辦公室日常管理規(guī)程

1、1. 辦公室日常管理規(guī)程0目的規(guī)范物業(yè)管理公司與所轄各物業(yè)管理處辦公區(qū)域的管理工作。0適用范圍適用于物業(yè)管理公司及各管理處各部門辦公區(qū)域的日常管理工作。2. 0職責(zé)3. 1.物業(yè)公司辦公室行政人事部經(jīng)理與管理處客戶服務(wù)中心主管負(fù)責(zé)各部門辦公區(qū)域的日常管理監(jiān)督工作。3. 2.辦公區(qū)域文員負(fù)責(zé)維護(hù)好各部門辦公區(qū)域與公共區(qū)域的日常秩序。3. 3.辦公區(qū)域內(nèi)各崗位工作人員負(fù)責(zé)本崗位的日常管理工作。4. 0程序要點(diǎn)1物品擺放4. 1.1辦公區(qū)的桌、臺(tái)、椅、凳均須按規(guī)定位置放置，不得隨意調(diào)整。1.2各崗位員工上班前需檢查所屬物品是否丟失及損壞，發(fā)現(xiàn)丟失或損壞的應(yīng)及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，

2、須申領(lǐng)或修理的，按辦公用品管理作業(yè)規(guī)程或報(bào)修管理作業(yè)規(guī)程辦理。4.1.3上班時(shí)應(yīng)保持桌面基本整潔、有序，不允許擺放與工作無(wú)關(guān)的其他用品。4.1.4下班前應(yīng)將桌面清理干凈，辦公椅放在辦公桌前的恰當(dāng)位置。4.1.5辦公區(qū)域文員及物業(yè)服務(wù)中心接待人員應(yīng)在上班前10分鐘打開辦公區(qū)內(nèi)的照明設(shè)備、空調(diào)通風(fēng)設(shè)備，檢查公共區(qū)域物品擺放是否整齊、有序。4.1.6遇到雨天，物業(yè)服務(wù)中心接待人員應(yīng)當(dāng)在辦公區(qū)門前顯眼位置放置公益?zhèn)?、防滑設(shè)施及標(biāo)識(shí)。4.2常用辦公設(shè)備的使用常用辦公設(shè)備包括：電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、電話及其他設(shè)備。4.2.1電腦：A. 經(jīng)公司指定的電腦操作員即電腦責(zé)任人單獨(dú)使用電腦，其他員工使用電

3、腦須在征得電腦責(zé)任人同意方可使用。B. 啟動(dòng)與關(guān)閉的一般程序：?jiǎn)?dòng)電源插座開關(guān)；啟動(dòng)穩(wěn)壓器開關(guān)；啟動(dòng)電腦主機(jī)開關(guān)；啟動(dòng)顯示器開關(guān)（電腦開始正常操作）；關(guān)閉電腦程序：首先在“開始”欄選擇“關(guān)閉計(jì)算機(jī)”對(duì)話框，用鼠標(biāo)點(diǎn)擊“關(guān)閉計(jì)算機(jī)”，然后按開啟程序的反方向操作。電腦應(yīng)避免頻繁的開關(guān)程序，暫時(shí)不用時(shí)，可將電腦轉(zhuǎn)換為休眠狀態(tài)；正確使用電腦的詳細(xì)程序按有關(guān)電腦操作工具書的指導(dǎo)進(jìn)行操作。4.2.2打印機(jī)：A. 聯(lián)機(jī)。一般情況下，打印機(jī)與電腦連通之后，無(wú)須再進(jìn)行聯(lián)機(jī)；打印機(jī)啟動(dòng)與關(guān)閉的一般程序：?jiǎn)?dòng)打印機(jī)開關(guān)；放好所需打印的紙張；在電腦對(duì)話框進(jìn)行打印操作；關(guān)閉程序按啟動(dòng)程序的反方向操作。打印機(jī)應(yīng)避免頻繁的

4、開關(guān)機(jī)操作；正確使用打印機(jī)的詳細(xì)程序按有關(guān)打印機(jī)操作說明書的指導(dǎo)進(jìn)行操作；打印文稿須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、行政人事部經(jīng)理或物業(yè)服務(wù)中心主管批準(zhǔn)，在文稿上簽字后方可予以打印。打印出的文稿應(yīng)進(jìn)行校對(duì)。一般情況下由發(fā)稿部門/人校對(duì)，然后將校對(duì)好的文稿經(jīng)電腦修改后，再進(jìn)行打印；為節(jié)約紙張，文稿未進(jìn)行校對(duì)之前，打印時(shí)應(yīng)使用可以使用的舊紙張或舊文稿的背面打印。4.2.3復(fù)印機(jī)：復(fù)印機(jī)管理人員應(yīng)在開始上班時(shí)接通復(fù)印機(jī)插座電源；開啟復(fù)印機(jī)開關(guān)，復(fù)印機(jī)需自動(dòng)預(yù)熱；檢查復(fù)印紙是否放好（可以開始工作）；復(fù)印機(jī)管理人員下午下班時(shí)關(guān)閉復(fù)印機(jī)開關(guān)；關(guān)閉復(fù)印機(jī)電源插座；正確使用復(fù)印機(jī)的程序按復(fù)印機(jī)有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。A. 復(fù)印

5、程序：所有須復(fù)印的文件、資料必須先在復(fù)印記錄本上登記，然后再?gòu)?fù)印；復(fù)印頁(yè)數(shù)在3份（含）以上或10頁(yè)以上的，須部門負(fù)責(zé)人在打印復(fù)印審批表上批準(zhǔn)簽字后，方可復(fù)?。粡?fù)印人員做好登記以后，調(diào)定復(fù)印紙規(guī)格及復(fù)印的深淺度后，選定復(fù)印份數(shù)按“開始”鍵復(fù)??；復(fù)印機(jī)管理員檢查復(fù)印數(shù)雖及登記記錄是否屬實(shí)，屬實(shí)的，在復(fù)印記錄本上簽名確認(rèn)；不屬實(shí)的，將情況匯報(bào)辦公區(qū)域主管人員處理：一般情況下，第一次違規(guī)給予口頭警告；第二次或以上違規(guī)給予書面警告處分；如果復(fù)印機(jī)出錯(cuò)，應(yīng)將報(bào)廢紙張數(shù)雖予以登記。復(fù)印機(jī)一般情況下每天開機(jī)、關(guān)機(jī)各一次，盡雖避免頻繁開關(guān)；B. 為節(jié)約紙張，不重要的復(fù)印件應(yīng)使用可以復(fù)印的廢紙張背面復(fù)印。4.2.

6、4傳真機(jī)：傳真機(jī)一般情況下保持24小時(shí)開機(jī)。正確使用傳真機(jī)的程序按傳真機(jī)有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。A. 接收傳真：辦公區(qū)域文員應(yīng)注意檢查傳真紙是否用完及傳真機(jī)信號(hào)是否穩(wěn)定；收到傳真件后，由辦公區(qū)域文員及時(shí)將傳真件取下，并將傳真的有關(guān)內(nèi)容（發(fā)送單位、發(fā)送人、傳真題目、傳真時(shí)間、接收部門、接收人等）登記在傳真登記表內(nèi)；10分鐘以內(nèi)通知接收部門/人領(lǐng)取傳真件，并要求在傳真登記表中簽收，并注明簽收時(shí)間。B. 發(fā)送傳真：發(fā)送傳真實(shí)行一級(jí)審批制度：即部門傳真件由部門負(fù)責(zé)人審公；公司的傳真件由公司行政人事部經(jīng)理審批，內(nèi)容包括：辦公區(qū)域文員依據(jù)傳真審批單的內(nèi)容在發(fā)送傳真記錄本上登記，內(nèi)容包括：發(fā)送部門、發(fā)送人、

7、傳真內(nèi)容題目、接收單位、接收人、傳真號(hào)碼、要求完成時(shí)間等；辦公區(qū)域文員放好傳真件并撥通對(duì)方傳真號(hào)碼將傳真件發(fā)送過去;辦公區(qū)域文員應(yīng)在3分鐘之內(nèi)致電對(duì)方確認(rèn)是否收到傳真件，直至對(duì)方收到為止，然后將實(shí)際發(fā)送的時(shí)間登記在發(fā)送傳真記錄表內(nèi)。傳真機(jī)的正確使用程序按傳真機(jī)有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。4.2.5電話：正確使用電話機(jī)的程序按電話機(jī)有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。為有效控制電話費(fèi)，一般情況下，電話應(yīng)設(shè)定限制呼出功能；除總經(jīng)理批準(zhǔn)的電話外，其他電話均須取消長(zhǎng)途直拔功能，須打長(zhǎng)途電話的部門/人均需辦理審批手續(xù)，并在辦公室登記后，方可操作；公司所有電話均應(yīng)取消聲訊電話功能；上班時(shí)間原則上禁止打私人長(zhǎng)途電話，特殊情

8、況須經(jīng)部門經(jīng)理審批，到辦公室登記后，方可操作，電話費(fèi)從工資中扣除；個(gè)別部門因業(yè)務(wù)需要經(jīng)總經(jīng)理特批后，可開通長(zhǎng)途直拔功能，部門經(jīng)理需指定人員做好登記記錄，次月1日?qǐng)?bào)辦公室備案；辦公室/物業(yè)服務(wù)中心每季度至少進(jìn)行一次所轄范疇的電話費(fèi)查詢：到電信局打印電話費(fèi)清單；逐項(xiàng)核對(duì)登記記錄；將未登記的長(zhǎng)途電話登記在長(zhǎng)途電話登記表內(nèi)，報(bào)行政人事部經(jīng)理審核，內(nèi)容包括：日期、部門、姓名、所撥號(hào)碼、打電話時(shí)間、通話時(shí)間、通話費(fèi)用、偷打長(zhǎng)途電話的，除雙倍扣罰電話費(fèi)外，還將給予警告處分；每月電話費(fèi)用控制情況作為考核各部門工作的指標(biāo)之一。A. 電話接打技巧詳見公司員工服務(wù)規(guī)范。4.2.6.辦公室每月10日前將各部門的打印費(fèi)

9、、復(fù)印費(fèi)、傳真費(fèi)、電話費(fèi)登記在月份辦公費(fèi)用統(tǒng)計(jì)表內(nèi)，予以通報(bào)。4.2.7.常用辦公設(shè)備應(yīng)進(jìn)行以下日常維護(hù)保養(yǎng)與維修：A. 常用辦公設(shè)備應(yīng)進(jìn)行以下日常維護(hù)，維護(hù)辦法參照各設(shè)備有關(guān)維護(hù)操作說明書：防塵；防曬；防潮；防腐蝕；其他需要預(yù)防的事項(xiàng)。保養(yǎng)與維修：常用辦公設(shè)備應(yīng)定期保養(yǎng)，一般情況下需要委托專業(yè)公司進(jìn)行，詳見對(duì)外委托服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程：4.3環(huán)境管理4.3.1.衛(wèi)生：辦公區(qū)衛(wèi)生由環(huán)境部負(fù)責(zé)，辦公區(qū)各崗位人員監(jiān)督管理。發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)由辦公室進(jìn)行處理，詳見室內(nèi)保潔標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程A. 辦公室文員每天上班時(shí)檢查辦公區(qū)公共區(qū)域的衛(wèi)生狀況，要求墻壁無(wú)灰塵、污跡，地面無(wú)垃圾、煙頭和痰跡，窗明幾凈，空氣無(wú)異味；B.

10、 各崗位員工應(yīng)于每天上班時(shí)檢查本崗位轄區(qū)桌面清潔狀況，辦公用品是否擺放整齊，文件資料是否排列有序。4.3.2綠化：辦公區(qū)綠化由環(huán)境管理部負(fù)責(zé)，各崗位人員監(jiān)督管理。發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)由辦公室進(jìn)行處理，詳見室內(nèi)綠化保養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程辦公室文員于每天上班時(shí)檢查辦公區(qū)公共區(qū)域的綠化狀況，檢查時(shí)花及蔭生植物擺放位置是否恰當(dāng)、是否缺水、有無(wú)病、枯現(xiàn)象；A. 各崗位員工應(yīng)于每天上班時(shí)檢查本崗位轄區(qū)綠化狀況，檢查時(shí)花及蔭生植物擺放位置是否恰當(dāng)、是否缺水、有無(wú)病、枯現(xiàn)象。4.4安全管理4.4.1工程部應(yīng)檢查辦公區(qū)的水、電設(shè)施設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)是否正常。4.4.2安保部應(yīng)檢查辦公區(qū)消防設(shè)施是否保管妥當(dāng)，滅火器材擺放是否規(guī)范，有無(wú)損壞、丟失現(xiàn)象