工程建設應重視項目文檔管理_工程管理

1、工程建設應重視項目文檔管理目前，在工程建設項目管理上，由于受傳統(tǒng)管理模式的影響和思維習慣的局限，普遍存在重現場指揮協(xié)調推動進度、忽視精確周密快捷的文件管理作用的現象。不重視項目文檔管理，會制約工程建設項目管理水平和效益的提升，甚至會遺留平安、質量、技術、財務方面的風險。如何提高項目文檔的管理水平和效率，是工程建設管理中的一個重要課題。文檔管理是項目管理的關鍵工具文檔管理是項目管理的關鍵工具。在工程建設項目實施過程中，無論是會議、檢查、談判，還是討論、設計、審批，或者施工和交易，這些項目管理行為最終必需通過文件的形式確定下來，進行信息傳遞，得到確認和執(zhí)行，從而實現對工程費用、質量、平安和進度等節(jié)

2、點在時間、空間、數量、質量方面的多向量掌握。項目實施各方的相互關系和合作內容也必需通過文件才能得到確定。因此，文件形成的質量、傳遞的速度、執(zhí)行的效率，在肯定程度上打算了項目管理的質量和效率，文檔管理是項目管理的核心和驅動器。提高項目管理文件形成的質量，提高文檔傳遞、歸檔處理等文檔管理的效率，是項目管理的重要工作。如會議形成的打算、決議、協(xié)商內容要快速精確地形成文件，通過文檔管理部門以最快的速度分派傳達到有關單位，以使其得到貫徹執(zhí)行。假如文檔傳遞信息消失梗阻，造成決而不行，會影響工作效率和進度。在這方面，應用網絡和計算機通訊技術，形成能夠電子簽名的電子文檔，將會極大地提高管理效率。項目文檔跟蹤、

3、總結和沉淀了從項目啟動、方案、執(zhí)行、掌握到收尾全過程的管理信息。從內容上區(qū)分，項目文檔可分為成果文檔(即通常所說的竣工資料)和過程文檔兩大類。過程文檔主要記錄項目管理進程中的各種信息，為項目管理人員進行工作供應決策依據，保障項目目標的實現，因此是企業(yè)珍貴的資產。對過程文檔進行歸納和分析，項目管理者可以從中清楚看出該項目實施中的閱歷和教訓，不斷總結閱歷，避開失誤，提高項目運作水平。成果文檔如項目前期的可行性討論報告、中期的基礎設計、后期的施工圖設計及施工過程文件等階段性成果，經過工程實施和實踐檢驗，作為思維和設計的成果，文件中與現場客觀實踐不符合的部分得到充分暴露和修正，比如設計變更、預算調整、

4、合同調整，對原文件進行了補充、改正和完善。這些文件的管理能促進技術進步和管理提升。文檔是落實項目經營管理主體責任的重要依據。文件檔案記錄和沉淀了工程項目全過程，是項目質量、平安、商務、費用等項目經營管理的依據，與工程建設效益和工程責任息息相關。如有關HSE管理的文件不僅是現場平安管理掌握的有效工具，而且是事故認定和事故處理追究責任的鐵證。所以，保證項目文檔的嚴密性、完整性和有效性特別重要。五措施提升項目文檔管理水平一是推動文檔管理規(guī)范化。項目文檔作為項目溝通溝通的載體，要真正做到系統(tǒng)化、全面化、清楚化，達到整個項目受控并有序進行。項目成立后，首要的工作就是要對項目文檔管理作出明確的規(guī)定，以保證

5、項目文檔精確、完整、有效，從而確保項目順當實施并滿意合同要求。依據這些規(guī)定，搞好項目文檔分類的管理。依據項目文檔的不同屬性，對種類繁雜的項目文檔進行科學、規(guī)范和統(tǒng)一的分類。在文檔管理中需要建立一套文檔的模板，對一些格式進行規(guī)定，將一些基本的要素固化到文檔模板中，確保文檔需要的內容能夠在文檔中體現。二是做好文檔的建冊、驗收與收存。設計成品文件的出版、分發(fā)及項目結束后整個文檔的歸檔等方面的要求，確保有效項目文檔完整保存和歸檔，科學、合理存放，以便利項目成員查閱。確保項目文檔按時順當出版，準時分發(fā)，保證文件流的暢通以及分發(fā)流轉記錄的可追溯性。確保項目文檔完整、長期妥當保存，以形成和積累企業(yè)組織過程資

6、產，便利查閱和再利用。三是建立文檔掌握體系和工作流程，實現文檔管理電子化。依據統(tǒng)一的分類代碼規(guī)章，制定項目文檔分類代碼，進行電子管理，運用項目文檔信息系統(tǒng)對文檔進行分類和查詢。四是加強文檔管理人員的管理。提高文檔管理人員素養(yǎng)，增加項目管理人員的管理意識，樹立以項目為核心的系統(tǒng)思維和規(guī)范意識，確保項目文檔管理人員盡職盡責，準時有效完成每個文檔的管理過程。對總包方、業(yè)主、施工分包方、監(jiān)理公司、質檢站、各級政府等相互來往的大量繁雜的文檔，能準時傳遞、處理，完成文檔的內容和形式上的閉合。五是重視和開發(fā)項目文檔價值，提高工程項目的效益。項目文檔不僅直接關系著項目的商務效益，而且凝聚著工程管理閱歷、在施工中完善的技術，是工程建設項目及其管理的珍貴財寶。如施工中的設計變更凝聚著技術工程化成果，應當反饋到設計部 門以修正原設計，使技術更加完善。施工程序的變更更直接地反映現場施工技術的進步，吸取這些閱歷會不斷推