第六講國際會議禮儀

1、第六講國際會議禮儀 國際會議是大型的國際交流場合。當代世界的國際會議有為討論和解決國際問題為目的而召開的，也有為對某個專業(yè)學術問題進行探討和交流而召開的。前者簡稱為國際會議，后者通稱為國際學術會議。 國際會議可以說是一種臨時性議事組織。從會議類型看，它可分為雙邊會議和單邊會議，單一議題會議和多種議題會議，專題會議和定期會議，有常設秘書處的會議和無常設秘書處的會議。從與會級別看，可分為國家元首和政府首腦會 議、部長會議、專家會議和一般代表會議。從與會者所屬地區(qū)看可分為世界性國際會議和區(qū)域性國際會議。從會議的目的來看，可分為作為討論問題的講壇的會議，對政府和國際組織作出具體約束力的決議或不具有約束

2、力的建議的會議，談判起草條約或國際文件的會議，認定對國際計劃的自愿捐助的會議等等。無論哪種會議，一般來說，平等原則是組織國際會議的最基本的原則，每個參加會議的國家，無論國家大小，都享有同等的代表權與投票權。 國際會議的召開時間、地點和議程等，由會議的召開國和被邀請參加國共同協(xié)商解決。會議進行時，或者由專門指定的一位主席或數(shù)位主席主持，或者由各代表團團長輪流主持。國際會議的籌備和召開都有嚴格的程序和規(guī)定。 國際學術會議，顧名思義說是以學術交流為宗旨的。在當今科技革命的時代，知識以驚人的速度發(fā)展更新看，自然科學和社會科學若離開了國際交流的大環(huán)境，便隨時有落后和被淘汰的危險。國際學術會議的種類很多，

3、涉及教育、醫(yī)療衛(wèi)生、 科學技術、文化藝術、經(jīng)濟貿易等各個方面。參加國際學術會議的人員通過發(fā)表論文，專題講座和演講，互相交流和磋商學術見解，推動有關學科和專業(yè)領域的發(fā)展。 國際學術會議通常規(guī)定以英語作為會議語言，從名稱上看，可以分為以下幾類 ： Meeting 這是會議的總稱，其規(guī)?？纱罂尚。c會人數(shù)可多可少。 Conference 這是正式會議的名稱，通常指專業(yè)性、學術性、專題性會議。 Symposium 這是指專題學術研討會，會議論題和講座內容都比較窄。如“中國問題國際研討會”。 Congress 這是代表會議的名稱，出席者是有代表性和群眾性的。 Convertion 指大型集會，如專業(yè)學術

4、團體的專業(yè)會議及年會等。 Workshop 泛指研討會，講習班。實習班 Forum 指演講、論壇、講座會。 Seminar 專題研討會或講座，它通常組織有關專家對某個問題作專題或系列演講。 學術會議舉行期間，通常還包括全體大會 ，分組會議等正式會議內容和信息交流會、工作午餐會、展談會、新聞發(fā)布會等非正式會議內容。這些不同的會議形式，對禮儀有不同的要求。 任何國際會議的接待都很講究規(guī)格與禮儀。 對出席會議人代表，不論是個人還是團體，東道主均應事先確定接待規(guī)格，按照國際慣例，派遣同來賓身分相當?shù)娜耸壳巴鶛C場或車站迎接。通常迎接人員應陪來賓一同前往下塌處或辦理報到手續(xù)。客人抵達后，也應抽空先同東道主

5、方面的代表相互內面和介紹。 良好的國際會議組織工作表現(xiàn)在會議代表到達后，能很快地得到有關會議的文件、論文、報 告與會議日程安排的時間表。對于在會議上安排發(fā)言的代表，應事先有明確的通知。 會議的主會場應掛會議的標記，如會徽或其他文字標記。有些在中國舉行的國際會議，主辦者在張掛會議橫幅時，只有中文文字，卻沒有英文可其他有關國家的文字，這是對與會外國來客折失禮。 在國際會議上，除會場懸掛與會國國旗外，各國政府代表團團長也按會議組織有 關規(guī)定，在一些場所或車輛上懸掛本國國旗。但國際學術會議無掛國旗的要求。 國際學術會議等大規(guī)模會議的開幕典禮和閉幕典禮，往往具有十分重大的國際意義。雖然依國情而會有的差異

6、，但大體上，主辦國的政府官員、王室貴族、主辦地的首長、市長等知名人士都會以來賓身分到場，而會議主辦機構的會長、名譽會長、前任會長、下任會長及其他要員等也都會到場，這進修會場應設主席臺。主席臺的座 位排列應是，主要貴賓坐在居中位置，以下人員按照地位或職務高低順序左右交叉依次排列。主席臺一般應擺放用英文書寫名簽，到會要人按名簽標示就位。但是，按照國際慣例，在平時舉行的國際學術會議上，無論是全體會議還是小組會議，主席臺上通常只有會議主持人及報告人和評論人就座。 大型國際學術會議沒有嚴格的會議紀律，又由于會議期間往往有很多個分會場同時舉行報告和討論，與會者有自由選擇會場的權利。但與會者只要進入會場，就

7、應在聽報告時，對報告人和 會議主持人表示尊重。過分的交頭接耳、打瞌睡，看其他東西、甚至大聲喧嘩，都是不禮貌的。報告完了，應報以熱烈的掌聲，這實際上是對報告人的一種回報。 參加小型國際學術會議或雙邊學術會議，由于與會者人數(shù)通常不多，且與會者之間多數(shù)都相互認識或有印象，所以與會者應按時到會場，不要有漫不經(jīng)心的樣子，經(jīng)常在會場進進出出，是失禮的。 國際會議常在會議休息期間，在會場外的休息廳內設有一排桌子，擺放茶具和飲料、點心等食品，供與會者自由取用，同時有接待人員在場服務。這時，與會者可大方地選用。一手托著茶盤，一手拿著點心，大家站著，邊吃邊聊，在這種場合是很正常的。 有時候，根據(jù)會議的需要而舉行圓

8、桌會議。由于圓桌會議不分上下尊卑，可以避免席次的爭議，所以含有與會者一律平等和協(xié)議的意思?，F(xiàn)在圓桌會議也是一種常見的國際會議形式。 國際會議的大會主持人一般稱為主席，小組主持人通常稱主持人。主持人的職務非常重要，國際學術會議的主持人通常都是知名度高的權威人士，因此不必再自我介紹。但有時為了對演講者表示歡迎，也應作簡單的自我介紹。如說：“我是來自中國清華大學的某某教授，今天下午的會議由我來主持”，或“請允許我作自我介紹，我是中國清華大學的某某教授，能主持下午的會議我感到很榮幸”。若有數(shù)位主席，按社交慣例，主席代表一定要向聽眾介紹一下列名在程序單上的其 他主席，介紹時可說：“我是中國清華大學的某某

9、教授，請允許我介紹和我一起主持下午會議的其他主持人，在我左邊的這位是美國波士頓大學的某某教授，在我右邊的這位是日本東京大學的某某教授”，也可以這樣介紹：“我是來自中國清華大學的某某教授，今天能和美國波士頓大學的某教授，日本東京大學的某教授一起主持會議，這是極大的榮幸”。若主席不變，就不必再自我介紹。如果變更，則原主席一定要介紹代理主席。 會議一開始，主持人有責任致歡迎辭，宣布會議的目的，注意事項，介紹演講者，要求開始演講發(fā)言等。 在學術會議上，主持人要致辭請演講者開始演講。如演講者有很高的國際知名度，不必驛演講者作特別的介紹，這是主持人可熱情地說：“某某教授對我們來說是很知名的了，因此沒必要對

10、他再作介紹了，現(xiàn)在請某某教授”，反之主持人對知名度不高的報告人則有必要加以介紹，但介紹必須簡明。如說：“今天早上第一個宣讀論文的是某某博士，他是美國某醫(yī)學院的臨床醫(yī)生，他的 論文題目是，表歡迎！”在重要的演講開始時，主持人通常會作出提請大家注意聽的表示。因為出席國際學術會議的都是有學識的專家學者，因此以“我相信這個發(fā)言將會引起大家的重視”的委婉說法較為符合禮儀。 在報告人發(fā)言時，主持人不應以臉色或手勢對報告人的某方面發(fā)言內容表示傾向性，雖然主持人作為與會者之一，有權利表示自己的學術觀點和傾向，但當他以主持人身分坐在主席臺上時，則應是公正的形象。 在主持會議時，主持人最擔心的就是發(fā)言者是否能在限

11、定的時間內結束演講。通常在國際學術會議開始發(fā)言前，主持人都會宣布每個報告人所允許的演講時間，并提醒演講者嚴守時間規(guī)定。在報告人發(fā)言到了一定時候，主持人有權利打信號來暗示和提醒報告人。若演講超過了規(guī)定時間，主持人為了尊重報告人，也為了尊重聽眾，既不能強制地拉演講者離開講壇，也不能無動于衷，這是主持人可以婉轉的中氣請報告人盡快結束。如有禮貌地告訴報告人，“您能夠快講點嗎？”“請您作各簡要的小結，好嗎？”。 在演講者結束報告時，主持人應立刻向他表示感謝，通常還要繼續(xù)舉行演講者和聽眾之間的討論和意見交換。在這種場合下，主持人的責任是推動學術討論，協(xié)調意見交流人之間的關系，掌握會議的進程，并對發(fā)言者的觀

12、點給予中肯和禮貌的評價。主持人在演講者結束報告時，可齊頭并進：“現(xiàn)在開始對 先生的論文討論，有哪些先生愿意向 先生提問？”或說：“現(xiàn)在我邀請聽眾對 先生的論文進行提問和發(fā)表評論?！?在講座的時間里，不論是演講者還是聽眾要發(fā)表意見，按規(guī)定都要舉手來征求主持人的同意，在這種場合下，主持人具有很大的支配會議的權力，但也尤其需要注意自己的言談舉止的禮貌。例如，如果主持人以食指指向發(fā)言者是很失禮的。一般用口頭準許發(fā)言即可；如已知要求發(fā)言者的姓名，主持人應稱其姓名，并冠以學術頭銜或稱先生。若主持人一一要用手作為表示準許哪位提問的方式，則應在使用手勢時把手掌全部打開。 在聽眾一個接一個提出問題，并有演講人一

13、個接一個地進行回答和相互交流之后，由于國際學術會議的提問時間是有限的，主持人應掌握恰當?shù)臅r間進行這種學術討論，并把提問者所提問題限制在論題以內，以便演講人能在自己的報告范圍內進行回答，也使預定的其他演講人能按議程都有報告和接受提問的時間，否則排在后面的報告的演講人因時間原則面呈未能按議程發(fā)言將是很失禮的。 但是，偶爾在國際學術會議上也會在演講人結束報告剛開始講座的時候，沒有主動提問的暫時冷場情景；也有可能是聽眾對剛結束的演講不感興趣。在這個時候，主持人一定要設法努力誘導提問和發(fā)言，如果沒有產(chǎn)生效果，對演講者同樣是很不禮貌的。藏品確實沒人提問，主持人也不忟勉強聽眾，可用客氣的表達方式說：“我認為

14、剛才某某先生的演講是十分完美清楚的，所以在座沒有提出 其他疑問?！?在聽眾提問和演講人表達自己觀點的過程中，主持人應使所有的發(fā)言者都能自由地表達意見，當發(fā)言者的意見與自己的觀點不同時，主持人應保持冷靜，絕不能利用自己的主持人權力壓制不同意見，或隨意打斷他人發(fā)言。在會場上出現(xiàn)對某個問題的嚴重分歧和爭論時，主持人有責任出面干預，保護被粗暴對待的人；為了維持好會場，對提問發(fā)言離題者，可行當做些暗示，有禮貌地糾正。 國際學術會議的主持人都具有較高的學術造詣，對演講者的報告除表示感謝外，還有責任給予一定的恰如其分的評價。對很有學術價值的報告，應用恭敬、誠懇的語氣進行贊美，并期待他今后能有更多的機會發(fā)表演

15、講；對于一般性演講，采用社交語言肯定和致謝即可；對于價值不大的發(fā)言，則不需贊揚，只須表達謝意即可?？傊?，作為國際學術會議的主持人，應盡量給人以彬彬有禮和誠懇的印象。 國際學術會議上的發(fā)言者所發(fā)表的演講種類很多，按演講的方式來分類，有以下幾種： 一是照讀原稿的演講。 二是完全背誦的演講。 三是即席演講。 四是擬定提綱的即興演講。 不同的演講方式各有其優(yōu)缺點。例如，照讀原稿的演講方式的缺點是修辭較文言，沒有口語化，聲調沒有變化，缺少輔助的手勢、表情，不易吸引聽眾；但其優(yōu)點是作者的觀點借助原稿可正確地得到表達，同時能較好地把握演講時間，演講不會忘詞，不會停頓，不會離題等。 發(fā)言根據(jù)場合的不同分為正式

16、發(fā)言和非正式發(fā)言兩大類。凡被國際學術會議接納并列入會議議程的發(fā)言屬于正式發(fā)言；未列入會議議程，在小組會上或專題組上自由表達的發(fā)言是非正式發(fā)言，非正式發(fā)言的語言比較隨和，禮節(jié)要求也不那么嚴格。 國際學術會議上，演講者在開始正式發(fā)言前，一般都有寒暄式的開場白，開場白的講法和內容依各種不同情況而有不同。 歐美社會的人士認為，演講人在開始發(fā)言前說一些諸如“我的水平有限，口才不好”或其他過分自謙的話，是一種卑怯，沒有誠意的態(tài)度，因此絕不能使用這種話作為開場白。但另一方面，一個人處處自以為了不起，舉止傲慢、目中無人，這也是國際會議上嚴格避諱的。通常的開場白應是對被允許發(fā)言或對主持人的熱情介紹表示謝意即可。

17、如果預定的發(fā)言人因故未能出席親自發(fā)表演講，這時會議組織者可能會請他人代為宣讀論文，這時代讀或代替的發(fā)言者在開始時必須 說明原因，以示對原定發(fā)言人的尊重，如說：“我將宣讀中國清華大學某某教授的論文，很遺憾他現(xiàn)在不能親臨會場，他的論文題目是“。在代宣讀論文后，代讀人應有禮貌地向聽眾表示，由于我不是論文的作者，請不能在這里回答諸位有關論文的提問”。代發(fā)言者也可在開場白首先說：“由于清華大學某某教授不能與會，但他希望我能在此代為宣讀他的論文，因為我的研究領域和他是一樣的，我不敢肯定自己能回答好大家就此篇論文而提出 的問題，但我將盡力而為，謝謝！” 在國際學術交流的講壇上，每個演講人無不希望自己的發(fā)言能

18、引起重視和受到歡迎，適當?shù)亩Y節(jié)會增加與會者的好感和興趣。 首先，演講者在直上國際學術會議講壇時的儀表必須與整個會場相適應，態(tài)度人從容和安詳，并在開始發(fā)言時先向主席臺和聽眾點頭致意或鞠躬一下，以表示對他們能聽自己發(fā)言的感謝。在發(fā)言時，以用英語作為開場白為宜，這是國際上常見的禮貌用語。接著的客套話可說：“我應邀在今天的大會上發(fā)言，感到非常榮幸。我感到特別 高興的是，有機會在這里向大家介紹中國科學研究人員的研究成果，我相信這項成果將能引起國際的重視?！?其次，演講者對自己的發(fā)言應有信心，為此，發(fā)言有鮮明的觀點，并能比較簡潔地表達出來是很重要的。鮮明的觀點除了取決于演講人對論題的把握外，表達方式也是重

19、要的因素，應使演講層次清楚、邏輯性強，如果講的內容東一點、西一點，聽的人就會不得要領。 在國際學術會議上，往往會有多有在發(fā)言中觸及到相同的論題，應避免發(fā)言內容的重復。在國際學術會議上有發(fā)言機會是很值得珍惜的，但會議講壇決不是個人出風頭表現(xiàn)自己的地方。因此，發(fā)言者對發(fā)言的內容應有所側重，該簡則簡，該發(fā)揮則發(fā)揮，主要的論點、論據(jù)，發(fā)言時的邏輯順序都應了然于胸，讓聽眾清楚發(fā)言者的傾向是什么，有哪些內容是具有獨創(chuàng)性或開創(chuàng)性的。在國際學術會議上，如果沒有自己的見解，人云亦云，或對某個問題的表達沒有形成自己的觀點，顯然是不得體的。 發(fā)言者在國際學術會議上借助幻燈機和投影機放映圖表及文字的情況十分普遍。發(fā)言

20、者在操作顯示前應有禮貌地請示聽眾允許自己放映幻燈片，然后把燈關息；未打招呼即關燈是失禮的。 發(fā)言者在演講將要結束時，通常都應做個結論或歸納。講完以后，向與會者和主持人說聲：“謝謝”是通常最簡單而又最常用的結束禮貌用語。在以英語為國際會議語 言的場合下，以“The end”和“This is all I have say”作為結束演講的用語是不好的，常用的有禮的英語表達法有： Thank you very much Thank you very much for your (kind) attention Thank you very much for your enduranceThank y

21、ou very much for your patience Thank you very much for your indulgence Thank you very much for your endurance (patience) in listening to rather a long talk Thank you very much for this opportuneity 在發(fā)言者結束演講和開始進入回答聽眾提問階段時，發(fā)言者通常都說：“現(xiàn)在我愿意回答各位的提問”；但也可以用較婉轉、謙恭，又不帶催促意味的廉潔，如“請不用客氣，提出你們的意見”等。在回答提問時 應就事論事地進行

22、回答，不要借回答提問的機會扯到其他問題上去；回答問題后，如能向提問者詢問是否把問題解決了，可以顯示發(fā)言人的誠懇；有的問題，發(fā)言人可能會感到不便回答，可以婉轉地說：“我恐怕不能回答您的問題”或直接講：“很打抱歉，我回答不了您的問題”；如果某個問題現(xiàn)在無法回答，但以后會有答案的，可說：“我現(xiàn)在還沒有進展到有關這個問題的研究，但我希望不久能給您提供這方面的資 料”。當提問者的意見與發(fā)言者的觀點明顯對立時，發(fā)言者需要保持冷靜和情緒的穩(wěn)定，把自己的觀點強加于人是無禮和粗魯?shù)模贿@種場合下，發(fā)言者宜采取追求真理、發(fā)展學術的真誠態(tài)度，與持有不同意見的學者進行交流與討論，即使對方的觀點明顯地是錯誤的，也應對對方的提問抱歡迎的態(tài)度，以禮相待，與人為善。 發(fā)言者在最后結束回答聽眾提問的時候，應再次向主持人和聽眾表示感謝。 會議旅游是國際會議的接待者在會議召開期間或會議結束后，組織各國與會者參加各種觀光游覽活動。 會議旅游始于歐美經(jīng)濟發(fā)達國家，到70年代中期，這些地區(qū)的國際會議一直占世界國際會議總數(shù)的85%以上