物業(yè)管理文件和資料的管理程序

1、物業(yè)管理文件和資料的管理程序 文件和資料的管理程序 1.目的 對(duì)公司文件和資料進(jìn)行規(guī)范化管理、掌握，以滿意規(guī)定的要求。 2.適用范圍 2.1本程序適用掌握公司物業(yè)管理中如下文件: A.政府法規(guī)、法律、標(biāo)準(zhǔn)等外來(lái)文件; B.程序文件; C.作業(yè)指導(dǎo)書(shū); D.公開(kāi)文件; E.技術(shù)資料。 3.引用文件 3.1質(zhì)量手冊(cè)4.5文件和資料的管理。 3.2ISO9002標(biāo)準(zhǔn)4.5文件和資料的管理。 4.職責(zé) 4.1程序文件由ISO9000工作小組負(fù)責(zé)制定,并由相關(guān)授權(quán)人員批準(zhǔn)，作業(yè)指導(dǎo)書(shū)由各職能部門編制，報(bào)經(jīng)理批準(zhǔn)。 4.2ISO9000工作小組負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊(cè)、程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的發(fā)放修改和掌握。 4.3物

2、管部負(fù)責(zé)政府法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等外來(lái)文件和技術(shù)資料的接收和借閱。 5.程序 5.1文件和資料的編制和存檔 5.1.1程序文件由ISO9000工作小組組織編制，管理者代表審核后，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。作業(yè)指導(dǎo)書(shū)由各職能部門歸口編制，部門經(jīng)理批準(zhǔn)，公司質(zhì)量體系文件原件由ISO9000工作小組存檔保管。 5.1.2國(guó)家法律/法規(guī)、專業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等外來(lái)文件和技術(shù)資料由物管部統(tǒng)一接收存檔。 5.1.3公司文件由各職能部門編制，部門經(jīng)理批準(zhǔn)，存檔在各職能部門。凡是以物業(yè)管理公司名義對(duì)外發(fā)放的文件，必需填好發(fā)文審批單由總經(jīng)理或副總經(jīng)理審批并蓋章。 5.1.4物管部負(fù)責(zé)存檔文件和資料分類、編目、登記、上柜。 5.2文件和

3、資料的發(fā)放 5.2.1公開(kāi)文件由各職能部門發(fā)放,并填制公開(kāi)文件發(fā)放登記表。 5.2.2 ISO9000工作小組負(fù)責(zé)編制質(zhì)量體系文件清單和質(zhì)量體系文件發(fā)放登記表，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后發(fā)放。 5.2.3物管部負(fù)責(zé)編制法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等外來(lái)文件名目清單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后發(fā)至各部門。 5.2.4工程部編制技術(shù)資料名目清單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后發(fā)放至各部門，并負(fù)責(zé)借閱管理。 5.3 文件和資料的借閱及歸還。 5.3.1各部門需借閱文件和資料時(shí)，應(yīng)填用文件/資料借閱登記表、經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。 5.3.2歸還借閱資料時(shí),借閱人應(yīng)如數(shù)歸還資料,經(jīng)管理員清點(diǎn)無(wú)誤后,在文件/資料借閱登記表注銷。 5.4 文件和資料的更改。 5.4.1 文件需修改時(shí)，各相關(guān)部門提出修改申請(qǐng)，說(shuō)明建議修改內(nèi)容，經(jīng)原審核批準(zhǔn)的人員審核批準(zhǔn)，并根據(jù)5.2文件和資料的發(fā)放程序予以發(fā)布，同時(shí)收回作廢文件集中銷毀。 5.4.2作廢文件原件加蓋"作廢'章后，由物管部、ISO9000工作小組存放于過(guò)期檔案柜。 6.支持文件和質(zhì)量記錄。 6.1 外來(lái)文件清單 6.2公開(kāi)文件發(fā)放登記表 6.3質(zhì)量體系文件發(fā)放登記表 6.4深圳融發(fā)物業(yè)管理