行政工作統(tǒng)籌管理

1、如何當好企業(yè)的管家導(dǎo)言：導(dǎo)言：Yes or No 行政管理就是吃力不討好的沒完沒了的雜事 行政管理很難做出亮點，但卻很容易挨批 誰都可以對行政團隊頤指氣使，我們就是個受氣包 行政工作可要可不要，并不是最重要的職能部門行政管理工作的價值及介紹行政管理工作的價值及介紹目錄目錄行政人員的角色定位與發(fā)展行政人員的角色定位與發(fā)展行政管理工作的關(guān)鍵點行政管理工作的關(guān)鍵點 行政團隊的管理行政團隊的管理Part 1Part 2Part 3Part 4行政管理工作的價值和介紹行政管理工作的價值和介紹Part 1Part 2Part 3Part 4 行政的定義：一定的社會組織在其活動過程中所進行的各種組織、控制、

2、協(xié)調(diào)、監(jiān)督等活動的總稱。 多、快、好、??！行政總監(jiān)行政經(jīng)理安 全保 密主管人 事行 政主管辦 公事 務(wù)主管安全專員辦公文員秘書后 勤總 務(wù)主管行政專員后勤專員宿管專員食堂 管理專員保潔人員綠化人員接待專員公關(guān)專員司機前 臺接 待主管公 關(guān)事 務(wù)主管車輛主管行政工作全景圖供應(yīng)商管理行政管理制度秘書管理辦公室辦公設(shè)備電話采購車輛管理衛(wèi)生安全保險辦公室搬遷員工宿舍固定資產(chǎn)郵局電話局選址搬家維修商裝飾店裝修擴建建筑商裝修隊消防局公安局飯店餐飲旅游公司印刷公司員工管理社區(qū)關(guān)系場址布局實施科學(xué)管理提供優(yōu)質(zhì)服務(wù) 其他行政費用管理會議/活動管理公關(guān)接待管理設(shè)備/設(shè)施管理輔助高管輔助高管人事管理制度/文書檔案管

3、理行政管理的特點行政管理的特點政策性時間性綜合性內(nèi)容繁雜聯(lián)系廣泛被動性與突發(fā)性行政人員的角色定位與發(fā)展行政人員的角色定位與發(fā)展Part 1Part 2Part 3Part 4能力素質(zhì)要求角色定位發(fā)展通道行政人員素質(zhì)要求行政人員素質(zhì)要求選材與評價標準選材與評價標準專業(yè)技能專業(yè)技能 企業(yè)全景企業(yè)全景各種常識各種常識 服務(wù)意識服務(wù)意識 洞察能力洞察能力 人際溝通人際溝通 協(xié)調(diào)能力協(xié)調(diào)能力 指揮能力指揮能力 忍耐能力忍耐能力 了斷能力了斷能力 行政人員行政人員豐富知識豐富知識溝通協(xié)調(diào)溝通協(xié)調(diào)解決能力解決能力 行政人員所具備的能力辦事能力溝通能力學(xué)習(xí)能力 行政人員的素質(zhì)要求個人條件個性要求人品要求行政管

4、理工作的角色定位行政管理工作的角色定位 突發(fā)事件處理救火隊 后勤部長企業(yè)管家 無名英雄幕僚 全方位溝通、協(xié)調(diào)潤滑劑 “門難進，臉難看，事難辦”的官府衙門?服務(wù) 有人情味婆媽杜拉拉的成長之路杜拉拉的成長之路(分)行政助理(分)行政主管(總)行政專員人事行政經(jīng)理人力資源總監(jiān)行政管理工作的關(guān)鍵點行政管理工作的關(guān)鍵點Part 1Part 2Part 3Part 4 制度/文書檔案管理 公關(guān)/接待管理 會議/活動管理 設(shè)備/設(shè)施管理 行政費用管理 意外預(yù)防制度制度/ /文書檔案管理文書檔案管理部門部門/崗位職責崗位職責費用管理、報銷流程、權(quán)限規(guī)定費用管理、報銷流程、權(quán)限規(guī)定著裝規(guī)定、名牌著裝規(guī)定、名牌/

5、名片規(guī)定、行為名片規(guī)定、行為/禮儀規(guī)范禮儀規(guī)范吸煙（室）、茶水間管理吸煙（室）、茶水間管理公章、印章、證照管理公章、印章、證照管理電話管理電話管理郵件、網(wǎng)絡(luò)管理郵件、網(wǎng)絡(luò)管理車輛管理車輛管理接待管理接待管理設(shè)備、設(shè)施、固定資產(chǎn)管理設(shè)備、設(shè)施、固定資產(chǎn)管理物業(yè)、場地、保潔管理物業(yè)、場地、保潔管理采購管理采購管理消防、安全、保衛(wèi)消防、安全、保衛(wèi)突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案制度建設(shè)制度建設(shè)什么是文書管理？什么是文書管理？監(jiān)督企業(yè)收發(fā)、歸檔文件的管理；文書管理的原則？文書管理的原則？及時準確、精簡實效、安全保密；收文范圍收文范圍凡是公司收進的一切以文字作為表達工具的關(guān)于商務(wù)的材料，收拾收文。收文管

6、理收文管理1.收文范圍2.收文程序3.相關(guān)工作文書管理文書管理公關(guān)接待管理公關(guān)接待管理 宣傳手段 禮儀周全 費用合理 人員得當 總結(jié)反饋禮？禮？禮貌禮貌禮節(jié)禮節(jié)禮數(shù)禮數(shù)儀？儀？儀式儀式儀表儀表儀貌儀貌敬人原則敬人原則自律原則自律原則適度原則適度原則真誠原則真誠原則會議會議/ /活動管理活動管理準備充分準備充分精簡高效精簡高效厲行節(jié)約厲行節(jié)約組織嚴密組織嚴密大型會議大型會議/活動準備流程活動準備流程日程安排內(nèi)容準備發(fā)言人核實費用請示場地落實場地談判起草文稿核實出席人安排接送賓館住宿禮品準備資料準備名單清單請柬制作會議記錄記錄整理一般會議管理一般會議管理會議準備工作核對單會議準備工作核對單1 1、

7、了解會議的目的、了解會議的目的2 2、是否一定要開會、是否一定要開會3 3、確定會議的形式、確定會議的形式4 4、安排會議的議程、安排會議的議程5 5、決定會議的時間、決定會議的時間6 6、確定會議的主持人、確定會議的主持人7 7、決定會議的地點、決定會議的地點8 8、研究會場如何布置、研究會場如何布置9 9、確定出席人數(shù)、確定出席人數(shù)1010、安排出席者座位、安排出席者座位1111、是否準備會議名簽、是否準備會議名簽1212、是否安排交通工具、是否安排交通工具1313、是否安排與會者住宿、是否安排與會者住宿1414、是否發(fā)出了會議通知、是否發(fā)出了會議通知1515、確定視聽教材、確定視聽教材1

8、616、確定輔助教材、確定輔助教材1717、準備會場周邊位置圖、準備會場周邊位置圖1818、是否要求與會者準備資料、是否要求與會者準備資料1919、確定自己人的相關(guān)資料、確定自己人的相關(guān)資料2020、是否安排會后娛樂項目并做好事先通知、是否安排會后娛樂項目并做好事先通知設(shè)備設(shè)備/ /設(shè)施管理設(shè)施管理 辦公室管理 物業(yè)關(guān)系管理 綠化、保潔 辦公設(shè)備 車輛 固定資產(chǎn) 安保、消防設(shè)施行政費用管理行政費用管理 合理原則：行政經(jīng)費管理要合理安排資金、及時供應(yīng)、保證部門需要。 節(jié)約原則：減少純消耗性支出，以降低行政管理成本。 監(jiān)督原則：對經(jīng)費活動的合法性、合理性和有效性進行監(jiān)督。意外預(yù)防意外預(yù)防 建議應(yīng)急

9、處理機制建議應(yīng)急處理機制 與與110、119建立必要的緊急聯(lián)系渠道建立必要的緊急聯(lián)系渠道 公司緊急疏散圖、緊急疏散口管理公司緊急疏散圖、緊急疏散口管理 員工的日常教育員工的日常教育 地震地震/自然災(zāi)害演習(xí)訓(xùn)練自然災(zāi)害演習(xí)訓(xùn)練 刑事犯罪演習(xí)訓(xùn)練刑事犯罪演習(xí)訓(xùn)練 火災(zāi)演習(xí)訓(xùn)練（火警預(yù)警系統(tǒng)、滅火器材置放、火災(zāi)演習(xí)訓(xùn)練（火警預(yù)警系統(tǒng)、滅火器材置放、定期檢查、工廠鋼梁的防火涂層檢查定期檢查、工廠鋼梁的防火涂層檢查）行政團隊的內(nèi)部管理行政團隊的內(nèi)部管理 Part 1Part 2Part 3Part 4時間管理溝通激勵團隊啟示創(chuàng)新管理行政團隊的時間管理行政團隊的時間管理第一招：時間預(yù)算表（每日工作計劃）第

10、二招：優(yōu)先級（第二象限工作法）第三招：沒定期限就不叫工作（SMART）第四招：工作檢查表（規(guī)范習(xí)慣）第五招：善用小工具（工作日志、備忘錄、提示、定時器、各種記錄）第六招：花錢買時間（外包、授權(quán)）第七招：第一次就把事情做對（舍棄完美主義）第八招：立即行動，拒絕拖延溝通的基礎(chǔ)以以“服務(wù)服務(wù)”理念解決沖突問題理解理念解決沖突問題理解 投訴是天經(jīng)地義的！投訴是天經(jīng)地義的！ 分析投訴的目的分析投訴的目的 不當面理論不當面理論 傾聽傾聽詢問緣由、表示理解詢問緣由、表示理解 換位思考換位思考 來者是對事，不是對你的來者是對事，不是對你的道歉道歉（不是認錯，而是在乎）（不是認錯，而是在乎） 視為幫助視為幫助感

11、謝感謝 事后檢討事后檢討尋求改進尋求改進 反饋（解釋）反饋（解釋）感謝感謝員工員工VsVs老板的目標老板的目標員工：員工：1、以較少的投入換取較大的回、以較少的投入換取較大的回報（利益）報（利益）2、拿到同樣多時，能夠少支付、拿到同樣多時，能夠少支付就會少支付（能偷懶就偷懶）就會少支付（能偷懶就偷懶）3、在同等支付的情況下，什么、在同等支付的情況下，什么得到的多就做什么得到的多就做什么老板：老板：1、以較少的支付換取較大的回、以較少的支付換取較大的回報報2、在得到同樣多回報的情況下，、在得到同樣多回報的情況下，能少支付就少支付能少支付就少支付3、在同等支付下，希望從員工、在同等支付下，希望從員

12、工那里得到更多回報那里得到更多回報激發(fā)行動力激發(fā)行動力激發(fā)行動力的步驟激發(fā)行動力的步驟 把行動和快樂連在一起，不斷增加快樂 把不行動和痛苦連在一起，不斷加強痛苦 量變引起質(zhì)變激發(fā)行動力的激發(fā)行動力的5 5大問大問自問自問v 我為什么還沒有采取行動？我為什么還沒有采取行動？v 不行動有什么好處？不行動有什么好處？v 長期不行動有什么壞處？長期不行動有什么壞處？v 假如現(xiàn)在就行動，假如現(xiàn)在就行動，長期有什么好處？長期有什么好處？v 我什么時候開始行動？我什么時候開始行動？團隊角色的啟示團隊角色的啟示 啟示一：每種角色都很重要啟示一：每種角色都很重要 啟示二：一個人不可能完美，但團隊可以啟示二：一個