科技檔案管理的認(rèn)識(shí)

1、編者按 檔案工作是機(jī)關(guān)工作的重要組成部分，是提高機(jī)關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。近年來，全省水文系統(tǒng)相繼開展了檔案工作達(dá)標(biāo)升級(jí)活動(dòng)，取得了一定的成效。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)檔案工作也提出了新的任務(wù)和要求。對(duì)水利科技檔案管理與利用的一些思考這篇文章對(duì)加強(qiáng)檔案科學(xué)管理與利用具有一定的借鑒作用，希望檔案工作者認(rèn)真學(xué)習(xí)研究。水利是我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的命脈。水利科技檔案是人類改造自然、利用自然資源、抗御自然災(zāi)害的成果, 是水利科技工作者辛勤勞動(dòng)的智慧結(jié)晶，是支撐社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要基石，因此，我們必須管理和利用好水利科技檔案。一、加強(qiáng)宣傳，提高對(duì)水利科技檔案

2、管理和利用重要性的認(rèn)識(shí)水利科技檔案產(chǎn)生于整個(gè)水利基本建設(shè)全過程，是從水利工程項(xiàng)目的提出、可行性研究、設(shè)計(jì)、招（投）標(biāo)、施工、監(jiān)理，到竣工驗(yàn)收、試運(yùn)行（使用）等過程中形成的、應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖紙、圖表、聲像、計(jì)算材料等不同形式與載體的各種歷史記錄，是現(xiàn)代化水利建設(shè)發(fā)展的重要依據(jù)和寶貴財(cái)富，所以，管理好、利用好水利科技檔案,才能使其在水利建設(shè)和管理中充分發(fā)揮作用,更好地為水利事業(yè)服務(wù)。因此我們要在“立足檔案，面向社會(huì)，增強(qiáng)社會(huì)檔案意識(shí)，為發(fā)展我國(guó)檔案事業(yè)服務(wù)”方針的指導(dǎo)下，結(jié)合水利生產(chǎn)、科研活動(dòng)的特點(diǎn)，加大對(duì)水利科技檔案管理和利用的宣傳力度。一是構(gòu)建宣傳檔案工作重要性的平臺(tái)，開展信息咨詢、編制

3、?？?、舉辦講座、科普畫廊等活動(dòng)，借助廣播、電視、網(wǎng)站等宣傳媒體進(jìn)行宣傳；二是把檔案宣傳工作納入目標(biāo)管理，更新觀念，強(qiáng)化意識(shí)，用現(xiàn)代水利思想、現(xiàn)代管理思想武裝水利科技檔案工作，大力宣傳水利科技檔案管理和利用工作的重要性，形成領(lǐng)導(dǎo)重視、大家關(guān)心、人人參與的良好氛圍，并真正把水利科技檔案利用工作擺到水利事業(yè)發(fā)展的突出位置，努力將水利科技檔案轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力，使其在現(xiàn)代水利工作中發(fā)揮重要作用。二、在水利科技檔案管理工作中，著力做好檔案管理的科學(xué)化、信息化、制度化建設(shè)水利科技檔案要做到收集完整、整理有序、甄別正確、保管有方，都需要嚴(yán)格的檔案管理，同時(shí)要使每一個(gè)工程的檔案資料在今后的利用中發(fā)揮應(yīng)有的作用，

4、檔案管理工作顯得尤為重要，因此，我們必須重視檔案的管理工作，著力做好檔案管理的科學(xué)化、信息化、制度化建設(shè)。（一）夯實(shí)基礎(chǔ)，提高水利科技檔案科學(xué)化管理水平。收集、歸檔、整編、保存是檔案管理的重要組成部分，也是檔案管理的基礎(chǔ)工作，只有做好這些基礎(chǔ)工作，才能提高科技檔案的科學(xué)管理水平。一是實(shí)施科學(xué)的“流程控制”方法，對(duì)科技檔案進(jìn)行收集、整編。利用先進(jìn)的管理軟件將整個(gè)水利活動(dòng)統(tǒng)籌起來，在任務(wù)下達(dá)時(shí)由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人到檔案室領(lǐng)取工程檔案號(hào)(工程總號(hào)、分類號(hào)、袋卷號(hào))，使檔案管理在設(shè)計(jì)過程之初就反映在設(shè)計(jì)文件和每一張?jiān)O(shè)計(jì)圖紙上（包括紙質(zhì)和電子文檔）。這樣，不管這些文件和圖紙是單一的還是散亂的，都能很快地歸納到它

5、應(yīng)在位置，待工程資料歸檔時(shí)，信息就能很快通過計(jì)算機(jī)進(jìn)入檔案部門了。通過這種管理模式的實(shí)施，能將各類水利檔案在各個(gè)環(huán)節(jié)中進(jìn)行有序地控制，保證了檔案資料收集、整理的完整性、系統(tǒng)性、真實(shí)性，同時(shí)也為歸檔工作打下了良好的基礎(chǔ)，只要對(duì)歸檔數(shù)據(jù)進(jìn)行有效組織和整理，電子檔案就可上網(wǎng)查閱，紙質(zhì)檔案可按號(hào)上架，進(jìn)入提供利用階段。這種一改以前催歸檔為自動(dòng)歸檔的管理模式，大大提高了歸檔的準(zhǔn)確率、完整率，使檔案的基礎(chǔ)工作從收集歸檔整編利用連為一體，形成“無縫連接”，為單位的生產(chǎn)、管理、決策提供了更高、更快的服務(wù)。二是采用科學(xué)規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)把檔案歸檔的質(zhì)量關(guān)。歸檔的工程檔案首先從內(nèi)容及深度上要符合國(guó)家有關(guān)勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施

6、工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，檔案資料的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)；其次是檔案文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的載體材料，保證文字清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備；三是紙質(zhì)文檔要根據(jù)科技技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求整理（GBT1182-2000），圖紙按照技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法（GBT10609.3-1989）要求統(tǒng)一折疊；四是竣工工程圖必須加蓋竣工圖章，設(shè)計(jì)單位、施工單位等也必須加蓋其專用章再歸檔。總之，歸檔資料都嚴(yán)格按照歸檔要求和程序進(jìn)行整編、分類、立卷，使歸檔資料符合檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求。三是優(yōu)化硬件設(shè)備，提升檔案庫房的保管環(huán)境。作為反映水利工程建設(shè)、開發(fā)成果的科技檔案，保管是非常重

7、要的環(huán)節(jié)。為提供先進(jìn)的檔案保管環(huán)境，應(yīng)注重加強(qiáng)檔案室硬件建設(shè)，配備必須的滅火器、吸塵器、空調(diào)、除濕機(jī)、加濕機(jī)、紫外及臭氧滅菌裝置等一系列設(shè)備，同時(shí)安裝各種直觀儀表，通過人工觀察數(shù)據(jù)控制各種設(shè)備，定期通風(fēng)、吸塵、去濕、降溫、滅菌等方法，滿足庫房要求，延長(zhǎng)庫房存放期，防止檔案過早老化，泛黃、變脆、發(fā)霉，確保檔案處在最佳環(huán)境而保證檔案不受損害。同時(shí)，配備檔案密集柜等現(xiàn)代化管理設(shè)備，使各類科技檔案存放有序，防止科技檔案資料出現(xiàn)丟失、損壞、泄密等現(xiàn)象。對(duì)于電子檔案的保存，還要做好防擦寫處理，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源，避免陽光直射，不擠壓、摩擦、摔打。（二）與時(shí)俱進(jìn)，加快水利科技檔案信息化管理進(jìn)程?？萍紮n案管理

8、的信息化就是將現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)充分運(yùn)用于檔案信息資源的形成、收集、整理、保存、管理和開發(fā)利用等活動(dòng)中，以實(shí)現(xiàn)檔案的最大經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。國(guó)家檔案局已于2002年11月就印發(fā)了全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要，2003年國(guó)家檔案局又以第六號(hào)令發(fā)布了電子公文歸檔管理暫行辦法，明確提出了全國(guó)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和主要任務(wù)。隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展以及計(jì)算機(jī)應(yīng)用的日益普及和深入，根據(jù)國(guó)家檔案局的規(guī)劃和要求，各政府機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位都將檔案信息化納入了單位建設(shè)的總體規(guī)劃并陸續(xù)啟動(dòng)檔案信息化建設(shè)，例如北京、上海、廣東、福建等省市在電子文件、數(shù)字檔案館（室）建設(shè)等方面都取得良好的效果。它從客觀上改變

9、了信息的存在方式，使檔案工作的功能進(jìn)一步增強(qiáng)和擴(kuò)展，使我們保存和再現(xiàn)社會(huì)記憶的能力進(jìn)一步加強(qiáng)，使原來的檔案管理方法和手段更上一層樓?？茖W(xué)的管理要以科技興檔的意識(shí)為基礎(chǔ)，以科學(xué)的技術(shù)和方法為保證。作為水利工程單位，科技檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)是必然趨勢(shì)。一是建立統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)內(nèi)部的連接與地區(qū)網(wǎng)、國(guó)內(nèi)網(wǎng)和國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)的連接，形成高效管理和開發(fā)利用檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，達(dá)到檔案管理自動(dòng)化、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。二是積極推進(jìn)科技檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)，通過對(duì)紙質(zhì)、錄音、錄像、照片或其他類型載體檔案的數(shù)字化工作，使檔案資料更加便于研究和利用，提高檔案檢索、內(nèi)容查詢功能

10、的實(shí)用性、快捷性、多樣性，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化、存儲(chǔ)海量化；三是嚴(yán)格按照電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T18894-2002）和國(guó)家檔案局6號(hào)令電子公文歸檔管理暫行辦法文件要求，全面收集、安全管理、有效利用水利檔案，使檔案管理向著信息化方向發(fā)展。（三）完善制度，加強(qiáng)水利科技檔案規(guī)范化管理。水利工程是一項(xiàng)關(guān)系國(guó)計(jì)民生的大事，工程的效益大，風(fēng)險(xiǎn)大，其檔案資料也就不同于一般歷史資料，對(duì)工程的運(yùn)行、安全有直接影響，所以我們應(yīng)該增強(qiáng)依法制檔的意識(shí)，建章立制，規(guī)范行為，形成一套完整的科技檔案管理體系，使檔案工作有章可循，有法可依。一是作為水利科技單位應(yīng)該根據(jù)國(guó)家檔案法、水法、保密法、水利部的科學(xué)技術(shù)檔案管理暫行規(guī)定等有關(guān)法規(guī)為準(zhǔn)繩，制定相關(guān)的規(guī)章制度，如科技檔案管理制度、科技檔案借閱制度、科技檔案保密制度、科技檔案鑒定銷毀制度、檔案人員崗位責(zé)任制等，對(duì)水利科技檔案資料的收集、立檔、管理、利用、安全保密等方面都作嚴(yán)格的規(guī)定，明確水利科技檔案工作的權(quán)利和義務(wù)，并嚴(yán)格按照?qǐng)?zhí)行，使水利科技檔案從產(chǎn)生和形成的那