論本科教學(xué)評(píng)估檔案管理中會(huì)計(jì)方法的運(yùn)用

1、論本科教學(xué)評(píng)估檔案管理中會(huì)計(jì)方法的運(yùn)用    摘要：以全面質(zhì)量觀為指導(dǎo)，借鑒會(huì)計(jì)復(fù)式記賬原理，將教學(xué)檔案管理與會(huì)計(jì)帳簿管理相比較，擬通過(guò)對(duì)檔案材料的過(guò)程控制和流程再造，為高校教學(xué)檔案管理工作提供一條切實(shí)可行的思路與方法。 關(guān)鍵詞：復(fù)式記賬原理；本科教學(xué)評(píng)估；檔案管理 教學(xué)檔案是高校本科教學(xué)評(píng)估的重要依據(jù)，各高等院校都根據(jù)國(guó)家教育部頒布的普通高校本科教學(xué)工作評(píng)估指標(biāo)體系制定了相應(yīng)的教學(xué)檔案管理制度和實(shí)施細(xì)則，對(duì)教學(xué)檔案的歸檔范圍和立卷歸檔原則作出了明確的規(guī)定，但是原始材料的系統(tǒng)性，完整性和可靠性依然欠缺，同時(shí)由于上級(jí)教育主管部門(mén)對(duì)高校的檢查門(mén)類(lèi)較多，包括學(xué)

2、士學(xué)位授予權(quán)的評(píng)估，新專(zhuān)業(yè)評(píng)審等，在根據(jù)不同評(píng)估指標(biāo)體系進(jìn)行資料整理的過(guò)程中，容易因檔案的交接和流轉(zhuǎn)而發(fā)生遺失現(xiàn)象。 一、會(huì)計(jì)循環(huán)與檔案管理流程 通常情況下，企業(yè)以一年作為一個(gè)會(huì)計(jì)周期，以日常交易為基礎(chǔ)，以記帳憑證為依據(jù)，對(duì)財(cái)物的進(jìn)出進(jìn)行分類(lèi)登記，全面連續(xù)系統(tǒng)地記錄各項(xiàng)交易。因此，會(huì)計(jì)信息處理是一個(gè)周而復(fù)始、循環(huán)往復(fù)的過(guò)程，這個(gè)過(guò)程叫做會(huì)計(jì)循環(huán)。它通常包括以下幾個(gè)環(huán)節(jié)： (一)開(kāi)設(shè)帳戶：根據(jù)企業(yè)歷史交易情況開(kāi)設(shè)總分類(lèi)帳戶，設(shè)置會(huì)計(jì)科目。 (二)會(huì)計(jì)分錄：根據(jù)會(huì)計(jì)憑證在分錄簿中序時(shí)記錄交易項(xiàng)目，并編制科目匯總表。 (三)過(guò)帳：將分錄簿記錄的內(nèi)容過(guò)到相應(yīng)的總分類(lèi)帳戶中。 (四)試算平衡：即編制試算

3、平衡表，檢驗(yàn)分類(lèi)帳戶中各項(xiàng)借方余額與貸方余額是否相等。 (五)編制財(cái)務(wù)報(bào)表：通過(guò)編制財(cái)務(wù)報(bào)表說(shuō)明本會(huì)計(jì)年度內(nèi)會(huì)計(jì)主體的財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流動(dòng)。 會(huì)計(jì)循環(huán)的具體圖示如下： 與會(huì)計(jì)循環(huán)類(lèi)似，高校教學(xué)擋案的收集整理、歸檔、統(tǒng)計(jì)、分析等工作環(huán)節(jié)也是一個(gè)連續(xù)的動(dòng)態(tài)管理過(guò)程，前后繼起，環(huán)環(huán)相扣。與此同時(shí)，對(duì)教學(xué)檔案的交接流轉(zhuǎn)也必須如會(huì)計(jì)帳簿作帳一樣，清楚記錄檔案的來(lái)龍去脈，以避免遺失現(xiàn)象的發(fā)生。但和會(huì)計(jì)循環(huán)不同的是，它通常以一個(gè)學(xué)期為管理周期。因此，我們有必要根據(jù)教學(xué)常規(guī)工作先編制目錄索引，建立目錄與數(shù)字代碼之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系，同時(shí)記錄每個(gè)目錄項(xiàng)下資料的存放，交接和流轉(zhuǎn)情況。然后開(kāi)設(shè)總分類(lèi)目錄，根據(jù)總分

4、類(lèi)目錄，設(shè)置文件盒。依據(jù)內(nèi)容需要，建立統(tǒng)一的格式。格式一般包括總目錄代碼、分類(lèi)目錄代碼、材料項(xiàng)目名稱(chēng)和盒編號(hào)四部分組成，按順序依次排列。最后根據(jù)要求將收集的教學(xué)文件分類(lèi)歸檔，以實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化的集成管理模式。其具體操作圖示如下： 二、會(huì)計(jì)科目與檔案目錄 會(huì)計(jì)科目是對(duì)會(huì)計(jì)對(duì)象的具體內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)核算的標(biāo)志或項(xiàng)目。會(huì)計(jì)對(duì)象包含資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、收入、費(fèi)用、利潤(rùn)等要素。為了對(duì)會(huì)計(jì)對(duì)象的具體內(nèi)容進(jìn)行會(huì)計(jì)核算和監(jiān)督，就需要根據(jù)其各自不同的特點(diǎn)，分門(mén)別類(lèi)地確定項(xiàng)目。由于會(huì)計(jì)要素反映的經(jīng)濟(jì)內(nèi)容有很大不同，在經(jīng)營(yíng)管理中當(dāng)然也會(huì)有不同的要求，在會(huì)計(jì)核算中不僅要按照各會(huì)計(jì)要素的不同特點(diǎn)，還應(yīng)該根據(jù)經(jīng)濟(jì)管理的要求進(jìn)行

5、分類(lèi)別、分項(xiàng)目的核算。 (一)目錄設(shè)置必須結(jié)合教學(xué)主體的特點(diǎn)。即根據(jù)教學(xué)主體的需要，本著全面反映教學(xué)活動(dòng)的全過(guò)程及結(jié)果的目的來(lái)確定應(yīng)該設(shè)置哪些檔案目錄。 (二)設(shè)置檔案目錄必須滿足本科教學(xué)工作評(píng)估指標(biāo)體系的要求。一是要符合國(guó)家本科教學(xué)工作評(píng)估指標(biāo)體系的要求來(lái)劃分教學(xué)業(yè)務(wù)檔案的類(lèi)別，設(shè)定分類(lèi)的標(biāo)識(shí)；二是要符合高校自身教學(xué)管理的要求，以便于為高校的常規(guī)活動(dòng)、項(xiàng)目決策及信息管理。 (三)設(shè)置檔案目錄要將統(tǒng)一性與靈活性結(jié)合起來(lái) 由于各高校的教學(xué)管理制度和教學(xué)活動(dòng)有一定差別，因此在分類(lèi)目錄的設(shè)置上，需要將統(tǒng)一性與靈活性相結(jié)合。所謂統(tǒng)一性，就是在設(shè)置檔案目錄時(shí)，對(duì)指標(biāo)的設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)、口徑需要統(tǒng)一。所謂靈活性，

6、就是在能夠提供統(tǒng)一指標(biāo)體系的前提下，各個(gè)單位根據(jù)自身的具體情況，設(shè)置或者增補(bǔ)反映本高校特色項(xiàng)目的目錄。 (四)設(shè)置檔案目錄的名稱(chēng)要簡(jiǎn)單明確，字義相符，通俗易懂 檔案目錄作為分類(lèi)標(biāo)識(shí)，要求簡(jiǎn)單明確，字義相符，這樣才能避免誤解和混亂。簡(jiǎn)單明確是指根據(jù)教學(xué)活動(dòng)的特點(diǎn)盡可能簡(jiǎn)潔明確地規(guī)定科目名稱(chēng)；字義相符是指按照中文習(xí)慣，能夠望文生義，不致產(chǎn)生誤解；通俗易懂是指要盡量避免使用晦澀難懂的文字，便于大多數(shù)人正確理解，也能夠?yàn)楦咝Ｖg的學(xué)習(xí)交流提供便利。 (五)設(shè)置檔案目錄要保持相對(duì)穩(wěn)定性 為了便于在不同時(shí)期分析比較教學(xué)評(píng)估指標(biāo)和在一定范圍內(nèi)匯總各項(xiàng)指標(biāo)，應(yīng)保持檔案目錄相對(duì)穩(wěn)定，盡量不要變動(dòng)目錄的名稱(chēng)、內(nèi)容

7、、數(shù)量，使分析指標(biāo)保持統(tǒng)一性和可比性。 根據(jù)以上原則，我們可以建立如下主要檔案一級(jí)目錄名稱(chēng)對(duì)照表： 在一級(jí)目錄下，為方便查找和管理，還可以下設(shè)二級(jí)目錄和三級(jí)目錄。此外，對(duì)于跨連續(xù)幾個(gè)學(xué)期的教學(xué)檔案，如 ：專(zhuān)業(yè)建設(shè)，實(shí)踐教學(xué)體系創(chuàng)建，實(shí)驗(yàn)教學(xué)區(qū)，產(chǎn)學(xué)研基地等項(xiàng)目可以靈活處理，單獨(dú)開(kāi)設(shè)獨(dú)立的目錄，突出反映學(xué)校的辦學(xué)特色，而不必仍以一個(gè)學(xué)期作為檔案的管理周期。 三、財(cái)務(wù)報(bào)表與文件匯編 會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)報(bào)表是根據(jù)日常會(huì)計(jì)核算資料定期編制的，綜合反映企業(yè)某一特定時(shí)期財(cái)務(wù)狀況和某一會(huì)計(jì)期間經(jīng)營(yíng)成果、現(xiàn)金流量的總結(jié)性書(shū)面文件。它是企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)告的主要部分，是企業(yè)向外傳遞會(huì)計(jì)信息的主要手段。我國(guó)現(xiàn)行制度規(guī)定，企業(yè)向外提

8、供的會(huì)計(jì)報(bào)表包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表、資產(chǎn)減值準(zhǔn)備明細(xì)表、利潤(rùn)分配表、股東權(quán)益增減變動(dòng)表、分部報(bào)表和其他有關(guān)附表。會(huì)計(jì)報(bào)表為評(píng)價(jià)企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)和改善經(jīng)營(yíng)管理提供重要信息；為國(guó)家經(jīng)濟(jì)管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行宏觀調(diào)控與管理提供必要信息，為投資者和貸款者進(jìn)行決策提供有用信息。 與之相類(lèi)似的是，本科教學(xué)評(píng)估過(guò)程中通常要求提供三個(gè)部分的材料，即：（一）自評(píng)匯報(bào)材料，也就是自評(píng)綜合報(bào)告。它是在利用原始檔案的基礎(chǔ)上，進(jìn)行歸納后重新撰寫(xiě)制作而成的材料，作用是讓專(zhuān)家了解本科教學(xué)工作的基本情況，使專(zhuān)家看了以后能對(duì)學(xué)校本科教學(xué)的整體水平作出價(jià)值判斷；（二）佐證材料，它是由高校檔案部門(mén)、校內(nèi)各部門(mén)所保存的檔案經(jīng)過(guò)統(tǒng)計(jì)分析

9、等加工處理而來(lái)，作用是支撐自評(píng)材料中所反映出的對(duì)自身教學(xué)工作所作出的正面評(píng)價(jià)，起到增強(qiáng)說(shuō)服力、提高可信度的佐證目的；（三）備查材料。它是由高校檔案部門(mén)、校內(nèi)各部門(mén)所保存的原始檔案直接轉(zhuǎn)化而來(lái)的。其中，備查材料的準(zhǔn)備在每學(xué)期平時(shí)的資料整理過(guò)程中已經(jīng)完成，在迎接本科教學(xué)評(píng)估的準(zhǔn)備過(guò)程中，主要是完成資料的清查工作和部分材料內(nèi)容的查漏補(bǔ)缺工作。佐證材料部分應(yīng)在學(xué)期末聘請(qǐng)專(zhuān)人對(duì)各部分材料進(jìn)行檔案匯編，將材料整理成有組織有體系的內(nèi)容，裝訂成冊(cè)，總結(jié)學(xué)校在辦學(xué)過(guò)程中的進(jìn)步和不足。自評(píng)匯報(bào)材料起到了會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)報(bào)表的作用，它是在備查材料和佐證材料基礎(chǔ)上進(jìn)行歸納后重新撰寫(xiě)制作而成的綜合報(bào)告，是全面反映本科教學(xué)水平的總結(jié)性書(shū)面文件，此部分通常于本科教學(xué)評(píng)估前一個(gè)月內(nèi)完成。 四、結(jié)束語(yǔ) 教學(xué)檔案材料內(nèi)容豐富、類(lèi)別繁雜，涉及面廣，如何根據(jù)教學(xué)規(guī)律和教學(xué)工作性質(zhì)并結(jié)合學(xué)校自身特點(diǎn)建立行之有效的檔案管理辦法，對(duì)于整個(gè)教學(xué)管理工作的組織及日常檔案管理的質(zhì)量具有重要意義。本文借鑒財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)賬目處理的方法對(duì)檔案管理進(jìn)行流程再造，為減少工作中的失誤和檔案材料的散失提供解決途徑?？傊?，遵從客觀性和實(shí)用性的要求，不斷摸索，尋找適合教學(xué)檔案管理的有效方法，是學(xué)校教學(xué)改