照片檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

1、附件4:照片檔案管理辦法1主要工作依據(jù)1.1照片檔案管理規(guī)范GB/T 11821-20021.2數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范(征求意見(jiàn)稿2012 2基本術(shù)語(yǔ)數(shù)碼照片digital photos用數(shù)字成像設(shè)備拍攝獲得的,以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體,依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理,并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。數(shù)碼照片檔案digital photographic records國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的,有保存價(jià)值、歸檔后的數(shù)碼照片。數(shù)碼照片檔案由數(shù)碼照片、EXIF信息和文字說(shuō)明組成。EXIF信息exchangeable image file information數(shù)

2、字成像設(shè)備在拍攝過(guò)程中采集的并保存在數(shù)碼照片內(nèi)的一組參數(shù)。EXIF (可交換圖像文件是一個(gè)關(guān)于存儲(chǔ)和交換數(shù)碼相機(jī)圖像文件信息的標(biāo)準(zhǔn),可以記錄數(shù)碼照片的屬性信息和拍攝信息,也就是EXIF信息,主要包括數(shù)字成像設(shè)備的制造廠商、型號(hào)、拍攝日期和時(shí)間、分辨率、光圈、快門、感光度等信息。分辨率resolution單位長(zhǎng)度內(nèi)圖像包含的點(diǎn)數(shù)或像素?cái)?shù)。一般用每英寸點(diǎn)數(shù)(dpi表示。JPEG(Joint Photographic Expert Group由ISO/IEC聯(lián)合圖像專家組制定的適用于連續(xù)色調(diào)(包括灰度和彩色靜止圖像壓縮算法的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)。JPEG格式是目前所有通用格式中壓縮率最高的格式,圖像質(zhì)量多數(shù)情況

3、下均可接受,并且使用范圍最廣,尤其適用于屏幕和打印顯示,支持所有主要的計(jì)算機(jī)平臺(tái)和Web瀏覽器。從存儲(chǔ)空間及傳輸效率考慮,適合于色彩復(fù)雜圖像的壓縮存儲(chǔ)。TIFF (Tagged Image File Format一種基于標(biāo)記的不丟失信息的無(wú)損壓縮格式。TIFF是一種靈活的位圖圖像格式,存儲(chǔ)的圖像細(xì)微層次的信息較多,圖像質(zhì)量較高,適合于色彩單一圖像的壓縮存儲(chǔ),并適用于在應(yīng)用程序之間和計(jì)算機(jī)平臺(tái)之間交換文件。照片組photos group有密切聯(lián)系的若干張數(shù)碼照片的集合。如一次會(huì)議、一項(xiàng)活動(dòng)、一個(gè)項(xiàng)目等反映同一問(wèn)題或事由的若干張數(shù)碼照片為一個(gè)照片組。3管理職責(zé)3.1檔案部門是照片檔案集中管理部門,

4、負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)照片的積累、收集、整理、移交工作,負(fù)責(zé)編制檔號(hào)、編目、保管、提供利用及統(tǒng)計(jì)工作。3.2相關(guān)業(yè)務(wù)部門(基建包括設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位的兼職檔案員,應(yīng)按歸檔范圍(見(jiàn)照片檔案分類、歸檔范圍及保管期限詳表,負(fù)責(zé)本企業(yè)(項(xiàng)目業(yè)務(wù)范圍內(nèi)形成的照片收集、整理和移交工作。4歸檔要求4.1歸檔范圍(見(jiàn)表14.2質(zhì)量要求內(nèi)容和人物等信息。4.3歸檔時(shí)間4.4歸檔份數(shù)4.5移交程序5整理與歸檔5.1整理排列5.2編目-檔號(hào),管理類照片按“年度-保管期限-ZP組號(hào)-張?zhí)枴本幹? ZP為載體類型代碼,基建項(xiàng)目照片按“項(xiàng)目代號(hào)-保管期限-ZP組號(hào)-張?zhí)枴本幹?。如?013-1-ZP001-001”, “

5、0102-1-ZP001-001”。-保管期限,照片所劃定的保管期限,數(shù)碼照片保管期限為永久、定期30年保管,分別用“1”,“2”代碼表示。-年度,年度指照片形成的年度,以四位數(shù)標(biāo)注公元紀(jì)年?？缒甓鹊囊唤M照片,可按結(jié)束年度整理排列。-項(xiàng)目代號(hào),由工期號(hào)加機(jī)組號(hào)組成。工期為2位,機(jī)組為2位,公用部分用“00”標(biāo)識(shí)。如:一期公用代碼是“0100”,一期2號(hào)機(jī)組代碼是“0102”。-部門,移交部門,采用部門全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱,并保持相對(duì)一致。-組號(hào),為3位阿拉伯?dāng)?shù)字,同一年度內(nèi)的照片組從“001”開(kāi)始順序編號(hào)。-張?zhí)?為3位阿拉伯?dāng)?shù)字,同一照片組內(nèi)的照片從“001”開(kāi)始順序編號(hào)。-分類號(hào),管理類照片分

6、至1級(jí)類目,生產(chǎn)及科研分至1級(jí)類目,基建分至二級(jí)類目。具體分類號(hào)為:0-黨群工作,1-行政管理,2-經(jīng)營(yíng)管理,3-生產(chǎn)管理,4-財(cái)務(wù)審計(jì),5-人力資源,6-生產(chǎn),7-科研,80-項(xiàng)目立項(xiàng),81-項(xiàng)目設(shè)計(jì),82-項(xiàng)目準(zhǔn)備,83-項(xiàng)目管理,84-土建,85-設(shè)備及管線安裝,86-工程監(jiān)理,87-調(diào)整與試驗(yàn),88-竣工驗(yàn)收。-互見(jiàn)號(hào),是指與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號(hào)-攝影者,照片的拍攝者。非本單位人員應(yīng)注明所在單位。-時(shí)間,照片拍攝的時(shí)間,采用8位阿拉伯?dāng)?shù)字,如:“20130104”。-題名,應(yīng)簡(jiǎn)明概括、準(zhǔn)確反映照片的基本內(nèi)容,人物、時(shí)間、地點(diǎn)、事由等要素盡可能齊全。同一事件(主題多張照

7、片歸檔時(shí),照片的主題應(yīng)相同,具體畫面內(nèi)容不同。可采用格式:主題名稱加主要場(chǎng)景,如:“神華國(guó)能哈密煤礦電有限公司2013年度工作會(huì)主會(huì)場(chǎng)”。-文字說(shuō)明,本張照片的說(shuō)明,綜合運(yùn)用事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素,概括揭示照片所反映的全部信息,或?qū)︻}名等信息未及內(nèi)容補(bǔ)充說(shuō)明。其它需要說(shuō)明的事項(xiàng)亦可在此表述。一組(若干張聯(lián)系密切的照片按順序排列后,可擬寫照片組說(shuō)明,放在本組第一張照片內(nèi)。采用照片組說(shuō)明的照片,其單張照片說(shuō)明可以從簡(jiǎn)。照片組說(shuō)明應(yīng)概括揭示該組照片所反映的全部信息內(nèi)容及其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)。應(yīng)在照片組說(shuō)明中指出所含照片的起止張?zhí)柡蛿?shù)量。-數(shù)碼照片的存儲(chǔ)文件名,檔號(hào)作為本張照片的電子

8、文件名。如:2013-1-ZP001-001.jpg-冊(cè)號(hào),照片冊(cè)按年度排流水號(hào)-冊(cè)內(nèi)張?zhí)?冊(cè)內(nèi)頁(yè)碼流水號(hào)-照片類型,數(shù)碼照片或膠片照片、底片5.3數(shù)碼照片的存儲(chǔ)如:D:數(shù)碼照片檔案2013永久ZPO似XX工作會(huì)議,D:數(shù)碼照片檔案0100永久ZPOOIXX工程XX單位工程施工現(xiàn)場(chǎng)。規(guī)范歸檔保管。5.4裝冊(cè)按照片檔號(hào)順序裝入照片冊(cè),照片冊(cè)芯頁(yè)格式參考示例(見(jiàn)圖2 。原則上不跨年度裝冊(cè),同一組照片不跨冊(cè)。跨年度的裝入結(jié)束年度中?；?xiàng)目照片按項(xiàng)目代號(hào)單獨(dú)裝冊(cè)。5.5照片冊(cè)脊背冊(cè)脊應(yīng)有單位全稱(或規(guī)范簡(jiǎn)稱、年度、項(xiàng)目代號(hào)、保管期限、起止組號(hào)、冊(cè)號(hào)等內(nèi)容,其中起止組號(hào)中間用“-”連接(見(jiàn)圖5 。6入

9、庫(kù)排架照片檔案整理完畢入庫(kù),庫(kù)房排架可采用按年度排架。7編制檢索工具檢索工具采用兩種方式:機(jī)讀檢索目錄和手工檢索目錄。7.1機(jī)讀檢索目錄可按關(guān)鍵字進(jìn)行查找。7.2手工檢索目錄即照片檔案目錄(見(jiàn)圖6,按年度、保管期限、項(xiàng)目代號(hào)等相關(guān)信息檢索查閱。8數(shù)碼照片的利用、鑒定和銷毀8.1利用數(shù)碼照片檔案的利用按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,利用時(shí)應(yīng)確保未開(kāi)放數(shù)碼照片檔案的信息安全。8.2鑒定與銷毀9照片的保管9.1數(shù)碼照片的保管數(shù)碼照片檔案的保管,按照歸檔的載體類型要求保管和定期檢驗(yàn)。如:以光盤形式保存的數(shù)碼照片,按光盤檔案的保管要求,并定期檢驗(yàn)。對(duì)磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn),抽樣率不低于10

10、%,如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。9.2紙質(zhì)照片、底片的保管照片冊(cè)、底片冊(cè):所用封面、封底、芯頁(yè)均應(yīng)采用中性偏堿 性紙質(zhì)材料制作，其 PH 值應(yīng)在 7.2-9.5 之間，化學(xué)性能穩(wěn)定， 且不易產(chǎn)生碎屑或脫落的纖維。 底片袋:底片袋應(yīng)使用表面略微粗糙和無(wú)光澤的中性偏堿性 紙制材料制作，其 PH 值應(yīng)在 7.2-9.5 之間，纖維素含量應(yīng)高 于 87%。底片袋應(yīng)使用中性膠粘劑，接縫應(yīng)在袋邊。 貯存柜架:照片、底片應(yīng)在能關(guān)閉的裝具中保存，如存儲(chǔ)柜、 抽屜、有門的書架或文件架等。貯存柜架應(yīng)采用不可燃、耐腐蝕 的材料，避免使用木制及類似材料。木制材料易燃燒、易腐蝕， 還可能揮發(fā)出某些有害氣體，促使底片、

11、照片老化或褪色。貯存 框架的噴涂用料應(yīng)穩(wěn)定耐用， 且對(duì)貯存的底片、 照片無(wú)有害影響。 對(duì)貯存柜架進(jìn)行排列時(shí)，應(yīng)保證空氣能在其內(nèi)部循環(huán)流通。 溫度、濕度要求:推薦的存貯最高溫度和相對(duì)濕度見(jiàn)附表 3。 底片、照片應(yīng)恒溫、恒濕保存。長(zhǎng)期貯存環(huán)境，24 小時(shí)內(nèi)溫度 的周期變化不應(yīng)大于正負(fù) 2，相對(duì)濕度變化不應(yīng)大于正負(fù) 5%。 中期貯存環(huán)境，24 小時(shí)內(nèi)溫度的周期變化不應(yīng)大于正負(fù) 5，相 對(duì)濕度變化不應(yīng)大于正負(fù) 10%。 空氣調(diào)節(jié)和凈化要求:為保證貯存庫(kù)的溫、濕度條件，應(yīng)配 備獨(dú)立的空氣調(diào)節(jié)系統(tǒng)。貯存庫(kù)的氣壓應(yīng)保持正壓狀態(tài)，以防止 外界空氣滲入。去濕應(yīng)選用恒濕控制的自動(dòng)制冷型除濕機(jī)。加濕 - 11 - 應(yīng)選用可控式加濕機(jī)，不應(yīng)使