(dāng)標(biāo)識(shí)。（二）解析1 .文件、資

2、料、信息的涵義與區(qū)別是：文件是指公文信函、有關(guān)政策、理論等方面的文章；資料（文字類(lèi)）是指一切可作為依據(jù)的材料；信息是指物質(zhì)和能量在時(shí)間和空間中一種定性與定量的狀態(tài)。三者是包容的關(guān)系，即信息包容資料和文件，資料包容文件。2 用人單位應(yīng)提供查詢相關(guān)文件的途徑，如體系文件清單（目錄），主管部門(mén)、發(fā)放范圍等，參見(jiàn)表28示例。3用人單位應(yīng)建立并保持對(duì)文件和資料控制的程序文件，包括文件的標(biāo)識(shí)、分類(lèi)、保存、更新、處置等；應(yīng)將OHSMS類(lèi)文件分為受控文件或非受控文件兩大類(lèi)以便管理。4對(duì)已明確的受控文件，應(yīng)予以逐一標(biāo)識(shí)（蓋章等），發(fā)放范圍與人員（OHS管理關(guān)鍵崗位）應(yīng)有長(zhǎng)期保存的登記；若部門(mén)或人員變動(dòng)應(yīng)有交接手續(xù)，嚴(yán)防丟失。5已作廢的文件要及時(shí)收回處置，應(yīng)有一套機(jī)制保證文件的時(shí)效性，已過(guò)期作廢的文件（不論受控與否）不得在體系運(yùn)行中使用。6文件和資料應(yīng)注重檔案化管理，凡有保存價(jià)值（長(zhǎng)期或短期）的應(yīng)經(jīng)過(guò)整理上升為OHS當(dāng)案。檔案管理的要求應(yīng)按用人單位內(nèi)檔案部門(mén)的規(guī)定予以歸口管理。7.OHSMS件應(yīng)側(cè)重對(duì)體系運(yùn)行和危險(xiǎn)因素的有效控制，而不是建立在過(guò)于繁瑣的文件管理手續(xù)上，關(guān)鍵是誰(shuí)主管某項(xiàng)OHST作誰(shuí)就應(yīng)有相應(yīng)文件的有效版本。二、文件和資料控制相關(guān)資料文件和資料控制相關(guān)要