銷售軟件系統(tǒng)使用管理辦法

1、銷售軟件系統(tǒng)使用管理辦法（試行）為確保集團銷售軟件系統(tǒng)（思源系統(tǒng)）的安全正常運行，特制定 本辦法一、銷售軟件系統(tǒng)數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)圖:項目管理員的洋細竊料一 &曩入程戶倍宜tfi吿主音吧我收款咤嵋售戶曼齊常*匚期庠券二、銷售軟件系統(tǒng)的角色管理本系統(tǒng)主要分為四類使用人員：1、系統(tǒng)管理員類 集團系統(tǒng)管理員：集團營銷管理部配備 1名系統(tǒng)管理員。 地區(qū)系統(tǒng)管理員：每個地區(qū)公司需配備一名系統(tǒng)管理員。結(jié)合 地區(qū)實際情況，系統(tǒng)管理員可兼任業(yè)務操作員職位。任職資格：熟悉Windows操作系統(tǒng)平臺，具有局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)管 理工作經(jīng)驗，熟悉軟件系統(tǒng)結(jié)構(gòu)主要職責：負責所屬地區(qū)的系統(tǒng)運行情況監(jiān)控和該地區(qū)的用戶管 理并協(xié)助

2、系統(tǒng)的維護工作。2、業(yè)務操作員類：各地區(qū)公司結(jié)合實際情況可配備一名業(yè)務操 作員或由系統(tǒng)管理員兼任。任職資格： 具備計算機應用、項目管理方面的知識和實踐經(jīng)驗， 具備SQL數(shù)據(jù)庫基礎知識為佳；熟悉并掌握房地產(chǎn)銷售業(yè)務及流程。主要職責：負責項目資料的初始化工作以及日常與項目相關(guān)的數(shù) 據(jù)的調(diào)整與更新。 負責項目初始錄入資料簽字稿及數(shù)據(jù)調(diào)整簽字稿的 完整保存，以備原始資料查詢與對照。3、數(shù)據(jù)錄入人員：各地區(qū)可大體參照以下人員設置模式 銷售代表類：基礎客戶資料的錄入； 現(xiàn)場銷控類：銷售控制、房間的認購、簽約、銷售變動等信息的錄入； 現(xiàn)場財務類：客戶付款記錄； 銷售經(jīng)理類：檢查監(jiān)督與調(diào)度； 銷售服務類：面積

3、補差及入伙的辦理等。4、管理人員：包括各個地區(qū)的市場營銷部高經(jīng)、地區(qū)總經(jīng)理、 集團營銷管理部以及總裁辦成員。 主要是利用系統(tǒng)中的報表獲取相應 的數(shù)據(jù)與資訊，為管理決策提供支持。三、銷售軟件系統(tǒng)的運營管理1、在本系統(tǒng)試運行期間原有報表模式維持不變, 采用“雙軌制”。即：計算機自動生成報表和手工報表同時進行。2、系統(tǒng)采取分級管理方式： 地區(qū)用戶由各地區(qū)系統(tǒng)管理員給予每個用戶一個及相應的密碼， 該用戶和密碼由用戶負責保管， 用戶應當對以其用戶進行的所有活動 和事件負責；地區(qū)系統(tǒng)管理員由集團系統(tǒng)管理員給予其用戶和密碼， 并負責開 通管理該地區(qū)的所有用戶。四、銷售軟件系統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理銷售數(shù)據(jù)管理是通過思源

4、銷售軟件系統(tǒng)建立數(shù)據(jù)庫， 前端錄入數(shù) 據(jù)，后端儲存數(shù)據(jù)，與各項目市場營銷部，財務、集團營銷管理部連 網(wǎng)，根據(jù)權(quán)限級別開放數(shù)據(jù)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，包括：成交客戶信息、 銷售進程、價格制定、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、財務收款等多類數(shù)據(jù)信息。1、銷售軟件系統(tǒng)數(shù)據(jù)錄入職責：業(yè)務操作員 業(yè)務操作員錄入的項目初始數(shù)據(jù)須由地區(qū)公司總經(jīng)理和市場 營銷部高級經(jīng)理同時簽字確認后方可錄入。 當數(shù)據(jù)發(fā)生變更時須由市 場營銷部高級經(jīng)理及以上人員簽字確認后方可錄入。 初始化階段準確設定項目的房間資料信息： 包括房間的建筑面 積、套建筑面積、公攤面積、房間銷售總價、房間銷售單價、房間編 號和名稱、戶型、朝向等信息。 （業(yè)務員推薦房間及現(xiàn)場銷控

5、房間認 購時均以此為基礎） 準確設定項目的基本數(shù)據(jù) , 包括項目、小區(qū)、樓棟、開盤時間 等基礎信息。 及時正確設定付款方案以保證房間生成的認購流程的正確。 及時準確設定折扣信息。 第一時間完成房間資料的變更： 在接到市場營銷部高經(jīng)關(guān)于房 間信息變更（包括價格表的調(diào)整，面積的調(diào)整等等）的書面指示后， 必須于一天完成系統(tǒng)中所有相應數(shù)據(jù)的變更， 并做好工作日志， 詳細 記錄數(shù)據(jù)的變更情況及時間。銷售代表類 銷售代表應該在工作日結(jié)束前將當天接待的客戶 （包括來電與 來訪）詳細資料錄入至系統(tǒng)中，最晚不得超過第二個工作日結(jié)束時。 新客戶必須錄入至少一個客戶事件（首次來電或首次來訪） ，以便得 出準確的來電

6、來訪量。 （來電來訪客戶須錄入的資料集團不作硬性要 求，請地區(qū)公司市場營銷部根據(jù)本項目特性制訂信息錄入要求） 對于成交客戶（指簽訂認購書后），銷售代表完成成交客戶 調(diào)查問卷后兩個工作日將相關(guān)信息錄入至銷售軟件系統(tǒng)。 客戶的確認以系統(tǒng)錄入的時間先后來判斷。如有撞單情況發(fā) 生，該客戶歸屬于首先錄入該客戶的銷售代表。 在與客戶首次接觸后， 銷售代表要保持與客戶的密切接觸， 應 定期（ 35 天）主動與客戶聯(lián)系，每次與客戶聯(lián)系后，需要將和客 戶接觸的信息， 在客戶事件中予以錄入。 在 2周沒有記錄客戶事件的， 銷售經(jīng)理有權(quán)對這個客戶重新分配歸屬。 銷售代表必須將其負責的所有的客戶， 都完整準確地錄入系

7、統(tǒng) 中，不允許漏報（故意不錄入有價值的客戶資料）、錯報（填寫錯誤 的和等）和虛報（捏造不存在的客戶資料，以及沒有和客戶聯(lián)系，卻 錄入客戶虛假的客戶事件），市場營銷部須每個月定期檢查銷售代表 客戶資料錄入的準確性和完整性。 每個銷售代表接待的客戶數(shù)量，跟客戶溝通的次數(shù)，現(xiàn)場接待 的次數(shù)等，是考察工作量的一個重要指標，與績效考核掛鉤。 銷售代表在向客戶推薦房間時，必須首先查看系統(tǒng)中銷售樓盤 表（“銷售情況”菜單），房間的已售未售狀態(tài)、房間價格、面積、戶 型均以系統(tǒng)的樓盤表為準。 銷售代表每天至少查看一次“我的任務”中提示的催款及事務 督辦提示，并主動催辦自己客戶的事務進展情況， 協(xié)助房款的回收和

8、事務的盡快完成。現(xiàn)場銷控類 現(xiàn)場銷控員每天檢查銷售房源的狀態(tài)， 對于房間的保留及不可 售房屋信息應及時做出相應操作，確保銷售房源信息公布的準確性。 現(xiàn)場銷控員應該在工作日結(jié)束前完成當日成交房間的錄入（包括購房流程的生成與定金的交付）。最晚不得超過當日工作結(jié)束時。 在客戶認購房間時，首先在軟件系統(tǒng)中完成認購操作， 再進行紙面作 業(yè)，保證樓盤表銷控實時準確。 保證在認購、簽約等操作中登記的簽約單價、簽約總價、簽約 面積、折扣、按揭成數(shù)、業(yè)務員、客戶等資料，與實際發(fā)生情況，以 及認購書和合同等紙面作業(yè)文檔記錄的信息完全吻合。銷售流程的各 個事務的應完成期限、應付款金額等信息，準確且符合各項目的銷售管

9、理規(guī)定 對于房間的換房、退房、更名、更改付款方式及折扣等特殊事 務的處理必須及時在系統(tǒng)中按相應流程來處理。 以保證對特殊事務的 管理和得到相關(guān)的準確統(tǒng)計報表。 在完成房間換房、退房、更名、更改付款方式及折扣等特殊事 務的處理后立即通知現(xiàn)場財務完成財務處理并跟蹤事務的處理情況。 在財務處理完成后辦理后續(xù)的工作?，F(xiàn)場財務類 現(xiàn)場財務應該在工作日結(jié)束前將當天的收款信息（如現(xiàn)場每筆收款情況和按揭到賬情況，保證交款金額、款項類別、交款人、交款 方式、交款時間、票據(jù)編號等信息）立即完整準確的錄入至系統(tǒng)中， 最晚不得超過當日工作結(jié)束時。 接到特殊事務處理通知后及時完成相應的財務操作。在完成財 務處理后及時通

10、知現(xiàn)場銷控。 對于收款時錄入錯誤的信息應采用刪除的方式處理、對于需要紅沖的數(shù)據(jù)應在系統(tǒng)中也采用紅沖的方式進行處理。銷售經(jīng)理類 每周、每月查看審核銷售明細分析表退房明細表換房 明細表來電來訪明細表銷售匯總表數(shù)據(jù)。 每周查看銷售代表客戶的跟蹤情況。 對超出有效日期沒有記錄 客戶事件的客戶進行重新分配2、銷售軟件系統(tǒng)數(shù)據(jù)核查及管理職責：系統(tǒng)管理員 保證各人員及角色的權(quán)限準確無誤。 新員工入職后及時生成賬號及分配權(quán)限。 根據(jù)人員的調(diào)動及時的調(diào)整權(quán)限。 用戶的賬號和密碼符合相應規(guī)。 人員的離職應在人事部通知后立即在系統(tǒng)中辦理相應的人員 離職操作。 每天至少檢查一遍該地區(qū)銷售軟件系統(tǒng)的使用是否正常， 排除

11、 用戶有意或無意安裝影響網(wǎng)速且對工作無實際作用的插件。 若發(fā)現(xiàn)系 統(tǒng)問題應在一小時告知集團系統(tǒng)管理員并聯(lián)絡該地區(qū)的系統(tǒng)實施工 程師（思源公司）排除系統(tǒng)故障，跟蹤故障結(jié)果，并做好工作日志， 詳細記錄系統(tǒng)的運行故障、維護情況及時間。 每周檢查銷售軟件系統(tǒng)使用者的電腦 IE 插件設置，確保系統(tǒng) 正常運用。現(xiàn)場銷控類 必須每天查看 銷售明細分析表退房明細表換房明細表 來電來訪明細表 的數(shù)據(jù)記錄是否與當天的實際情況一致， 對于沒 有按照規(guī)定操作的銷售代表作出記錄， 登記上報銷售經(jīng)理。 核查系統(tǒng) 與紙面作業(yè)的認購書、合同、退房審批表、換房審批表、來電來訪登 記表等記錄的一致性。 必須當周、當月查看銷售明細

12、分析表 退房明細表換房明細表 來電來訪明細表 銷售匯總表的數(shù)據(jù)記錄是否正確，并 與紙面作業(yè)的認購書、合同、退房審批表、換房審批表、來電來訪登 記表等記錄進行核對。 在系統(tǒng)并行期間，在提交手工銷售報表前，必須核對手工報表 和系統(tǒng)報表的一致性。 當發(fā)現(xiàn)客戶撞單情況時及時通知銷售經(jīng)理。 督辦客戶手續(xù)的辦理及催款工作。 輔助項目管理人員和銷售經(jīng)理的相關(guān)管理工作?，F(xiàn)場財務類 當天核對收退款明細表按揭情況列表中的收退款記錄的準確。保證系統(tǒng)的記錄和當天的實際業(yè)務情況一致，并與原始收款憑證（收據(jù)、發(fā)票等）核對一致。 每周、每月查看收退款明細表按揭情況列表的數(shù)據(jù)。保證同手工表的一致，并與原始收款憑證（收據(jù)、發(fā)票

13、等）核對一致。 在系統(tǒng)并行期間，在提交手工財務報表前，必須核對手工報表 和系統(tǒng)報表的一致性。 通過不合理欠款明細表查看和督促欠款的催辦工作。銷售經(jīng)理類 每周、每月查看審核銷售明細分析表退房明細表換房 明細表來電來訪明細表銷售匯總表數(shù)據(jù)。 每周查看銷售代表客戶的跟蹤情況。 對超出有效日期沒有記錄 客戶事件的客戶進行重新分配。 對撞單的情況進行客戶確認分配。 實時檢查業(yè)務員客戶信息錄入的情況。 要求銷售代表錄入客戶 信息及時、全面、合理。 對于項目中人員的離職應該及時通知系統(tǒng)管理員以便在系統(tǒng) 中做相應的處理。 對于已離職銷售代表的客戶應在離職后 2 日，將其客戶重新分 配到其他銷售代表方便這些客戶

14、的后續(xù)跟蹤和服務工作。五、銷售軟件系統(tǒng)的使用獎懲1、各數(shù)據(jù)填報人必須在規(guī)定的最晚期限完成數(shù)據(jù)的錄入工作， 并保證數(shù)據(jù)的完備性和準確性。2、銷售代表、現(xiàn)場銷控、現(xiàn)場財務、業(yè)務操作員、系統(tǒng)管理員 的績效考核成績與系統(tǒng)使用情況密切相關(guān)， 若未按照規(guī)定時間上報數(shù) 據(jù)，或者錯報漏報虛報均按有關(guān)規(guī)定扣分， 此項規(guī)定由該地區(qū)的市場 營銷部高經(jīng)及人力資源部高經(jīng)監(jiān)督執(zhí)行。 集團營銷管理部不定期抽查 地區(qū)公司系統(tǒng)使用情況。3、銷售代表的銷售獎金以系統(tǒng)中的成交數(shù)據(jù)為依據(jù)計提，銷售 代表對于簽約客戶所記錄的客戶事件少于 3 條該銷售業(yè)績無效， （特 殊情況需有銷售經(jīng)理的說明） ；銷售經(jīng)理及市場營銷部高經(jīng)對于系統(tǒng) 的監(jiān)

15、督管理情況也將與其績效考核成績掛鉤。4、如該系統(tǒng)操作人員涉及聘請的銷售代理公司，則該系統(tǒng)的操 作情況與銷售代理公司的評估進行掛鉤。 市場營銷部負管理責任， 與 其績效考核成績掛鉤。5、如因地區(qū)公司特殊情況，市場營銷部一人須身兼多職者，該負責人同樣須按照相應的崗位進行操作并負相應的責任六、銷售軟件系統(tǒng)的維護1、本系統(tǒng)使用過程中，出現(xiàn)的需求變更，由集團營銷管理部統(tǒng) 一協(xié)調(diào)解決，涉及系統(tǒng)模塊及功能模塊的修改問題由集團營銷管理部 協(xié)同軟件開發(fā)公司解決。2、使用人員不得泄漏任何銷售軟件系統(tǒng)操作程序、登錄信息及 系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)。3、系統(tǒng)管理員須及時將離職人員的權(quán)限封鎖，待銷售軟件系統(tǒng) 中該離職人員的相關(guān)資料

16、處理完畢后刪除其賬號，防止公司資源外 泄。數(shù)據(jù)存儲在專用服務器上，由專人嚴格管理，不得隨意修改、刪 除和打印。4、各終端一旦發(fā)現(xiàn)計算機病毒， 應當立即報告集團網(wǎng)絡管理員， 由專業(yè)技術(shù)人員處理。附件一：地區(qū)公司銷售軟件系統(tǒng)考核辦法附件二：沿海集團銷售軟件系統(tǒng)考核辦法附件一：地區(qū)公司銷售軟件系統(tǒng)考核辦法考評 圍考評 容考評標準單項最高分系統(tǒng) 運行維護系統(tǒng)運行正常，無病毒，無故障3系統(tǒng)運行環(huán)境正確，不安裝與系統(tǒng)相沖突的軟件、補丁、插件等。2權(quán)限新員工入職后生成及分配權(quán)限及時、準確 2 人員調(diào)動后系統(tǒng)賬號、權(quán)限調(diào)整及時3用戶的和密碼符合規(guī)2系統(tǒng)操作人員系統(tǒng)權(quán)限清楚、正確。3 =系統(tǒng) 操作初始 化項目初

17、始化信息正確（包括房間的建筑面積、套面積、單價、總價、 房間編號、戶型、朝向等）4銷售 過程新客戶資料及時（不超過第二天）錄入，且至少錄入一個客戶事件6客戶資料錄入準確性及完整性，沒有漏報、錯報和虛報現(xiàn)象6客戶資料信息的手工記錄與系統(tǒng)報表一致性8認購 過程客戶認購房間情況錄入及時，當天認購信息必須當天錄入完畢4客戶認購房間錄入準確，實際認購發(fā)生須與認購書和合同相吻合5銷售代表每天查看樓盤表，沒有出現(xiàn)重復銷售現(xiàn)象8客戶認購變更情況（換房、退房、更名、更改付款方式及折扣等） 錄入及時，當天變更信息必須當天錄入完畢5客戶認購信息的手工報表與系統(tǒng)報表的一致性r 5 1成交客戶調(diào)查問卷信息錄入及時、準確

18、、完整性8財務 過程財務信息（交款金額、款項類別、交款人、交款方式、時間、票據(jù) 編號等）錄入及時，當天財務信息原則下當天錄入完畢5財務信息（交款金額、款項類別、交款人、交款方式、時間、票據(jù) 編號等）錄入準確，包括財務更改信息錄入準確，當天財務信息原 則下當天錄入完畢6系統(tǒng)記錄與手工報表、當天的實際業(yè)務、原始憑證（收據(jù)、發(fā)票等） 四者保持一致5系統(tǒng) 管理操作人員接受系統(tǒng)培訓，操作熟練5操作人員無越權(quán)使用、惡意刪改現(xiàn)象5評判標準：70分以下為不及格，需要立即整改如果得分為60分以下， 需要對操作人員進行重新培訓或調(diào)換；7 08 0分為及格，但項目仍有諸多地 方需要加強和完善；8190分為良好， 表示項目總體表現(xiàn)不錯，仍需再接再 勵追求更好.91以上為優(yōu)秀?？荚u辦法：本表可作為地區(qū)公司市場部每月自檢的參考， 具體考核細節(jié)可根 據(jù)項目的特殊性進行個性化調(diào)整。附件二：沿海集團銷售軟件系統(tǒng)考評辦法考評容考評標準評分系數(shù)打分系統(tǒng)正常運行系統(tǒng)運行正常率90%以上（故障時間/每 月工作時間），5項目初始化初始化設置準確、完整、規(guī)。（包括房 間的建筑面積、套面積、單價、總價、 房間編號、戶型、朝向等）5來電客戶信息:來電客戶信息錄入及時、準確10來訪客戶信息:來訪客戶信息錄入及時、準確15成交客戶信息成交客戶信息錄入及時、準確、完整率 達 70%以上20客戶認購信息認購信息與周