控股投資有限公司公文管理規(guī)定(WORD17頁(yè))

1、目錄1目的12范圍13定義14職責(zé)15程序15.1 公文種類 15.2 發(fā)文格式 25.3 行文規(guī)則 45.4 發(fā)文處理 55.5 收文處理 65.6 公文歸檔及管理 76相關(guān)文件77記 錄71目的為使公文處理工作進(jìn)一步規(guī)范化、 制度化、科學(xué)化，參照國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法 和國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式（GB/T9704-1999）,結(jié)合實(shí)際情況，特制訂本規(guī)定。2范圍本程序適用于控股投資有限公司（以下簡(jiǎn)稱控股公司）及其有實(shí)際控制權(quán)的凱迪各系列公司（以下簡(jiǎn)稱系列公司）公文的處理，董事會(huì)公文管理不在本規(guī)定管理范疇。3定義3.1公文處理是指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相關(guān)聯(lián)、銜接有序 的工

2、作。4職責(zé)4.1 控股公司總經(jīng)理工作部：是公文處理的歸口管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)控股公司公文的統(tǒng)一收 發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀，并指導(dǎo)各中心、各職能部門及各系列公司的公 文處理工作。4.2 各部門/中心及各系列公司：負(fù)責(zé)本部門及本公司公文的統(tǒng)一發(fā)放、傳遞、立卷、 歸檔和銷毀，各部門應(yīng)當(dāng)設(shè)專人負(fù)責(zé)公文處理工作。5程序5.1 公文種類5.1.1 常用的公文種類主要有： 決定、決議a）對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排用“決定”；b）經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)并要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)用“決議”。 指示：對(duì)下布置工作，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則用“指示”。 布告、公告、通告a）公布

3、應(yīng)當(dāng)普遍遵守或周知的事項(xiàng)用“布告”；b）宣布重要事項(xiàng)，用“公告”；c）在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)用“通告”。 通知：發(fā)布規(guī)章和行政措施，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同級(jí)和不相隸屬關(guān)系單位的公文，批 轉(zhuǎn)下級(jí)單位的公文，要求下級(jí)單位辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)用“通知”。 通報(bào)表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要情況用“通報(bào)”。 報(bào)告、請(qǐng)示a）向上級(jí)單位匯報(bào)工作、反映情況、提出建議用“報(bào)告”；b）向上級(jí)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)用“請(qǐng)示”。 批復(fù)：答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)用“批復(fù)”。 函：相互商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等用“函”。5.1.1

4、.9 會(huì)議紀(jì)要a）傳達(dá)會(huì)議議定的事項(xiàng)和主要精神，要求與會(huì)單位及有關(guān)單位共同遵守、執(zhí)行的用 “會(huì)議紀(jì)要”；b） 會(huì)議決定事項(xiàng)如涉及機(jī)構(gòu)、編制、經(jīng)費(fèi)、人事任免、表彰、工資福利、重大項(xiàng)目 的審批等事項(xiàng)，以及政策性強(qiáng)，涉及面廣，需要共同執(zhí)行的，須用與之相適應(yīng)的其他文種行 文。0 意見(jiàn)：對(duì)某一重要問(wèn)題提出設(shè)想、建議和安排用“意見(jiàn)”。1 規(guī)定、辦法、細(xì)則a）制定發(fā)布規(guī)章、行政措施和其他規(guī)范性文件用“規(guī)定”或“辦法”；b） 為施行公司規(guī)章和行政措施所采取的措施用“細(xì)則”或“辦法”；c） 規(guī)章和行政措施的名稱不得取名“條例”。5.2 發(fā)文格式5.2.1 公司發(fā)文一般由發(fā)文單位、秘密

5、等級(jí)、緊急程度、發(fā)文序號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主 報(bào)送單位、正文、附件、印章、發(fā)文時(shí)間、主題詞、抄報(bào)送單位、印發(fā)單位、印刷份數(shù)等部 分組成。 發(fā)文單位：應(yīng)寫(xiě)單位全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。 秘級(jí)：有保密要求的公文，應(yīng)根據(jù)保密程度，在公文首頁(yè)右上角標(biāo)明“絕密”“機(jī)密”、“秘密”。 緊急公文：應(yīng)根據(jù)緊急程度，在公文首頁(yè)右上角標(biāo)明“特急”、“急件”等字樣。 發(fā)文字號(hào)：發(fā)文字號(hào)包括發(fā)文單位代字、年號(hào)、順序號(hào)，置于文件名稱之下、 橫線中央上面。幾個(gè)單位聯(lián)合行文，一般只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)。 公司部門規(guī)范簡(jiǎn)稱、公司文代號(hào)、部門文代號(hào)規(guī)定如下：名稱簡(jiǎn) 稱

6、公司文代字部門文代字武漢凱迪控股投資有限公司凱迪控股凱迪控股字/總經(jīng)理工作部總經(jīng)部總經(jīng)字戰(zhàn)略發(fā)展與公共關(guān)系部公共關(guān)系部公共關(guān)系字項(xiàng)目開(kāi)發(fā)與建設(shè)管理部項(xiàng)目開(kāi)發(fā)部開(kāi)發(fā)字質(zhì)里標(biāo)準(zhǔn)部標(biāo)準(zhǔn)部標(biāo)準(zhǔn)字審計(jì)監(jiān)督部審計(jì)字人力資源中心人資中心人資字融資與財(cái)務(wù)結(jié)算中心財(cái)務(wù)中心財(cái)務(wù)字成本控制與風(fēng)險(xiǎn)管理中心成控中心成控字招標(biāo)及采購(gòu)中心招標(biāo)中心招標(biāo)字國(guó)際合作中心國(guó)合中心國(guó)合字公共事務(wù)管理中心事務(wù)中心公共事務(wù)字信息中心信息中心信息字工會(huì)工會(huì)工會(huì)字黨委黨委黨委字 簽發(fā)人：向上級(jí)單位報(bào)送審批的文件，要由本單位主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)，主要負(fù)責(zé) 人外出時(shí)，由主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)。簽發(fā)人姓名印在發(fā)文字號(hào)的同行右端。5.2.1.

7、7 標(biāo)題：標(biāo)題置于橫線中央之下（無(wú)橫線居于開(kāi)頭正中），發(fā)往單位之上。標(biāo)題 要準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，一般包括發(fā)文單位名稱和公文種類。除發(fā)布和批轉(zhuǎn)政府 規(guī)范性文件外，標(biāo)題一般不加書(shū)名號(hào)，也不用其他標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。 抄報(bào)送單位：抄報(bào)送欄，設(shè)在文尾主題詞之下。抄報(bào)單位與抄送單位分列兩段， 抄報(bào)單位在上。 “決定”、“決議”等文件的抄送單位名稱置于文尾的，放在抄送機(jī)關(guān)之 上。抄報(bào)送單位名稱用規(guī)范化簡(jiǎn)稱。 正文：正文部分是公文內(nèi)容的表述。需要使用序數(shù)符號(hào)標(biāo)明層次時(shí)，一般排列順序是：第一層用“一”，第二層用“（一）”，第三層用“1.”，第四層用“（1） ”。政府規(guī)章和規(guī)范性文體

8、，按照擬定地方性法規(guī)草案和規(guī)章的有關(guān)規(guī)定，視需要用章、節(jié)、條、款、項(xiàng)、目標(biāo)明層次。0 附件：附件名稱和順序注在正文之后，發(fā)文日期、印章之上。附件應(yīng)與主件訂 在一起發(fā)送；如附件因故不能與主件訂在一起，在附件首頁(yè)左上角注明主件的發(fā)文字號(hào)，與 主件同時(shí)發(fā)送。1 印章：須加蓋發(fā)文單位印章的文件，印章蓋在文件末尾發(fā)文日期處，以印章的 下部邊緣壓蓋發(fā)文日期，并應(yīng)注意盡量使年月日露出。文件加蓋印章后不需在落款處另署發(fā) 文機(jī)關(guān)名稱?！皼Q議”通過(guò)的日期注于標(biāo)題之下，在文尾的空間處蓋章即可。2 發(fā)文時(shí)間：發(fā)文日期以公文的簽發(fā)日期為準(zhǔn)，經(jīng)過(guò)會(huì)議批準(zhǔn)的，以通過(guò)之日為 準(zhǔn)；幾個(gè)

9、單位聯(lián)合發(fā)文的，以最后一個(gè)單位簽發(fā)之日為準(zhǔn)。3 主題詞：主題詞一般不超過(guò)五個(gè)詞匯，由負(fù)責(zé)公文核稿的文秘人員統(tǒng)一標(biāo)注。主題詞標(biāo)注位置一般在文件末頁(yè)下端、抄送單位上方，每個(gè)詞匯之間空一格。4 印發(fā)單位：印發(fā)單位欄設(shè)在抄送欄下，用橫線與抄送欄隔開(kāi)，左端署公文印發(fā) 單位的全稱，右端以送往印刷的時(shí)間簽署印發(fā)日期。 翻印文件在印發(fā)機(jī)關(guān)欄下署明翻印機(jī)關(guān) 名稱和翻印日期，用橫線與原印發(fā)單位及日期欄隔開(kāi)。5 印刷份數(shù)：文件份數(shù)置于印發(fā)單位及日期欄橫線右下一行，翻印文件份數(shù)置于 翻印單位及日期欄橫線右下一行。函件、會(huì)議紀(jì)要共印份數(shù)放抄送、分送欄右下一行，不用 橫線隔開(kāi)。5

10、.2.1.16 公文從左至右橫寫(xiě)、橫排；用紙應(yīng)按國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)為A4,左側(cè)裝訂。標(biāo)題用小 2號(hào)小標(biāo)宋體字，正文用3號(hào)仿宋體字。公文中各組成部分的標(biāo)示規(guī)則，參照國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。5.3 行文規(guī)則5.3.1 行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。5.3.2 各部門依據(jù)職權(quán)可以相互行文和向上級(jí)分管領(lǐng)導(dǎo)行文，除以函的形式商洽工作、 詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題外，一般不得對(duì)外正式行文。5.3.3 各部門可以聯(lián)合行文；控股公司和各系列公司與相應(yīng)的其他單位可以聯(lián)合行文。5.3.4 屬于各部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由各部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng) 當(dāng)明確主辦部門。5.3.5 “請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫(xiě)一個(gè)主送人

11、（或部門），需要同時(shí)送其他人（或 部門）的應(yīng)當(dāng)用抄送形式。5.3.6 “報(bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。5.4 發(fā)文處理5.4.1 發(fā)文分為對(duì)內(nèi)發(fā)文和對(duì)外發(fā)文。對(duì)內(nèi)發(fā)文的對(duì)象為控股公司和各系列公司。對(duì)外 發(fā)文的對(duì)象包括各級(jí)政府、相關(guān)部委、客戶、合作伙伴等。5.4.2 發(fā)文處理一般包括擬稿、會(huì)簽、審核、簽發(fā)、印發(fā)等程序。 擬稿需由控股公司發(fā)文的，由發(fā)文部門按照“行文格式”要求草擬好送審稿，經(jīng)各部門和各 系列公司負(fù)責(zé)人簽字后，由控股公司總經(jīng)理工作部登記編號(hào)、送審。各部門發(fā)文由發(fā)文部門按照“部門發(fā)文格式”要求草擬好文稿，并登記、編號(hào)，送部門 負(fù)責(zé)人簽字。發(fā)文部門草擬公文時(shí)應(yīng)做到：a）公文內(nèi)容不

12、得與國(guó)家法律、法規(guī)、政策和公司的制度、規(guī)定相抵觸；b）情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，條理清楚，文字精練，書(shū)寫(xiě)工整，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅力求簡(jiǎn)短；c）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。日期應(yīng)寫(xiě)具體的年月日。若引用公文應(yīng)先引標(biāo)題， 后引發(fā)文字號(hào)，并加括號(hào)。使用簡(jiǎn)稱時(shí)，一般先用全稱，并注明簡(jiǎn)稱。使用英文字母縮寫(xiě)時(shí)， 應(yīng)先用中文全稱，并注明英文縮寫(xiě)；d）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為一，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”;e）必須使用國(guó)家法定計(jì)量單位；f）公文中的數(shù)字，除成文時(shí)間、部門結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)等必 須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。 會(huì)簽發(fā)文會(huì)簽由各總經(jīng)理工作部組織，

13、 部門發(fā)文會(huì)簽由主辦部門組織。 發(fā)文凡涉及多個(gè)部門 的應(yīng)由相應(yīng)部門負(fù)責(zé)人會(huì)簽。 核稿公司發(fā)文在送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前，必須經(jīng)總經(jīng)理工作部核稿。對(duì)不符合行文要求的文稿應(yīng)及時(shí)退回修改或重辦。核稿時(shí)應(yīng)在原稿上保留修改筆跡，以備存檔備查核稿的重點(diǎn)是：a）是否需要行文；b）有關(guān)部門、單位是否已協(xié)商、會(huì)簽；c）提出的要求、辦法和措施是否明確具體、切實(shí)可行；d）公文內(nèi)容、文字表述、文種使用、公文格式等是否符合本辦法的有關(guān)規(guī)定。5.424簽發(fā)a）以控股公司名義對(duì)外發(fā)文時(shí)，各部門負(fù)責(zé)人校對(duì)，分管總監(jiān)審核，控股總經(jīng)理工作部 簽批意見(jiàn)后，報(bào)控股公司總裁簽發(fā)；公司對(duì)內(nèi)發(fā)文直接由分管總監(jiān)簽發(fā)。b）各部門發(fā)文直接由

14、部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。 印發(fā)經(jīng)控股公司總裁簽發(fā)后的公文由控股公司總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)印發(fā)。文稿印制前，擬稿人應(yīng)對(duì)稿樣進(jìn)行校對(duì)并簽字，控股公司總經(jīng)理工作部應(yīng)對(duì)審批、簽發(fā)手續(xù)及附件材料等進(jìn)行復(fù) 核。印制完畢的文件由控股公司總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)用印、發(fā)放。經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后的部門公文由發(fā)文部門負(fù)責(zé)印發(fā)。5.5 收文處理5.5.2 收文處理指對(duì)收到的公文的辦理過(guò)程，一般包括簽收、審核、登記、擬辦、批辦、 承辦、催辦、回復(fù)等程序。a）簽收、審核、登記。外單位發(fā)至來(lái)的公文由控股公司總經(jīng)理工作部綜合主管/文員簽收、分類、審核、登記。其他職能部門收到的公文若需控股公司領(lǐng)導(dǎo)批閱的，必須統(tǒng)一由控 股公司總經(jīng)理工作部

15、綜合主管/文員簽收，各部門不得自行呈報(bào)；b）擬辦?？毓晒究偨?jīng)理工作部部長(zhǎng)對(duì)登記后的公文簽署擬辦意見(jiàn)后，報(bào)分管總監(jiān)簽 批承辦部門，承辦的結(jié)果回饋到控股公司總經(jīng)理工作部；c）批辦?？毓晒绢I(lǐng)導(dǎo)在批示公文時(shí)，應(yīng)明確批示主辦部門和協(xié)辦部門。對(duì)具體請(qǐng)示、 報(bào)告的批復(fù)應(yīng)簽署明確意見(jiàn)。需公司其他領(lǐng)導(dǎo)閱知的，可進(jìn)一步批轉(zhuǎn)其他領(lǐng)導(dǎo)；d）承辦。主辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)處理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng) 按時(shí)限要求及時(shí)辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以說(shuō)明。協(xié)辦部門應(yīng)積極協(xié)助、配合主辦部 門完成公文辦理任務(wù)；e）催辦?？毓晒究偨?jīng)理工作部負(fù)責(zé)對(duì)公文進(jìn)行催辦，并及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)反饋催辦結(jié) 果。公文催辦原則為：緊急

16、公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦；f）回復(fù)。主辦部門完成辦文后應(yīng)及時(shí)將辦文結(jié)果回復(fù)控股公司總經(jīng)理工作部;g)傳文。凡屬控股公司領(lǐng)導(dǎo)閱示的公文，由控股公司總經(jīng)理工作部文秘組織傳閱，有 關(guān)部門均不得積壓，也不得橫傳。5.5.3 對(duì)收到的公文傳真件，按照以上收文程序辦理。公文傳真件除會(huì)議通知等一般告知、周知性文件外，應(yīng)向發(fā)文電位索取正式件，以便存 檔備查。5.6 公文歸檔及管理5.6.2 公文辦完后,由總經(jīng)理工作部文秘負(fù)責(zé)及時(shí)將公文定稿、正本和有關(guān)材料(包 括音像)整理立卷。5.6.3 每年年初總經(jīng)理工作部文秘將上年度公文立卷完畢后移交檔案室歸檔。6相關(guān)文件6.1 國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格

17、式6.2 保密管理規(guī)定(KDKG/P+103)7記錄7.1 公司上行公文格式(PHH10201)7.2 公司公文格式(PHH10202)7.3 公司信函格式(PHH10203)7.4 會(huì)議記要格式(PHH10204)7.5 部門公文格式(PHH10205)7.6 傳真格式(PHH10206)7.7 公司發(fā)文會(huì)簽單格式(PHH10207)公司上行公文格式（PHH-10201）武漢凱迪控股投資1控股*字【】號(hào)簽發(fā)：標(biāo)題（2號(hào)小標(biāo)宋體宇）正文（3號(hào)仿宋體）主題詞：（3號(hào)黑體字）武漢凱迪控股投資有限公司年 月 日印發(fā)（公司上行公文格式）公司信函格式 (PHH10203)武漢凱迪控股投資控股XX字200

18、8】 號(hào)標(biāo)題、三號(hào)黑體正文、仿宋、小三，間距 26磅主題詞：黑體小三抄送：武漢凱迪控股投資有限公司二。八年 月 日印發(fā)打印:#(公司公文格式)武漢凱迪控股投資控股XX同20081號(hào)標(biāo)題、三號(hào)黑體正文、仿宋、小三，間距 26磅(公司信函格式)會(huì)議記要格式(PHH10204)第 號(hào)簽發(fā)人:(會(huì)議紀(jì)要格式)部門公文格式（PHH10205）«武漢凱迪控股投資有限公司W(wǎng)UHAN KAIDI HOLDING INVESTMENT CO.,LTD.主送（報(bào)）:抄送（報(bào)）:主題詞：行文日期：秘密 口機(jī)密 口絕密文件編號(hào)：行文部門：擬稿人：簽發(fā)人：平急 口加急 口特急（部門公文格式）傳真格式武漢凱迪控股投資有限公司W(wǎng)UHAN KAIDI HOLDING INVESTMENT CO., TD.地址：中國(guó)武漢.東湖新技術(shù)開(kāi)發(fā)區(qū)江夏大道特1號(hào)凱迪大廈ADD:KaidiBuilding,No.1 Jiangxia Avenue,Wuhan East Lake Hi-Tec Development Zone,WuhanWEB: http:/www.china-收件單位（CO:收件人（TO）:電tg（TEL）:傳真