《秘書資格證書專題》下篇第章

1、下篇 工作要求第一章 會議管理第一節(jié) 會前籌備一、制作并準(zhǔn)確發(fā)送會議通知（一）引導(dǎo)案例（二）工作技能1.制作會議通知：會議相關(guān)材料；回復(fù)時需要的信封郵票等；有關(guān)票證；會議地點、交通工具、線路等。2.發(fā)送會議通知3.確認(rèn)會議通知的發(fā)放：確認(rèn)發(fā)送對象；確認(rèn)回復(fù)環(huán)節(jié)；確認(rèn)會議內(nèi)容是否準(zhǔn)確。4.處理回執(zhí)。（三）相關(guān)知識1.會議的構(gòu)成要素2.公司常見會議的種類：經(jīng)理例會與特別會議；部門員工例會；股東會；董事會；公司年會；客戶咨詢會；產(chǎn)品展銷訂貨會；業(yè)務(wù)洽談會；新產(chǎn)品新聞發(fā)布會。3.會議通知和委托書的內(nèi)容、格式4.發(fā)送會議通知的方法：口頭通知與書面通知；正式通知和非正式通知二、制作會議證件和指示標(biāo)識（一）

2、引導(dǎo)案例（二）工作技能1.制作會議證件 2.制作會議指示標(biāo)識 3.制作會標(biāo)（會徽）與臺幕（三）相關(guān)知識1.會議證件的作用2.會議證件的類型：代表證、列席證、工作證、記者證、來賓證。3.制作會議證件的注意事項4.會議證件的樣式5.會議標(biāo)識的樣式6.會議指示標(biāo)識的類型與張貼地點；標(biāo)識牌、區(qū)域圖、名簽與臺簽三、預(yù)訂會議室（一）引導(dǎo)案例（二）工作技能1.預(yù)訂會議室2.管理內(nèi)部會議室（三）相關(guān)知識1.會議室的分類 2.內(nèi)部會議室的特點 四、預(yù)訂、確認(rèn)會議住宿（一）引導(dǎo)案例（二）工作技能1.預(yù)訂會議住宿2.確認(rèn)會議住宿3.選擇住宿會議地點4.安排會議住宿房間（三）相關(guān)知識1.會議接待工作的內(nèi)容2.會議接待

3、的基本程序3.賓館的類型五、確認(rèn)最終參會人員車次（航班）（一）引導(dǎo)案例（二）工作技能1.查詢并確認(rèn)參會人員及車次（航班）2.查詢并確認(rèn)工作的流程（三）相關(guān)知識1.影響會議旅行交通方式的因素2.會議報名與確認(rèn)第二節(jié) 會中服務(wù)一、完成接站工作（一）引導(dǎo)案例（二）工作技能1.準(zhǔn)備接站 2.協(xié)調(diào)送站車輛（三）相關(guān)知識1.接站分工 2.接站工作的要求二、完成簽到工作（一）引導(dǎo)案例（二）工作技能1.完成簽到工作 2.完成報道工作 3.報道流程（三）相關(guān)知識1.簽到工作的內(nèi)容2.會議簽到的方式3.會議簽到的作用4.會議簽到的要求三、引導(dǎo)與會人員就座（一）引導(dǎo)案例（二）工作技能1.引導(dǎo)與會人員就座 2.安排會

4、議禮儀服務(wù)（三）相關(guān)知識1.對引導(dǎo)與會人員的要求 2.禮儀的類型四、接待嘉賓（一）引導(dǎo)案例（二）工作技能1.接待會議嘉賓 2.完成會議嘉賓到達(dá)時的安全保衛(wèi)（三）相關(guān)知識1.會議嘉賓的類型2.加強(qiáng)對會議接待人員的保密教育第三節(jié) 會后落實一、合理安排與會人員的返程（一）引導(dǎo)案例（二）工作技能1.幫助與會者提前安排好返程事宜2.提早做好與會者車、船、飛機(jī)票的登記預(yù)訂工作（三）相關(guān)知識1.返程工作的服務(wù)要求2.其他二、清退會議文件資料（一）引導(dǎo)案例（二）工作技能（三）相關(guān)知識1.文件資料清退方法2.清退文件資料的基本要求三、整理會議室（一）引導(dǎo)案例（二）工作技能1.引導(dǎo)離場2.整理會議室（三）相關(guān)知識

5、第二章 事物管理第一節(jié) 接待一、按職業(yè)要求著裝配飾（一）引導(dǎo)案例（二）工作技能1.正確著女裝：女士的標(biāo)準(zhǔn)職業(yè)裝；女士的職業(yè)便裝；女士在商務(wù)應(yīng)酬中的著裝2.正確著男裝：男士的標(biāo)準(zhǔn)的職業(yè)裝；男士的職業(yè)便裝；男士在商務(wù)應(yīng)酬中的著裝（三）相關(guān)知識1.著裝的基本原則與要求 2.收拾的佩戴原則3.女士職業(yè)妝的要求二、保持得體的儀態(tài)（一）引導(dǎo)案例（二）工作技能1.訓(xùn)練正確的站姿 2.訓(xùn)練正確的坐姿3.訓(xùn)練正確的行姿 4.訓(xùn)練微笑 5.訓(xùn)練常用手勢（三）相關(guān)知識1.正確的站姿 2.正確的坐姿 3.輕快的行姿4.工作中的基本表情三、正確的接聽、撥打電話（一）引導(dǎo)案例（二）工作技能1.掌握接電話的步驟2.掌握打電

6、話的基本步驟（三）相關(guān)知識1.接打電話的基本要求：態(tài)度禮貌友好、聲音積極自然、通話簡潔高效。2.電話擺放位置四、按禮儀要求迎接來訪者（一）引導(dǎo)案例（二）工作技能1.迎接來訪者 2.恭送來訪者（三）相關(guān)知識1.做好準(zhǔn)備工作的要點2.迎接來訪者的禮節(jié)3.恭送來訪者的禮節(jié)五、按禮儀要求接待來訪者（一）引導(dǎo)案例（二）工作技能1.接待預(yù)約客人 2.接待未預(yù)約的客人3.一邊接待訪客一邊處理電話（三）相關(guān)知識1.前臺秘書的主要責(zé)任 2.來訪者的類型3.設(shè)計、填寫接待記錄單第二節(jié) 辦公環(huán)境管理一、維護(hù)接待室、會議室等公共區(qū)域環(huán)境的安全與整潔（一）引導(dǎo)案例（二）工作技能1.保持接待室、會議室等公共區(qū)域的整潔2.

7、保持接待室、會議室等公共區(qū)域的環(huán)境安全3恰當(dāng)放置公用物品二、維護(hù)個人辦公環(huán)境（一）引導(dǎo)案例（二）工作技能1.整理辦公桌上的物品 2.治理辦公室的混亂3.恰當(dāng)放置個人物品（三）相關(guān)知識1.辦公環(huán)境構(gòu)成的要素2.“5S”的要點 3.個人辦公環(huán)境的要求4.常用個人辦公用品的種類5.常用公共物品的種類 6.辦公環(huán)境管理的注意事項第三節(jié) 辦公室日常事物管理一、安排用車（一）引導(dǎo)案例（二）工作技能1.預(yù)訂用車 2.車輛使用管理（三）相關(guān)知識1.安排用車原則 2.用車登記的要求3.用車管理的要求二、處理郵件（一）引導(dǎo)案例（二）工作技能1.簽收郵件 2.傳閱郵件 3.寄發(fā)郵件（三）相關(guān)知識1.收郵件的注意事項

8、2.資料、郵件分送的注意事項3.傳閱郵件的要求 4.寄發(fā)郵件的要求第四節(jié) 辦公用品與設(shè)備的使用與管理一、發(fā)放辦公用品（一）引導(dǎo)案例（二）工作技能1.按程序發(fā)放辦公用品2.節(jié)約使用辦公用品（三）相關(guān)知識1.常用辦公用品介紹：紙薄類、筆尺類、裝訂類、歸檔用品、辦公設(shè)備專用易耗品2.辦公用品領(lǐng)用申請表3.發(fā)放辦公用品的注意事項二、使用打印機(jī)打印文檔（一）引導(dǎo)案例（二）工作技能1.安裝打印機(jī) 2.設(shè)置打印機(jī)屬性3.在應(yīng)用程序中 執(zhí)行“打印”命令4.指定默認(rèn)打印機(jī) 5.打印任務(wù)管理6.刪除打印機(jī) 7.排出不打印的故障（三）相關(guān)知識1.打印機(jī)的種類：針式打印機(jī)、噴墨打印機(jī)、激光打印機(jī)2.打印機(jī)的工作環(huán)境

9、3.打印機(jī)使用的注意事項三、使用傳真機(jī)收發(fā)文件及常見故障處理（一）引導(dǎo)案例（二）工作技能1.發(fā)送傳真的準(zhǔn)備工作2.試運行復(fù)印3.發(fā)送傳真 4.接受傳真 5.處理傳真機(jī)常見故障（三）相關(guān)知識1.傳真機(jī)的工作原理2.使用傳真機(jī)的注意事項3.傳真紙的保管和使用四、使用復(fù)印機(jī)復(fù)印文件及對復(fù)印機(jī)進(jìn)行日常維護(hù)（一）引導(dǎo)案例（二）工作技能1.使用復(fù)印機(jī)復(fù)印文件：預(yù)熱、檢查原稿、放置原稿、選擇復(fù)印紙尺寸、縮小與放大、調(diào)節(jié)復(fù)印濃度、設(shè)定復(fù)印份數(shù)、開始復(fù)印。2.復(fù)印過程中的常見問題與處理：卡紙、紙張用完、墨粉不足、廢粉過多。3.維護(hù)與保養(yǎng)復(fù)印機(jī)（三）相關(guān)知識1.復(fù)印機(jī)的結(jié)構(gòu) 2.復(fù)印機(jī)的種類3.使用復(fù)印機(jī)的注意事

10、項：復(fù)印機(jī)的工作環(huán)境、復(fù)印紙的檢查、添加碳粉、其他注意事項。五、使用碎紙機(jī)銷毀文件及排除碎紙機(jī)常見故障（一）引導(dǎo)案例（二）工作技能1.使用碎紙機(jī)碎紙 2.碎紙機(jī)常見故障的處理：卡紙、噪音過大（三）相關(guān)知識1.碎紙機(jī)的功用2.碎紙機(jī)的主要指標(biāo)：碎紙方式、碎紙效果、碎紙能力、進(jìn)紙寬度。3.使用碎紙機(jī)的注意事項第三章 文書擬寫與處理第一節(jié) 文書擬寫一、擬寫通知（一）引導(dǎo)案例（二）工作技能通知的一般結(jié)構(gòu)：1.標(biāo)題 2.主送機(jī)關(guān) 3.正文 4.落款（三）相關(guān)知識1.通知的含義及適用范圍通知是一種用來傳達(dá)、部署工作，發(fā)布有關(guān)事項，批轉(zhuǎn)文件，任免干部時所用的下行公文。2.通知的類型指示性通知；發(fā)布、轉(zhuǎn)發(fā)、批

11、轉(zhuǎn)性通知；事務(wù)性通知、任免通知3.通知的擬寫要點二、擬寫函（一）引導(dǎo)案例（二）工作技能函的一般結(jié)構(gòu)：1.標(biāo)題 2.主送機(jī)關(guān) 3.正文 4.落款（三）相關(guān)知識1.函的含義及適用范圍函是不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項時所使用的一種平行公文。分為商洽函、詢問函、請示函、答復(fù)函等。2.函的擬寫要點及注意事項應(yīng)一事一函；要用詞得體；忌拉雜繁冗三、擬寫傳真稿（一）引導(dǎo)案例（二）工作技能傳真的一般結(jié)構(gòu)：1.標(biāo)題 2. 正文 3.落款（三）相關(guān)知識1.傳真稿概述傳真稿是各級機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位與社會團(tuán)體通知電子通訊技術(shù)或國際互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)傳送的一種文書。2.傳真稿的擬寫要點：內(nèi)容簡潔明

12、了；格式規(guī)范正確。四、擬寫備忘錄（一）引導(dǎo)案例（二）工作技能商務(wù)備忘錄的一般結(jié)構(gòu)：1.標(biāo)題 2.前言 3.正文 4.簽章（三）相關(guān)知識1.備忘錄概述備忘錄是記錄有關(guān)活動或事物，起揭示或提醒作用，以免忘卻的一種記事性文書。分為個人備忘錄、公務(wù)或商務(wù)備忘錄。2.備忘錄的擬寫要點：內(nèi)容要詳實、具體；語音要樸實、準(zhǔn)確五、擬寫訂貨單（一）引導(dǎo)案例（二）工作技能訂貨單的一般結(jié)構(gòu)：1.標(biāo)題 2.正文 3.尾部（三）相關(guān)知識1.訂貨單概述訂貨單是訂購產(chǎn)品和貨物的單據(jù)。2.訂貨單的擬寫要點六、擬寫條據(jù)（一）引導(dǎo)案例（二）工作技能1.說明性條據(jù)，一般由標(biāo)題、稱謂、正文、署名和日期組成。2.憑證性條據(jù)，一般由標(biāo)題、

13、正文、結(jié)語、署名這日期組成（三）相關(guān)知識1.條據(jù)概述條據(jù)是“便條”和“單據(jù)”的合稱，是單位或個人在交往過程中，一方給另一方簡單的情況說明和憑據(jù)，是一種簡便而實用的應(yīng)用文書。2.條據(jù)的種類：說明性條據(jù)；憑證性條據(jù)。3.條據(jù)的擬寫要點第二節(jié) 收文、發(fā)文處理一、簽收文書（一）引導(dǎo)案例（二）工作技能1.清點來件 2.檢查來件 3.簽字確認(rèn)（三）相關(guān)知識1.文書辦理工作的內(nèi)容2.收文辦理程序：簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復(fù)。3.發(fā)文辦理程序：復(fù)核、登記、印制、核發(fā)。4.文書簽收的含義 5.文書簽收的要求二、拆封文書（一）引導(dǎo)案例（二）工作技能1.確定拆封范圍2.開啟信封 3.檢查核對（三）相關(guān)

14、知識1.文書拆封的含義2.文書拆封的要求三、登記文書（一）引導(dǎo)案例（二）工作技能1.確定登記范圍 2.選擇登記方法：簿式登記、卡片式登記、聯(lián)單式登記。3.填寫登記表（三）相關(guān)知識1.文書登記的含義文書登記是在文書登記簿（卡片、聯(lián)單）上記錄文書的來源、去向、密級、緩急程度、編號、內(nèi)容和處理、運作過程情況，以保證文書的收發(fā)和辦理2文書登記的要求四、分發(fā)文書（一）引導(dǎo)案例（二）工作技能1.做好文書分類 2.明確分發(fā)對象 3.遞送文書（三）相關(guān)知識1.文書分發(fā)的含義文書分發(fā)是將收到的文書按照一定范圍和運行辦法發(fā)送給有關(guān)人員或承辦部門的過程。2.文書分發(fā)的要求：準(zhǔn)確及時；按分發(fā)范圍遞送；主次分明，注意文書的輕重緩急；手續(xù)齊全五、封發(fā)文書（一）引導(dǎo)