文件控制程序

1、文 件 控 制 程 序 編號(hào)：ZACX423 1 目的：增加了職業(yè)健康安全管理體系文件有效行內(nèi)容。 2 適用范圍 3 術(shù)語(yǔ)與定義 4 職責(zé)：規(guī)定了主管領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)和12個(gè)相關(guān)部門(mén)職責(zé)。其中明確了項(xiàng)目部對(duì)所承擔(dān)項(xiàng)目有關(guān)文件的進(jìn)行控制的職責(zé)。增加了質(zhì)安部職業(yè)健康安全管理體系文件編制，印發(fā)，管理的內(nèi)容。 5 管理要求管理要求 (在后面作進(jìn)一步說(shuō)明) 6 相關(guān)文件相關(guān)文件 7 相關(guān)記錄相關(guān)記錄 5.1 工作流程：工作流程： 外部文件流程說(shuō)明：外部文件 辦公室文書(shū)科 主管領(lǐng)導(dǎo) 確認(rèn) 審批發(fā)放范圍 主管部門(mén) 擬辦或主管領(lǐng)導(dǎo)審批 分發(fā)到各單位、項(xiàng)目部、公司 實(shí)施 存檔 執(zhí)行作廢審批、標(biāo)識(shí)、銷(xiāo)毀 內(nèi)部文件按流程

2、運(yùn)行5.2.1.1 文書(shū)文件：集團(tuán)公司文件、相關(guān)法律法規(guī)、上級(jí)主管部門(mén)、業(yè)主、監(jiān)理和其它管理部門(mén)的文件、函件。 5.2.1.2 質(zhì)量、職業(yè)健康安全管理體系文件：質(zhì)量手冊(cè)、職業(yè)健康安全管理手冊(cè)； 程序文件；作業(yè)指導(dǎo)書(shū)。 5.2.1.3 工程文件：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、質(zhì)量計(jì)劃、施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、職業(yè)健康安全管理方案、應(yīng)急預(yù)案、“四新”推廣項(xiàng)目文件、外來(lái)施工圖紙、設(shè)計(jì)更改通知、竣工資料。 5.2.1.4 合同文件：工程承包合同、物資采購(gòu)合同、設(shè)備采購(gòu)合同、勞務(wù)采購(gòu)合同。 5.2.2 按文件來(lái)源分類(lèi)按文件來(lái)源分類(lèi) 5.2.2.1 內(nèi)部文件：質(zhì)量、職業(yè)健康安全管理體系性文件，包括質(zhì)量手冊(cè)、職業(yè)健康安全

3、管理手冊(cè)、程序文件、管理規(guī)章制度(包含安全管理制度)、合同文件等； 5.2.2.2 外來(lái)文件：相關(guān)法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、上級(jí)主管部門(mén)(含安全法規(guī)中的其它要求)或業(yè)主或監(jiān)理和其他管理部門(mén)的文件和函件。 5.3文件編制和批準(zhǔn)發(fā)布 文件在發(fā)布前應(yīng)得到有關(guān)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，確保其充分性與適宜性。 5.3.1文書(shū)文件由有關(guān)部門(mén)擬稿，部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)人審稿，總經(jīng)理或主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)發(fā)布（擬文稿格式見(jiàn)F423-1）；主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)外來(lái)的文件進(jìn)行確認(rèn)。 5.3.2質(zhì)量手冊(cè)、職業(yè)健康安全管理手冊(cè)由質(zhì)量安全保證部組織人員擬稿，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布。 5.3.3 程序文件由集團(tuán)公司職能部門(mén)擬稿，有關(guān)部門(mén)

4、會(huì)簽，管理者代表批準(zhǔn)發(fā)布 5.3.4 質(zhì)量計(jì)劃由項(xiàng)目部技術(shù)部門(mén)編制、項(xiàng)目總工審核、項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布。 5.3.5 施工組織設(shè)計(jì)、施工方案由項(xiàng)目部技術(shù)部門(mén)編制、技術(shù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、項(xiàng)目總工批準(zhǔn)。 5.3.6 “四新”技術(shù)的推廣文件(也包括安全方面內(nèi)容)由集團(tuán)公司科技管理部/公司/項(xiàng)目部技術(shù)部門(mén)擬稿，集團(tuán)公司/公司/項(xiàng)目部總工程師批準(zhǔn)發(fā)布。 5.3.7 工程承包合同由市場(chǎng)開(kāi)發(fā)部/海外事業(yè)部編制，有關(guān)部門(mén)評(píng)審、集團(tuán)公司法人代表或其授權(quán)的代理人與業(yè)主簽定。 5.3.8 設(shè)備、物資、勞務(wù)采購(gòu)合同文件，由采購(gòu)人員編制、部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、集團(tuán)公司/公司/項(xiàng)目部主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 5.4.文件的編號(hào) 5.4.1文書(shū)

5、文件編號(hào)為中葛200 *號(hào)，為發(fā)文部門(mén)代字，200為年號(hào)，*為序號(hào)。 5.4.2質(zhì)量手冊(cè)編號(hào)為ZLSC*-B，“ZLSC”為漢語(yǔ)拼音“質(zhì)量手冊(cè)”的縮寫(xiě)，“*”為公司代號(hào)(集團(tuán)公司“*”可省略), “B”為漢語(yǔ)拼音“版”的縮寫(xiě),“”為順序號(hào),如第一版即“B1”。 5.4.3 職業(yè)健康安全管理手冊(cè)編號(hào)為AQSC*-B，“AQSC”為漢語(yǔ)拼音“職業(yè)健康安全管理手冊(cè)”的縮寫(xiě)，“*”為公司代號(hào)(集團(tuán)公司“*”可省略), “B”為漢語(yǔ)拼音“版”的縮寫(xiě),“”為順序號(hào),如第一版即“B1”。 5.4.4 程序文件編號(hào)分別為ZLCX.B*、AQCX.B*、ZACX.B*，其中“ZLCX”為“質(zhì)量程序”漢語(yǔ)拼音的縮

6、寫(xiě)，“AQCX”為“安全程序”漢語(yǔ)拼音的縮寫(xiě)，“ZACX”為“質(zhì)安程序”漢語(yǔ)拼音的縮寫(xiě)；為標(biāo)準(zhǔn)條款號(hào)，為子程序編號(hào)，B為“版”漢語(yǔ)拼音的縮寫(xiě),“*”為順序號(hào)。 5.4.5 作業(yè)指導(dǎo)書(shū)(含安全作業(yè)指導(dǎo)書(shū))以其名稱(chēng)為編號(hào)。 5.4.6 合同文件編號(hào)為GH*200。其中G為集團(tuán)公司代號(hào)，H為合同代號(hào)，*為合同類(lèi)別代號(hào)，200為年號(hào)，為當(dāng)年簽訂該類(lèi)合同順序號(hào)。 5.4.7工程文件編號(hào)為GCXX200*，GC為工程文件代號(hào)，XX為項(xiàng)目名稱(chēng)頭兩字的拼音，200為年號(hào)，*為文件順序號(hào)。 5.5 文件發(fā)放 文件歸口管理的各部門(mén)應(yīng)確保管理體系有效運(yùn)行的各過(guò)程（包括具有關(guān)鍵作用的崗位）使用適用文件的有關(guān)版本。 5

7、.5.1 自發(fā)文書(shū)文件由總經(jīng)理辦公室按領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的范圍發(fā)放。外來(lái)文書(shū)文件由辦公室登記、加貼“收文處理單”(F423-4)報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批示后，按領(lǐng)導(dǎo)批示分發(fā)、傳遞。 5.5.2 管理體系文件經(jīng)總經(jīng)理或管理者代表批準(zhǔn)后，由質(zhì)量安全保證部分發(fā)。 5.5.3 工程文件按職責(zé)分工，由責(zé)任部門(mén)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后分發(fā)有關(guān)部門(mén)和施工單位 5.5.4 工程承包合同簽訂后，市場(chǎng)開(kāi)發(fā)部向生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)部、項(xiàng)目部各送交一套完整的合同文件及相關(guān)資料，向質(zhì)量安全保證部、機(jī)電物資部、科技管理部、法律事務(wù)處送交相關(guān)的文件和資料。該項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)用合同文件由項(xiàng)目部責(zé)任部門(mén)按批準(zhǔn)范圍分發(fā)。 5.5.5 采購(gòu)合同由合同執(zhí)行部門(mén)保存。當(dāng)使用部門(mén)和施工單位

8、需要時(shí)，合同執(zhí)行部門(mén)要提供上述資料的復(fù)印件，并加蓋本部門(mén)印章受控。5.5.6 工程項(xiàng)目部成立后，項(xiàng)目部必須及時(shí)到有關(guān)部門(mén)領(lǐng)取集團(tuán)公司現(xiàn)行有效的管理文件、管理體系文件或其它相關(guān)文件。5.65.6 文件登記文件登記 5.6.1 各部門(mén)管理的文件都應(yīng)建立文件清單， 并按清單分類(lèi)登記保管。 5.6.2 發(fā)文按照“收發(fā)文登記表”(F423-2、F423-3)登記，要記載發(fā)文日期、發(fā)文編號(hào)、發(fā)文單位、文件標(biāo)題，收文人或單位簽收。 5.6.3 收文按照“收發(fā)文登記表”(F423-2、F423-3)由收文單位文件管理人員登記，加貼“收文處理單”(F423-4)、 “處理情況”欄要記載處理情況。 5.75.7

9、文件標(biāo)識(shí)文件標(biāo)識(shí)5.7.1 管理體系文件以其名稱(chēng)、編號(hào)及發(fā)放號(hào)作為標(biāo)識(shí)。5.7.2 文書(shū)文件加蓋發(fā)出部門(mén)印章。5.7.3 合同文件經(jīng)雙方簽字，加蓋雙方印章，即為“受控”標(biāo)識(shí)。 5.8 文件拷貝 5.9 文件保管與存檔 5.10 文件查閱 5.11 文件更改 5.11.1 各歸口管理文件的部門(mén)于每年三季度組織對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審，以確定文件的充分性和適用性。若文件須更改時(shí)，由發(fā)布該文件的部門(mén)，按本程序5.3條款規(guī)定報(bào)批；各有關(guān)部門(mén)對(duì)文件實(shí)施過(guò)程中，須修改時(shí)，應(yīng)向文件歸口管理部門(mén)提出“文件更改申請(qǐng)單（F4237）”，按本程序5.3條款規(guī)定報(bào)批后，實(shí)施更改。 5.11.2 文書(shū)文件更改采用補(bǔ)充或更改通知，

10、如有重大修改，重新發(fā)文，舊文件由文件持有部門(mén)按5.7.5條款的規(guī)定辦理。對(duì)于內(nèi)容有時(shí)間限制的文件，內(nèi)容到期或執(zhí)行完畢后，按5.7.5條款的規(guī)定辦理。 5.11.3 管理體系文件修改后,由質(zhì)量安全保證部下發(fā)修改通知,文件持有者用藍(lán)色或黑色鋼筆將作廢內(nèi)容劃去,將修改內(nèi)容抄寫(xiě)在修改處,并填寫(xiě)文件修改情況記錄表。管理體系文件換版后，由質(zhì)量安全保證部下發(fā)新版文件，舊版文件由文件持有者按5.7.5條款的規(guī)定辦理。 5.11.4 工程文件中的設(shè)計(jì)圖紙?jiān)诮拥叫薷耐ㄖ螅瑘D紙持有人必須及時(shí)用藍(lán)色或黑色鋼筆在圖紙更改處標(biāo)明“按設(shè)計(jì)修改通知修改”；設(shè)計(jì)修改通知應(yīng)妥善保管；圖紙換版，分發(fā)新版圖紙時(shí)在舊版圖紙上加蓋“作

11、廢”標(biāo)識(shí)，必要時(shí)，圖紙發(fā)放部門(mén)及時(shí)從使用現(xiàn)場(chǎng)撤回。施工中應(yīng)用的規(guī)程規(guī)范換版后，由集團(tuán)公司科技管理部列出換版文件清單發(fā)各使用單位，各使用單位按清單購(gòu)買(mǎi)，并加蓋本單位“資料專(zhuān)用章”，各使用單位按換版文件清單將舊版規(guī)程規(guī)范及時(shí)從使用現(xiàn)場(chǎng)撤回，并按5.7.5條款的規(guī)定執(zhí)行。 5.11.5 施工中如遇緊急情況，需對(duì)圖紙作部分修改時(shí)，由現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)負(fù)責(zé)人征得監(jiān)理工程師、設(shè)計(jì)部門(mén)同意，并由現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)負(fù)責(zé)人將修改內(nèi)容先口頭通知有關(guān)部門(mén)和施工單位實(shí)施，然后按5.11.4條款的規(guī)定辦理。 5.12 文件在使用中必須保持清晰，易于識(shí)別，禁止亂涂亂畫(huà)。 5.13 涉及企業(yè)技術(shù)專(zhuān)利、經(jīng)濟(jì)情報(bào)等方面機(jī)密的文件按集團(tuán)公司保密規(guī)定

12、管理。 5.14 各管理部門(mén)于每年三季度對(duì)所使用的各類(lèi)外來(lái)文件有效性及適宜性進(jìn)行確認(rèn)，報(bào)相關(guān)歸口管理的主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，并做好確認(rèn)記錄（F4239）。 5.15 作廢文件的銷(xiāo)毀：各類(lèi)文件歸口管理部門(mén)對(duì)已作廢的管理體系文件填寫(xiě)文件銷(xiāo)毀處理申請(qǐng)單（F4238），報(bào)相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施銷(xiāo)毀。 5.16 記錄的管理：擬文稿、收文處理單、文件更改申請(qǐng)單的保存期限為15年以上，發(fā)文單、查（借）閱登記表、文件銷(xiāo)毀處理申請(qǐng)單、外來(lái)文件確認(rèn)記錄單保存期限為3年，收發(fā)文登記表、作廢文件清單為永久保存。 6 相關(guān)文件 記錄控制程序（ZACX424） 國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法（國(guó)辦發(fā)200023號(hào)） 國(guó)家電力公司公文處理辦法（總文檔200017號(hào)） 葛洲壩集團(tuán)公司印章管理暫行辦法（中葛辦字1999第128號(hào)） 中國(guó)葛洲壩水利水電工程集團(tuán)有限公司檔案管理辦法(中葛辦2002第186號(hào)) 7 相關(guān)記錄 7.1 中國(guó)葛洲壩水利水電工程集團(tuán)有限公司文件擬文稿（F423-1） 7.2 中國(guó)葛洲壩水利水電工程集團(tuán)有限公司發(fā)文單（F423-2） 7.3 收發(fā)文登記表（F423-3） 7.4 收文處理單（F423-4） 7.5 文件、資料查（借）閱登記表（F423-5) 7.6作廢文件清單（F423-6） 7.7文件更改申請(qǐng)單（F423-7） 7.8文