03協(xié)同辦公系統(tǒng)使用教程下

1、軟件服務(wù)社：協(xié)同辦公系統(tǒng)使用目錄1文檔管理51.11.1.11.1.21.1.31.1.41.1.51.1.61.1.71.1.81.21.2.11.2.2文檔5新建文檔夾6上傳文檔10關(guān)于協(xié)同的歸檔14刪除21轉(zhuǎn)發(fā)協(xié)同21附入?yún)f(xié)同23、.23移動(dòng)、更名、借閱、共享26文檔32文檔管理員的管理方法32其他的使用方法391.31.41.51.6他人文檔45借閱文檔46附：怎樣批量上傳大量文件46小結(jié)472項(xiàng)目管理482.1 新增項(xiàng)目482.1.1 操作說(shuō)明492.1.2 關(guān)聯(lián)項(xiàng)目的顯示522.2 項(xiàng)目的修改532.2.1 文檔管理員532.2.2 項(xiàng)目.542.3 關(guān)聯(lián)項(xiàng)目（例 1）552.3.

2、1 協(xié)同552.3.2 公共信息612.42.52.6關(guān)聯(lián)項(xiàng)目（例 2）65查看“項(xiàng)目”資料68說(shuō)明703協(xié)同辦公：深入了解協(xié)同713.1 模板713.1.1 存為模板723.1.2 模板管理853.1.3 模板調(diào)用913.1.4 說(shuō)明1003.2 關(guān)聯(lián)事項(xiàng)1033.2.1 新建協(xié)同中的關(guān)聯(lián)事項(xiàng)1033.2.2 已發(fā)事項(xiàng)、已辦事項(xiàng)、待辦事項(xiàng)“附入?yún)f(xié)同”1093.2.3 文檔管理中“附入?yún)f(xié)同”1103.3 “高級(jí)”選項(xiàng)1113.3.1系統(tǒng)消息，提醒我對(duì)方已處理1122 / 236軟件服務(wù)社：協(xié)同辦公系統(tǒng)使用3.3.2 定時(shí)1123.3.3 其它選項(xiàng)1143.43.53.63.73.83.9已發(fā)事

3、項(xiàng)114已辦事項(xiàng)117待發(fā)事項(xiàng)118待辦事項(xiàng)118綜合.118其它1193.9.1 處理意見的“振蕩回復(fù)”1193.9.2 個(gè)人設(shè)置協(xié)同處理.1253.10 一些常見問(wèn)題1274工作.130的查看權(quán)限1314.14.24.34.44.5工作日志138計(jì)劃143總結(jié)145綜合練習(xí)及說(shuō)明1474.5.1 綜合練習(xí)1474.5.2 首頁(yè)上的“工作”區(qū)域1474.5.3 說(shuō)明1484.6 他人日志1494.6.1 查看他人日志1494.6.2 檢查未寫日志的.1524.6.3 說(shuō)明1524.74.84.9他人計(jì)劃153他人總結(jié)154個(gè)人設(shè)置消息提醒設(shè)置1544.10 說(shuō)明156電子郵件1575.1 郵

4、箱使用權(quán)限的設(shè)置1575.2 郵箱配置1615.2.1 操作方法1615.2.2 實(shí)例16355.3郵箱1665.3.1 常規(guī)功能1665.3.2 郵件轉(zhuǎn)發(fā)協(xié)同1695.3.3 協(xié)同轉(zhuǎn)發(fā)郵件1725.3.4 全面整合人1745.4 特別注意177移動(dòng)辦公17966.1企業(yè)號(hào)1796.2 用瀏覽器直接登錄系統(tǒng)1796.2.1 選擇的界面1806.2.2 關(guān)于打開附件1863 / 236軟件服務(wù)社：協(xié)同辦公系統(tǒng)使用6.2.3 關(guān)于上傳文件1886.2.4 關(guān)于消息1906.2.5 其它1916.2.6 特別說(shuō)明：Android 平板或上的注意事項(xiàng)1916.3 說(shuō)明192高級(jí)功能1937.1 關(guān)于對(duì)

5、多種瀏覽器的支持1937.1.1 關(guān)于瀏覽器1937.1.2 一些常見問(wèn)題1937.2 主控系統(tǒng)中的基礎(chǔ)設(shè)置19577.2.1 關(guān)統(tǒng)設(shè)置1957.2.2 信息字典維護(hù)1987.2.3 系統(tǒng)參數(shù)2007.37.3.17.3.2權(quán)限管理、系統(tǒng)管理201權(quán)限管理202系統(tǒng)管理2097.47.57.67.7虛擬用戶212關(guān)于一人多崗214關(guān)于系統(tǒng)消息與通知215關(guān)于外部提醒2177.7.1 外部提醒方式設(shè)置2187.7.2 OA 系統(tǒng)的“外部提醒設(shè)置”2207.7.3 在 OA 系統(tǒng)中怎樣使用外部提醒224總結(jié)：怎樣把 OA 系統(tǒng)使用好22688.18.28.3關(guān)于主控系統(tǒng)中的基礎(chǔ)設(shè)置226建議分階段

6、實(shí)施226建立相應(yīng)的管理制度2269附：F18.2_ad0 對(duì) OA 系統(tǒng)的更新內(nèi)容2289.1名稱的顯示內(nèi)容2289.2 關(guān)于 OA 的“回退”2289.2.1 說(shuō)明2289.2.2 示例2309.3上給已發(fā)、已辦、待辦事項(xiàng)增加了“轉(zhuǎn)發(fā)”按鈕2364 / 236軟件服務(wù)社：協(xié)同辦公系統(tǒng)使用1 文檔管理日常工作中，會(huì)有各種文檔需要進(jìn)行管理，包括本人的文檔、給他人。在 OA 系統(tǒng)中，提供了全面、細(xì)致的文檔管理功能：的文檔。這些文檔還可能需要借閱下面結(jié)合實(shí)例介紹這些功能的使用方法。11 月 1 日，用有門業(yè)進(jìn)行了下列操作：1.1文檔本功能用于管理本人的文檔。可以把本人的一些文件上傳到“文檔”中，以

7、便保存或“借閱”給其他人。還可以把本人發(fā)出或收到的協(xié)同也作為“文檔”，保存在“文檔”中，并且也可以借閱給其他人。另外，可以自己在“文檔”中建立各種文檔夾，以便對(duì)文檔進(jìn)行分類管理，并且可以把這些文檔夾“共享”給其他人，這樣就可以其他人查看這個(gè)文檔夾下的所有內(nèi)容。注意：對(duì)文檔的“借閱”和文檔夾的“共享”是兩個(gè)不同的操作，應(yīng)注意區(qū)別。后面會(huì)詳細(xì)介紹。執(zhí)行“文檔”功能，顯示如下：5 / 236軟件服務(wù)社：協(xié)同辦公系統(tǒng)使用可以看到具有下列功能：1.1.1新建文檔夾本功能用于建立新的文檔夾。點(diǎn)擊“新建文檔夾”，在彈出窗口中錄入新文檔夾名稱，然后點(diǎn)擊“確定”，即可在“立文檔夾。文檔”下建缺省情況下，“文檔”

8、下面并沒(méi)有下級(jí)文檔夾。如下圖左側(cè)所示：為了便于對(duì)文檔分門別類地進(jìn)行管理，應(yīng)當(dāng)根據(jù)本人的需要建立“文檔夾”。例如：11 月 1 日進(jìn)行了以下操作：1.財(cái)務(wù)部經(jīng)理于秀中想把一些本人的文檔放在 OA 系統(tǒng)中進(jìn)行管理，以便給本部門的員工共享。于秀中點(diǎn)擊按鈕，顯示如下：6 / 236軟件服務(wù)社：協(xié)同辦公系統(tǒng)使用于秀中填寫文檔夾名稱“付款管理制度”，然后點(diǎn)擊“保存”，即可建好這個(gè)文檔夾。然后再按同樣的方式新建以下文檔夾：內(nèi)部審計(jì)制度員工培訓(xùn)資料ISO9000 資料系統(tǒng)使用完成上述工作后，如下所示：2.同樣，工程部經(jīng)理姜洪清新建了以下文檔夾：招標(biāo)資料設(shè)備管理制度施工管理制度用電管理制度員工培訓(xùn)資料完成上述工

9、作后，如下所示：3.研發(fā)部經(jīng)理王華駿新建了以下文檔夾質(zhì)量問(wèn)題及解決方案匯總：用于曾發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題及相應(yīng)的解決方案。7 / 236軟件服務(wù)社：協(xié)同辦公系統(tǒng)使用員工培訓(xùn)資料完成上述工作后，如下所示：4.系統(tǒng)管理員付聰新建了以下文檔夾系統(tǒng)使用培訓(xùn)資料：?jiǎn)栴}：用于員工反饋給本人的一些問(wèn)題和要求完成上述工作后，如下所示：如果需要，還可以建立多級(jí)文檔夾，例如：付聰想在“問(wèn)題OA 系統(tǒng)問(wèn)題PB 系統(tǒng)問(wèn)題HR 系統(tǒng)問(wèn)題操作方法如下：”中再設(shè)置下列下級(jí)文檔夾：1)先在列表中點(diǎn)擊“問(wèn)題”這個(gè)文檔夾的名稱，這個(gè)文檔夾。2)再點(diǎn)擊按鈕，顯示如下：可以看到，現(xiàn)在的“ 下級(jí)。付聰錄入如下：文檔夾”是“問(wèn)題”，因此新增的文

10、檔夾將會(huì)作為“問(wèn)題”的8 / 236軟件服務(wù)社：協(xié)同辦公系統(tǒng)使用然后點(diǎn)擊“保存”，即可建好這個(gè)文檔夾。再按同樣的方式新建以下文檔夾：PB 系統(tǒng)問(wèn)題HR 系統(tǒng)問(wèn)題完成上述工作后，如下所示：如果點(diǎn)擊左側(cè)樹狀圖上“問(wèn)題”這個(gè)文檔夾，也可以看到新建的文檔夾（如下圖所示）：9 / 236軟件服務(wù)社：協(xié)同辦公系統(tǒng)使用在本功能的下面，顯示有“文檔地址”（如上圖所示），這樣可以非常清楚地顯示當(dāng)前位置及其各個(gè)文檔夾。如果需要回到某個(gè)文檔夾，可以在這里直接點(diǎn)擊這個(gè)文檔夾即可，在文檔夾層級(jí)較多時(shí)會(huì)非常方便。1.1.2上傳文檔可以點(diǎn)擊“上傳文檔”按鈕，在彈出窗口中選擇文檔上傳，即可把文檔上傳到當(dāng)前的文檔夾中。例如：1

11、.財(cái)務(wù)部經(jīng)理于秀中：1)付款管理制度：于秀中需要在該文檔夾中上傳一些文檔。她先在左側(cè)樹狀圖上點(diǎn)擊進(jìn)入這個(gè)文檔夾（或在列表中點(diǎn)擊進(jìn)入這個(gè)文檔夾）：10 / 236軟件服務(wù)社：協(xié)同辦公系統(tǒng)使用然后點(diǎn)擊按鈕，顯示如下：于秀中在該文檔夾中上傳了以下文檔（注：這是 PB 系統(tǒng)的三個(gè)付款管理制度，是于秀中剛起草完畢的，后面她還將面實(shí)施 PB 系統(tǒng)）。給本部門及稽核部、總經(jīng)辦的查看，用于前期了解和討論，以便后01-直接管理規(guī)定.doc02-借款管理規(guī)定.doc03-合同管理規(guī)定.doc上傳完畢，如下所示：2)員工培訓(xùn)資料：于秀中需要在該文檔夾中上傳一些文檔。先在左側(cè)樹狀圖上點(diǎn)擊進(jìn)入這個(gè)文檔夾，然后點(diǎn)擊按鈕，

12、上傳了以下文檔：2010 年培訓(xùn)資料2011 年培訓(xùn)資料11 / 236軟件服務(wù)社：協(xié)同辦公系統(tǒng)使用2012 年培訓(xùn)資料上傳完畢，如下所示：3)ISO9000 資料：于秀中按同樣的方式，進(jìn)入該文檔夾，并上傳了以下文檔：程序 26：財(cái)務(wù)部?jī)?nèi)部審計(jì)制度.doc上傳完畢，如下所示：文件4)系統(tǒng)使用：于秀中在該文檔夾中上傳了財(cái)務(wù)系統(tǒng)的：11- 財(cái)務(wù)系統(tǒng)使用12- 財(cái)務(wù)系統(tǒng)使用13- 財(cái)務(wù)系統(tǒng)使用15-財(cái)務(wù)系統(tǒng)使用上傳完畢，如下所示：-GL(上).doc-GL(中).doc-GL(下).doc-FA.doc2.工程部經(jīng)理姜洪清上面的例子中，上傳的文檔都是放在“文檔”的下級(jí)文檔夾中。如果需要，也可以直接放

13、在文檔”中直接上傳了一個(gè)“周末及節(jié)假日排班表.xls”?！拔臋n”中。例如：姜洪清要在“他先在左側(cè)樹狀圖上點(diǎn)擊“文檔”12 / 236軟件服務(wù)社：協(xié)同辦公系統(tǒng)使用按鈕，上傳了“周末及節(jié)假日排班表.xls”。上傳完畢，如下所示：然后點(diǎn)擊然后，姜洪清又在“設(shè)備管理制度”這個(gè)文檔夾中上傳了以下文檔，操作方法與前面的例子相同：01-空調(diào)使用管理規(guī)定.doc02- 電梯使用管理規(guī)定.doc03- 發(fā)電機(jī)管理規(guī)定.doc上傳完畢，如下所示：3.系統(tǒng)管理員付聰付聰在“系統(tǒng)使用培訓(xùn)資料”這個(gè)文檔夾中上傳了以下文檔：OA 系統(tǒng)第一次培訓(xùn)提綱.doc OA 系統(tǒng)第二次培訓(xùn)提綱.doc上傳完畢，如下所示：4.研發(fā)部經(jīng)

14、理王華駿：王華駿在“質(zhì)量問(wèn)題及解決方案匯總”這個(gè)文檔夾中上傳了以下文檔：13 / 236軟件服務(wù)社：協(xié)同辦公系統(tǒng)使用木門質(zhì)量問(wèn)題及解決方案匯總.xls 防盜門質(zhì)量問(wèn)題及解決方案匯總.xls 車庫(kù)門質(zhì)量問(wèn)題及解決方案匯總.xls上傳完畢，如下所示：說(shuō)明：可以看到，可以很方便地把自己的文檔上傳到 OA 系統(tǒng)中。對(duì)于一些比較重要的資料，這樣管理會(huì)更加清晰。1.1.3關(guān)于協(xié)同的歸檔在“文檔管理”功能中，不僅可以將普通文件上傳并歸檔，還可以對(duì)本人發(fā)出或收到的協(xié)同進(jìn)行歸檔。這是一個(gè)很有用的功能，可以對(duì)日常工作中涉及的一些比較重要的協(xié)同分門別類地進(jìn)行管理。系統(tǒng)中提供了很多便捷的功能用于對(duì)協(xié)同進(jìn)行歸檔，下面介

15、紹這些功能的使用方法。1.1.3.1對(duì)已發(fā)事項(xiàng)或已辦事項(xiàng)執(zhí)行歸檔可以將本人發(fā)出的協(xié)同（即“已發(fā)事項(xiàng)”）或本人處理完畢的協(xié)同（即“已辦事項(xiàng)”）執(zhí)行歸檔。例如：1.已發(fā)事項(xiàng)的歸檔姜洪清想把前面所發(fā)的“空調(diào)維護(hù)招標(biāo)方案”這個(gè)協(xié)同進(jìn)行歸檔，以便以后查看。姜洪清執(zhí)行“已發(fā)事項(xiàng)”功能，可以列出本人發(fā)出的所有協(xié)同：勾選這個(gè)協(xié)同，然后點(diǎn)擊，此時(shí)彈出以下窗口，要求指定歸檔到什么位置：14 / 236軟件服務(wù)社：協(xié)同辦公系統(tǒng)使用姜洪清點(diǎn)擊“招標(biāo)資料”這個(gè)文檔夾，然后點(diǎn)擊“確定”按鈕，系統(tǒng)提示：這樣就完成了歸檔。以后姜洪清就可以在“招標(biāo)資料”這個(gè)文檔夾中看到這個(gè)協(xié)同：其中：這個(gè)圖標(biāo)表示這是一個(gè)歸檔的協(xié)同?？梢渣c(diǎn)擊“

16、名稱”查看這個(gè)協(xié)同的內(nèi)容（如下所示）：15 / 236軟件服務(wù)社：協(xié)同辦公系統(tǒng)使用2.已辦事項(xiàng)的歸檔王華駿想把前面莫天宇發(fā)來(lái)的關(guān)于車庫(kù)門質(zhì)量問(wèn)題的協(xié)同歸檔，由于他已經(jīng)處理過(guò)這個(gè)協(xié)同，所以執(zhí)行“已辦事項(xiàng)”功能，可以看到以下內(nèi)容：勾選這個(gè)協(xié)同，然后點(diǎn)擊，此時(shí)彈出以下窗口，要求指定歸檔到什么位置：王華駿點(diǎn)擊“質(zhì)量問(wèn)題及解決方案匯總”這個(gè)文檔夾，然后點(diǎn)擊“確定”按鈕，系統(tǒng)會(huì)提示“操作”，這樣就完成了歸檔。以后王華駿就可以在“質(zhì)量問(wèn)題及解決方案匯總”這個(gè)文檔夾中看到這個(gè)協(xié)同：說(shuō)明：16 / 236軟件服務(wù)社：協(xié)同辦公系統(tǒng)使用1. 在“已發(fā)事項(xiàng)”或“已辦事項(xiàng)”功能中，可以同時(shí)選擇多個(gè)協(xié)同進(jìn)行歸檔。2. 在

17、主控系統(tǒng)中有一個(gè)參數(shù)：歸檔后是否還在“已發(fā)事項(xiàng)/已辦事項(xiàng)”中顯示。這個(gè)參數(shù)用于指定歸檔后的協(xié)同是否還顯示在“已發(fā)事項(xiàng)/已辦事項(xiàng)”中。比如，付聰在主控系統(tǒng)中執(zhí)行“關(guān)理協(xié)同辦公系統(tǒng)系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置”功能，可以看到這個(gè)參數(shù)：統(tǒng)管本參數(shù)僅能輸入數(shù)字 0 或 1：1 表示顯示； 0 表示不顯示。缺省為 1缺省情況下，如果對(duì)一個(gè)已發(fā)事項(xiàng)或已辦事項(xiàng)執(zhí)行歸檔，那么歸檔后，在已發(fā)事項(xiàng)或已辦事項(xiàng)中仍然能看到這個(gè)協(xié)同。但有些希望歸檔后，就只能從“文檔管理”中查看、不要再顯示在已發(fā)事項(xiàng)或已辦事項(xiàng)中。這時(shí)就可以把這個(gè)參數(shù)改為 0，這樣，對(duì)已發(fā)事項(xiàng)或已辦事項(xiàng)執(zhí)行歸檔后，這個(gè)協(xié)同就會(huì)從已發(fā)事項(xiàng)或已辦事項(xiàng)功能顯示的內(nèi)容中消失。用

18、有門業(yè)沒(méi)有修改這個(gè)參數(shù)，因此歸檔后，在“已發(fā)事項(xiàng)”或“已辦事項(xiàng)”功能中還可以看到原來(lái)這個(gè)協(xié)同。比如：姜洪清將“已發(fā)事項(xiàng)”歸檔后，可以看到這個(gè)協(xié)同仍然顯示在“已發(fā)事項(xiàng)”功能中：1.1.3.2處理一個(gè)協(xié)同的同時(shí)執(zhí)行歸檔本人收到的協(xié)同，如果認(rèn)為比較重要，那么在處理的同時(shí)就可以執(zhí)行歸檔（而不必等處理后再執(zhí)行“已辦事項(xiàng)”功能做歸檔）。這樣就會(huì)更加方便。例如：于秀中在“待辦事項(xiàng)”中有下列需要處理的協(xié)同：于秀中點(diǎn)擊蘇鵬所發(fā)的“關(guān)于 ISO9000 的認(rèn)證流程”，進(jìn)行處理，于秀中填寫了以下處理意見：我會(huì)把財(cái)務(wù)部的相關(guān)文件盡快整理出來(lái)17 / 236軟件服務(wù)社：協(xié)同辦公系統(tǒng)使用她認(rèn)為這個(gè)協(xié)同比較重要，所以在處理

19、時(shí)可以直接點(diǎn)擊“確認(rèn)并歸檔”按鈕（如下所示）：這時(shí)，系統(tǒng)會(huì)彈出窗口要求指定歸檔到什么位置：于秀中選擇好歸檔位置“ISO9000 資料”，然后點(diǎn)擊“確定”，這個(gè)協(xié)同就完成了歸檔，同時(shí)也完成了18 / 236軟件服務(wù)社：協(xié)同辦公系統(tǒng)使用處理。此時(shí)在“待辦事項(xiàng)”區(qū)域中，就不再顯示這個(gè)協(xié)同。于秀中執(zhí)行“文檔”功能，可以看到這個(gè)協(xié)同已經(jīng)歸檔到“ISO9000 資料”這個(gè)文檔夾中：1.1.3.3待辦事項(xiàng)的歸檔在執(zhí)行左側(cè)菜單中的“待辦事項(xiàng)”功能時(shí)，也可以對(duì)協(xié)同進(jìn)行歸檔，而且可以批量歸檔。比如邢加軍登錄 OA 系統(tǒng)后，如果發(fā)現(xiàn)待辦事項(xiàng)較多，那么可以執(zhí)行左側(cè)菜單中的“待辦事項(xiàng)”功能， 列出所有未處理的協(xié)同：邢加

20、軍從標(biāo)題上認(rèn)為這些協(xié)同比較重要，但暫時(shí)來(lái)不及仔細(xì)看完。他可以勾選這些協(xié)同（選擇多個(gè)），然后點(diǎn)擊按鈕，系統(tǒng)會(huì)彈出窗口要求指定歸檔到什么位置。由于邢加軍還沒(méi)有新建其他文檔夾，所以系統(tǒng)只列出：邢加軍可以點(diǎn)擊選擇“文檔”（即直接歸檔到“文檔”下），然后點(diǎn)擊“確定”，系統(tǒng)會(huì)提示“操作”，同時(shí)所選擇的協(xié)同會(huì)從“待辦事項(xiàng)”功能中消失，因?yàn)樵诒竟δ苤袣w檔時(shí)，將會(huì)同時(shí)完成對(duì)協(xié)同的處理。比如：邢加軍返回首頁(yè)，可以看到在“待辦事項(xiàng)”區(qū)域中將不再顯示這二個(gè)協(xié)同。但是執(zhí)行“已辦事項(xiàng)”功能可以看到這二個(gè)協(xié)同，說(shuō)明它們已經(jīng)被處理完了。19 / 236軟件服務(wù)社：協(xié)同辦公系統(tǒng)使用點(diǎn)擊標(biāo)題查看，可以看到其中顯示：邢加軍執(zhí)行“文

21、檔”功能，可以看到這二個(gè)協(xié)同已經(jīng)歸檔到“文檔”中：特別注意：執(zhí)行本功能時(shí)，相當(dāng)對(duì)于每個(gè)協(xié)同在處理時(shí)執(zhí)行了“確認(rèn)并歸檔”。歸檔后，這些協(xié)同會(huì)同時(shí)變?yōu)椤耙烟幚怼睜顟B(tài)，因此，歸檔后就不再顯示在待辦事項(xiàng)功能中了。1.1.3.4在“跟蹤事項(xiàng)”中執(zhí)行歸檔在首頁(yè)的“跟蹤事項(xiàng)”區(qū)域中，顯示了當(dāng)前指定為“跟蹤”的協(xié)同。點(diǎn)擊“顯示全部“跟蹤事項(xiàng)”?！卑粹o，可以列表例如：范江的“跟蹤事項(xiàng)”區(qū)域顯示如下：點(diǎn)擊“”按鈕，顯示如下：20 / 236軟件服務(wù)社：協(xié)同辦公系統(tǒng)使用對(duì)于需要?dú)w檔的協(xié)同，可以勾選后，點(diǎn)擊按鈕，即可進(jìn)行歸檔，操作方法與對(duì)已發(fā)事項(xiàng)或已辦事項(xiàng)執(zhí)行歸檔完成相同。本例中，范江將這個(gè)協(xié)同歸檔到“文檔”中。1.

22、1.3.5在“近期回復(fù)”中執(zhí)行歸檔在首頁(yè)的“近期回復(fù)”區(qū)域中，也可以點(diǎn)擊“”按鈕：這樣就可以列表顯示全部有回復(fù)但本人沒(méi)有查看過(guò)的協(xié)同。如果有需要?dú)w檔的協(xié)同，可以勾選后，點(diǎn)擊“歸檔”按鈕，即可進(jìn)行歸檔，操作方法與對(duì)已發(fā)事項(xiàng)或已辦事項(xiàng)執(zhí)行歸檔完全相同。1.1.4刪除本功能用于刪除文檔或文檔夾。注意：如果將一個(gè)歸檔的協(xié)同在這里做了刪除，只不過(guò)是在“文檔管理”中不顯示這個(gè)協(xié)同了，對(duì)于已發(fā)事項(xiàng)、已辦事項(xiàng)功能并無(wú)影響（如果這個(gè)已歸檔的協(xié)同原來(lái)顯示在已發(fā)事項(xiàng)、已辦事項(xiàng)中，那么即使在“文檔管理”中做了刪除，仍可以顯示在已發(fā)事項(xiàng)、已辦事項(xiàng)中）。說(shuō)明：如果在主控系統(tǒng)中將“歸檔后是否還在”已發(fā)事項(xiàng)/已辦事項(xiàng)”中顯示

23、”這個(gè)參數(shù)設(shè)置為 0，那么一個(gè)協(xié)同歸檔后就已經(jīng)從“已發(fā)事項(xiàng)/已辦事項(xiàng)”中消失，因此就不能在“已發(fā)事項(xiàng)/已辦事項(xiàng)”功能中查找。如果又在“文檔管理”中刪除了這個(gè)歸檔的協(xié)同，這時(shí)就只能執(zhí)行“協(xié)同管理綜合”功能，將條件指定為“已歸檔”（如下所示），即可查到。1.1.5轉(zhuǎn)發(fā)協(xié)同前面介紹過(guò)，“文檔管理”中保存的文檔不僅可以是普通的文件，還可以是一個(gè)協(xié)同。在文檔管理中21 / 236軟件服務(wù)社：協(xié)同辦公系統(tǒng)使用保存的協(xié)同也可以轉(zhuǎn)發(fā)給其他人。例如：于秀中在文檔管理中查看資料時(shí)，看到前面歸檔的“關(guān)于 ISO9000 的認(rèn)證流程”這個(gè)協(xié)同：她想讓財(cái)務(wù)部副經(jīng)理王云秀也了解一下這些內(nèi)容，因此勾選這個(gè)協(xié)同，然后點(diǎn)擊按鈕

24、。系統(tǒng)彈出選擇窗口（如下所示），她選擇王云秀并填寫了附言：這時(shí)蘇總所發(fā)的資料，近期我們會(huì)討論這些工作，你先看一下吧然后點(diǎn)擊“確定”，即可把這個(gè)協(xié)同轉(zhuǎn)發(fā)出去。由于已歸檔的協(xié)同一般都是比較重要的，因此，利用轉(zhuǎn)發(fā)功能，可以很方便地把這些協(xié)同轉(zhuǎn)給其他人查看。22 / 236軟件服務(wù)社：協(xié)同辦公系統(tǒng)使用1.1.6附入?yún)f(xié)同本功能用于把文檔管理中的文件和協(xié)同作為一個(gè)新建的協(xié)同的“關(guān)聯(lián)事項(xiàng)”。本功能將在后面介紹。1.1.7移動(dòng)、在“其它”這個(gè)菜單下，還有以下功能：1.移動(dòng)：本功能用于將文檔或文檔夾移動(dòng)到其他文檔夾中。操作非常簡(jiǎn)單，只需選中要移動(dòng)的文檔夾或是文檔，再點(diǎn)擊“移動(dòng)”，在彈出窗口中選擇新文檔夾后點(diǎn)擊“

25、確定”即可。例如：前面于秀中在“系統(tǒng)使用”文檔夾中上傳了財(cái)務(wù)系統(tǒng)的使用，由于以后還要添加其它系統(tǒng)的使用，所以于秀中想在“系統(tǒng)使用”這個(gè)文檔夾下按各個(gè)系統(tǒng)分別建文檔夾。于秀中按鈕，建立了下級(jí)文檔夾“PB 系統(tǒng)”、“FM 系統(tǒng)”、“DL在“系統(tǒng)使用”文檔夾下點(diǎn)擊系統(tǒng)”，如下所示：然后于秀中勾選上面的四個(gè)使用位置：文件，再點(diǎn)擊“移動(dòng)”按鈕，系統(tǒng)彈出窗口要求指定移動(dòng)到什么點(diǎn)擊“系統(tǒng)使用”這個(gè)文檔夾，然后點(diǎn)擊選中“FM 系統(tǒng)”：23 / 236軟件服務(wù)社：協(xié)同辦公系統(tǒng)使用再點(diǎn)擊“確定”按鈕，即可把這四個(gè)文檔移動(dòng)到“FM 系統(tǒng)”這個(gè)文檔夾下（可以在左側(cè)的樹狀圖上點(diǎn)擊選擇這個(gè)文檔夾查看）。2.：可以把一個(gè)文

26、檔到另一個(gè)位置。而且，如果有“文檔”的使用權(quán)限，還可以把“文檔”到“文檔”中（“文檔”會(huì)在后面介紹）?！?.”的操作方法與“移動(dòng)”非常類似。：本功能相當(dāng)于給一個(gè)文檔夾或文檔建立一個(gè)、而不移動(dòng)文檔夾或文檔的物理位置。選中要的文檔夾或文檔，點(diǎn)擊“”，在彈出窗口中選擇新文檔夾、然后點(diǎn)擊“確定”，即可在新文檔夾中建立起。這就象使用個(gè)人電腦時(shí)，會(huì)把自己常用的一些文件設(shè)置為桌面快捷方式一樣。例如：于秀中由于負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)工作、經(jīng)常要查看財(cái)務(wù)系統(tǒng)的使用，所以想在“文檔”下直接建24 / 236軟件服務(wù)社：協(xié)同辦公系統(tǒng)使用立這些文檔的。她選擇這四個(gè)文檔，然后在“其它”菜單下點(diǎn)擊“”，系統(tǒng)要求指定的位置：于秀中點(diǎn)擊選

27、擇“：文檔”并點(diǎn)擊“確定”后，可以看到在“文檔”中顯示出了這幾個(gè)文檔的其中：這個(gè)圖標(biāo)表示這是一個(gè)。這樣每次執(zhí)行“文檔”時(shí)，就可以直接看到這些，可以直接點(diǎn)擊查看這些文檔的內(nèi)容，而不必再點(diǎn)擊進(jìn)入各個(gè)文檔夾。說(shuō)明：本例中可以看到，可以同時(shí)選擇多個(gè)文檔或文檔夾，進(jìn)行。25 / 236軟件服務(wù)社：協(xié)同辦公系統(tǒng)使用1.1.8更名、借閱、共享在文檔列表中，可以對(duì)文檔或文檔夾進(jìn)行下列操作：1.1.8.1更名可以更改文檔夾或文檔的名稱：只需要選中文檔夾或文檔，點(diǎn)擊“更名”，在彈出窗口中錄入新名稱后，點(diǎn)擊“確定”即可。不僅可以對(duì)普通的文件、文檔夾更名，而且可以對(duì)歸檔的協(xié)同更名。但是更改的只是在“文檔管理”中顯示的

28、名稱，并不是協(xié)同的標(biāo)題。這樣，對(duì)于一些重要的協(xié)同，歸檔后可以改為更標(biāo)準(zhǔn)的名稱，便于統(tǒng)一查看。比如：于秀中想把前面歸檔的蘇鵬所發(fā)的協(xié)同“關(guān)于 ISO9000 的認(rèn)證流程”改名為“蘇總-ISO-說(shuō)明”：可以點(diǎn)擊它后面的按鈕，系統(tǒng)彈出以下窗口：于秀中錄入為：保存后，如下所示：26 / 236軟件服務(wù)社：協(xié)同辦公系統(tǒng)使用但是點(diǎn)擊查看時(shí)，可以看到協(xié)同的標(biāo)題并沒(méi)有任何變化（如下所示）。這樣就非常便于每個(gè)人管理本人的各種文檔。1.1.8.2文檔的“借閱”缺省情況下“文檔”只能由本人查看，但可以執(zhí)行“借閱”，把一個(gè)文檔借閱給其他人。如果想要把某個(gè)文檔借閱給其他人，可以點(diǎn)擊這個(gè)文檔后面的按鈕，然后在彈出窗口中點(diǎn)

29、擊“添加”按鈕、選擇好要借閱給哪些人即可?？梢灾付ń栝喌钠谙蓿合到y(tǒng)默認(rèn)借閱起始時(shí)間為當(dāng)前時(shí)間，結(jié)束時(shí)間缺省為空（表示無(wú)結(jié)束時(shí)間），可以根據(jù)需要更改借閱起止時(shí)間。完成文檔借閱設(shè)置后，單擊“確定”按鈕，保存文檔借閱設(shè)置。在借閱期限內(nèi)這個(gè)文檔就會(huì)出現(xiàn)在借閱者的“借閱文檔”功能中。當(dāng)超過(guò)借閱期限后，文檔自動(dòng)收回（即這個(gè)人不能再查看這些文檔）。如果要?jiǎng)h除借閱（即取消某個(gè)人的借閱權(quán)限），可以點(diǎn)擊按鈕后，在彈出窗口中勾選要?jiǎng)h除的，再單擊“刪除”按鈕即可。例如：1.財(cái)務(wù)部經(jīng)理于秀中于秀中要把“內(nèi)部審計(jì)制度.doc”借閱給稽核部經(jīng)理宋延昌、副經(jīng)理祝捷，以及信息部經(jīng)理胡仲偉， 因?yàn)榛瞬亢托畔⒉恳残枰私膺@些內(nèi)容

30、。于秀中找到這個(gè)文檔：27 / 236軟件服務(wù)社：協(xié)同辦公系統(tǒng)使用點(diǎn)擊按鈕，會(huì)彈出窗口要求指定借閱給哪些人：點(diǎn)擊按鈕，然后選擇給以下。注意：這里也可以指定為部門、職務(wù)或組。28 / 236軟件服務(wù)社：協(xié)同辦公系統(tǒng)使用點(diǎn)擊“確定”后，系統(tǒng)提示：可以看到，現(xiàn)在已經(jīng)指定為借閱給以下：29 / 236軟件服務(wù)社：協(xié)同辦公系統(tǒng)使用可以指定借閱的期限：系統(tǒng)默認(rèn)借閱“開始時(shí)間”為當(dāng)前時(shí)間，“結(jié)束時(shí)間”缺省為空（表示無(wú)結(jié)束時(shí)間），可以更改借閱起止時(shí)間。本例中，于秀中未設(shè)置結(jié)束時(shí)間。完成文檔借閱設(shè)置后，在借閱期限內(nèi)這個(gè)文檔就會(huì)出現(xiàn)在借閱者的“借閱文檔”中。當(dāng)超過(guò)借閱期限后，文檔自動(dòng)收回（即這個(gè)人不能再查看這些文

31、檔）。后面在“借閱文檔”功能中，再介紹借閱者怎樣查看別人的文檔。注：如果要?jiǎng)h除借閱（即取消某個(gè)人的借閱權(quán)限），可以點(diǎn)擊按鈕后，在彈出窗口中勾選要?jiǎng)h除的，再單擊按鈕即可。2.工程部經(jīng)理姜洪清姜洪清想把前面歸檔的“空調(diào)維護(hù)招標(biāo)方案”這個(gè)協(xié)同借閱給宋延昌和于秀中，操作方法如下：姜洪清找到這個(gè)文檔：點(diǎn)擊按鈕，然后在彈出窗口點(diǎn)擊、指定借閱給宋延昌和于秀中：本例中，姜洪清也未設(shè)置結(jié)束時(shí)間。這樣，就完成了這個(gè)文檔的借閱。說(shuō)明：可以看到，歸檔的協(xié)同也可以象普通文檔一樣借閱給其他人。這樣，盡管借閱者并不在這個(gè)協(xié)同的流程中，但也可以查看這個(gè)協(xié)同。30 / 236軟件服務(wù)社：協(xié)同辦公系統(tǒng)使用1.1.8.3文檔夾的“

32、共享”不僅可以把一個(gè)文檔借閱給他人，還可以把某個(gè)文檔夾共享給他人，這樣，得到共享權(quán)限的人就可以查看這個(gè)文檔夾及其所有下級(jí)文檔夾中的所有文檔。如果想要把某個(gè)文檔夾“共享”給他人，可以點(diǎn)擊這個(gè)文檔夾后面的“共享”按鈕，然后在彈出窗口中點(diǎn)擊“添加”按鈕、選擇好要“共享”給哪些人即可。此后，這些人就可以在“他人文檔”中查看這個(gè)文檔夾下的所有內(nèi)容?？梢灾付ā肮蚕怼钡钠谙蓿合到y(tǒng)默認(rèn)共享開始時(shí)間為當(dāng)前時(shí)間，結(jié)束時(shí)間缺省為空（表示無(wú)結(jié)束時(shí)間），可以更改起止時(shí)間。完成文檔夾共享設(shè)置后，單擊“確定”按鈕，保存文檔夾共享設(shè)置。在共享期限內(nèi)這個(gè)文檔夾就會(huì)出現(xiàn)在共享者的“他人文檔”中。當(dāng)超過(guò)共享期限后，權(quán)限自動(dòng)收回（即

33、這個(gè)人不能再查看這些文檔夾中的內(nèi)容）。如果要?jiǎng)h除共享者（即取消某個(gè)人的共享權(quán)限），可以點(diǎn)擊“共享”按鈕后，在彈出窗口中勾選要?jiǎng)h除的 ，再單擊“刪除”按鈕即可。例如：1.于秀中于秀中要把“付款管理制度”這個(gè)文檔夾共享給宋延昌和信息部經(jīng)理胡仲偉。她找到這個(gè)文檔夾：點(diǎn)擊按鈕，然后在彈出窗口點(diǎn)擊、指定共享給宋延昌和胡仲偉：與借閱類似，也可以設(shè)置開始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間。本例中，于秀中未設(shè)置結(jié)束時(shí)間。這樣，就完成了這個(gè)文檔夾的共享。完成文檔夾共享設(shè)置后，在共享期限內(nèi)這個(gè)文檔夾就會(huì)出現(xiàn)在共享者的“他人文檔”中。當(dāng)超過(guò)共享31 / 236軟件服務(wù)社：協(xié)同辦公系統(tǒng)使用期限后，權(quán)限自動(dòng)收回（即這個(gè)人不能再查看這些文檔

34、夾中的內(nèi)容）。后面在“他人文檔”功能中，再介紹共享者怎樣查看別人的文檔夾中的內(nèi)容。注：如果要?jiǎng)h除共享者（即取消某個(gè)人的共享權(quán)限），可以點(diǎn)擊按鈕后，在彈出窗口中勾選要?jiǎng)h除的，再單擊即可。2.姜洪清姜洪清可以按同樣的方法，把下列文檔夾共享給宋延昌：設(shè)備管理制度施工管理制度用電管理制度注意：“借閱”和“共享”也可以給部門（表示給這個(gè)部門中的所有）。如果給一個(gè)部門、而這個(gè)部門后來(lái)又增加了新的，那么新增加的也有“借閱”和“共享”的權(quán)限?！敖栝啞迸c“共享”之間沒(méi)有關(guān)系，如果一個(gè)文檔所屬的文檔夾已“共享”給某個(gè)人，然后又把這個(gè)文檔“借閱”給這個(gè)人，那么這個(gè)人在“他人文檔”和“借閱文檔”中都可以看到這個(gè)文檔。

35、1.2文檔很多存在需要統(tǒng)一管理的文檔，如一些工作規(guī)范、管理要求等。這種文檔顯然應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一管理較好。OA 中提供了“文檔”的管理功能，可以滿足這種需要?！拔臋n”的操作方式和“文檔”相似，只是僅有“文檔管理員”才可以對(duì)整個(gè)“文檔”他“共享”進(jìn)行操作；其他員工執(zhí)行“文檔”功能時(shí)，只能在“文檔”中看到文檔管理員的文檔夾，并且只能按照文檔管理員的（、寫入或全部）進(jìn)行相應(yīng)的操作。下面先介紹文檔管理員怎樣管理文檔。1.2.1文檔管理員的管理方法文檔管理員可以根據(jù)本的管理要求建立相應(yīng)的文檔夾，并共享給其他人注意：一定要區(qū)分好“文檔管理員”和“主控系統(tǒng)管理員”，這是二個(gè)不同的概念。例如：用有門業(yè)存在很多需要統(tǒng)一管

36、理的文檔，因此需要使用“行本功能，顯示如下：文檔”管理。文檔管理員付聰執(zhí)32 / 236軟件服務(wù)社：協(xié)同辦公系統(tǒng)使用下面介紹該功能的使用方法：1.2.1.1新建文檔夾根據(jù)本對(duì)文檔管理的需要，付聰決定分部門建立以下一級(jí)文檔夾：銷售部、財(cái)務(wù)部、企劃部、研發(fā)部、人力部、企劃部、信息部、工程部、后勤安保部、稽核部、生產(chǎn)企業(yè)然后在“生產(chǎn)企業(yè)”下面建立了以下部門：邦加門公司、形惠門公司、水鈞門公司設(shè)置完成后，如下所示：說(shuō)明：付聰設(shè)置的很多文檔夾名稱正好與需要統(tǒng)一管理文檔的部門名稱一致，這樣以后可以再把這些文檔夾給這些部門的文檔管理，便于各個(gè)部門參與文檔的整理。當(dāng)然也可以用其它分類方式設(shè)置文檔夾，比如：人事

37、管理文檔、技術(shù)研檔、市場(chǎng)活動(dòng)文檔33 /236軟件服務(wù)社：協(xié)同辦公系統(tǒng)使用1.2.1.2上傳文檔文檔管理員可以把各種文檔上傳到“文檔”中。例如：付聰想把下列文件上傳到“文檔”下面的“信息部”這個(gè)文檔夾中：計(jì)算機(jī)設(shè)備、管理制度.doc03-付款審批及預(yù)算系統(tǒng)使用.doc05-協(xié)同辦公系統(tǒng)使用22-客戶關(guān)系管理系統(tǒng)使用.doc.doc付聰點(diǎn)擊進(jìn)入“信息部”這個(gè)文檔夾，然后點(diǎn)擊按鈕，上傳上述文檔，操作方法與“文檔”中完全一樣。上傳完畢，如下所示：1.2.1.3協(xié)同的歸檔前面介紹過(guò)可以把協(xié)同歸檔到“文檔”中。如果需要，還可以把協(xié)同歸檔到“文檔”中。協(xié)同歸檔到“文檔”的操作方法與歸檔到“文檔”完全相同。

38、比如：付聰認(rèn)為胡仲偉所發(fā)的“OA 系統(tǒng)使用管理規(guī)定”這個(gè)協(xié)同比較重要，因此想把這個(gè)協(xié)同歸檔到文檔中。這個(gè)協(xié)同付聰還沒(méi)有處理，因此目前顯示在“待辦事項(xiàng)”中：付聰點(diǎn)擊查看后，點(diǎn)擊“處理”按鈕，然后點(diǎn)擊，這時(shí)系統(tǒng)彈出窗口，要求指定歸檔的位置：34 / 236軟件服務(wù)社：協(xié)同辦公系統(tǒng)使用可以看到，由于付聰是文檔管理員，因此他在歸檔時(shí)除了可以選擇“文檔”及其下級(jí)文檔夾，還可以選擇“文檔”及其下級(jí)文檔夾。付聰選擇“文檔”下面的“信息部”，點(diǎn)擊“確定”后，就可以把這個(gè)協(xié)同歸檔到“信息部”文檔夾中。付聰再查看“文檔”時(shí)，就可以在“信息部”文檔夾中看到這個(gè)文檔：說(shuō)明：1.上面介紹了在協(xié)同處理時(shí)歸檔的方法，也可以

39、在“已發(fā)事項(xiàng)、已辦事項(xiàng)”等功能中把協(xié)同歸檔到“文檔”中，操作方法與“文檔”完全相同。文檔，其他得到文檔管理員的人也可以歸檔到的文檔中），后面會(huì)做介紹。2.不僅是文檔管理員可以歸檔到（只不過(guò)只能歸檔到文檔管理員文檔1.2.1.4刪除本功能用于刪除文檔或文檔夾。35 / 236軟件服務(wù)社：協(xié)同辦公系統(tǒng)使用1.2.1.5轉(zhuǎn)發(fā)協(xié)同在“文檔”中，同樣可以把已歸檔的協(xié)同轉(zhuǎn)發(fā)給其他人。操作方法與“文檔”完全相同。1.2.1.6附入?yún)f(xié)同本功能用于把文檔管理中的文件和協(xié)同作為一個(gè)新建的協(xié)同的“關(guān)聯(lián)事項(xiàng)”。本功能將在后面介紹。1.2.1.7移動(dòng)、在“文檔”功能的“其它”這個(gè)菜單下，也可以進(jìn)行下列操作：這些功能的使

40、用方法與“文檔”中介紹的完全相同。1.移動(dòng)：本功能用于把文檔或文檔夾移動(dòng)到其他文檔夾中。2.：可以把一個(gè)文檔到另一個(gè)位置。而且，可以把“文檔”的內(nèi)容“文檔”。3.：本功能相當(dāng)于給一個(gè)文檔夾或文檔建立一個(gè)，而不移動(dòng)文檔夾或文檔的物理位置。1.2.1.8更名、借閱、共享與“1.文檔”類似，在“更名：文檔”的文檔列表中，也可以利用下列功能對(duì)文檔或文檔夾進(jìn)行操作：選中要更換名稱的文檔夾或文檔。點(diǎn)擊“更名”，在彈出窗口中輸入新名稱后，點(diǎn)擊“確定”即可。2.文檔的“借閱”：“文檔”也可以根據(jù)需要借閱給其他人。操作方法與“文檔”中完全相同。例如：付聰要把“計(jì)算機(jī)設(shè)備及管理制度”借閱給宋延昌，因?yàn)闅w稽核部也要

41、了解。操作方法如下：付聰找到這個(gè)文檔：36 / 236軟件服務(wù)社：協(xié)同辦公系統(tǒng)使用點(diǎn)擊按鈕，然后在彈出窗口點(diǎn)擊、指定借閱給宋延昌：本例中，付聰未設(shè)置結(jié)束時(shí)間。這樣，就完成了這個(gè)文檔的借閱。說(shuō)明：后面在“借閱文檔”功能中，再介紹借閱者怎樣查看借閱的“3.文檔夾的“共享”：文檔”?！拔臋n”也可以根據(jù)需要把某個(gè)文檔夾共享給他人，這樣，得到共享權(quán)限的人就可以查看這個(gè)文檔夾及其所有下級(jí)文檔夾中的所有文檔。操作方法與“文檔”的共享非常類似?！拔臋n”與“文檔”的不同之處在于，在對(duì)文檔夾“共享”時(shí)，還可以指定對(duì)方對(duì)這個(gè)文檔夾的操作權(quán)限，權(quán)限分為以下三種：表示只寫入：表示被人這個(gè)文檔夾中的內(nèi)容；被人在這個(gè)文檔夾

42、中執(zhí)行“新建文檔夾、新增文檔、轉(zhuǎn)發(fā)協(xié)同、附入?yún)f(xié)同、移動(dòng)、全部：表示、更名、刪除”功能人對(duì)這個(gè)文檔夾“下面”的內(nèi)容具有與文檔管理員本人同樣的權(quán)限，即除被了、寫入的功能，還可以象文檔管理員一樣，再把這個(gè)文檔夾“下面”的內(nèi)容“借閱”或“共享”給其他人。例如：付聰可以把各個(gè)文檔夾分別“共享”給各個(gè)部門的經(jīng)理。付聰點(diǎn)擊“財(cái)務(wù)部”這個(gè)文檔夾后面的“共享”按鈕：37 / 236軟件服務(wù)社：協(xié)同辦公系統(tǒng)使用此時(shí)彈出窗口要求指定要的：付聰點(diǎn)擊按鈕，選擇財(cái)務(wù)部經(jīng)理于秀中，如下所示：可以看到，缺省的權(quán)限是“”。由于以后準(zhǔn)備讓各個(gè)部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門的文檔，因此付聰將權(quán)限改為“全部”。這樣就完成了這個(gè)文檔夾的“共享”。

43、完成上述共享設(shè)置后，于秀中就限執(zhí)行“文檔”功能，并對(duì)“財(cái)務(wù)部”這個(gè)文檔夾進(jìn)行操作。38 / 236軟件服務(wù)社：協(xié)同辦公系統(tǒng)使用盡管她不是文檔管理員（后面會(huì)舉例介紹）。然后，付聰按同樣的方式將各個(gè)文檔夾給各個(gè)部門的經(jīng)理（其中“生產(chǎn)企業(yè)”文檔夾的三個(gè)下級(jí)文檔夾分別給了這三個(gè)公司的經(jīng)理），權(quán)限都設(shè)置為“全部”。1.2.2其他的使用方法不僅文檔管理員可以使用“文檔”，其他人如果得到文檔管理員“共享”了某個(gè)文檔夾，那么也可以按文檔管理員指定的權(quán)限使用“文檔”。例如：付聰在前面已將“財(cái)務(wù)部”這個(gè)文檔夾共享給于秀中，權(quán)限是“全部”，因此，于秀中現(xiàn)在就可以對(duì)這個(gè)文檔夾下面的資料進(jìn)行，操作方法與文檔管理員完全相

44、同。于秀中執(zhí)行“文檔”功能，可以看到這個(gè)文檔夾：由于付聰將于秀中對(duì)“財(cái)務(wù)部”這個(gè)文檔夾的使用權(quán)限設(shè)置為“全部”，所以于秀中對(duì)這個(gè)文檔夾進(jìn)行操作時(shí)，就具有與文檔管理員付聰完全相同的權(quán)限，包括在這個(gè)文檔夾下面新建下級(jí)文檔夾、上傳文檔、刪除等功能。不僅如此，于秀中還可以把這個(gè)文檔夾下面的內(nèi)容“借閱”或“共享”給其他人。1.2.2.1新建文檔夾于秀中點(diǎn)擊左側(cè)樹狀圖中的“財(cái)務(wù)部”，顯示如下：然后點(diǎn)擊按鈕，新建以下文檔夾：月度例會(huì)內(nèi)容：因?yàn)楣疽髥T工建議匯總：因?yàn)楣疽笤诿吭履┗蛳略鲁醣仨氂性露壤龝?huì)，并做。必須員工的建議，以便把握各種問(wèn)題、持續(xù)改進(jìn)工作。設(shè)置完成后，如下所示：1.2.2.2上傳文檔于秀

45、中有以下文檔需要保存在“2012 年 10 月財(cái)務(wù)部例會(huì)文檔”中：要放在“月度例會(huì)內(nèi)容”這個(gè)文檔夾中。39 / 236軟件服務(wù)社：協(xié)同辦公系統(tǒng)使用于秀中點(diǎn)擊進(jìn)入“月度例會(huì)內(nèi)容”這個(gè)文檔夾中，然后點(diǎn)擊按鈕，上傳了這個(gè)文件。1.2.2.3協(xié)同的歸檔財(cái)務(wù)部結(jié)算組主管嚴(yán)素發(fā)來(lái)一個(gè)協(xié)同，內(nèi)容如下：標(biāo)題：工程合同及付款的問(wèn)題及建議流程：是一個(gè)并行流程，發(fā)給于秀中和王云秀。正文：有些工程合同內(nèi)容不清，導(dǎo)致付款時(shí)難以。建議在付款時(shí)必須嚴(yán)格按照合同，變更，必須先變更合同，否則財(cái)務(wù)部并不了解具體業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)，僅憑幾個(gè)人說(shuō)有變更就增加付款是非常的。如果先變更合同，就會(huì)有部門經(jīng)理、副總、總經(jīng)理的審核，出現(xiàn)問(wèn)題的可能性就小

46、得多，而且便于財(cái)務(wù)部執(zhí)行。嚴(yán)素發(fā)出后，于秀中在處理時(shí)，認(rèn)為這個(gè)建議很好，可以歸檔到“文檔員工建議匯總”中，因此在處理時(shí)點(diǎn)擊“確認(rèn)并歸檔”，這時(shí)系統(tǒng)要求歸檔到哪個(gè)文檔夾下：40 / 236軟件服務(wù)社：協(xié)同辦公系統(tǒng)使用于秀中指定“員工建議匯總”這個(gè)文檔夾，點(diǎn)擊“確定”后，就可以把這個(gè)協(xié)同歸檔到這個(gè)文檔夾中。以后于秀中再查看“文檔”下的“員工建議匯總”這個(gè)文檔夾時(shí)，就可以看到這個(gè)文檔：可以看到，不僅是文檔管理員可以歸檔到文檔（只不過(guò)只能歸檔到文檔管理員文檔，其他得到文檔管理員的文檔夾中）。的人也可以歸檔到上面介紹了在協(xié)同處理時(shí)歸檔的方法，也可以在“已發(fā)事項(xiàng)、已辦事項(xiàng)”等功能中將協(xié)同歸檔到“單位文檔”

47、中，操作方法與“文檔”完全相同。注：如果文檔管理員對(duì)一個(gè)文檔夾只下，否則系統(tǒng)提示：了“”的權(quán)限，那么被人就不能歸檔到這個(gè)文檔夾41 / 236軟件服務(wù)社：協(xié)同辦公系統(tǒng)使用1.2.2.4其他操作由于付聰給于秀中的權(quán)限是“全部”，因此于秀中對(duì)于“財(cái)務(wù)部”這個(gè)文檔夾下面的內(nèi)容具有與文檔管理員完全相同的權(quán)限，不僅可以執(zhí)行“轉(zhuǎn)發(fā)協(xié)同、附入?yún)f(xié)同、移動(dòng)、更名、刪除”，而且1.將這個(gè)文檔夾下的內(nèi)容借閱或共享給其他人。如：借閱于秀中要把“文檔”中的“工程合同及付款的問(wèn)題及建議”“借閱”給宋延昌和姜洪清?？梢栽谶@個(gè)文檔夾下，對(duì)這個(gè)文檔點(diǎn)擊按鈕，即可“借閱”給宋延昌和姜洪清：2.共享1） 于秀中要把“月度例會(huì)內(nèi)容”

48、這個(gè)文檔夾共享給宋延昌（具有“”權(quán)限），因?yàn)楣疽蠡瞬繖z查的這項(xiàng)工作：可以點(diǎn)擊“月度例會(huì)內(nèi)容”這個(gè)文檔夾后面的按鈕，共享給宋延昌：2） 于秀中要把“財(cái)務(wù)部”下的各個(gè)文檔夾都“共享”給副總經(jīng)理馬玉新（具有“寫入”權(quán)限）：注意：這時(shí)只能對(duì)“財(cái)務(wù)部”這個(gè)文檔夾下面的各個(gè)文檔夾逐個(gè)點(diǎn)擊按鈕、“共享”給馬玉新，不直接對(duì)“財(cái)務(wù)部”這個(gè)文檔夾進(jìn)行共享。42 / 236軟件服務(wù)社：協(xié)同辦公系統(tǒng)使用上面第一個(gè)文檔夾指定為：上面第二個(gè)文檔夾指定為（其中“宋延昌”是在前面的，且只有“”權(quán)限）：3） 于秀中要把財(cái)務(wù)部下的各個(gè)文檔夾“共享”給“財(cái)務(wù)部”全體員工（具有“”權(quán)限）：同上，也需要逐個(gè)文檔夾進(jìn)行共享操作，在

49、時(shí)，可以選擇“財(cái)務(wù)部”這個(gè)部門：同樣，第二個(gè)文檔夾也可以為：于秀中完成上述借閱和共享操作后，這些就可以得到這些文檔或文檔夾的使用權(quán)限。例如：1.宋延昌：宋延昌執(zhí)行“文檔”功能，可以看到“稽核部”這個(gè)文檔夾，他可以進(jìn)行任何操作，因?yàn)楦堵斀o他設(shè)置的權(quán)限是“全部”：43 / 236軟件服務(wù)社：協(xié)同辦公系統(tǒng)使用宋延昌還可以看到“月度例會(huì)內(nèi)容”這個(gè)文檔夾，這是因?yàn)橛谛阒薪o他提供了“共享”，但宋延昌只能查看，不能進(jìn)行其它操作。比如，宋延昌點(diǎn)擊進(jìn)入這個(gè)文檔夾，可以看到各個(gè)操作按鈕全部灰色顯示，因此這些操作均不可執(zhí)行。他只可以點(diǎn)擊文檔名進(jìn)行查看。這是因?yàn)橛谛阒兄唤o他提供了“讀取”的權(quán)限。2.馬玉新：馬玉新執(zhí)行“文檔”功能，可以看到下列內(nèi)容，因?yàn)橛谛阒薪o她“共享”了這二個(gè)文檔夾：點(diǎn)擊進(jìn)入“員工建議匯總”，顯示如下：可以看到