公司辦公用品快遞飲用水報(bào)銷管理.docx

1、辦公用品管理流程公司的辦公用品統(tǒng)一由行政部進(jìn)行管理，包括采購、保管、發(fā)放 和回收等，具體管理辦法如下：1、領(lǐng)用人根據(jù)實(shí)際需要到行政部領(lǐng)取辦公用品并詳細(xì)填寫辦公 用品領(lǐng)用登記表。2、客戶部門或設(shè)計(jì)部門在操作某項(xiàng)目時，如果公司辦公用品庫存 無法滿足項(xiàng)目需求，需要集中另行采購時，原則上由具體需求部 門向行政部提出申請后統(tǒng)一采購。具體程序?yàn)椋荷暾埲颂顚懖?購及設(shè)備維修申請單交各級審批簽字批準(zhǔn)后由行政部采購、備 案；行政部檢查申請單各項(xiàng)目填寫完整、審批齊全后進(jìn)行采購并 安排領(lǐng)用。3、行政部根據(jù)具體采購情況統(tǒng)計(jì)每月辦公用品采購費(fèi)用，于每月 月初結(jié)算上一個月辦公用品支出。結(jié)合收貨單做辦公用品月報(bào) 表，找各職

2、能部門簽字確認(rèn)后上交財(cái)務(wù)。4、員工離職時，持員工離職工作交接清單至行政部交接辦公 用品。行政部具體交接人負(fù)責(zé)認(rèn)真清點(diǎn)員工交回的辦公用品，并簽字確認(rèn)。之后辦理交回物品的入庫和妥善保管。一致；屬于按月交費(fèi)的情況，需提供正式發(fā)票和話費(fèi)明細(xì)單；屬于充 值卡交費(fèi)的情況，需提供等額發(fā)票和話費(fèi)明細(xì)單。每月15日前將上個月員工通訊費(fèi)發(fā)票、員工月度話費(fèi)報(bào)銷清單提交 財(cái)務(wù)部審核、報(bào)銷。4、其他要求所有員工的手機(jī)必須全天候處于開機(jī)狀態(tài)，并保證手 機(jī)處于能夠接通狀態(tài)。如遇與客戶開會等特殊原因而不能接聽電話時，應(yīng)在第一時間 回電。在一個自然月內(nèi)發(fā)現(xiàn)三次手機(jī)處在關(guān)機(jī)狀態(tài)，第一次提醒，第二次警 告，第三次當(dāng)月手機(jī)費(fèi)將不予報(bào)

3、銷。員工生日蛋糕的購買公司為慶祝員工生日，每月為每位當(dāng)月過生日的員工送出生日蛋 糕以表祝賀。蛋糕預(yù)定：月末最后一天預(yù)定生日蛋糕并向訂蛋糕處索要發(fā)票，蛋糕價(jià)位 應(yīng)在25寸150元左右，如果當(dāng)月過生日人比較多可酌情訂稍大一些 的蛋糕價(jià)位應(yīng)在200元左右。根據(jù)發(fā)票總金額填寫費(fèi)用報(bào)銷單（后附發(fā)票），上級主管審批 簽字后交財(cái)務(wù)報(bào)銷。機(jī)票預(yù)訂及報(bào)銷規(guī)定本公司員工因公出差需搭乘飛機(jī)時，依本規(guī)定預(yù)訂機(jī)票及報(bào)銷費(fèi) 用。一、預(yù)訂：（1）預(yù)訂機(jī)票前須認(rèn)真填寫出差申請單，由各級負(fù)責(zé)人簽字確 認(rèn)后，交訂票負(fù)責(zé)人查詢航班信息及價(jià)格；（2）訂票負(fù)責(zé)人和申請人溝通航班時間，機(jī)型，價(jià)格，經(jīng)申請人確 認(rèn)后向機(jī)票供應(yīng)商（含合同供應(yīng)

4、商和相關(guān)專業(yè)票務(wù)網(wǎng)站）作預(yù)訂；（3）預(yù)定機(jī)票時，預(yù)訂員需向多方機(jī)票供應(yīng)商詢價(jià)，尋得最低的票 價(jià)（含各項(xiàng)費(fèi)用）方可出票，出票前需再次和申請人確認(rèn)以上信息;（4）票送達(dá)后訂票負(fù)責(zé)人須先進(jìn)行檢查確認(rèn)，核對機(jī)票信息無誤， 包括：姓名、身份證號、航班時間，價(jià)格等。注意事項(xiàng):員工預(yù)定機(jī)票必須通過公司訂票負(fù)責(zé)人，不能以任何理由擅自訂 票，未通過公司訂票負(fù)責(zé)人訂票，產(chǎn)生的費(fèi)用不予報(bào)銷。二、登記訂票人負(fù)責(zé)將所有訂票信息進(jìn)行登記（電子版），內(nèi)容包括：部 門、姓名、航班號、日期、項(xiàng)目編號（非項(xiàng)目的可不填項(xiàng)目號）、金 額、備注等。三、結(jié)算、付款：1, 周結(jié)、月結(jié)供應(yīng)商訂票負(fù)責(zé)人定期與供應(yīng)商對帳，無誤后申請財(cái)務(wù)付款。2

5、, 及時結(jié)算供應(yīng)商確認(rèn)出票后，提前向財(cái)務(wù)申請機(jī)票款，收到票時結(jié)清費(fèi)用。說明：申請報(bào)銷時除按公司、按公司、供應(yīng)商分別填寫費(fèi)用報(bào)銷單，四、報(bào)表訂票負(fù)責(zé)人完成機(jī)票費(fèi)用明細(xì)表，作為月度報(bào)表之一，提交部門總監(jiān)。備注：辦公用品采購前需向供應(yīng)商詢價(jià)，尋得最低價(jià)后，填寫采 購及設(shè)備維修申請單，找各職能領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后方可找供應(yīng)商進(jìn)行 訂貨購買?？爝f管理流程1、發(fā)件人將快遞放至前臺，向前臺人員說明快遞要求；2、前臺負(fù)責(zé)檢查發(fā)件人填寫的快遞單是否完整。內(nèi)容須包括：發(fā) 件公司、發(fā)件人、發(fā)件日期、項(xiàng)目號（非項(xiàng)目的可不寫）、收件公 司、收件人。如不符合要求的，要求發(fā)件人填寫完整；3、前臺負(fù)責(zé)要求快遞公司每日定點(diǎn)到公司取快

6、遞并集中發(fā)出。如 不能定點(diǎn)取件，則可每日上下午各1次集中電話預(yù)約快遞員到公 司取件。加急件根據(jù)實(shí)際需求情況隨時處理。各種原因?qū)е庐?dāng)日 快遞未發(fā)出的應(yīng)及時通知發(fā)件人并妥善處理；4、快遞發(fā)出后，于發(fā)出當(dāng)日將發(fā)票和快遞單一一匹配，并登記明 細(xì)表；5、每周五，將當(dāng)周所有快遞單整理后提請報(bào)銷。6、報(bào)銷要求：（1）按公司、供應(yīng)商分別填寫費(fèi)用報(bào)銷單；（2）費(fèi)用報(bào)銷單需附明細(xì)表；（3）明細(xì)表需按部門、發(fā)件人排序，并經(jīng)發(fā)件人、總監(jiān)簽字確認(rèn);(4) 單據(jù)、發(fā)票、各級審批簽字完畢，提請財(cái)務(wù)部報(bào)銷。飲用水管理水票購買：飲用水一律向簽約供應(yīng)商訂貨。每次購買水票限額100張（目前 每張水票15元，共計(jì)1500元，并有贈票

7、）。購水后，要求供應(yīng)商提供發(fā)票，在收到發(fā)票后填寫費(fèi)用報(bào)銷單 及銀行支出憑證，后附供應(yīng)商提供的發(fā)票交上級主管、總監(jiān)審批 簽字后交財(cái)務(wù)部登記、報(bào)銷。與財(cái)務(wù)部確定可領(lǐng)款日期后通知供應(yīng)商。待供應(yīng)商到公司后引領(lǐng) 供應(yīng)商到財(cái)務(wù)部簽字領(lǐng)款。要求飲用水結(jié)費(fèi)要及時（發(fā)生費(fèi)用的10 日內(nèi)），禁止拖延及合并結(jié)算。日常定水：公司共設(shè)三個飲用水機(jī)，F(xiàn)l、F2、B1各一處。平日需定期檢查 飲用水消耗情況，確保各區(qū)域的飲用水供應(yīng)。提前1天電話通知水站，說明要求的送水日期、時間、桶數(shù)。實(shí)際到貨時，清點(diǎn)確認(rèn)送水桶數(shù)、空桶領(lǐng)走桶數(shù)，做好飲用水 消耗記錄并雙方簽字確認(rèn)。每一批水票使用完畢，需附飲用水消耗記錄提交部門總監(jiān)審 核確認(rèn)。

8、確認(rèn)無誤后可進(jìn)行下一批水票的購買。加班費(fèi)用報(bào)銷單審核公司員工因加班發(fā)生的額外費(fèi)用（如：車費(fèi)、餐費(fèi)），需填寫費(fèi) 用報(bào)銷單進(jìn)行報(bào)銷，并附加班申請單。該報(bào)銷單據(jù)由報(bào)銷人填 寫完成并由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、部門總監(jiān)（經(jīng)理）審核簽字后，統(tǒng)一交到人 事行政部人事行政助理處，人事行政助理需做以下審核工作：1、根據(jù)加班發(fā)生日期，檢查報(bào)銷單填報(bào)日期是否超過規(guī)定填報(bào)期 限（兩周內(nèi)），如有超期情況，不能報(bào)銷，退給報(bào)銷人；（如遇長 假，可順延）2、根據(jù)員工打卡記錄確認(rèn)報(bào)銷單所填加班時間是否與實(shí)際打卡 時間一致，不一致的退回報(bào)銷人；3、審核發(fā)票時間、金額是否與實(shí)際填寫的時間、金額一致，不一 致的退回報(bào)銷人；4、審核報(bào)銷單內(nèi)涉及的

9、車費(fèi)、餐費(fèi)金額等是否符合公司考勤制度細(xì)則的相關(guān)規(guī)定，不符合規(guī)定的退回報(bào)銷人；5、審核報(bào)銷單各項(xiàng)審批簽字是否完整，不完整的退回報(bào)銷人要求 補(bǔ)簽；6、人事行政助理將審核無誤的報(bào)銷單統(tǒng)一交人事行政總監(jiān)審核 簽字，之后遞交財(cái)務(wù)部出納。財(cái)務(wù)部審核并交總經(jīng)理審批簽字后 履行付款。報(bào)銷周期一般為兩周。手機(jī)費(fèi)報(bào)銷管理流程1、報(bào)銷額度以財(cái)務(wù)部發(fā)布的手機(jī)費(fèi)報(bào)銷額度為準(zhǔn)。2、超額話庚報(bào)銷辦法因公務(wù)發(fā)生的超出以上額度的話費(fèi)，市話費(fèi) 扣除50元個人通話費(fèi)后，全額報(bào)銷。因公務(wù)發(fā)生的長途通話費(fèi)和漫游通話費(fèi)需附話費(fèi)明細(xì)單并 填寫通訊費(fèi)超標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷申請表。不能按要求提供話費(fèi)明細(xì)單和通 訊費(fèi)超標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷申請表者，這部分超標(biāo)費(fèi)用由個人承擔(dān)