采購管理規(guī)定

1、采購治理規(guī)定第一章總那么第一條為了增強采購方案治理,標準采購工作,保證生產(chǎn)經(jīng)營活動的正常持續(xù)供給,限制不必要的開支,特制訂本規(guī)定.第二條采購治理工作的任務：一根據(jù)生產(chǎn)、經(jīng)營需要作好物資采購工作,保證原材料和各項物資連續(xù)供給.二在保證供給的前提下,選擇優(yōu)質(zhì)物資,保證采購物資的質(zhì)量合格.三開拓貨源基地,優(yōu)化供給渠道,降低采購本錢.第二章采購工作規(guī)定第三條采購審批：一各部門所需物資申購均須事前填具采購申請單,按程序辦理審批.二對預算外2000元含以內(nèi)由總經(jīng)理批準,超過2000元由董事長批準.第四條采購審批一律使用采購申請單：一采購申請單各欄填寫是否清楚,審批者是否簽字.二緊急采購申請單應優(yōu)先辦理.三

2、無法于需用日期辦妥的采購申請單,必須及時通知申購部門.四接到撤銷通知的采購申請單,應先處理,并在采購方案中刪除.第五條尋價及洽談：一充分了解所購物資的品名、規(guī)格、質(zhì)量要求及其他特別要求.二向供給商詳細說明品名、規(guī)格、質(zhì)量要求、數(shù)量、交貨期、交貨地點、付款方式.三同規(guī)格產(chǎn)品的供給商至少比照三家.四尋求其他更適合的替代品.五經(jīng)本錢分析后,設定議價目標.六有沒有價格上漲、下跌因素.七尋價單應注明與供給商議定的成交條件.八如果是緊急需求臨時購置,采購人員可以參考以往之類似的價格,免經(jīng)尋價、比價手續(xù).第六條訂購：一需預付定金、長期需用的原材料等物資、內(nèi)外銷價須辦退稅、采購金額元以上或有附帶條件的采購活動

3、應簽訂合同.二分批交貨的須在合同中注明.三訂購單采用聯(lián)絡函或交供給商,無法按需用日期交貨的必須及時通知申購部門.第七條采購：一采購人員應對供給商所提供物資進行詳細檢驗,確認是否與訂購單或采購申請單所列內(nèi)容一致.二采購員應向供給商索取必要的合格證實、使用說明等資料.三采購物資到達公司后,采購人員應及時趕到倉庫.第八條收貨：一原材料采購經(jīng)原料庫進行外在驗收辦理收貨后,采購人員填具報驗單,報質(zhì)量檢驗部門進行檢驗.采購部接到合格通知后辦理入庫手續(xù).二其他物資需經(jīng)申購部門驗收后,采購部方可辦理入庫手續(xù).三采購人員憑入庫單和有效發(fā)票辦理付款或報銷.第九條付款結算時采購人員應注意：一發(fā)票抬頭、金額及其它內(nèi)容

4、是否相符.二有無預付款或暫付款.三是否需要扣款.四需要辦退稅的及時轉(zhuǎn)告退稅部門.第三章供給商治理規(guī)定第十條供給商的選擇、評審、限制、撤點等工作嚴格按本章規(guī)定辦理.第十一條供給商調(diào)查：一采購人員應隨時調(diào)查供給商的動態(tài)及產(chǎn)品質(zhì)量.凡欲與公司建立供給關系而且符合條件者應填具“供給商調(diào)查表,作為選擇供給廠商的參考.“供給商調(diào)查表呈采購部經(jīng)理核準后,自存.二采購人員應依據(jù)“供給商調(diào)查表每半年復查一次,以了解供給商的動態(tài),同時依變動情況,更正原有資料內(nèi)容.三在每批原材料供貨結束后,供給商的實績轉(zhuǎn)記于“供給商質(zhì)量檔案,作為評審供給商業(yè)績的資料.第十二條供給商的選點由采購部和質(zhì)量治理部負責.在以下情況下,采購

5、人員填寫“供給商審批表,提請有關人員審批.一原有供給商被撤點.二開發(fā)新產(chǎn)品和技術改造需用新物資.三新供給商的物資更適合公司的需求.四原有供給商由于種種原因拒絕供貨.第十三條原材料樣品的檢驗：一對通過初審的供給商所送檢的樣品,必須經(jīng)質(zhì)量檢驗部門進行各項指標的檢驗和檢測.二供給商提供樣品同時應附帶完整的自檢報告及合格證實等資料.三對通過初審和提供樣品檢驗合格的供給商方可進行供貨.如果評審結果不合格,要求供給商限期作出整改.整改后仍不合格者,取消其入選供給商資格.第十四條簽訂合同：一對于供貨信譽好,資信度高的供給商可以與其簽訂長期以一年為限供貨合同,以保證供應商的穩(wěn)定.二如果是代理商,須與其簽署質(zhì)量

6、保證協(xié)議.第十五條供給商限制：一供給商每批供貨,采購部根據(jù)質(zhì)量檢驗部門提供的各項檢驗數(shù)據(jù)建立供給商質(zhì)量檔案,并定期報質(zhì)管室一份.二如果供貨不合格或供貨不及時,采購部通知其進行整改.如果在一年中出現(xiàn)屢次質(zhì)量變動或供貨不及時,那么取消其供給商資格.第十六條供給商業(yè)績考評：采購人員定期整理供給商供貨記錄,會同質(zhì)量治理部按供給業(yè)績區(qū)分不同等級并制訂相應政策.第十七條建立供給商檔案：一采購部負責建立供給商檔案,質(zhì)量治理部予以配合.對每個選定的供給商必須有詳盡的供給商檔案.二供給商檔案包括：供給商調(diào)查表、供給商審批表、供給商質(zhì)量檔案、供給商所提供的合格證明、價格表及相關資料.三供給商檔案由采購部經(jīng)理指派專

7、人負責治理,未經(jīng)采購部經(jīng)理允許,不得隨便查閱.附那么第四章第十八條本制度由采購部負責制訂并解釋.第十九條本制度由采購部負責檢查與考核.第二十條本制度報董事會批準后施行,修改時亦同.第二十一條本制度施行后,原有的類似規(guī)章制度自行終止,與本制度有抵觸的規(guī)定以本制度為準.第二十二條本制度自公布之日起施行.公司采購治理規(guī)定第一節(jié)一般規(guī)定第六條采購部門的劃分一內(nèi)購：由國內(nèi)采購部門負責辦理.二外購：由國外采購部門負責辦理,其進口庶務由業(yè)務部門辦理.三總經(jīng)理或經(jīng)理對于重要材料的采購,可直接與供給商或代理商議價.專案用料,必要時由經(jīng)理或總經(jīng)理指派專人或指定部門協(xié)助辦理采購作業(yè).第七條采購作業(yè)方式除一般采購作業(yè)

8、方式外,采購部門可依材料使用及采購特性,選擇以下一種最有利的方式進行采購：一集中方案采購：凡具有共同性的材料,須以集中方案辦理采購較為有利者,可核定材料工程,通知各請購部門依方案提出請購,采購部門定期集中辦理采購.二長期報價采購：凡經(jīng)常性使用,且使用量較大宗的材料,采購部門應事先選定廠商,議定長期供給價格,呈準后通知各請購部門依需要提出請購.第八條采購作業(yè)處理期限采購部門應依采購地區(qū)、材料特性及市場供需,分類制定材料采購作業(yè)處理期限,通知各有關部門以便參考,遇有變更時,應立即修正.第二節(jié)國內(nèi)采購作業(yè)處理第九條詢價、比價、議價一采購經(jīng)辦人員接獲“請購單內(nèi)購后應依請購案件的緩急,并參考市場行情及過

9、去采購記錄或廠商提供的資料,除經(jīng)核準得以詢價之外,另需精選三家以上的供給商辦理比價或經(jīng)分析后議價.二假設廠商報價的規(guī)格與請購材料規(guī)格略有不同或?qū)俅闷氛?采購經(jīng)辦人員應檢附資料并于“請購單上予以證實,經(jīng)主管核發(fā)后,先會使用部門或請購部門簽注意見后呈核.三屬于買賣慣例超交者如最低采購量超過請購量,采購經(jīng)辦人員于議價后,應于請購單“詢價記錄欄中注明,經(jīng)主管簽認后呈核.四對于廠商的報價資料經(jīng)整理后,經(jīng)辦人員應深入分析后,以等聯(lián)絡方式向廠商議價.五采購部門接到請購部門以聯(lián)絡的緊急采購案件,主管應立即指定經(jīng)辦人員先行詢價、議價,待接到請購單后,按一般采購程序優(yōu)先辦理.六“試車檢驗的采購條件,采購經(jīng)辦人員

10、應于“請購單注明與廠商議定的付款條件呈核.第十條呈核及核決一采購經(jīng)辦人員詢價完成后,于“請購單詳填詢價或議價結果及擬訂“訂購廠商“交貨期限與“報價有效期限經(jīng)主管審核,并依請購核決權限呈核.二采購核決權限附注：凡列入固定資產(chǎn)治理的采購工程應以“財產(chǎn)支出核決權限呈核.第十一條訂購一采購經(jīng)辦人員接到經(jīng)核決的“請購單后應以“訂購單向廠商訂購,并以或確定交貨到貨日期,同時要求供給商于“送貨單上注明“請購單編號及“包裝方式.二假設屬分批交貨者,采購經(jīng)辦人員應于“請購單上加蓋“分批交貨章以資識別.三采購經(jīng)辦人員使用暫借款采購時,應于“請購單加蓋“暫借款采購章,以資識別.第十二條進度限制及事務聯(lián)系一國內(nèi)采購部

11、門應分詢價、訂購、交貨三個階段,以“采購進度限制表限制采購作業(yè)進度.二采購經(jīng)辦人員未能按既定進度完成作業(yè)時,應填制“進度異常反響單并注明“異常原因及“預定完成日期,經(jīng)呈主管核示后轉(zhuǎn)送請購部門,依請購部門意見擬訂對策處理.第十三條整理付款一物料治理部門應根據(jù)已辦妥收料的“請購單連同“材料檢驗報告表其免填“材料檢驗報告表局部,應于收料單加蓋“免填材料檢驗報告表章送采購部門,經(jīng)與發(fā)票核對無誤,于翌日前由主管核章后送會計部門.會計部門應于結帳前,辦妥付款手續(xù).如為分批收料者,“請購單內(nèi)購的會計聯(lián)須于第一批收料后送會計部門.二內(nèi)購材料須待試車檢驗者,其訂立合同局部,依合同規(guī)定辦理付款,未訂合同局部,依采

12、購部門呈準的付款條件整理付款.三短交應補足者,請購部門應依照實收數(shù)量,進行整理付款.四超交應經(jīng)主管核示始得依照實收數(shù)量進行整理付款,否那么僅依訂貨數(shù)付款.第三節(jié)境外采購作業(yè)處理含進口事務、關務第十四條詢價、比價、議價一外購部門依“請購單外購的需求日及急緩件加以整理,并依據(jù)供給廠商資料,并參考市場行情及過去詢價記錄,以或方式進行詢價作業(yè),但因特殊情況獨家制造或代理等原因應于“請購單外購注明外,原那么上應向三家以上供給廠商詢價、比價或經(jīng)分析后議價.二請購的材料標準較復雜時,外購部門應附上各廠商所報材料的重要標準并簽注意見后,會請購部門確認.第十五條呈核及核決一比價、議價完成后,外購部門應填制“請購

13、單外購,擬訂“訂購廠商“預定裝船日期等,連同廠商報價資料,送請購部門依采購核決權限核決.二核決權限1 .采購金額以CIF美元總價折合在xxx元含以下者由經(jīng)理核決.2 .采購金額以CIF美元總價折合超過XXX元以上者由總經(jīng)理核決.三采購案件經(jīng)核決后,如發(fā)生采購數(shù)量、金額的變更時,請購部門應依更改后的采購金額所需的核決權限重新呈核；但假設更改后的核決權限低于原核決權限時仍應由原核決主管核決.第十六條訂購與合同一“請購單外購經(jīng)核決送回外購部門后,即向廠商訂購并辦理各項手續(xù).二需與供給廠商簽訂長期合同者,外購部門應以簽呈及擬妥的長期合同書,依采購核決權限呈核后辦理.第十七條進度限制及異常處理一外購部門

14、應以“請購單外購及“采購限制表限制外購作業(yè)進度.二外購部門于每一作業(yè)進度延遲時,應主動開立“進度異常及反響單記明異常原因及處理對策,據(jù)此修訂進度并通知請購部門.三外購部門于外購案件“裝船日期有延誤時,應主動與供給廠商聯(lián)系催交,并開立“進度異常反響單記明異常原因及處理對策,通知請購部門,并依請購部門意見處理.第十八條進口簽證前“請購單外購核準后的專案申請一專案進口機器設備的申請專案進口機器設備時,外購部門應準備全部文件申請核發(fā)“輸入許可證,申請函中并應請求“國貿(mào)局在“輸入許可證加蓋“國內(nèi)尚無產(chǎn)制的戳記及核準章,以便進口單位憑以向海關申請專案進口及分期繳稅.二進口度量衡器及治理物品時,外購部門應于

15、申請“輸入許可證之前準備“報價單及其他有關資料送進口單位向政府機關申請核準進口.第十九條進口簽證外購材料訂購后,外購部門應即檢具“請購單外購及有關申請文件,以“申請外匯處理單需在一星期內(nèi)辦妥結匯時,加填“緊急外購案件聯(lián)絡單送進口單位辦理簽證.進口單位應依預定日期向“國貿(mào)局辦理簽證,并于“輸入許可證核準時通知外購部門.第二十條進口保險一FOB、FAS、CF條件的進口案件,進口單位應依“請購單外購外購部門指示的保險范圍辦理進口保險.二進口單位應將承保公司指定的公證行在“請購單外購上標示,以便貨品進口必須公證時,進口單位憑以聯(lián)絡該指定的公證行辦理公證.第二十一條進口船務一FORFAS的進口案件,進口

16、單位船務經(jīng)辦人員于接獲“請購單外購時,應視其“裝運口岸及“裝船期限并參照航運資料,原那么上選定三家以上船公司或承攬商,以便進口貨品可機動選擇船只裝運.二進口單位船務經(jīng)辦人員應將所選定的船公司或承攬商品名稱,提供進口結匯經(jīng)辦人員,于“信用狀開發(fā)申請書列明,作為信用狀條款,向發(fā)貨人指示裝船.三如因輸出口岸偏僻或因使用部門急需,為防止到貨延誤,外購部門應于“請購單外購上注明,防止在信用狀指定船公司而委由發(fā)貨人代為安排裝船.第二十二條進口結匯進口單位應依“請購單外購標示的“間發(fā)信用狀日期辦理結匯,并于信用狀L/C開出后以“開發(fā)L/C快報通知外購部門聯(lián)絡供給廠商.第二十三條稅務一免貨物稅及“工業(yè)用證實的

17、申請3 .進口的貨品可申請免貨物稅者,外購部門應于“輸入許可證核準后,檢具必需文件,向稅捐處申請,經(jīng)取得核準函后向海關申請免貨物稅.4 .除“免憑經(jīng)濟部工業(yè)局證實辦理具結免稅進口的工程外,其他合于免稅規(guī)定的人造樹脂類材料,外購部門應于開發(fā)“信用狀后檢具必需文件向經(jīng)濟部工業(yè)局申請“非供塑膠用證實,以便于報關時據(jù)此向海關申請依工業(yè)用物品稅率繳納進口關稅.二專案進口稅那么預估及分期繳稅的申請及辦理外購部門應于進口前,檢具有關文件,憑以向海關申請稅那么預估,等核準后并辦理分期繳稅及保證手續(xù).第二十四條輸入許可證、信用狀的修改供給商本錢公司要求修改“輸入許可證或“信用狀時,外購部門應開立“信用狀、輸入許

18、可證修改申請書經(jīng)呈核后,檢具修改申請文件送進口事務科辦理.第二十五條裝船通知及提貨文件的提供一外購部門接到供給商通知有關船名及裝船日期時,應立即填制“裝船通知單分別通知請購部門、物料治理部門及有關部門.二外購部門收到供給商的裝船及提貨文件時,應檢具“輸入許可證及有關文件,以“裝運文件處理單先送進口單位辦理提貨背書.三提貨背書辦妥后,外購部門應檢具“輸入許可證及提貨等有關文件,以“裝運文件處理單辦理報關提貨.四治理進口物品放行證的申請：進口治理物品時,外購部門應于收到裝運文件后,檢具必需文件送政府主管機關申請“進口放行證或“進口護照,以便據(jù)此報關提貨.第二十六條進口報關一關務部門收到“請購單外購

19、及報關文件時,應視買賣、保險及稅率等條件填制“進口報關處理單連同報關文件,委托報關行辦理報關手續(xù),同時開立“外購到貨通知單含外購收料單送材料庫辦理收料.二不結匯進口物品,進口單位郵寄包裹那么為總務部門應于接獲到貨通知時,查明品名、數(shù)量等資料,并會外購部門確認需要提貨者再行辦理報關提貨.如系無價進口的材料、補運賠償及退貨換料等,報關時關務部門應開立“外購到貨通知單含外購收料單通知收貨部門辦理收料,而屬其他材料及物品那么由收件部門于聯(lián)絡單簽收后,送處理部門處理.三關稅繳納前進口單位應確實核對稅那么、稅率后申請暫借款繳納.四海關估稅的稅率如與進口單位估列者不符時,進口單位應立即通知外購部門提供有關資

20、料,于海關核稅后14天內(nèi)以書面向海關提出異議,申請復查,并申請暫借款辦理押款提貨.押款提貨的案件,進口單位應于“進口報關追蹤表記錄,以便催促銷案.五稅捐記帳的進口案件,進口單位應依“請購單外購,于報關時檢具必需文件辦理具結記帳,并將記帳情況記入“稅捐記帳額度記錄表及“稅捐記帳額度限制表.六船邊提貨的進口材料,進口單位應于貨物抵港前辦妥繳稅或記帳手續(xù),以便船只抵港時,即時辦理提貨.第二十七條報關進度限制關務部門應分報關、驗關、估稅、繳稅、放行五階段,以“進口報關追蹤表限制通關進度.第二十八條公證一各公司事業(yè)部應依材料進口索賠記錄及材料特性等因素,研判材料工程如外購散裝材料,通知進口單位于材料進港

21、時,會同公證行前往公證.二外購材料于驗關或到廠后發(fā)現(xiàn)短損而合于索賠條件者,進口單位應于接獲報關行或材料庫通知時,聯(lián)絡公證行辦理公證.三進口貨品辦理公證時,進口單位應于公證后配合索賠經(jīng)辦時效,索取公證報告分送有關部門.第二十九條退匯一外購部門依進口材料的裝運情況,判斷信用狀剩余金額已無裝船的可能時,應于提供報關文件時提示進口單位,并于進口材料放行及“輸入許可證收回后,開立“信用狀退匯通知單連同“輸入許可證送進口事務科辦理退匯.二退匯金額較大,但信用狀未逾有效期限者,外購部門應向供給廠商索回信用狀正本,送進口單位辦理退匯.第三十條索賠一外購部門接到收貨異常報告“材料檢驗報告表或“公證報告等時,應立即填制“索賠記錄單連同索賠資料交索賠經(jīng)辦部門辦理.二以船公司或保險公司為索賠對象者,由進口單位辦理索賠；以供給廠商為索賠對象時,由外購部門辦理索賠.三索賠案件辦妥后,“索賠記錄單應依原采購核決權限呈核后歸檔.第三十一條退貨或退換一外購材料須予退貨或退換時,外購部門應適時通知進口單位依政府規(guī)定期限向海關申請.二復運出口、進口的有關事務,外購部門應負責辦理,其出口進口簽證、船務、保險報關等事務那么委托出口單位及進口單位配合辦理.三退換的材料進口時依本節(jié)有關規(guī)那么辦理.第四節(jié)價格及質(zhì)量的復核第三十二條價格復核與市場行情資料提供一采購部門應調(diào)查主要材料的市場與行情,并建立廠商資