城市建設(shè)重點工程檔案管理的思考_工程管理

1、城市建設(shè)重點工程檔案管理的思考本文針對城市建設(shè)重點工程項目日益增多的局面，闡述了城市建設(shè)重點工程的主要特征及其檔案的特點，指出了當(dāng)前城市建設(shè)重點工程檔案工作存在的主要問題，并提出了加強(qiáng)城市建設(shè)重點工程檔案管理工作的相應(yīng)措施。1前言城市建設(shè)重點工程檔案是城市建設(shè)的 歷史 記錄，是重點工程的真實寫照，是項目日后進(jìn)行修理、管理、改建、擴(kuò)建等工作的重要依據(jù)。近年來，隨著城市建設(shè)步伐的加快，重點工程項目逐年增多，為保證重點工程檔案收集的完整性與準(zhǔn)時性，各地方相繼出臺了一些重點項目工程檔案管理的 法律 法規(guī)，并開展了一系列的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、執(zhí)法檢查等工作，但由于諸多緣由，重點工程檔案的現(xiàn)狀不容樂觀，存在著很多不

2、規(guī)范、不完整的地方，將直接影響到項目日后的運行、保養(yǎng)、修理與改擴(kuò)建。如何保證重點工程檔案的真實、精確與完整，是工程檔案工面臨的一項艱難任務(wù)。2城市建設(shè)重點工程的主要特征及其檔案的特點2.1城市建設(shè)重點工程的主要特征一般來說，城市建設(shè)重點工程是指列入了各級政府 進(jìn)展 規(guī)劃，已取得各級政府方案、財政等管理部門批準(zhǔn)、方案重點投資的、甚至政府部門直接參加建設(shè)、管理的城市建設(shè)工程。這類工程的明顯特征是：(1)投資大，且多以國家投資為主。如市政道路橋梁工程、公用事業(yè)工程等。(2)工期長，工期要求精確，且工程意義重大。一項重點工程的建設(shè)周期，少則一年，多則幾年，且許多重點工程要求在某個詳細(xì)的重大大事或重大節(jié)

3、日前需完工。(3)參建單位多，涉及部門廣。以市政道路工程為例，僅地下管線就包含給水、排水、電力、通訊、燃?xì)狻崃?、電視光纜等，地面工程包括路基、路面、綠化、亮化等專業(yè)工程。(4)備受各級政府領(lǐng)導(dǎo)高度重視，有的甚至是領(lǐng)導(dǎo)親自“掛帥”。由于許多重點工程屬于政府領(lǐng)導(dǎo)的“形象工程”、“政績工程”、“獻(xiàn)禮工程”或為老百姓辦的“實事工程”，重點工程的建設(shè)對推動當(dāng)?shù)?經(jīng)濟(jì) 進(jìn)展具有非常重要的現(xiàn)實意義。如株洲市快速環(huán)道(中環(huán)大道)工程，它既是株洲市重點工程，也是湖南省重點工程，1999年就列入國家財政預(yù)算專項資金項目籠子。它由“五路三立交二大橋”組成，全長32.79km，于1999年10月動工，2022年11

4、月竣工，總投資23.8億元，參建單位多達(dá)四十多家，涉及建設(shè)、設(shè)計、監(jiān)理及道路、橋梁、管線、綠化、附屬工程施工等眾多單位，建成后對株洲的經(jīng)濟(jì)進(jìn)展乃至長株潭經(jīng)濟(jì)一體化起著巨大的推動作用。(5)投資主體呈多元化趨勢。重點工程建設(shè)在連續(xù)保持國家投資、地方財政投資快速增長的同時，還吸引了大量的外來資金和民營資金參加。如株洲市紅港大橋(湘江五橋)工程就采納B0T建設(shè)模式，株洲市荷塘區(qū)新塘東路的建設(shè)采納儲備土地融資方式。2.2城市建設(shè)重點工程檔案的特點城市建設(shè)重點工程檔案是一條重要信息鏈，貫穿工程項目的提出、調(diào)研、可行性討論、評估決策、勘測設(shè)計、施工、竣工、試運行等各個環(huán)節(jié)，是整個工程建設(shè)活動的真實反映，對

5、工程建設(shè)具有很強(qiáng)的現(xiàn)實指導(dǎo)作用，是項目日后維護(hù)、管理等工作的重要依據(jù)。它具有以下幾個特點：(1)檔案數(shù)量多、載體多樣、保存價值高。(2)涉及工作面廣，來源廣泛。它的形成、整理、審核到移交，需要建設(shè)、設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位共同完成，而不是建設(shè)單位或施工單位單方面的工作，稍有疏忽，就影響檔案材料的完整性。(3)形成時間長。由于重點工程建設(shè)工期長，因此在建設(shè)過程中各種文件材料的形成積累、歸檔的時間也相應(yīng)較長。(4)門類繁多，所涉及的學(xué)科和專業(yè)技術(shù)面廣。如涉及勘察、地質(zhì)、水文、測繪、環(huán)保、氣象論文聯(lián)盟.LWLM.COM整理、地震、設(shè)計、建設(shè)施工、設(shè)備、管道安裝等不同專業(yè)，是專業(yè)技術(shù)人員才智和勞動的

6、結(jié)晶。3當(dāng)前城市建設(shè)重點工程檔案工作存在的主要問題3.1檔案意識薄弱，管理制度不健全當(dāng)前，很多參與重點工程建設(shè)的單位檔案意識薄弱，對工程建設(shè)檔案工作缺乏應(yīng)有的重視，在項目建設(shè)過程中存在“重建設(shè)、輕檔案”的思想，沒有熟悉到重點工程檔案是項目建設(shè)和管理的重要依據(jù)，缺乏歷史責(zé)任感。特殊是在施工階段，由于施工任務(wù)重，參建單位往往比較重視工程建設(shè)的進(jìn)度、質(zhì)量、資金等問題，而忽視了檔案工作，待到工程要竣工驗收時，才投入大量的人力、物力，突擊補(bǔ)充檔案資料，以應(yīng)付竣工驗收。這種“秋后算帳”的工作方式，致使工程檔案的成套性、精確性、真實性得不到保障，從而影響到日后該工程檔案的利用。另一方面，重點工程檔案管理機(jī)制

7、不完善，沒有形成有效的管理 網(wǎng)絡(luò) 。一是建設(shè)單位與總承包單位及各分包單位之間檔案工作職責(zé)不清，缺乏協(xié)作與溝通，造成資料運行和管理渠道不暢通，檔案材料的齊全完整得不到保證，直接影響了 工程檔案的收集歸檔工作;二是檔案人員職責(zé)不清，檔案資料流向網(wǎng)絡(luò)不健全，使得工程建設(shè)中人員變動導(dǎo)致人走檔走、人走檔案無人做的現(xiàn)象消失，影響了檔案工作的質(zhì)量;三是一些地方檔案管理部門針對重點工程檔案管理工作雖然制定了規(guī)章制度，但在執(zhí)行上卻存在“軟”的現(xiàn)象。3.2檔案工作人員業(yè)務(wù)水平不高在重點工程建設(shè)中，檔案工作人員一般是新同志多，工程技術(shù)人員多，有的甚至臨時抽調(diào)，身兼數(shù)職，沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，缺乏工程檔案學(xué)問，很難適應(yīng)重

8、點工程檔案管理工作的需要。另一方面，檔案管理人員由于缺乏應(yīng)有的工程技術(shù)學(xué)問或檔案專業(yè)學(xué)問，文化水平不高，且人員又不固定，造成歸檔不齊全、案卷質(zhì)量差、不規(guī)范等問題，嚴(yán)峻影響了工程檔案歸檔質(zhì)量。3.3檔案質(zhì)量存在較多缺陷許多重點工程在建設(shè)期間都是由各級政府職能部門抽調(diào)人員臨時組成“工程建設(shè)指揮部”，“工程指揮部”缺乏經(jīng)過培訓(xùn)的特地的檔案資料員，工程完工，“指揮部”解散，管理權(quán)限移交。因此，工程施工過程中產(chǎn)生的檔案資料可能得不到足夠的重視。所以報送的重點工程檔案成套性差，精確性、真實性、完整性不夠，普遍存在著材料歸檔不齊、內(nèi)容缺項、漏項、簽章手續(xù)未到位、隱藏工程驗收記錄不精確、整理不規(guī)范、復(fù)印件居多

9、等現(xiàn)象，有的甚至把施工圖當(dāng)作竣工圖，竣工圖編制更改不規(guī)范、不真實、不完整。這些現(xiàn)象直接導(dǎo)致重點工程檔案不能真實地反映現(xiàn)狀和不能發(fā)揮應(yīng)有的依據(jù)及憑證作用，給日后的維護(hù)和利用帶來困難等問題。3.4檔案資料移交不準(zhǔn)時城市建設(shè)重點工程檔案往往存在著驗收歸驗收，移交卻成了老大難的問題。以株洲市為例，目前，對于一般工程檔案的移交有了一套行之有效的、完備的行政程序來制約。從政務(wù)中心窗口報建到工程竣工驗收，這些環(huán)節(jié)假如沒有城建檔案管理部門的認(rèn)可，就不能最終完成。而對于重點工程，這套程序就難以產(chǎn)生強(qiáng)有力的制約作用。由于重點工程中有許多是地方領(lǐng)導(dǎo)的形象工程、政績工程或年度實事工程，工程報建與驗收手續(xù)在領(lǐng)導(dǎo)的批示下

10、，往往可以一簡再簡，因此給城建檔案管理部門收集該類工程檔案造成了肯定的困難。有的說只有一套資料，有的說要等審計結(jié)果，還有的說要交只有復(fù)印件，凡此種種，說白了，就是不情愿將竣工資料移交給城建檔案館。如株洲市 體育 中心工程，總投資7.1億元，2022年6月底竣工，至2022年3月底其竣工檔案還未移交至市城建檔案館;株洲市河?xùn)|城區(qū)中心段堤防及沿江景觀道路工程，總投資1.3億元，2022年11月底竣工，至2022年3月底其竣工檔案尚未移交市城建檔案管理部門。4加強(qiáng)城市建設(shè)重點工程檔案管理工作的措施4.1提高熟悉，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，完善工程檔案工作機(jī)制檔案行政管理部門與城建檔案管理部門要實行多種形式，加大宣揚(yáng)

11、力度，組織參建單位領(lǐng)導(dǎo)和員工仔細(xì)學(xué)習(xí)檔案法及有關(guān)重點建設(shè)項目的 法律 法規(guī)，向工程“掛帥”的地方行政領(lǐng)導(dǎo)宣揚(yáng)工程檔案的重要性，并用典型事例曉之利害關(guān)系，不斷提高地方領(lǐng)導(dǎo)、參建單位領(lǐng)導(dǎo)及工作人員對重點工程檔案工作的思想熟悉，促進(jìn)工程檔案系統(tǒng)、完整、精確、規(guī)范、準(zhǔn)時歸檔。同時建設(shè)單位在工程建設(shè)過程中，要建立健全涉及建設(shè)、設(shè)計、施工、監(jiān)理等部門的檔案 網(wǎng)絡(luò) 管理機(jī)制，明確一位項目主管領(lǐng)導(dǎo)主抓項目檔案工作，使整套工程檔案在建設(shè)全過程都處于受控狀態(tài)中，確保項目檔案的完整與齊全。 論文聯(lián)盟.LWLM.com編輯。4.2加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)，尋求工作質(zhì)的突破城建檔案管理部門在獵取重點工程方案支配信息后要主動出

12、擊，與建設(shè)單位或“重點工程指揮部”取得聯(lián)系，要依據(jù)項目的實際狀況制定出操作性較強(qiáng)規(guī)章制度，提出詳細(xì)的檔案收集、整理、移交、驗收等工作要求。在工程建設(shè)過程中，常常下工地進(jìn)行檔案資料工作的檢查和指導(dǎo)，確保工程檔案規(guī)范、完整與準(zhǔn)時歸檔。針對工程檔案工作人員業(yè)務(wù)水平不高的問題，檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對工程資料員的工作指導(dǎo)與培訓(xùn)。一方面關(guān)心一線檔案工作人員學(xué)習(xí)和理解有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，把握業(yè)務(wù)技能，提高業(yè)務(wù)水平;另一方面促使工程項目檔案工作人員相對穩(wěn)定，有助于了解工程動態(tài)，了解資料的流向，確保檔案材料收集齊全、完整、精確。在這方面工作中，長沙市城建檔案館積累了豐厚的工作閱歷。近幾年來，該館已勝利開展了九批次長沙

13、地區(qū)建筑工程資料員培訓(xùn)工作，培訓(xùn)工程資料員數(shù)百名。2000年，該館以五一路改擴(kuò)建工程為突破口，快速打開了重點工程檔案管理工作的新局面。一是主動介入，得到市級領(lǐng)導(dǎo)的工作支持;二是深化施工單位和工地，對參加施工的23個單位、27個項目進(jìn)行了77人(次)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān);三是對參建單位提出該項目檔案的詳細(xì)要求，在預(yù)驗、整改和驗收 工作中全程跟蹤，確保資料完整與準(zhǔn)時歸檔。4.3實施同步跟蹤管理，確保工程檔案完整精確城市建設(shè)重點工程的主要特征打算了其檔案工作必需實行同步跟蹤管理，要做好同步跟蹤管理必需做好以下幾方面工作：一是工程指揮部和各參建單位要建立健全工程檔案管理制度，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確工

14、作人員及工作職責(zé);二是運用合同條款和檔案管理的有關(guān)規(guī)定來提高重點工程檔案的編制質(zhì)量，將檔案的收集整理工作列入合同的有關(guān)條款，并將檔案工作質(zhì)量與 經(jīng)濟(jì) 掛鉤，確保竣工檔案的形成質(zhì)量;三是檔案管理部門要深化施工現(xiàn)場進(jìn)行跟蹤指導(dǎo)服務(wù)，隨時了解工程進(jìn)度及現(xiàn)場施工文件材料的形成狀況，要定期或不定期檢查，發(fā)覺問題準(zhǔn)時解決;四是工程管理或質(zhì)量管理部門進(jìn)行項目階段審查驗收時，要有檔案管理部門人員參與，同時檢查指導(dǎo)工程檔案工作，把工程檔案的質(zhì)量視同工程質(zhì)量的一部分;五是參建單位準(zhǔn)時做好工程檔案的審理鑒定工作，完成一項、審理一項，不要等到整個工程全部竣工時“算總帳”。4.4運用行政監(jiān)督手段，確保重點工程檔案準(zhǔn)時歸檔由于重點工程存在著一些特別性，通常的行政程序?qū)ζ潆y以產(chǎn)生有力的制約，因此，城建檔案管理部門要主動介入，把握工作的主動權(quán)。一是要常常深化下去，對建設(shè)單位、施工單位的工程檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，促進(jìn)重點工程檔案各項管理工作的落實，為日后順當(dāng)接收竣工檔案鋪平道路;二是依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和文件要求，與建設(shè)單位或工程指揮部簽訂重點工程竣工檔案驗收移交協(xié)議，規(guī)定其在工程竣工時，工程檔案必