ERP系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理制度

1、ERP系統(tǒng)運(yùn)行管理制度第一階段職務(wù)/簽字日期批準(zhǔn)審核編制管理：綜合管理部文件號(hào)版本號(hào)：A0此文件屬于無(wú)事先授權(quán)不得使用、復(fù)制、傳播和泄 密。日期：綜合管理部2022年11月08日更改記錄序號(hào)變更描述編制審核批準(zhǔn)更改日期目錄1 前言 11.1 目的 11.2 范圍 21.3 解釋權(quán)與生效時(shí)間 22 各部門崗位 ERP 職責(zé)及要求 22.1綜合管理部 ERP 職責(zé)及要求 22.2銷售部 ERP 職責(zé)及要求 22.3 采購(gòu)部 ERP 職責(zé)及要求 32.4 庫(kù)房 ERP 職責(zé)及要求 42.5 研發(fā)部 ERP 職責(zé)及要求 52.6 生產(chǎn)部 ERP 職責(zé)及要求 52.7 財(cái)務(wù)部 ERP 職責(zé)及要求 錯(cuò) 誤

2、 !未定義書簽。 6 6 6 6 6 6/、八1 前言目的為保證 ERP 系統(tǒng)第一階段的穩(wěn)定正常運(yùn)行，標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)的使用和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)及時(shí)、準(zhǔn)確、標(biāo) 準(zhǔn)、完整，到達(dá)資源有效共享，結(jié)合公司的實(shí)際，特制定本制度。范圍本制度對(duì)以下運(yùn)行管理方面加以明確：1 各部門崗位ERP職責(zé)及要求2系統(tǒng)管理3權(quán)限管理4檢查與考核5獎(jiǎng)勵(lì)與處分本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司內(nèi)部ERP系統(tǒng)使用。解釋權(quán)與生效時(shí)間本制度的解釋權(quán)屬公司綜合管理部。本制度自發(fā)布之日起生效，各相關(guān)部門按本制度的執(zhí)行。2各部門崗位ERP職責(zé)及要求綜合管理部ERP職責(zé)及要求崗位職責(zé)描述ERP專員負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)的業(yè)務(wù)管理工作。公司ERP系統(tǒng)參數(shù)、單據(jù)性質(zhì)及局部根底數(shù)據(jù)

3、的設(shè)置及維護(hù)。負(fù)責(zé)組織制定ERP穩(wěn)定運(yùn)行所需要的相關(guān)制度、文件及工作標(biāo)準(zhǔn)，并監(jiān)督指導(dǎo)執(zhí)行。負(fù)責(zé)平衡、協(xié)調(diào)解決 ERP運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)的問題，并針對(duì)ERP系統(tǒng)提出管理建議。負(fù)責(zé)各部門ERP權(quán)限設(shè)定、維護(hù)及管理。負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)內(nèi)報(bào)表的開發(fā)和修改工作。負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)管理、后臺(tái)維護(hù)等。作為公司對(duì)外接口，與 ERP及接口提供商進(jìn)行協(xié)議并及時(shí)解決系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中的問題。向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào) ERP運(yùn)行情況，協(xié)助組織召開系統(tǒng)運(yùn)行情況的總結(jié)、分析及問題討論 會(huì)議。網(wǎng)絡(luò)管理員負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)硬件設(shè)備和軟件的安裝、維護(hù)。銷售部ERP職責(zé)及要求崗 位職責(zé)描述對(duì)應(yīng)ERP工作及要求主管安排并檢查本部門 ERP工作。審批銷售相

4、關(guān)單據(jù)。內(nèi)銷售部ERP的整體管理工作，ERP工程接口人。管理客戶信息?？蛻粜畔I(yè)務(wù)員給客戶報(bào)價(jià)。報(bào)價(jià)單料件、工具等借予客戶使用，錄入借出單。借出單借出歸還，錄入借出歸還單。借出歸還單根據(jù)銷售合同，錄入銷售訂單?？蛻粲唵武N售接單后對(duì)原訂單物料或單價(jià)、交期或數(shù)量的變更?？蛻粲唵巫兏鼏胃鶕?jù)發(fā)貨方案，且生產(chǎn)部已生產(chǎn)入庫(kù)，按客戶的要求發(fā)貨。銷貨單客戶退貨。銷退單錄入銷售發(fā)票銷售發(fā)票錄入預(yù)收款單、收款單。預(yù)收款單、收款單2.3采購(gòu)部ERP職責(zé)及要求崗位職責(zé)描述對(duì)應(yīng)ERP工作及要求主管安排并檢查本部門 ERP工作。審批采購(gòu)相關(guān)單據(jù)。工藝與采購(gòu)共同制定BOM損耗率。內(nèi)勤采購(gòu)部ERP的整體管理工作，ERP工程接

5、口人。管理供應(yīng)商信息。供應(yīng)商信息接受發(fā)票，整理發(fā)票交財(cái)務(wù)掛賬，為會(huì)計(jì)審核采購(gòu)發(fā)票做準(zhǔn)備。計(jì) 劃 員錄 入 采 購(gòu) 員接收客戶訂單等編制生產(chǎn)或采購(gòu)方案。采購(gòu)/外協(xié)、生產(chǎn)方案對(duì)各種研發(fā)類、新產(chǎn)品的零件進(jìn)仃詢價(jià)，經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)疋出價(jià)格。詢價(jià)單對(duì)批量生產(chǎn)需要的各種零件進(jìn)行比議價(jià)，經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)定出價(jià)格。核價(jià)單對(duì)各種情況下產(chǎn)生的請(qǐng)購(gòu)單，對(duì)采購(gòu)供應(yīng)商、數(shù)量、單價(jià)、交期等 信息進(jìn)行維護(hù)，經(jīng)主管審批完發(fā)放。維護(hù)請(qǐng)購(gòu)信息，從請(qǐng)購(gòu)單生成采購(gòu)單采購(gòu)單管理及跟蹤執(zhí)行情況。采購(gòu)單對(duì)已經(jīng)有入庫(kù)的采購(gòu)訂單的采購(gòu)合同變更時(shí)，對(duì)采購(gòu)訂單也做相應(yīng) 的變更。采購(gòu)變更單對(duì)下發(fā)的采購(gòu)訂單進(jìn)行跟蹤催貨，到貨送檢，及時(shí)取得入庫(kù)單，質(zhì)進(jìn)貨單檢單

6、，錄入進(jìn)貨單。已經(jīng)進(jìn)入庫(kù)房，在生產(chǎn)使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)不良，退貨的處理。退貨單錄入采購(gòu)發(fā)票采購(gòu)發(fā)票車間生產(chǎn)需原材料委外加工，錄入委外領(lǐng)料單。委外領(lǐng)料單委外加工超定額領(lǐng)料，錄入委外超領(lǐng)單。委外超領(lǐng)單委外領(lǐng)料后退回。委外退料單外協(xié)加工付款必須按合冋申請(qǐng)，以便財(cái)務(wù)付款單指定到對(duì)應(yīng)合冋 中，錄入委外發(fā)票。委外發(fā)票錄入預(yù)付款單、付款單。預(yù)付款單、付款單2.4庫(kù)房ERP職責(zé)及要求崗 位職責(zé)描述對(duì)應(yīng)ERP工作及要求主管安排并檢查本部門 ERP工作。書面審批異常數(shù)量調(diào)整單、報(bào)廢領(lǐng)料單。庫(kù) 管 員料件倉(cāng)庫(kù)間的調(diào)撥。調(diào)撥單從庫(kù)房借出料件；從供應(yīng)商或者客戶處借入料件。審核借出/入單借出的料件歸還給倉(cāng)庫(kù)；借入的料件歸還給供

7、應(yīng)商或者客戶。審核借出/入歸還單審核廠內(nèi)發(fā)退料單、委外退料單。審核廠內(nèi)發(fā)料單、廠內(nèi)超領(lǐng)單、委外領(lǐng)料單、委外超領(lǐng)單。質(zhì)檢員檢驗(yàn)完到貨的物料后，通知庫(kù)管員點(diǎn)數(shù)并入庫(kù)，審核進(jìn)貨單。審核進(jìn)貨單在生產(chǎn)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)物料不良，車間將物料退回不合格品庫(kù)房， 由采購(gòu)員錄入退貨單，庫(kù)管員點(diǎn)退貨數(shù)量，審核退貨單。審核退貨單根據(jù)質(zhì)檢工程師對(duì)客戶退給銷售的物料判定結(jié)果，點(diǎn)數(shù)入庫(kù)。審核銷退單對(duì)公司需報(bào)廢的物料的賬務(wù)處理。報(bào)廢單生產(chǎn)成品后入庫(kù)。審核成品入庫(kù)單發(fā)貨給客戶。審核銷貨單2.5研發(fā)部ERP職責(zé)及要求崗 位職責(zé)描述對(duì)應(yīng)ERP工作及要求主安排并檢查本部門 ERP工作。管審核BOM相關(guān)單據(jù)。標(biāo)準(zhǔn)化根據(jù)設(shè)計(jì)師新加材料的需求，

8、本著公司優(yōu)化資源，方便維修、米購(gòu)的 方向，綜合平衡是否新增品號(hào)，如需，那么必須按新品號(hào)申請(qǐng)流程申請(qǐng)， 申請(qǐng)兀前方可新增品號(hào)，并保證數(shù)據(jù)庫(kù)材料編號(hào)、名稱、規(guī)格等相關(guān) 屬性的標(biāo)準(zhǔn)化。確保品號(hào)相關(guān)屬 性的標(biāo)準(zhǔn)2.6生產(chǎn)部ERP職責(zé)及要求崗 位職責(zé)描述對(duì)應(yīng)ERP工作及要求主管安排并檢查本部門 ERP工作。審核生產(chǎn)相關(guān)單據(jù)。錄入產(chǎn)品BOM清單。錄入BOMBOM變更，有以下幾種情況：BOM與生產(chǎn)實(shí)際不符、工藝路線從外購(gòu)改自制、工藝路線從自制改外 購(gòu)、材料定額增加、材料定額減少。BOM變更班組長(zhǎng)生產(chǎn)方案內(nèi)的領(lǐng)料，書面審核廠內(nèi)發(fā)料單。生產(chǎn)方案內(nèi)領(lǐng)料的退回。生產(chǎn)退料單廠內(nèi)加工超定額領(lǐng)料，錄入廠內(nèi)超領(lǐng)單。廠內(nèi)超領(lǐng)

9、單庫(kù)管員各工程方案的物資配料、發(fā)料車間后，書面審核廠內(nèi)發(fā)料單審核廠內(nèi)發(fā)料單生產(chǎn)輔料、消耗性工具的領(lǐng)料。費(fèi)用領(lǐng)料單生產(chǎn)輔料、消耗性工具領(lǐng)料的退回。費(fèi)用退料單成品入庫(kù)，錄入成品入庫(kù)單。成品入庫(kù)單用戶端不得私自修改 ERP 軟件系統(tǒng)配置參數(shù)或相關(guān)電腦程序ERP 專員負(fù)責(zé)按照系統(tǒng)平安規(guī)定定期對(duì) ERP 系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)和系統(tǒng)應(yīng)用程序進(jìn)行備份， 并對(duì)系 統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)運(yùn)行全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控，保證系統(tǒng)平安運(yùn)行和數(shù)據(jù)傳遞通暢。網(wǎng)絡(luò)管理員定期對(duì) ERP 效勞器及各終端設(shè)備進(jìn)行防毒、殺毒處理。 各用戶對(duì)自己錄入的單據(jù)負(fù)責(zé)，對(duì)需要用的根底數(shù)據(jù)進(jìn)行核實(shí)，如有問題及時(shí)通知 ERP 專 員，同時(shí)各相關(guān)部門指定專人對(duì)本部門的數(shù)據(jù)工作進(jìn)

10、行檢查。ERP 系統(tǒng)用戶在休假或因公外出時(shí)，必須將相關(guān)的工作內(nèi)容授權(quán)給其他用戶負(fù)責(zé)完成，并 給相應(yīng)人員申請(qǐng)臨時(shí)權(quán)限，不得延誤工作。做單必須要有依據(jù)，嚴(yán)禁在 ERP 系統(tǒng)中隨意更改各種數(shù)據(jù)。 對(duì)錄入超過(guò)半小時(shí)的單據(jù)，需要在不超過(guò)半個(gè)小時(shí)保存，以免單據(jù)喪失。為提高 ERP 系統(tǒng)資源利用率，用戶在完成操作后，應(yīng)及時(shí)退出 ERP 防止其他用戶無(wú)法使 用系統(tǒng)。為提高系統(tǒng)運(yùn)行效率，各部門必須密切配合，錄入單據(jù)人員、各級(jí)審核人員應(yīng)履行本崗位 職責(zé)，單據(jù)錄入、審核在 1 個(gè)工作日內(nèi)辦理完，特殊情況在2 個(gè)工作日內(nèi)辦理完。各種單據(jù)審批流見附表。ERP 專員必須遵守保密制度，嚴(yán)禁把自己的密碼轉(zhuǎn)告他人；不得泄露其他

11、用戶的密碼，不 得在 ERP 系統(tǒng)上操作超越自己權(quán)限的信息；不得用不正當(dāng)手段、方法對(duì)模塊進(jìn)行修改。公 司需要數(shù)據(jù)修改時(shí)必須按規(guī)定程序執(zhí)行并及時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份。各部門新增用戶權(quán)限、用戶權(quán)限的變更，應(yīng)提出書面申請(qǐng)，經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，報(bào)ERP 專員進(jìn)行設(shè)置。 用戶必須更改個(gè)人初始密碼，不得把用戶名和密碼借給他人使用。ERP 系統(tǒng)運(yùn)行檢查采用在系統(tǒng)上日常檢查和月度考評(píng)相結(jié)合的方式。 每周對(duì)各部門實(shí)際發(fā)生的業(yè)務(wù)情況與進(jìn)入系統(tǒng)業(yè)務(wù)的差異等進(jìn)行小結(jié)。根據(jù) ERP 運(yùn)行的實(shí)際情況，組織召開 ERP 系統(tǒng)各部門運(yùn)行檢查總結(jié)會(huì)，對(duì)一些文件進(jìn)行 分析，并提出解決方案，以保障系統(tǒng)的正常運(yùn)行。提供數(shù)據(jù)不及時(shí)、一月內(nèi)出現(xiàn)三次以上錯(cuò)誤；錄入數(shù)據(jù)不及時(shí)、 一月內(nèi)出現(xiàn)三次以上錯(cuò)誤； 各級(jí)審核人員未認(rèn)真履